Kontrakt Nr K-5 Usługi przeprowadzenia audytów Projektu,,Biebrzański System Gospodarki Odpadami – etap II”

Wielkość lub zakres

Niniejsze zamówienie, tj. Kontrakt Nr K-5 Usługi przeprowadzenia audytów Projektu „Biebrzański System Gospodarki Odpadami – etap II”, jest częścią składową przedmiotowego Projektu dla którego opracowane zostało Studium Wykonalności.1. Założenia ogólnePrzedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 8 audytów zewnętrznych dotyczących realizacji zamówień publicznych określonych kontraktami, tj.: K-2, K-3, K-4, K-6, K-7, K-8: cz.I i cz.II, K-9, K-10.Kontrakt K-5 jest jednym z działań realizowanych w ramach Projektu „Biebrzański System Gospodarki Odpadami – etap II”, określonych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego i Ministerstwo Środowiska dla inwestycji współfinansowanych z Unii Europejskiej ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko dla następujących zamówień publicznych:a. Kontrakt K-2 na usługi obejmujące wybór i świadczenie usług przez Inżyniera Kontraktów.b. Kontrakt K-3 na usługi obejmujące wybór i świadczenie usług Pomocy Technicznej.c. Kontrakt K-4 na usługi obejmujące przygotowanie i prowadzenie działalności informacyjno - promującej.d. Kontrakt K-6 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty FIDIC” obejmującego projekt i roboty budowlane rekultywacji składowisk odpadów w gminach: Augustów, Dąbrowa Białostocka i Mońki.e. Kontrakt K-7 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty FIDIC” obejmującego projekt i roboty budowlane doposażenia składowiska odpadów w Dąbrowie Białostockiej i Zakładu Recyklingu w Dolistowie Starym.f. Kontrakt K-8 na roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „czerwony FIDIC” obejmującego roboty budowlane na budowę Zakładu Zagospodarowania Odpadów w Koszarówce gm. Grajewo (w zakresie zgodnym z posiadanym pozwoleniem na budowę).g. Kontrakt K-9 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty FIDIC” obejmującego projekt i roboty budowlane na budowę Zakładu Zagospodarowania Odpadów w Koszarówce gm. Grajewo.h. Kontrakt K-10 na usługę i roboty budowlane realizowane zgodnie z procedurą „żółty FIDIC” obejmującego projekt i roboty budowlane na budowę stacji przeładunkowych w Augustowie, Dąbrowie Białostockiej i Świerzbieniach, gm. Mońki.Dla właściwego wykonania zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z dokumentami programowymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz z aktami prawnymi w tym zakresie. Szczegółowe informacje na temat działania są dostępne na stronach: http://www.pois.gov.pl/.2. Zakres zadań WykonawcyPrzedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 8 audytów zewnętrznych kontraktów realizowanych przez Beneficjenta w oparciu o umowę o dofinansowanie Nr POIS.02.01.00-00-012/09-00 zawartą dnia 11.12.2009 r. pomiędzy Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Białymstoku jako Instytucją Wdrażającą a BIOM Sp. z o.o. z siedzibą w Dolistowie Starym jako Beneficjentem.Audyty zostaną przeprowadzone po złożeniu przez Beneficjenta sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Ich celem jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, czy kontrakty realizowane są prawidłowo, zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie oraz odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi, oraz wydanie opinii w tym zakresie.Audyty przeprowadzone zostaną w siedzibie Beneficjenta, zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu.Ponadto zamówienie obejmuje:1) przygotowanie raportu z audytu dla każdego z 8 audytowanych kontraktów,2) przygotowanie raportu zbiorczego, podsumowującego wyniki wszystkich przeprowadzonych w ramach zamówienia audytów, a także przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do raportów przygotowanych przez Wykonawcę w ramach zamówienia, na warunkach określonych we wzorze umowy.Lista kontraktów, w których zostaną przeprowadzone audyty stanowi załącznik 1 do SIWZ.3. Główne obszary kontroli w ramach audytówDo zadań Wykonawcy w ramach każdego z audytów należeć będzie:1. Weryfikacja prawidłowości realizowanych działań z postanowieniami umowy o dofinansowanie (wraz z ewentualnymi aneksami do tej umowy a także wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie), a w szczególności:a. weryfikacja prawidłowości ponoszonych wydatków kwalifikowanych oraz sposobu dokumentowania wydatków kwalifikowanych;b. weryfikacja poprawności dokumentowania udzielanej dotacji;c. weryfikacja prawidłowości dokonywanych w trakcie realizacji projektu modyfikacji, obejmująca przeprowadzenie analizy mającej na celu sprawdzenie czy nie były dokonywane zmiany w rozumieniu art. 30 ust. 4 rozporządzenia nr 1260/1999/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych;d. sprawdzenie czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa środków w ramach realizowanego projektu, w układzie rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiająca identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie.2. Analiza poprawności dokumentowania ponoszonych wydatków oraz zachowania proporcji w finansowaniu działań mających na celu realizację projektu obejmująca:a. sprawdzenie w zapisach księgowych poprawności dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z realizacją projektu. Zapisy księgowe powinny odzwierciedlać 100 % całkowitych nakładów na realizację projektu w tym wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane; (w szczególności w przypadku gdy Beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt finansowany ze środków finansowanych pochodzących z budżetu Unii Europejskiej);b. przeanalizowanie, czy zachowane zostały proporcje w finansowaniu działań podjętych na realizację projektu zgodnie z zawartą umową, w szczególności wniesienia do projektu zadeklarowanego wkładu własnego.4. Etapy prowadzenia audytów1. Przed audytem Wykonawca jest zobowiązany do:a. ustalenia terminu audytu z osobą reprezentującą Beneficjenta,b. przesłania pisemnego zawiadomienia o planowanym audycie do Beneficjenta, nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym terminem audytu,c. zapoznania się z wnioskiem Beneficjenta o dofinansowanie, umową o dofinansowanie podpisaną na podstawie złożonego wniosku oraz innymi dokumentami związanymi z realizacją projektu (aneksy, korespondencja, itp.),d. przygotowania niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia audytu, w tym kopii umowy o dofinansowanie projektu wraz z kopią wniosku, ewentualnych aneksów, korespondencji,e. innych czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania audytów.2. Przebieg audytu:a. spotkanie otwierające audyt – na początku każdego audytu audytor przedstawi zakres audytu przedstawicielowi Beneficjenta,b. badanie audytowe – oparte na analizie dokumentów oraz wywiadach. Każde badanie powinno zostać prowadzone przez zespół co najmniej dwóch audytorów,c. sesja zamykająca audyt – celem spotkania zamykającego będzie przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu dla zapewnienia pełnego zrozumienia oraz uzyskania wyjaśnień lub uwag przedstawiciela Beneficjenta,d. przygotowanie wstępnego raportu z audytu – po każdym audycie. Wstępny raport powinien zawierać:i. dokładny opis i zakres działań objętych audytem,ii. wnioski z przeprowadzonego audytu,iii. stwierdzone niezgodności, istotne dla realizacji projektu.e. wstępny raport z audytu powinien być przygotowany i przekazany Beneficjentowi w terminie 14 dni od daty zakończenia audytu. Beneficjent w terminie do 14 dni od dnia otrzymania raportu, przekaże Wykonawcy uwagi do raportu wstępnego lub wyjaśnienia.f. przygotowanie raportu z audytu – po uzyskaniu od Beneficjenta uwag lub wyjaśnień do wstępnego raportu Wykonawca sporządza raport końcowy.5. RaportowanieWykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu następujących raportów:1. Raporty z realizacji poszczególnych audytów. Każdy z raportów z audytu powinien zawierać:a. imiona i nazwiska osób prowadzących audyt,b. termin przeprowadzenia audytu,c. zakres działań objętych audytem,d. wynik audytu dla poszczególnych zagadnień objętych kontrolą, o których mowa w pkt. 4.3. „Główne obszary kontroli w ramach audytów”, w tym informacje o stwierdzonych niezgodnościach,e. wyjaśnienia lub uwagi zgłoszone przez Beneficjenta w toku audytu lub w stosunku do raportu wstępnego,f. opinie audytorów o wyjaśnieniach lub uwagach zgłoszonych przez Beneficjenta,g. rekomendacje dla Beneficjenta,h. rekomendacje dla Zamawiającego.Raporty z audytów zostaną przedstawione Zamawiającemu w terminie do 45 dni od daty rozpoczęcia audytu. Raporty zostaną przygotowane w języku polskim i przedstawione Zamawiającemu w formie pisemnej (oryginał i jedna kopia) oraz w formie elektronicznej (w formacie programu MS WORD wer. min 7.0).2. Raport zbiorczy, podsumowujący wyniki wszystkich przeprowadzonych w ramach zamówienia audytów. Raport zbiorczy powinien zawierać:a. imiona i nazwiska osób prowadzących audyt,b. terminy przeprowadzenia poszczególnych audytów,c. opis metodologii prowadzenia audytów,d. zakres i przebieg audytów (opis wszystkich działań podjętych przez Wykonawcę),e. podsumowanie wyników prowadzonych audytów,f. wnioski i opinie na temat prawidłowości realizacji projektów, w szczególności w zakresie ponoszonych wydatków kwalifikowanych wraz z rekomendacjami.Raport zbiorczy powinien zostać przedstawiony Zamawiającemu w terminie do 31 maja 2013r. Raport powinien zostać przygotowany w języku polskim i przedstawiony Zamawiającemu w formie pisemnej (oryginał i jedna kopia) oraz w formie elektronicznej na nośniku CD (w formacie programu MS WORD wer. min 7.0).3. Zamawiający w ciągu 14 dni od przedstawienia każdego raportu zaakceptuje raport lub zgłosi zastrzeżenia bądź uwagi.4. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń lub uwag Wykonawca zobowiązany będzie dostosować raport zgodnie z przedstawionymi uwagami w terminie nie dłuższym niż 14 dni.Usługi będące przedmiotem niniejszej Umowy będą wykonane zgodnie ze WZOREM UMOWY przedstawionym w Załączniku nr 7 do SIWZ.