Obsługa w zakresie reklamy w mediach

Informacje dodatkowe

I. Wyrażenia i skróty użyte w ogłoszeniu oznaczają:

Obiekt – siedziba Zamawiającego, ul. Nowogrodzka 49, 00-695 Warszawa,

SIWZ – specyfikacja istotnych warunków zamówienia,

Ustawa lub Pzp – Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29.1.2004 r. wraz z późniejszymi zmianami (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, Nr 161, poz. 1078 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 5, poz. 13 i Nr 28, poz. 143 z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z 2008 r. Nr 171, poz. 1058, Nr 220, poz. 1420 i Nr 227,poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 101, Nr 65, poz. 545, Nr 91, poz. 742, Nr 157, poz. 1241, Nr 206, poz. 1591 i Nr 223, poz. 1778),

Zamawiający – Teatr Muzyczny Roma w Warszawie,

II. Oferty należy dostarczyć do sekretariatu Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego, w Warszawie przy

Nowogrodzkiej 49, 00-695 Warszawa, parter, pokój 10,

III. Opis sposobu przygotowywania ofert.

1 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Ogłoszeniu i SIWZ oraz przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.

2 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego, z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 Ustawy. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. W celu ułatwienia analizy oferty zaleca się aby wszystkie kartki oferty były trwale spięte, ponumerowane, zaparafowane lub podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Wykonawcy (dalej „Osoby Uprawnione”). Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez Osoby Uprawnione. Dodatkowo, w przypadku oferty składanej przez konsorcjum, do oferty powinno zostać załączone pełnomocnictwo dla osoby uprawnionej do reprezentowania członków konsorcjum w trakcie postępowania (pełnomocnictwo może także obejmować uprawnienie do zawarcia umowy). Za podpisanie uznaje się czytelny własnoręczny podpis lub podpis z pieczątką, pozwalającą na zidentyfikowanie podpisu.

4. Dokumenty będące oświadczeniami woli lub wiedzy które nie są składane w formie oryginału, należy potwierdzić za zgodność z oryginałem. Poświadczenia dokonuje Wykonawca lub uprawniony przedstawiciel Wykonawcy. Dokumenty takie powinny być potwierdzone na każdej stronie.

5. Wykonawca powinien dołączyć pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich kopii dokumentów składanych wraz z ofertą. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie bądź poświadczonej przez osoby uprawnione.

6 Na ofertę składają się następujące dokumenty:

6.1 Formularz ofertowy wraz z załącznikami. Wykonawcy są uprawnieni do skorzystania ze swoich formularzy o ile będą zawierały wszystkie wymagane elementy, a w szczególności oświadczenia,

6.2. Formularz cenowy oferty z podaniem całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy brutto (wraz z należnym podatkiem VAT) za wykonanie przedmiotu zamówienia na rzecz Zamawiającego w złotych polskich. Wykonawcy są uprawnieni do skorzystania ze swoich formularzy o ile będą zawierały wszystkie wymagane elementy.

6.3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału w postępowaniu oraz wykazał brak podstaw do wykluczenia z postępowania. Oświadczenia i dokumenty powinny zostać przygotowane zgodnie z sekcją III.2 Ogłoszenia.

6.4. Opis do niestandardowej kampanii promocyjnej związanej ze spektaklem Les Miserables, mającej na celu zwiększenie sprzedaży. Opis w postaci prezentacji powinien zawierać w szczególności:

— zasięg kampanii,

— scenariusz,

— czas trwania,

— wizualizacje pomysłu,

— monitoring efektów.

7. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę.

8. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu np. kopercie. Zaleca się aby opakowanie było opisane według poniższego wzoru:

Sprawa nr 25/2011.

Teatr Muzyczny Roma w Warszawie, ul. Nowogrodzka 49, 00-695 Warszawa.

Obsługa w zakresie reklamy w mediach.

Nie otwierać przed dniem 3.2.2012 roku, do godz. 13:15.

Opakowanie (kopertę) należy opatrzyć dokładną nazwą i adresem Wykonawcy, by umożliwić zwrot oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty/opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji.

9. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

10 Do oświadczeń Wykonawcy dotyczących zmiany lub wycofania oferty stosuje się odpowiednio punkt 9.. Na kopercie zewnętrznej należy dodatkowo umieścić zastrzeżenie „zmiana oferty” lub „wycofanie oferty”.

11. W przypadku gdyby oferta, oświadczenia lub dokumenty zawierały informacje, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa informacje podawane do wiadomości podczas otwarcia ofert, tj. informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie.

IV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami.

1. Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp. (dalej, zbiorczo, „Korespondencja”) Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie w języku polskim.

2. Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą telefaksu (na numer wskazany poniżej). Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego lub Wykonawcy przed upływem terminu.

Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się i prowadzenia korespondencji drogą elektroniczną.

3. Dokładny adres do korespondencji: ul. Nowogrodzka 49, 00-695 Warszawa.

Faks do korespondencji w sprawie Zamówienia: +48 226217233.

4. Osoby upoważnione do kontaktów w sprawie zamówienia:

Sprawy merytoryczne: Justyna Żak tel. +48 600199913,

Sprawy formalne: Piotr Iwanowski tel. +48 226287071 wew. 136 lub +48 662173260.

V. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.

1. Wzór umowy zawiera załącznik nr 1 do SIWZ. Umowa zostanie zawarta w brzmieniu przedstawionym przez Zamawiającego. Wykonawcy przystępujący do postępowania powinni załączyć oświadczenie, iż w przypadku wyboru jego oferty zawrze umowę zgodnie ze Wzorem Umowy stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ.

2. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmiany postanowień umownych polegającą na:

— zmianie wartości umowy, uzależnionej od zmiany opodatkowania jeżeli po zawarciu umowy ulegnie zmianie obowiązująca stawka podatku, a w szczególności VAT, to wynagrodzenie umowne zostanie odpowiednio skorygowane przez strony umowy. Stawka należnego podatku zostanie naliczona i zapłacona w kwotach należnych według przepisów prawa polskiego w sprawie opodatkowania, a w szczególności podatkiem VAT, obowiązujących na dzień wystawienia dokumentu księgowego przez Wykonawcę,

— zmianie tytułu spektaklu, do którego kierowana jest niestandardowa kampania promocyjna związana ze spektaklem Les Miserables w przypadku, gdy spektakl zejdzie z afisza (repertuaru) lub zmieniona zostanie strategia komunikacji.

VI. Informacje o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3, oraz okoliczności, po których zaistnieniu będą one udzielane, jeżeli Zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień.

Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających w wysokości 20 % wartości zamówienia podstawowego. Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone, jeśli w repertuarze Teatru pojawią się dodatkowe przedstawienia, a ich specyfika będzie wymagała przeprowadzenia dodatkowej kampanii reklamowej lub sprzedaż biletów osiągnie niezadowalający pułap i konieczne będzie zwiększenie frekwencji poprzez dodatkowe wypromowanie spektakli.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny.

1. Przez cenę należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

2 Cena będzie zawierała wszystkie koszty, jakie mogą powstać w trakcie realizacji zamówienia.

3 Wykonawca może podać tylko jedną cenę (bez proponowania rozwiązań wariantowych).

4. Cena oferty powinna być podana w polskich złotych, cyfrowo i słownie, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

5. Określona w ofercie Wykonawcy cena jest ceną zawierającą wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia określone w opisie przedmiotu zamówienia oraz wzorze umowy.

Cena ofertowa jest ceną wynikającą z mnożenia jednostek miary przez ceny jednostkowe, przy czym ceny jednostkowe są cenami ryczałtowymi.

VIII. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Zamawiający przewiduje konieczności wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 7 % ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy.