Organizacja i obsługa 16 wydarzeń międzynarodowych odbywających się w trakcie polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej
Organizacja i obsługa 16 wydarzeń międzynarodowych odbywających się w trakcie polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej.
Ogólny kontekst zadania:
1.7.2011 roku Polska obejmie półroczne przewodnictwo w Radzie Unii Europejskiej. Sprawowana cyklicznie, przez każde państwo członkowskie Unii Europejskiej, Prezydencja, to czas wytężonej pracy i niezwykłej odpowiedzialności za kierunek, styl i tempo prac toczących się w Unii Europejskiej. To także ogromny prestiż i szansa na wielopłaszczyznową promocję własnego kraju, zarówno w wymiarze kulturalnym, jak i gospodarczym czy politycznym. W wymiarze praktycznym, oznacza to, że Polska stanie się gospodarzem większości unijnych wydarzeń, zarówno formalnych, jak i nieformalnych, odbywających się w drugiej połowie 2011 roku, w tym posiedzeń Rady Unii Europejskiej oraz jej organów przygotowawczych, konferencji ministerialnych czy spotkań eksperckich.
Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa, w zakresie i na zasadach opisanych w fiszkach organizacyjnych poszczególnych spotkań (fiszki zostaną udostępnione wraz ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia na kolejnym etapie postępowania), szesnastu wydarzeń międzynarodowych (zwanych dalej „wydarzeniami”), których organizację planuje się w okresie od września do grudnia 2011 roku, tj. w czasie Prezydencji Polski w Radzie Unii Europejskiej (pierwsze wydarzenie odbędzie się w dniach 8.-9.9.2011 r.). Należy podkreślić, iż wydarzenia będą organizowane w różnych miastach Polski (m. in. Warszawa, Kraków, Poznań i Trójmiasto), niejednokrotnie w tych samych terminach.
Ranga wydarzeń:
W zależności od rangi, wydarzenia objęte niniejszym zamówieniem dzielą się na następujące grupy:
— grupa I: wydarzenia wysokiego szczebla.
W wydarzeniach tej grupy wezmą udział uczestnicy ze wszystkich krajów członkowskich w Unii Europejskiej w randze np. dyrektorów generalnych oraz inni przedstawiciele zaproszonych państw. Wydarzenia te będą wymagać wysokich standardów organizacji i obsługi. Niezbędne będzie m.in. stosowanie zasad protokołu dyplomatycznego, podwyższonych standardów cateringu, oprawy kulturalnej, pojawi się zwiększone zapotrzebowanie na usługi transportowe (w tym usługi przewozu indywidualnego dla najwyższych rangą gości). W wydarzeniach tej grupy będzie brało udział od 70 do 160 osób. Wykonawca zorganizuje 5 wydarzeń w tej grupie,
— grupa II: konferencje eksperckie:
W konferencjach wezmą udział wysocy rangą przedstawiciele instytucji unijnych, delegacje z państw członkowskich UE oraz inni zaproszeni goście. Wśród gości przeważać będą urzędnicy oraz eksperci z instytucji publicznych, niezależnych instytutów naukowo-badawczych oraz innych jednostek zajmujących się tematyką konferencji. Wydarzenia te charakteryzują się największą spośród innych grup liczbą gości (od 200 do 550 osób) oraz podwyższonymi standardami w odniesieniu do technologii konferencyjnych oraz cateringu i oprawy kulturalnej. Pojawi się również zwiększone zapotrzebowanie na usługi transportowe w zakresie przewozu indywidualnego dla najwyższych rangą gości. Wykonawca zorganizuje 7 wydarzeń w tej grupie,
— grupa III: spotkania robocze.
Wydarzenia tej grupy mają w większości roboczy charakter, mniej formalny niż dwie poprzednie kategorie. Będą w nich brać udział eksperci. W wydarzeniach tej grupy będzie brało udział od 60 do 120 osób. Wykonawca zorganizuje 4 wydarzenia w tej grupie.
Zaplecze techniczne.
W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca, w zależności od zapotrzebowania, będzie zobowiązany zapewnić m.in.:
— zaplecze gastronomiczne odpowiednie do serwowania posiłków takich jak: przerwy kawowe, przyjęcia zasiadane, przyjęcia stojące, w tym niezbędne meble do organizacji posiłków,
— sprzęt konferencyjny i meble konferencyjne,
— zaplecze techniczne umożliwiające budowę scen i innych konstrukcji scenicznych,
— sprzęt biurowy (np. komputery przenośne oraz stacjonarne, drukarki, kserokopiarki, skanery),
— sprzęt łącznościowy (np. telefony, krótkofalówki),
— sprzęt do sprzątania,
— autokary, samochody osobowe, busy.
Zasoby ludzkie.
Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie zasoby ludzkie, w tym, m.in.:
— obsługę cateringową,
— kierowców,
— ochronę,
— hostessy/hostów,
— obsługę techniczną odpowiadającą m. in. za ustawienie i należyte funkcjonowanie sprzętu i mebli konferencyjnych oraz biurowych i łącznościowych, a także konstrukcji scenicznych oraz za zapewnienie czystości,
— przynajmniej jedną osobę przeszkoloną w zakresie udzielania pierwszej pomocy.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-04-27.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-04-11.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2011-04-11
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2011-07-29
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|