Organizacja konferencji ocena zasobów pomocy społecznej w gminie i w powiecie

Wielkość lub zakres

Miejsce i termin realizacji Lublin, w terminie pomiędzy 1.12.2011 r. a 16.12.2011 r., w dni robocze, w godzinach 10:00 – 14:30.Uczestnicy konferencji.Uczestnikami konferencji będą pracownicy ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie funkcjonujących na terenie województwa lubelskiego.Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia rekrutacji, zgodnie z regulaminem rekrutacji, opracowanym przez Zamawiającego. Regulamin rekrutacji zamieszczony zostanie na stronie internetowej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.Informacja i promocja Wykonawca uzgodni z Zamawiającym treść oraz wygląd zaproszenia a następnie przygotuje i roześle zaproszenie na konferencję do potencjalnych uczestników, zgodnie z listą teleadresową uzyskaną od Zamawiającego.Wykonawca przygotuje dokumentację fotograficzną konferencji: min. 10 zdjęć dokumentujących konferencję.Wykonawca zorganizuje przewóz z siedziby Zamawiającego banerów, publikacji papierowych i elektronicznych oraz innych materiałów dla uczestników na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego.Wykonawca przygotuje specjalne oznaczenie budynku, w którym organizowana będzie konferencja, w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników do sali konferencyjnej.Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej i jej otoczeniu wizualizację konferencji, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” (PO KL), dostępnymi pod adresem www.efs.gov.pl. Wszystkie materiały spotkania zostaną opatrzone logo Zamawiającego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, PO KL oraz Unii Europejskiej, a także napisem „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”, w stopniu uzgodnionym z Zamawiającym, z wykorzystaniem materiałów własnych oraz należących do Zamawiającego.Wykonawca zobowiązany jest do informowania, że konferencja współfinansowana jest środków Unii Europejskiej.Zakres tematyczny.— Powitanie uczestników seminarium przez Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie,— Wystąpienie przedstawiciela Instytutu Rozwoju Służb Społecznych pt. „Zmiany dotyczące sporządzania przez Ośrodki Pomocy Społecznej i Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie oceny zasobów pomocy społecznej.”,— Dyskusja z udziałem przedstawiciela Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich dotycząca narzędzia „Ocena zasobów pomocy społecznej w gminie i w powiecie” (pytania-odpowiedzi),— Prezentacja działalności Obserwatorium Integracji Społecznej w Lublinie, dotycząca: celu działania, realizowanych zadań (w kontekście funkcji doradczej, informacyjnej i badawczej), wyników przeprowadzonych badań, publikacji, przygotowana przez pracownika Obserwatorium Integracji Społecznej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.Wykonawca przygotuje szczegółowy program konferencji, zawierający: tytuł konferencji, miejsce i termin organizacji konferencji, tytuły prezentacji, imiona i nazwiska prelegentów, wraz z informacją, jaką instytucję reprezentują.W programie konferencji umieszczona zostanie nazwa i logo Zamawiającego, logo Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz oznaczenia i opisy dotyczące współfinansowania konferencji z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, zgodne z wymogami wskazanymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.Prelegenci Przedstawiciel Instytutu Rozwoju Służb Społecznych oraz pracownicy Obserwatorium Integracji Społecznej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.Materiały konferencyjne Wykonawca przygotuje, wydrukuje i dostarczy na miejsce spotkania: listę obecności uczestników konferencji, potwierdzenie odbioru materiałów konferencyjnych, potwierdzenie odbioru posiłku, oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji projektu, materiały konferencyjne dla uczestników składające się z teczki, długopisu, programu konferencji, prezentacji prelegentów z miejscem na notatki, ankiety ewaluacyjnej.Wykonawca uzgodni z Zamawiającym graficzny wygląd materiałów konferencyjnych przed ich wytworzeniem.Wykonawca umieści na materiałach konferencyjnych nazwę i logo Zamawiającego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz oznaczenia i opisy dotyczące współfinansowania konferencji z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej zgodne z wymogami wskazanymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.Sekretariat konferencji Wykonawca zapewni w miejscu konferencji personel, którego zadaniem będzie wydawanie materiałów konferencyjnych, ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu konferencji oraz innych sprawach organizacyjnych.Ewaluacja konferencji.Wykonawca przygotuje wzór formularza ankiety ewaluacyjnej i przedstawi go do akceptacji Zamawiającemu. Wykonawca dołączy ankietę ewaluacyjną do materiałów konferencyjnych. Wykonawca przeprowadzi ewaluację konferencji wśród uczestników konferencji.Wymagania techniczne Konferencja zorganizowana zostanie w centrum Lublina, w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych, w sali konferencyjnej spełniającej następujące wymagania:— pojemność sali na co najmniej 250 osób,— wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz system nagłaśniający (mikrofony przewodowe i bezprzewodowe, głośniki), wraz z obsługą techniczną,— wydzielone pomieszczenie lub wyodrębniona część sali na zorganizowanie cateringu dla co najmniej 250 osób,— wydzielona przestrzeń w pobliżu sali lub pomieszczenie na szatnię z nadzorem,— sala konferencyjna musi posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do liczby uczestników.Sala wraz ze sprawnym sprzętem i jego obsługą techniczną będzie dostępna w dniu konferencji min. 2 godz. przed planowaną godziną rozpoczęcia konferencji.Uczestnicy w trakcie konferencji mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła sanitarnego, sali cateringowej, bezpłatnego parkingu.W trakcie konferencji przygotowane zostaną dwie przerwy: przerwa kawowa i przerwa na lunch, wliczone w czas trwania konferencji.Catering Zestaw przekąsek zimnych:Wędliny różne (co najmniej 50 g/osobę).Sery (co najmniej 50 g/osobę).Warzywa sezonowe (co najmniej 50 g/osobę).Warzywa marynowane (co najmniej 50 g/osobę).Śledzie (co najmniej 50 g/osobę).Trzy rodzaje sałatek (co najmniej 100 g/osobę).Pieczywo:Pieczywo mieszane (co najmniej 100 g/osobę).Serwis napojów gorących.Kawa, herbata, cukier, cytryna, mleko podawane w dzbankach – w systemie ciągłym.Serwis napojów zimnych.Woda niegazowana i gazowana w butelkach 0,5 l, soki owocowe trzy rodzaje podawane w dzbankach – w systemie ciągłym.Ciasteczka.Mix kruchych ciasteczek (co najmniej 100 g/osobę).Bufet gorący.Do wyboru dwa rodzaje dań gorących (co najmniej: mięso 100 g/osobę, sos 50 g/osobę, zupa 350 ml/osobę, surówka 150 g/osobę, ziemniaki 100 g/osobę).Wykonawca uzgodni menu z Zamawiającym.Wykonawca zapewni aby przerwy kawowe i lunch były serwowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji.Harmonogram.Nie później niż na 3 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia: przygotowane materiały naboru uczestników (zaproszenia, formularz zgłoszenia), program konferencji, wzór listy obecności, wzory ankiet ewaluacji konferencji.Nie później niż w ciągu 7 dni po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemny raport z realizacji Konferencji, do którego będą dołączone oryginały dokumentów: formularze zgłoszeniowe, lista obecności podpisana przez uczestników konferencji, ankiety oceny konferencji wypełnione przez uczestników podczas konferencji, potwierdzenie odbioru materiałów konferencyjnych, potwierdzenie odbioru posiłku, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji projektu, komplet materiałów konferencyjnych, prezentacje i materiały przygotowane przez prelegentów w formie elektronicznej na płycie CD/DVD wraz z oryginałami oświadczeń o przeniesieniu praw autorskich do prezentacji i materiałów przygotowanych przez prelegenta na Zamawiającego, zdjęcia dokumentujące przebieg konferencji na płycie CD/DVD. Wszystkie ww. dokumenty opatrzone zostaną logo Zamawiającego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, PO KL oraz Unii Europejskiej, a także informacją: „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”, w sposób uzgodniony z Zamawiającym.3 300,003 400,00

Informacje dodatkowe

Wszystkie dokumenty składane przez Wykonawcę powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, przez osobę (osoby) uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy lub upoważnioną osobę (osoby), dla której upoważnienie zostało dołączone do oferty. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

2. Wykonawca ma prawo zastrzec informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tj. nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne,technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy należy umieścić w dodatkowej kopercie z dopiskiem „tajemnica przedsiębiorstwa". Brak zastrzeżenia traktowany będzie jako zgoda na ujawnienie treści wniosku w całości.

3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia

Minimalny poziom(y) standardów

Listę osób (imię i nazwisko), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia wskazanych w pkt. 10.1c, a także zakres wykonywanych przez nich czynności oraz informacji o podstawie dysponowania tymi osobami sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.2 oraz załącznik nr 7.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia powinni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający będą żądać przedstawienia do wglądu umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.