Wielkość lub zakres
Wykonawca przygotuje i zorganizuje jednodniową konferencję pt.: ”Ocena zasobów pomocy społecznej w gminie i w powiecie”, przeznaczoną dla 250 osób, w wymiarze co najmniej.6 godzin szkoleniowych, w ramach realizowanego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie projektu systemowego „Koordynacja na rzecz aktywnej integracji” Działanie 1.2 „Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej” Priorytet I „Zatrudnienie i integracja społeczna Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.Zadanie powinno być realizowane w obiektach dostępnych dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.8.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169), minimalne wymagania co do wyposażenia w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.Miejsce i termin realizacji Lublin, w terminie pomiędzy 1.12.2011 r. a 16.12.2011 r., w dni robocze, w godzinach 10:00 – 14:30.Uczestnicy konferencji.Uczestnikami konferencji będą pracownicy ośrodków pomocy społecznej i powiatowych centrów pomocy rodzinie funkcjonujących na terenie województwa lubelskiego.Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia rekrutacji, zgodnie z regulaminem rekrutacji, opracowanym przez Zamawiającego. Regulamin rekrutacji zamieszczony zostanie na stronie internetowej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.Informacja i promocja Wykonawca uzgodni z Zamawiającym treść oraz wygląd zaproszenia a następnie przygotuje i roześle zaproszenie na konferencję do potencjalnych uczestników, zgodnie z listą teleadresową uzyskaną od Zamawiającego.Wykonawca przygotuje dokumentację fotograficzną konferencji: min. 10 zdjęć dokumentujących konferencję.Wykonawca zorganizuje przewóz z siedziby Zamawiającego banerów, publikacji papierowych i elektronicznych oraz innych materiałów dla uczestników na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego.Wykonawca przygotuje specjalne oznaczenie budynku, w którym organizowana będzie konferencja, w sposób gwarantujący bezproblemowe dotarcie uczestników do sali konferencyjnej.Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej i jej otoczeniu wizualizację konferencji, zgodnie z „Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” (PO KL), dostępnymi pod adresem
www.efs.gov.pl. Wszystkie materiały spotkania zostaną opatrzone logo Zamawiającego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, PO KL oraz Unii Europejskiej, a także napisem „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”, w stopniu uzgodnionym z Zamawiającym, z wykorzystaniem materiałów własnych oraz należących do Zamawiającego.Wykonawca zobowiązany jest do informowania, że konferencja współfinansowana jest środków Unii Europejskiej.Zakres tematyczny — Powitanie uczestników seminarium przez Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.— Wystąpienie przedstawiciela Instytutu Rozwoju Służb Społecznych pt. „Zmiany dotyczące sporządzania przez Ośrodki Pomocy Społecznej i Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie oceny zasobów pomocy społecznej.”,— Dyskusja z udziałem przedstawiciela Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich dotycząca narzędzia „Ocena zasobów pomocy społecznej w gminie i w powiecie” (pytania-odpowiedzi),— Prezentacja działalności Obserwatorium Integracji Społecznej w Lublinie, dotycząca: celu działania, realizowanych zadań.(w kontekście funkcji doradczej, informacyjnej i badawczej), wyników przeprowadzonych badań, publikacji, przygotowana przez pracownika Obserwatorium Integracji Społecznej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.Wykonawca przygotuje szczegółowy program konferencji, zawierający: tytuł konferencji, miejsce i termin organizacji konferencji, tytuły prezentacji, imiona i nazwiska prelegentów, wraz z informacją, jaką instytucję reprezentują.W programie konferencji umieszczona zostanie nazwa i logo Zamawiającego, logo Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz oznaczenia i opisy dotyczące współfinansowania konferencji z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, zgodne z wymogami wskazanymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.Prelegenci Przedstawiciel Instytutu Rozwoju Służb Społecznych oraz pracownicy Obserwatorium Integracji Społecznej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Lublinie.Materiały konferencyjne Wykonawca przygotuje, wydrukuje i dostarczy na miejsce spotkania: listę obecności uczestników konferencji, potwierdzenie odbioru materiałów konferencyjnych, potwierdzenie odbioru posiłku, oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji projektu, materiały konferencyjne dla uczestników składające się z teczki, długopisu, programu konferencji, prezentacji prelegentów z miejscem na notatki, ankiety ewaluacyjnej.Wykonawca uzgodni z Zamawiającym graficzny wygląd materiałów konferencyjnych przed ich wytworzeniem.Wykonawca umieści na materiałach konferencyjnych nazwę i logo Zamawiającego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz oznaczenia i opisy dotyczące współfinansowania konferencji z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej zgodne z wymogami wskazanymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.Sekretariat konferencji Wykonawca zapewni w miejscu konferencji personel, którego zadaniem będzie wydawanie materiałów konferencyjnych, ewidencjonowanie uczestników na listach obecności, potwierdzanie delegacji służbowych, informowanie uczestników o przebiegu konferencji oraz innych sprawach organizacyjnych.Ewaluacja konferencji.Wykonawca przygotuje wzór formularza ankiety ewaluacyjnej i przedstawi go do akceptacji Zamawiającemu. Wykonawca dołączy ankietę ewaluacyjną do materiałów konferencyjnych. Wykonawca przeprowadzi ewaluację konferencji wśród uczestników konferencji.Wymagania techniczne Konferencja zorganizowana zostanie w centrum Lublina, w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników, umożliwiającym dojazd komunikacją miejską oraz posiadającym dostęp do miejsc parkingowych, w sali konferencyjnej spełniającej następujące wymagania:— pojemność sali na co najmniej 250 osób,— wyposażenie sali w sprzęt multimedialny do prezentacji (rzutnik, komputer przenośny, ekran) oraz system nagłaśniający (mikrofony przewodowe i bezprzewodowe, głośniki), wraz z obsługą techniczną,— wydzielone pomieszczenie lub wyodrębniona część sali na zorganizowanie cateringu dla co najmniej 250 osób,— wydzielona przestrzeń w pobliżu sali lub pomieszczenie na szatnię z nadzorem,— sala konferencyjna musi posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do liczby uczestników.Sala wraz ze sprawnym sprzętem i jego obsługą techniczną będzie dostępna w dniu konferencji min. 2 godz. przed planowaną godziną rozpoczęcia konferencji.Uczestnicy w trakcie konferencji mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła sanitarnego, sali cateringowej, bezpłatnego parkingu.W trakcie konferencji przygotowane zostaną dwie przerwy: przerwa kawowa i przerwa na lunch, wliczone w czas trwania konferencji.Catering Zestaw przekąsek zimnych:Wędliny różne (co najmniej 50 g/osobę).Sery (co najmniej 50 g/osobę).Warzywa sezonowe (co najmniej 50 g/osobę).Warzywa marynowane (co najmniej 50 g/osobę).Śledzie (co najmniej 50 g/osobę).Trzy rodzaje sałatek (co najmniej 100 g/osobę).Pieczywo:Pieczywo mieszane (co najmniej 100 g/osobę).Serwis napojów gorących.Kawa, herbata, cukier, cytryna, mleko podawane w dzbankach – w systemie ciągłym.Serwis napojów zimnych.Woda niegazowana i gazowana w butelkach 0,5 l, soki owocowe trzy rodzaje podawane w dzbankach – w systemie ciągłym.Ciasteczka.Mix kruchych ciasteczek (co najmniej 100 g/osobę).Bufet gorący.Do wyboru dwa rodzaje dań gorących (co najmniej: mięso 100 g/osobę, sos 50 g/osobę, zupa 350 ml/osobę, surówka 150 g/osobę, ziemniaki 100 g/osobę).Wykonawca uzgodni menu z Zamawiającym.Wykonawca zapewni aby przerwy kawowe i lunch były serwowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji.Harmonogram.Nie później niż na 3 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia: przygotowane materiały naboru uczestników (zaproszenia, formularz zgłoszenia), program konferencji, wzór listy obecności, wzory ankiet ewaluacji konferencji.Nie później niż w ciągu 7 dni po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu pisemny raport z realizacji Konferencji, do którego będą dołączone oryginały dokumentów: formularze zgłoszeniowe, lista obecności podpisana przez uczestników konferencji, ankiety oceny konferencji wypełnione przez uczestników podczas konferencji, potwierdzenie odbioru materiałów konferencyjnych, potwierdzenie odbioru posiłku, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji projektu, komplet materiałów konferencyjnych, prezentacje i materiały przygotowane przez prelegentów w formie elektronicznej na płycie CD/DVD wraz z oryginałami oświadczeń o przeniesieniu praw autorskich do prezentacji i materiałów przygotowanych przez prelegenta na Zamawiającego, zdjęcia dokumentujące przebieg konferencji na płycie CD/DVD. Wszystkie ww. dokumenty opatrzone zostaną logo Zamawiającego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich, PO KL oraz Unii Europejskiej, a także informacją: „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”, w sposób uzgodniony z Zamawiającym.3 300,003 400,00