Przygotowanie koncepcji kreacyjnej kampanii, kreacja oraz produkcja materiałów niezbędnych do realizacji kampanii promocyjnej „Ostróda 2012” w kraju oraz poza granicami Polski

Wielkość lub zakres

1. Charakterystyka ogólna:Idea projektu:W Ostródzie w ostatnich kilku latach trwają nieustanne inwestycje w infrastrukturę rekreacyjna, turystyczną i sportową, zarówno ze strony samego samorządu jak i inwestorów prywatnych. W związku z uzyskaniem przez miasto statusu centrum pobytowego EURO 2012 obecnie trwają prace przebudowy kompleksu sportowo-rekreacyjnego przy ul. 3 Maja w Ostródzie, gdzie powstaje profesjonalne centrum sportowo - treningowe ze stadionem na 5 tys. miejsc (boisko główne + boisko treningowe + budynek zaplecza), a także min. sztuczne lodowisko, korty tenisowe, ścianki wspinaczkowe oraz przestrzenie rekreacyjno- parkowe. Do tego należy dodać rozbudowywane ścieżki rowerowe, profesjonalny tor kajakowy i wyciąg nart wodnych. Ostróda i okolice to także swoiste zagłębie hoteli i SPA cztero- i pięciogwiazdkowych. W samym mieście i bezpośredniej okolicy znajduje się 5 takich obiektów i powstają kolejne.Bezpośrednim celem projektu jest: Kreacja i promocja nowej marki w regionie- „Ostróda 2012" w oparciu o sportowo-rekreacyjny potencjał miasta. Głównymi odbiorcami działań promocyjnych w ramach projektu powinny być profesjonalne kluby sportowe z terenu całej Europy poszukujące odpowiedniego miejsca do prowadzenia zgrupowań, treningów lub po prostu wypoczynku. Kampania powinna być także skierowana do takich grupy docelowych jak:— turyści,— inwestorzy, ludzie biznesu,— decydenci, środowiska opiniotwórcze,— media.Powstający w Ostródzie, w ramach różnych projektów i różnych inwestycji, unikatowy w skali województwa zespół infrastruktury sportowej i rekreacyjnej w połączeniu z istniejąca i tworzona wysokiej klasy infrastruktura hotelową staje się wyróżnikiem miasta i szansą na zbudowanie w oparciu o niego marki miasta przyjaznego sportowi i aktywnemu trybowi życia. Chcemy postawić na budowanie pakietu pozytywnych skojarzeń Ostródy, jako miasta dynamicznego, otwartego. Sport jest tu doskonałym narzędziem ponieważ sam w sobie niesie duży ładunek pozytywnych emocji. Dodatkowo istniejąca i wciąż rozbudowywana infrastruktura idealnie wpisuje się w potrzeby profesjonalnych drużyn sportowych z Polski ale i z całej Europy. Ostróda posiada bazę treningową oraz doskonałą bazę hotelową, w tym także usługi medical-spa, miasto jest dobrze skomunikowane z resztą kraju, a jednocześnie na tyle małe, że gwarantuje prywatność i relaks drużynom trenującym.Projektowana kampania musi oddawać dynamikę miasta, budzić pozytywne skojarzenia bezpośrednio nawiązujące do sportu, w tym do sportu profesjonalnego. Przesłanie musi być uniwersalne i czytelne dla mieszkańców różnych części Europy. Jej podstawą mają być działania o charakterze wizerunkowym.Kampanię powinien wyróżniać oryginalny koncept kreatywny, wysoka jakość produkcji oraz wykorzystanie prestiżowych nośników i mediów.Ogólne założenia strategiczne w zakresie promocji Miasta:1. Wykreowanie wizerunku miasta wykorzystując prestiż centrum pobytowego Euro 2012;2. Wykorzystanie, w oparciu o powstającą w Ostródzie infrastrukturę sportową i rekreacyjną, sportu jako inspirującego elementu życia publicznego, wpływającego na atrakcyjność turystyczną oraz poprawę jakości życia mieszkańców;3. Intrygująca odbiorcę prezentacja marki „Ostróda 2012”, w szczególności skierowana do klubów sportowych oraz osób i organizacji zajmujących się czynnym i kwalifikowanym sportem, także sportem młodzieżowym,4. Wzmocnienie lokalnej, regionalnej i ogólnopolskiej świadomości oraz pozycji miasta w kontekście istniejących tu warunków do prowadzenia zgrupowań sportowych, treningów, rozlicznych imprez o charakterze sportowym i rekreacyjnym.2. Preferowane kanały komunikacji (produkcja nośników, OOH produkcja DTP):OOH: outdoor/ambient w wybranych miastach Polski (2011 i 2012) i Europy (2012).Rok 2011.Polska (outdoor/ambient) - maksymalny budżet 36 000 PLN brutto.Typ- billboard, min. format tablicy 5,04 x 2,38m, ekspozycja min. 1 miesiąc, w następujących miastach:Warszawa- min. 20 tablic;Olsztyn, Toruń, Gdańsk, Białystok- min. 6 tablic w każdym mieście.Rok 2012.Polska + Europa (outdoor/ambient); maksymalny budżet 430 000 PLN brutto.Polska / outdoor.Typ- billboard, min. format tablicy 5,04 x 2,38m, ekspozycja min. 1 miesiąc, w następujących miastach:Warszawa, Trójmiasto, Białystok- min. 20 tablic w każdym;Olsztyn, Toruń- min. 10 tablic w każdym.Polska / LED.Typ- LED (powierzchnia min. 30m2), spot min. 15 sek., ekspozycja min. 1,5m-ca, w następujących miastach: Warszawa, Olsztyn, Toruń, Gdańsk, Białystok.Outdoor wybrane lokalizacje w krajach takich jak: Niemcy, Belgia, Holandia, Szwecja.Typ- billboard, min. format tablicy 3,5 x 2,5m, ekspozycja min. 20 dni w dwóch cyklach po 10 dni, w następujących Państwach: Niemcy, Belgia, Holandia, Szwecja.Wszystkie wymienione nośniki powinny znajdować się w korzystnej lokalizacji- np. centra miast, centra handlowe, centra sportowe, główne arterie komunikacyjne.Prasa (maksymalny budżet 50 000 PLN brutto w 2011r., oraz 50 000 PLN brutto w 2012 r.)- min. 20 emisji.Artykuły sponsorowane powinny się znaleźć w co najmniej trzech wybranych przez Wykonawcę tytułach (w tym 2 ogólnopolskich), z następującej listy: Przegląd Sportowy, Sport, Newsweek, Forbes, Dziennik Gazeta Prawna, Voyage, Gazeta Wyborcza, Rzeczpospolita, Puls Biznesu, Logo, Polityka, Wprost, Polska The Times, Tytuły regionalne: dodatki regionalne gazet ogólnopolskich, Dziennik Bałtycki, Życie Warszawy, Głos Wielkopolski.TV / radio (maksymalny budżet 50 000 PLN brutto- 2011r.; 400 000 PLN brutto- 2012 r.)- min. 30 emisji.Zamawiający preferuje sponsorowanie programów telewizyjnych / radiowych typu pogoda, wiadomości sportowe, telewizja śniadaniowa itp. i ich emisję w głównych stacjach telewizyjnych i radiowych w kraju Zamówienie obejmuje, o ile to konieczne produkcja spotów telewizyjnych oraz radiowych, programy sponsorowane powinny się znaleźć w co najmniej dwóch stacjach radiowych i trzech ogólnopolskich oraz TVP Olsztyn, wybranych przez Wykonawcę stacjach z następującej listy: Program 3 Polskiego Radia, Program 1 Polskiego Radio, Radio Olsztyn, RMF FM, Radio ZET, Grupa TVP - TVP1, TVP2, TVP INFO, TVP Olsztyn, Grupa TVN- TVN, TVN 24, TVN Meteo, Polsat, Polsat News.Zamawiający zastrzega zamieszczenie audycji / programów sponsorowanych w TVP Olsztyn (emisja spotów reklamowych na antenie TVP Olsztyn przy wszystkich wydaniach serwisu informacyjnego „Informacje”. Termin emisji: zostanie ustalony po podpisaniu umowy. Częstotliwość emisji: co najmniej 2 razy dziennie w paśmie 17:20-17:45 (przy popołudniowym wydaniu Informacji), w paśmie 18:30-19:04 (przy głównym wydaniu Informacji), w paśmie 21:45-22:15 (przy wieczornym wydaniu Informacji) i w Radio Olsztyn (audycja z Ostródy). Zamawiający zastrzega wykorzystanie w ww. audycjach / programach sponsorskich koncertu promocyjnego marki „Ostróda 2012” planowanego na dzień 15.7.2011 r.Internet (maksymalny budżet 50 000 PLN brutto- 2011 r., oraz 50 000 PLN brutto- 2012 r.)- min. 28 emisji.Artykuły sponsorowane powinny się znaleźć w wybranych przez Wykonawcę tytułach z poniższej listy (co najmniej trzy różne portale): serwisy internetowe ww. tytułów prasowych; serwisy internetowe Grupa Onet.pl, serwisy internetowe Grupa Money.pl, serwisy internetowe Grupa Infor, serwisy internetowe Grupa Bankier.pl, serwisy internetowe Grupa Gazeta.pl, serwisy internetowe Grupa Interia.pl, serwisy internetowe Grupa TVP.Kampania przygotowywana jest na kraje:— Kampania w zakresie prasa, radio, TV, Internet, outdoor- Polska,— Kampania w zakresie outdoor 2012– na terenie Europy (wybrane lokalizacje w krajach takich jak: Niemcy, Belgia, Holandia, Szwecja).Szacowany maksymalny budżet kampanii na lata 2011-2012 wynosi 1.116.752,00 zł brutto.3. Zadania dla agencji:a) Stworzenie koncepcji kreatywnej kampanii promocyjnej w Polsce oraz poza granicami kraju wraz z opracowaniem spójnego light motywu całej kampanii zgodnie z podanymi w specyfikacji zamówienia ramami finansowymi. Koncepcja kreatywna kampanii promocyjnej powinna w szczególności zawierać: opracowanie spójnego light motywu całej kampanii, proponowane hasła wykorzystywane w kampanii, proponowane elementy graficzne itp., szczegółowy harmonogram kampanii, określenie tytułów prasowych, audycji, programów oraz nośników outdoor z podaniem ich lokalizacji, opis wybranych przez Wykonawcę tytułów prasowych, audycji, programów oraz reklamy zewnętrznej w kontekście wskazanych przez Zamawiającego głównych grup odbiorców, z uwzględnieniem wymogów dotyczących oznakowania materiałów z UE.b) opracowanie projektów graficznych reklam zgodnych z CI miastac) stworzenie tekstów reklamowych w odpowiednich wersjach językowychd) stworzenie projektów graficznych reklam prasowych, outdoorowych, internetowych i kierowanych do innych mediów z uwzględnieniem, CI miastae) świadczenie usług produkcji środków reklamy prasowej, środków reklamy outdoorowej (produkcja DTP), środków reklamy internetowej i środków reklamy przeznaczonej do emisji w innych mediachf) przeformatowanie reklam do formatów nośników wskazanych przez zamawiającegog) przekazanie wszystkich niezbędnych materiałów reklamowych przygotowanych w formatach i zgodnie ze specyfikacją wskazaną w specyfikacji zamówieniah) produkcja DTP wszystkich materiałów zgodnie ze specyfikacją wskazaną w specyfikacji zamówienia.4. Grupy docelowe:1. Główna grupa docelowa: kluby sportowe oraz osoby i organizacje zajmujących się czynnym i kwalifikowanym sportem, także sportem młodzieżowym.2. Pozostałe grupy docelowe— turyści,— inwestorzy, ludzie biznesu,— decydenci, środowiska opiniotwórcze,— media.5. Czas trwania:Przygotowanie koncepcji kampanii wraz z projektami elementów graficznych- 3 tygodnie od daty podpisania umowy.Produkcja materiałów reklamowych na nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem kampanii, która ma się odbywać w okresie od lipca 2011 r. do października 2012 r. Kampanie bilbordowe w poszczególnych krajach nie muszą się odbywać w tym samym czasie.6. Kontakt:Biuro Promocji Miasta.Kinga Wiśniewska- tel. 89 642 94 15; wisniewska@um.ostroda.pl.7. Informacje dodatkowe:Podane w niniejszym dokumencie wartości pieniężne, służą jedynie celom informacyjnym. Wykonawca cenę ofertową skalkuluje zgodnie z załącznikiem nr 1a do siwz. Rozliczenie usługi odbywać się będzie w okresach miesięcznych, wg faktycznej ilości zrealizowanych usług, w oparciu o stawki jednostkowe wskazane w kalkulacji ceny ofertowej (załącznik nr 1a do siwz).354 751,88

Informacje dodatkowe

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w uPzp, dla których bezwzględnie wymagana jest forma pisemna.

2. Jeżeli Zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

3. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia w którym, upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert, tj. do dnia 14.6.2011 r.

4. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, przed podpisaniem umowy zobowiązany jest:

1) przedstawić aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, jeżeli oferta wybrana jako najkorzystniejsza została złożona przez osobę fizyczną lub konsorcjum w skład którego wchodzi osoba fizyczna;

2) przedstawić polisę lub inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 300 000,- PLN;

3) przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta wybrana jako najkorzystniejsza została złożona przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Sytuacja gospodarcza i finansowa

Wykonawca wraz z ofertą musi złożyć Informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Informacje o terminach składania odwołań

Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy Pzp lub w terminie 15 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a także wobec postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz) wnosi się w terminie 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia siwz na stronie internetowej.