Usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych

Instytut Adama Mickiewicza

Przedmiotem zamówienia jest obsługa w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w sprzedaży miejsc hotelowych na potrzeby pracowników IAM oraz innych uczestników wyjazdów organizowanych przez IAM, realizowanych w Polsce i zagranicą, tj.:
— wyszukiwanie ofert hoteli,
— dokonywanie rezerwacji noclegów hotelowych w Polsce i zagranicą,
— pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywaniu opłat,
— pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat.
Wymagania stawiane Wykonawcy.
— dysponuje biurem obsługi na terenie Polski (siedziba główna lub oddział), otwartym co najmniej 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godz. od 9:00 do 18:00,
— posiada lub uruchomi dla Zamawiającego linię telefonicznej czynną 24 godziny (7 dni w tygodniu), umożliwiającą dokonywanie zmian w rezerwacjach lub rezerwacji poza godzinami otwarcia instytucji,
— przydzieli osoby (tzw. opiekuna Zamawiającego) odpowiedzialne za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia.
Szczegółowe wymagania związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
Zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych, tj.:
— ok. 5 000 rezerwacji i zakupów miejsc hotelowych - w tym rezerwacje pojedyncze oraz grupowe (tj. powyżej 10 osób),
— rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych,
— standard (**) dwie gwiazdki, trzy gwiazdki (***), cztery gwiazdki (****) oraz pięć gwiazdek (*****) w zależności od indywidualnego zapotrzebowania Zamawiającego i kraju zakwaterowania,
— zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie hotelowe w Polsce oraz na całym świecie, w szczególności kraje należące do Unii Europejskiej, Rosja, Chiny, Japonia, Korea Południowa, USA,
— Z uwagi na to, iż rezerwacje hotelowe często będą dokonywane dla wysokich urzędników państwowych oraz krajowych i zagranicznych przedstawicieli instytucji kulturalnych, Zamawiający oczekuje wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi.
Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego roszczenia odszkodowawcze z tytułu rezerwacji mniejszej ilości miejsc hotelowych niż szacowane.
— Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić co najmniej trzy warianty wyboru hoteli celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (fax, e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe tj. muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie,
— Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi,
— Zamawiający oczekuje od wykonawcy pełnego profesjonalizmu, wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi,
— Poza wyjątkowymi sytuacjami hotele za granicą dla IAM muszą mieścić się w limitach diet zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
— Zamawiający zastrzega, iż może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej lokalizacji hotele, w tym takie, z którymi wiążą Zamawiającego odrębne porozumienia czy umowy gwarantujące preferencyjne stawki dla Zamawiającego.
W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach przez Zamawiającego danego hotelu.
— Zamawiający zastrzega, iż może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres). W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu hotele położone jak najbliżej wskazanej w zamówieniu lokalizacji, chyba że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-06-03. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-05-20.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Netmedia Business Travel Spółka z o. o.

Kto?

• • Instytut Adama Mickiewicza

Co?

• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi hotelarskie