Wdrożenie kompleksowego systemu obiegu dokumentów w gminie Zabrze w powiązaniu z platformą SEKAP - zakup Kompleksowego Systemu Obiegu Dokumentów dla Miejskich Jednostek Organizacyjnych

Informacje dodatkowe

W celu potwierdzenia, że oferowane oprogramowanie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego Wykonawca obowiązkowo przedstawi:

A) Wykaz platform systemowych i programistycznych, które zostaną wykorzystane przy realizacji zamówienia;

B) Wypełniony i podpisany Formularz VI.7 stanowiący Zobowiązanie Wykonawcy do dostawy oprogramowania z funkcjonalnościami dodatkowymi wraz z dołączonymi wymaganymi w nim załącznikami (tj. opisy, formatki, wykazy, itd.) dla poszczególnych funkcjonalności dodatkowych, celem potwierdzenia spełnienia warunku.

C) Zamawiający żąda próbki oferowanego systemu KSOD-SEKAP (JM) przedstawionej przez Wykonawcę w formie przetestowanego przez Wykonawcę obrazu wirtualnej maszyny VMWare wersji 7. Na maszynie wirtualnej musi zostać skonfigurowany system operacyjny, serwer BD oraz serwer aplikacji KSOD-SEKAP JM, a konfiguracja oprogramowania na maszynie wirtualnej musi umożliwiać bezproblemowe przeprowadzenie próbkowania.

Maszyna wirtualna musi posiadać skonfigurowaną sieć wg poniższych zaleceń:

Konfiguracja sieci maszyny wirtualnej:

Wirtualna karta sieciowa pracująca w trybie BRIDGED.

Adres IP: 10.1.2.10.

Maska: 255.255.0.0.

GW: 10.1.1.1.

DNS1: 10.1.1.31.

DNS2: 10.1.1.33.

Obraz wirtualnej maszyny uruchomiony zostanie przez „VMware Player” w wersji aktualnie dostępnej, na stacji roboczej wyspecyfikowanej poniżej.

Specyfikacja hosta dla maszyny wirtualnej.

System operacyjny: Windows 7 Pro w wersji 64-bitowej.

RAM: 8GB.

Procesor: Intel Core2 Quad Q6600.

HDD: 200GB RAID 5.

Maszyna wirtualna podłączona zostanie do sieci lokalnej UM w Zabrzu, testowana będzie przez Komisję Przetargową tj. kilku użytkowników pracujących na stacjach roboczych o podanej poniżej specyfikacji.

Specyfikacja komputerów na których testowana będzie aplikacja:

Procesor: Intel Core 2 Duo 2,1 GHz.

RAM: 2GB.

System operacyjny: Windows XP Pro, Windows 7 Pro.

Przeglądarka internetowa: Aktualne wersje Internet Explorer oraz Mozilla Firefox.

Zamawiający dokona podczas sprawdzenia oferty, próbkowania mającego na celu zweryfikowania złożonej przez Wykonawcę oferty pod względem zgodności z wymaganiami Zamawiającego dotyczącymi przedmiotu zamówienia opisanego w niniejszej SIWZ, polegającego na próbie realizacji opisanych w dalszej części scenariuszy.

W celu zbliżenia się do warunków rzeczywistych Zamawiający oczekuje, aby baza danych zawarta w próbce przygotowanej przez Wykonawcę zawierała co najmniej:

Kontrahenci (osoby fizyczne, prawne i pozostałe) uwaga! wyłącznie fikcyjne dane 150 pozycji.

Sprawy o różnych symbolach JRWA 100 spraw, w tym 20 spraw z pojedynczego JRWA.

Pisma przychodzące 50 pozycji.

Pisma wychodzące 50 pozycji.

JRWA kompletny wykaz JRWA.

Użytkownicy uwaga! wyłącznie fikcyjne dane 10 kont o zróżnicowanych uprawnieniach, z przydzielonymi zastępstwami; każdy użytkownik powinien mieć na swoim koncie co najmniej 5 pism, w tym 3 niezakończone.

Wykonawca dostarczy ponadto Zamawiającemu wszelkie, konieczne do prawidłowej realizacji scenariuszy materiały w postaci m.in. dokumentów, instrukcji, projektów opisanych w poszczególnych scenariuszach.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotował próbkę w oparciu o rzeczywistą strukturę organizacyjną przykładowej Miejskiej Jednostki Organizacyjnej –.

Jednostka Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami (JOFGN).

Scenariusz 1.

Rejestracja pism wraz z załącznikami dostarczonych (zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej) bezpośrednio przez klienta do Kancelarii Miejskiej Jednostki Organizacyjnej.

Procedura realizacji.

Dla umożliwienia prawidłowego wykonania scenariusza Wykonawca przygotuje i dostarczy Zamawiającemu cztery pisma adresowane bezpośrednio do Dyrektora Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami z trzema załącznikami każde (dwa zestawy dokumentów w formie elektronicznej zapisane w formacie pliku RTF lub PDF na nośniku typu pendrive, dwa zestawy dokumentów w formie tradycyjnej czyli papierowej) w celu próbkowania rejestracji (dwa pisma powinny być pismami osoby fizycznej - klienta nowego, tj. niezarejestrowanego w bazie klientów, dwa kolejne – pismami firmy - klienta już zarejestrowanego w bazie).

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu szczegółową instrukcję rejestracji pism, aby Komisja Przetargowa mogła bezproblemowo wykonać próbkowanie. Planuje się wykonanie próbkowania w następujących krokach:

1. Zalogować się w systemie jako pracownik Kancelarii należącej organizacyjnie do Referatu Administracji.

2. Przejść do funkcji rejestracji nowego pisma.

3. Wprowadzić dwa z wspomnianych na wstępie scenariusza zestawów (scenariusz dla nowego klienta będącego osobą fizyczną):

/a) zestaw w formie papierowej, b) zestaw w formie elektronicznej/ do systemu poprzez:

a)- Wprowadzenie nadawcy – dane osobowe przygotowane przez Wykonawcę – z wykorzystaniem podpowiedzi miejscowości i ulicy występującej w danej miejscowości ze słownika.

— Wprowadzenie opisu treści pisma: opis przygotowany przez Wykonawcę,

— Wykonanie skanowania pisma przygotowanego w formie papierowej i wprowadzenie do systemu zeskanowanego pisma (obie czynności wykonane bezpośrednio z systemu KSOD-SEKAP (JM),

— Wprowadzenie 3 załączników do pisma poprzez ich zeskanowanie z dokonaniem ich opisu: opisy przygotowane przez Wykonawcę.

b)Dla tego samego nadawcy:

— Wprowadzenie do systemu pisma przygotowanego w formie elektronicznej wraz z opisem przygotowanym przez Wykonawcę,

— Wprowadzenie 3 załączników w formie elektronicznej do pisma z dokonaniem ich opisu: opisy przygotowane przez Wykonawcę.

4. Wprowadzić dwa kolejne przygotowane zestawy (scenariusz dla klienta zarejestrowanego w bazie klientów jako podmiot gospodarczy):

/a) zestaw w formie papierowej, b) zestaw w formie elektronicznej/ do systemu poprzez:

a)- Wyszukanie nadawcy – z wykorzystaniem wyszukiwania po lokalizacji siedziby klienta;

— Wprowadzenie opisu treści pisma: opis przygotowany przez Wykonawcę,

— Wykonanie skanowania pisma przygotowanego w formie papierowej i wprowadzenie do systemu zeskanowanego pisma,

— Wprowadzenie 3 załączników do pisma z dokonaniem ich opisu: opisy przygotowane przez Wykonawcę.

b)Dla tego samego nadawcy:

— Wprowadzenie do systemu elektronicznej wersji pisma przygotowanego w formie elektronicznej wraz z opisem przygotowanym przez Wykonawcę,

— Wprowadzenie 3 załączników w formie elektronicznej do pisma z dokonaniem ich opisu: opisy przygotowane przez Wykonawcę.

5. Po dokonaniu rejestracji pism przejść do dziennika korespondencji przychodzącej i sprawdzić poprawność wpisów w odpowiednich komórkach dziennika.

6. Wydrukować dla obydwu klientów potwierdzenie złożenia pisma wraz z załącznikami z nadrukowanym kodem kreskowym (dotyczy bieżącego scenariusza) zawierającym:

1) oznaczenie nadawcy (imię i nazwisko/nazwa, pełen adres zamieszkania/siedziba),

2) numer z dziennika korespondencji przychodzącej,

3) data i godzina wpływu,

4) ilość załączników.

7. Przejść do funkcji wyszukania pisma.

8. Czytnikiem kodów kreskowych zeskanować kod kreskowy na potwierdzeniu złożenia pisma i odszukać pismo. Sprawdzić czy pismo zostało prawidłowo wyszukane w dzienniku korespondencji przychodzącej – dla minimum dwóch pism.

9. Przekazać pisma do dekretacji Dyrektorowi Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami (dwa pisma pojedynczo, dwa pisma hurtowo).

10. Sprawdzić możliwość dokonywania edycji istniejącego wpisu w dzienniku korespondencji przychodzącej oraz możliwość edycji zarejestrowanego pisma po wykonaniu jego dekretacji - przez uprawnionego użytkownika.

11. Wylogować się.

Scenariusz 2.

Dekretacja pism zarejestrowanych w scenariuszu 1.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu szczegółową instrukcję dekretacji pojedynczej i hurtowej pism, aby Komisja Przetargowa mogła bezproblemowo wykonać próbkowanie.

Procedura realizacji.

Planuje się wykonanie próbkowania w następujących krokach:

1. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako Dyrektor Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami.

2. Przejść do funkcji dekretacji pisma.

3. Zadekretować jedno pismo do trzech komórek organizacyjnych z zaznaczeniem jednej komórki wiodącej i dwóch komórek współpracujących.

4. Przejść do funkcji dekretacji pism.

5. Zaznaczyć pozostałe pisma i zadekretować hurtowo do różnych komórek organizacyjnych (do dwóch komórek po dwa pisma).

6. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako kierownik komórki organizacyjnej wskazanej przy dekretacji jako wiodąca.

7. Dokonać zwrotu zadekretowanego pisma z komórki wiodącej.

8. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako kierownik komórki organizacyjnej wskazanej przy dekretacji jako pierwsza współpracująca, a następnie jako druga współpracująca i sprawdzić poprawność wpisów.

9. Zalogować się w systemie jako Dyrektor Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami.

10. Ponownie zadekretować zwrócone pismo do tych samych trzech komórek organizacyjnych z zaznaczeniem innej komórki jako wiodąca.

11. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako kierownik komórki organizacyjnej wskazanej przy dekretacji jako pierwsza współpracująca.

12. Dokonać zwrotu zadekretowanego pisma z komórki współpracującej.

13. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako kierownik komórki organizacyjnej wskazanej przy dekretacji jako wiodąca, a następnie jako druga współpracująca i sprawdzić poprawność wpisów.

14. Zalogować się do KSOD-SEKAP (JM) jako kierownicy pozostałych komórek organizacyjnych i dokonać odbioru pozostałych pism dekretowanych hurtowo.

15. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako Dyrektor Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami.

16. Sprawdzić poprawność wpisów.

17. Zalogować się w KSOD-SEKAP (JM) jako pracownik Kancelarii Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami.

18. Bez wylosowywania wejść na konto osoby zastępowanej i sprawdzić czy posiada ona pisma niezakończone.

19. Powtórnie wejść na widok „swojego” konta.

20. Sprawdzić poprawność wpisów oraz informacje „historyczne” zawarte w odpowiedniej kolumnie o dokonanych operacjach z poziomu dziennika korespondencji przychodzącej.

21. Wylogować się.

Scenariusz 3.

Założenie nowej sprawy w oparciu o pisma zarejestrowane podczas realizacji Scenariusza 1 i zadekretowane podczas realizacji Scenariusza 2.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu szczegółową instrukcję zakładanie spraw, aby Komisja Przetargowa mogła bezproblemowo wykonać próbkowanie.

Procedura realizacji.

Planuje się wykonanie próbkowania w następujących krokach:

1. Zalogować się w systemie jako użytkownik z uprawnieniami do zakładania sprawy.

2. Odebrać pismo po dekretacji i założyć nową sprawę:

1) wybrać numer z JRWA uwzględniający symbol komórki i osoby,

2) przygotować projekt odpowiedzi na podstawie wytycznych opracowanych przez Wykonawcę.

3. Przeprowadzić wielostanowiskową akceptację projektu odpowiedzi z uwzględnieniem hierarchii stanowisk w następującej kolejności działań:

1) przekazać projekt odpowiedzi do bezpośredniego przełożonego w celu akceptacji,

2) przekazać zaakceptowany projekt odpowiedzi do Dyrektora Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w celu zatwierdzenia,

3) odebrać pismo od Dyrektora Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami z naniesionymi uwagami dotyczącymi konieczności wprowadzenia zmian.

4. Wprowadzić zmiany w projekcie pisma uwzględniając naniesione uwagi.

5. Zakończyć sprawę:

1) powtórzyć opisaną w pkt. 3 wielostanowiskową akceptację z zatwierdzeniem przez Dyrektora Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami z użyciem certyfikatu kwalifikowanego,

2) przygotować pismo do wysyłki (z podpisem elektronicznym i z podpisem ręcznym),

3) przekazanie pisma do Kancelarii Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami,

4) zakończenie sprawy w KSOD-SEKAP (JM).

6. Zalogować się jako pracownik Kancelarii Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami i sprawdzić poprawność wpisów w dzienniku korespondencji przychodzącej.

7. Wylogować się.

Scenariusz 4.

Założenie nowej sprawy z wniosku przesłanego pocztą elektroniczną i wysłanie odpowiedzi pocztą elektroniczną.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu szczegółową instrukcję zakładanie spraw z wniosku przesłanego pocztą elektroniczną, aby Komisja Przetargowa mogła bezproblemowo wykonać próbkowanie.

Procedura realizacji.

Planuje się wykonanie próbkowania w następujących krokach:

1. Zalogować się w systemie jako pracownik Referatu Zasiedleń i Najmu Lokali.

2. Odebrać pismo złożone przez klienta w formie elektronicznej i założyć nową sprawę:

1) wybrać numeru z JRWA uwzględniający symbol komórki i osoby,

2) przygotować projekt odpowiedzi w formie elektronicznej (formularz powinien składać się z: pól tekstowych, obszarów tekstowych, pól wyboru, pól opcji i list rozwijalnych).

3. Przekazać zapisany formularz do Dyrektora Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami w celu zatwierdzenia i podpisania.

4. Zalogować się jako Dyrektor Jednostki Obsługi Finansowej Gospodarki Nieruchomościami:

1) przejść do funkcji zatwierdzenia dokumentu,

2) korzystając z wygenerowanej wizualizacji formularza zapoznać się z zawartymi w formularzu treściami,

3) zatwierdzić (podpisać formularz z użyciem faksymilki) i przekazać do pracownika w celu dalszej realizacji.

5. Zalogować się w systemie jako pracownik Referatu Zasiedleń i Najmu Lokali:

1) sprawdzić, czy system uniemożliwia dokonanie zmian/poprawek w zatwierdzonym dokumencie,

2) przygotować pismo do wysyłki wskazując elektroniczną formę odbioru – aplikacja powinna wskazać wnioskodawcę jako domyślnego adresata pisma wychodzącego,

3) wysłać podpisane pismo (z wykorzystaniem podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym) - pismo powinno zostać wysłane na adres mailowy klienta,

4) zakończyć sprawę.

5) wylogować się.

Scenariusz 5.

Obsługa raportów – pisma przekazane.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu szczegółową instrukcję obsługi raportów, aby Komisja Przetargowa mogła bezproblemowo wykonać próbkowanie.

Procedura realizacji.

Planuje się wykonanie próbkowania w następujących krokach:

1. zalogować się w systemie jako pracownik Kancelarii należącej organizacyjnie do Referatu Administracji.

2. wejść do funkcji Raporty.

3. z listy dostępnych raportów wybrać raport przedstawiający zestawienie pism przekazanych w danym okresie.

4. wybrać okres przetwarzania jako bieżący miesiąc.

5. wybrać z dostępnych formatów dokumentów zapis raportu do pliku w formacie .pdf

6. wygenerować raport, wydrukować raport.

7. sprawdzić na ekranie i wydruku informacje na temat godziny przekazania ostatniego dokumentu.

8. sprawdzić poprawność zapisów w raporcie.

9. wylogować się.

Scenariusz 6.

Obsługa raportów – Dziennik Korespondencyjny.

Wykonawca dostarczy Zamawiającemu szczegółową instrukcję obsługi raportów, aby Komisja Przetargowa mogła bezproblemowo wykonać próbkowanie.

Procedura realizacji.

Planuje się wykonanie próbkowania w następujących krokach:

1. zalogować się w systemie jako pracownik Kancelarii należącej organizacyjnie do Referatu Administracji.

2. wejść do funkcji Raporty.

3. z listy dostępnych raportów wybrać raport przedstawiający Dziennik Korespondencyjny.

4. wybrać okres przetwarzania: ostatnie 14 dni.

5. wybrać z dostępnych formatów dokumentów zapis raportu do pliku w formacie .pdf

6. wygenerować raport, wydrukować raport.

7. sprawdzić na ekranie i wydruku informacje na temat ID ostatnio odebranego dokumentu.

8. sprawdzić poprawność zapisów w raporcie.

9. wylogować się.

Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w terminie 6 miesięcy, przy zachowaniu następującego:

Wykonawca wykona przedmiot zamówienia w następujących terminach:

a. zaprojektowanie, dostawa i instalacja oprogramowania – w terminie do 60 dni od daty podpisania umowy

b. całkowite wdrożenie oprogramowania – w terminie do 31.10.2012

c. przeprowadzenie szkoleń – w terminie do 30.6.2012

W związku z powyższymi zapisami ustala się, że wykonanie pełnego zakresu przedmiotu umowy nastąpi w nieprzekraczalnym terminie do 31.10.2012 r.

Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 7 Pzp.

Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień w zawartej umowie takich jak:

— jeżeli z obiektywnych przyczyn wystąpi konieczność zmiany wersji oprogramowania w związku z wycofaniem oferowanego produktu z rynku, bądź zaprzestaniem wspierania technicznego tego produktu przez producenta produktu, a równocześnie pojawieniem się nowszego odpowiednika tego produktu na rynku,

— zmiana osób funkcyjnych,

— zmiana sposobu reprezentacji z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy,

— zmiana adresu siedziby jednej ze stron z przyczyn zewnętrznych,

— zmiana terminu realizacji zamówienia na podstawie obiektywnych przesłanek zaakceptowanych przez Zamawiającego,

— ustawowa zmiana stawki podatku VAT, której zastosowanie nie będzie skutkowało zmianą wartości brutto umowy, zmiana funkcjonalności oprogramowania wynikająca z przyczyn obiektywnych.

Informacje o terminach składania odwołań

Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Terminy dotyczące wniesienia odwołania reguluje art. 182 ustawy Prawo zamówień publicznych.