„Wykonywanie działań informacyjno – promocyjnych dla budowy zakładu termicznego unieszkodliwiania odpadów w koninie oraz rekultywacji trzynastu gminnych składowisk odpadów” w ramach projektu pn: „Uporządkowanie gospodarki odpadami na terenie subregionu konińskiego”

Miejski Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Sp.zo.o. w Koninie

Przedmiotem Zamówienia jest przygotowanie, przeprowadzenie oraz nadzór nad realizacją działań informacyjnych i promocyjnych dla Projektu pn. „Uporządkowanie Gospodarki Odpadami Na Terenie Subregionu Konińskiego”.
Działania informacyjne i promujące muszą być prowadzone zgodnie z aktualnymi wytycznymi Komisji Europejskiej w zakresie projektów współfinansowanych przez Fundusz Spójności, z poszanowaniem unijnych i krajowych przepisów w zakresie informacji i promocji:
1) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007 – 2013 z czerwca 2010 r., „Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” z lipca 2009 roku w celu zapewnienia spójnych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Zasady stosowania znaku, budowania ciągu znaków oraz projektowania tablic i naklejek w promocji projektów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
2) Obowiązek informowania o współfinansowaniu projektów ze środków Unii Europejskiej wynika z art. 69 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.7.2006 roku ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.
3) Zasady dotyczące realizacji ww. obowiązku przez beneficjentów zostały zawarte w art. 8 - 9 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 (zm. Rozporządzeniem Komisji WE Nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 roku) ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.7.2006 roku, ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
4) Podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych określa Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 (zwana dalej Strategią Komunikacji).
3. Zakres prac:
3.1. Informacje podstawowe:
Wszystkie działania wykonywane przez Wykonawcę oraz przygotowane przez niego materiały muszą być zgodne z wymaganiami dyrektyw unijnych i krajowych przepisów oraz wytycznych MRR i zatwierdzone przez Zamawiającego.
Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych to obowiązek państw członkowskich, instytucji zarządzających programami i samych beneficjentów korzystających z pomocy unijnej. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów prawa wspólnotowego (w szczególności z Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006 (zm. Rozporządzeniem Komisji WE Nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 roku), a także z dokumentów krajowych, które w sposób bardziej szczegółowy niż unijne rozporządzenia, określają zasady komunikacji Funduszy Europejskich. Na poziomie krajowym głównymi dokumentami dotyczącymi informacji i promocji są Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013, Plany komunikacji poszczególnych programów oraz „Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”.
Wszelkie duże materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności, obowiązkowo: emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, hasło promocyjne POIiŚ oraz informację o współfinansowaniu projektu.
Zadanie Wykonawcy będzie polegało na przygotowaniu następujących środków przekazu informacji:
Tablice pamiątkowe.
Termin dostarczenia Zamawiającemu – najpóźniej do 60 dni przed zakończeniem każdej z inwestycji wchodzących w skład Projektu.
Przygotowanie projektu graficznego oraz wykonanie tablicy pamiątkowej – szt. 14.
Tablica pamiątkowa powinna być wykonana w sposób umożliwiający zamontowanie jej na ścianie frontowej budynku. Tablica pamiątkowa powinna być wykonana z materiałów trwałych tj. mosiądzu. Tablica powinna być przygotowana według wzoru zamieszczonego w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, oraz „Zasad promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”.Tablica pamiątkowa powinna mieć wymiary 100 cm (szerokość) x 70 cm (wysokość). Dopuszcza się możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Projekt graficzny zostanie przekazany zamawiającemu na płycie CD/DVD. Tablica pamiątkowa powinna zawierać następujące elementy:
a) emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Funduszu Spójności,
b) logo POIiŚ,
c) logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego
d) hasło promocyjne POIiŚ
e) informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt (należy wstawić tytuł projektu) współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”
Tablice informacyjne.
Termin dostarczenia Zamawiającemu – do 30 dni od dnia zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego.
Przygotowanie projektu graficznego oraz wykonanie tablic informacyjnych – szt. 14.
Każda tablica informacyjna powinna być wykonana na stelażu umożliwiającym usytuowanie na stałe w miejscu realizacji inwestycji. Każda tablica powinna być wykonana w technologii gwarantującej jej odporność na negatywny wpływ warunków atmosferycznych, w tym promieni słońca, opadów deszczu oraz wysokich i niskich temperatur. Tablica powinna być przygotowana według wzoru zamieszczonego w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, oraz „Zasad promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013”. Tablica informacyjna powinna mieć wymiary 300 cm (szerokość) x 200 cm (wysokość). Dopuszcza się możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Projekt graficzny zostanie przekazany zamawiającemu na płycie CD/DVD. Tablica informacyjna powinna zawierać następujące elementy:
a) emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Funduszu Spójności,
b) logo POIiŚ,
c) logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego
d) hasło promocyjne POIiŚ
e) informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”
f) tytuł projektu
g) nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego
h) wartość projektu w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN)
i) kwotę dofinansowania z Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do pełnego PLN)
Informacje prasowe (artykuły/konferencje).
a) przygotowywanie (projekt i publikacja) informacji prasowych nt. Projektu. Wymienione działania będą wykonywane w oparciu o dane uzyskane od Zamawiającego; efektem pracy Wykonawcy winny być m.in. następujące publikacje prasowe:
— 15 publikacji (5 w 2012 roku, 5 w 2013 roku, 2 w 2014 roku, 3 w 2015 roku, we wskazanym przez Zamawiającego dzienniku lokalnym oraz wydawnictwie branżowym po jednej publikacji w latach 2012 - 2015, ok. 1 kolumna, kolor,
— 10 publikacji (3 w 2012 roku, 2 w 2013 roku, 2 w 2014 roku, 3 w 2015 roku, w tygodniku regionalnym, ok. 1 kolumny, kolor.
b) zorganizowanie konferencji prasowych: do zadań Wykonawcy będzie należało zorganizowanie co najmniej 6 konferencji prasowych na szczeblu lokalnym dotyczących poszczególnych etapów realizacji Projektu, z udziałem przedstawicieli mediów. Data oraz miejsce zorganizowania konferencji zostaną wskazane przez Zamawiającego.
Do obowiązków Wykonawcy będzie należało:
— opracowanie scenariusza konferencji prasowej,
— opracowanie oraz rozesłanie informacji o konferencji prasowej,
— przygotowanie drukowanych materiałów informacyjnych dla prasy: program spotkania, lista uczestników, informacje o Projekcie,
— prowadzenie konferencji,
— przygotowanie wizytówek (winiety) na stoły konferencyjne.
W miejscach, w których odbywają się konferencje/szkolenia/spotkania należy umieścić flagę Unii Europejskiej oraz logo POIiŚ. Na zaproszeniach, materiałach konferencyjnych/szkoleniowych i innych dokumentach należy umieścić właściwe oznaczenie: emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, hasło promocyjne POIiŚ, a także: logo beneficjenta, logo podmiotu upoważnionego, logo instytucji informację o współfinansowaniu projektu.
Wszystkie materiały Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji Zamawiającemu nie później, niż na 10 dni przed planowaną datą konferencji, za wyjątkiem sytuacji szczególnych.
Publikacje drukowane i elektroniczne.
a) Przygotowanie materiałów filmowych i ich emisja w telewizji:
Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie i emisja materiału filmowego na temat realizacji Projektu (60 - sekundowego w telewizji o zasięgu, lokalnym i regionalnym w godzinach popołudniowych). Każdego roku Wykonawca przygotuje nowy materiał filmowy (łącznie 8 filmów). Przewidywana częstotliwość emisji wynosi po 5 emisji rocznie. Treść materiału filmowego oraz termin emisji winien być uzgodniony z Zamawiającym. Wykonawca winien uzyskać prawa do powielenia powyższych materiałów w ilości po 20 sztuk w formacie DVD, a także przekazać do zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego.
b) Przygotowanie w każdym roku realizacji Projektu po cztery audycje radiowe o zasięgu regionalnym – czas 5 minut.
c) Wyprodukowanie filmowej kroniki dokumentującej w pełni realizację Projektu
d) Wyprodukowanie serii slajdów obrazujących cały okres realizacji Projektu
Materiały audiowizualne dotyczące przedsięwzięcia współfinansowanego przez Unię Europejską winny zawierać wyraźne wskazanie udziału UE (zamieszczenie logo UE i POIiŚ).
Wszystkie działania promocyjne i informacyjne Projektu muszę być zgodne z zasadami promocji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko dostępnymi na stronie internetowej www.pois.gov.pl w zakładce zasady promocji, a w szczególności ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007 – 2013 z załącznikiem nr 1 Narodową Strategią Spójności Księgą Identyfikacji Wizualnej oraz Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 wraz z załącznikiem, Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji.
e) Opracowanie i druk materiałów informacyjnych nt. Projektu: broszury, foldery, ulotki.
Termin przygotowania – do 30 dnia każdego roku trwania umowy.
Wykaz materiałów informacyjnych:
1. Ulotka informacyjna
Ulotki 5 000 sztuk (w 2012 roku - 2 000 szt., w 2013 roku – 2 000 szt., w 2014 roku 1 000 szt.).
Szczegółowy opis materiału.
Format A4 – 3 000 szt.
Format A5 – 2 000 szt.
Gramatura ulotek.
A4: 80g/m2 – 1 200 szt.
120 g/m2 – 900 szt.
170 g/m2 (papier kredowy)– 900 szt.
A5: 80g/m2 – 800 szt.
120 g/m2 – 600 szt.
170 g/m2 (papier kredowy)– 600 szt.
2.Broszura informacyjna
Broszura 3 000 sztuk na 3 lata.
Po 1 000 sztuk na każdy rok: 2012, 2013, 2014.
Szczegółowy opis materiału.
Format A5 – 3 000 szt.
Dwustronna,
Gramatura broszury wnętrze papier offset 100 g, full kolor (4+4), okładka: kreda błyszcząca 200 g, full kolor (4+4), lakier offset błysk, oprawa zeszytowa,
12 stron (+okładka)
3. Folder promocyjny 2015.
6 000 sztuk. Po 1 500 egzemplarzy na każdy rok: 2012, 2013, 2014,2015
Szczegółowy opis materiału.
Format A4-6000 sztuk.
Liczba stron 4.
Papier kreda błyszcząca 135 g, full kolor (4+4).
Konferencje/szkolenia/spotkania informacyjne.
a) zorganizowanie i prowadzenie (przy udziale właściwych specjalistów Wykonawcy) spotkań z mieszkańcami miast Konina, Koła, Słupcy objętych realizacją Projektu.
Planuje się zorganizowanie minimum 3 spotkań informacyjnych z mieszkańcami na początku realizacji projektu.
Do zadań Wykonawcy będzie należało m.in.:
— przygotowanie oraz umieszczenie w miejscach wskazanych przez Zamawiającego plakatów informacyjnych o spotkaniu,
— przygotowanie 30 minutowej prezentacji audiowizualnej Projektu w programie Power Point, która powinna być przedstawiona do akceptacji przynajmniej 7 dni przed planowaną datą spotkania,
— zapewnienie udziału moderatora prowadzącego spotkania,
— zapewnienie udziału co najmniej 2 ekspertów technicznych,
— rozdawanie materiałów informacyjnych w postaci ulotek, folderów, broszur.
b) zorganizowanie co najmniej dwóch konferencji naukowo-dydaktycznych, w roku 2012, uzasadniających słuszność wyboru budowy Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów:
Do zadań Wykonawcy będzie należało m.in.:
— opracowanie programu konferencji, organizacja i obsługa konferencji, w tym obsługa techniczna,
— opracowanie projektu graficznego, druk zaproszeń i ich wysyłka,
— oznaczenie zaproszeń oraz materiałów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi,
— zapewnienie co najmniej 2 prelegentów do wygłoszenia wykładów związanych z projektem, minimum z tytułem doktora,
— zapewnienie osoby prowadzącej konferencję, posiadającej merytoryczne przygotowanie i doświadczenie.
Gadżety promocyjne.
Do Wykonawcy będzie należało przygotowanie oraz wyprodukowanie galanterii reklamowej:
a) notesy formatu A5, 60-kartkowe - 1 000 szt., z logo UE i POIiŚ oraz z odpowiednim z wytycznymi nadrukiem dot. realizowanej Inwestycji. Wykonawca zaproponuje co najmniej 3 projekty graficzne i wzory notesów,
b) długopisy - 1 000 szt., z logo UE i POIiŚ, kolor zielony lub niebieski, loga UE kolorowe, widoczne napisy – tytuł projektu lub adres strony internetowej. Wykonawca zaproponuje, co najmniej 3 projekty graficzne i wzory długopisów,
c) papierowe torebki reklamowe z logo UE i POIiŚ – 500 szt. (wymiary: ok. 260/320/130 mm); torebki winny być papierowe nielakierowane, w kolorze srebrnym lub białym tak, aby zagwarantować czytelność logo, papier gramatura min. 150 g - m 2, sznurek, nadruk dwustronny. Wykonawca zaproponuje 3 projekty graficzne torby papierowej,
d) teczki tekturowe formatu A4 z logo UE i POIiŚ - 1 500 szt., po złożeniu: ok. 230×320 mm, grzbiet 15mm, wykonane z utwardzonego kartonu, pokryte folią -wewnątrz biała okleina, zamykana na gumkę, z trzema zakładkami chroniącymi dokument, kolor: granatowy z nadrukiem. Wykonawca zaproponuje co najmniej 3 projekty graficzne teczek,
e) banery „roll-ups” z logo UE i POIiŚ (przenośne zwijane ścianki ekspozycyjne do wykorzystania podczas prezentacji, spotkań, wywiadów, wystaw lub targów) – 4 szt., Wykonawca zaprojektuje i wykona roll-upy zawierające m.in. informacje na temat realizacji Projektu. Nadruk winien być zabezpieczony dwustronnym laminatem o wysokiej odporności na uszkodzenia, aluminiowa kaseta wymiar: min. 200 cm wys., min. 100 cm szer., jednostronny nadruk, stabilna konstrukcja: składany maszt podtrzymujący baner, z mechanizmem samo nawijającym, dodatkowo sztywny pokrowiec. Wykonawca zaproponuje, co najmniej 3 projekty graficzne banerów,
f) smycze reklamowe - 1 000 szt., materiał PET, nadruk dwustronny, metalowy karabińczyk, szerokość taśmy 15-20 mm, widoczny nadruk loga UE i POIiŚ,
g) ołówki drewniane - 3 000 szt., długość: ok. 190 mm, twardość HB, lakierowane, okrągłe, temperowane, z gumką, kolor jasny (naturalny) z nadrukiem loga UE i POIiŚ,
h) koperty firmowe - 2 000 szt. format: C5 HK (229×162mm), zaklejane po krótkim boku, samoklejący pasek, 80 - 90 g-m2, kolor: biały z nadrukiem loga UE i POIiŚ. Wykonawca zaproponuje projekt graficzny kopert po ustaleniach z Zamawiającym,
i) pendrive 16 GB - 500 szt., obudowa drewniana z nadrukiem logo UE i POIiŚ; dane techniczne: pamięć 16 GB, port USB 2.0 kompatybilne z USB 1.1, obsługiwane systemy operacyjne: Windows 98/NT/ME/2000/XP/VISTA/2008. Wykonawca zaproponuje 3 wzory,
j) flagietki Polski, Miast/Gminy uczestniczących w Projekcie i Unii Europejskiej – po 2 szt., wymiar: ok. 15 x 24 cm. Flagietki zostaną dostarczone do 2 miesięcy od podpisania umowy,
k) stojaki do flagietek – 2 szt., kolor srebrny, 3-ramienny, wysokość ok. 35 cm. Stojaki zostaną dostarczone do 1 miesiąca od podpisania umowy (wraz z flagietkami).
l) kalendarze na lata 2013, 2014 i 2015, 2016 z logo UE i POIiŚ oraz odpowiednim nadrukiem dot. realizowanej Inwestycji:
— kalendarze plakatowe na lata 2013, 2014, 2015, 2016 (4 x 300 szt.), materiał: papier kreda błyszcząca min. 135 g, format co najmniej B2, wykończenie: listwy po krótszych bokach, z zawieszką, kalendarium: zaznaczone święta, imieniny, z odpowiednim nadrukiem dot. realizacji Projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności w ramach POIiŚ. Wykonawca w każdym kolejnym roku przedstawi, co najmniej 2 projekty graficzne kalendarza. Kalendarze plakatowe zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego w następujących ilościach i terminach: na rok 2013 - 300 szt. do 31.10.2012, na rok 2014 - 300 szt. do 31.10.2013 roku, na rok 2015 - 300 szt. do 31.10.2014 roku, na rok 2016 - 300 szt. do 31.10.2015 roku,
— kalendarze książkowe skórzane na lata 2013, 2014, 2015 i 2016 (4 x 60 szt.), format A5 okładka ze skóry, kolor: preferowany granatowy z grawerowanym nadrukiem, kalendarium: papier ecru, trzy dni miesiąca na każdej stronie z zaznaczonymi godzinami (soboty i niedziele razem), standardowa część informacyjna, wstążka, wklejka: 2 strony rozkładówka, druk pełno kolorowy. Wykonawca w każdym kolejnym roku przedstawi co najmniej 2 projekty graficzne i wzory kalendarzy. Kalendarze książkowe zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie ustalonym z Zamawiającym, jednak nie później niż do 15 listopada każdego roku poprzedzającego.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu opracowane przez siebie projekty w/w materiałów w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy. Po akceptacji Zamawiającego, Wykonawca dostarczy wszystkie w/w materiały w ciągu następnych 60 dni (za wyjątkiem kalendarzy).
Strona WWW projektu.
Przygotowanie i aktualizacja strony internetowej Projektu (w formie zakładki do strony http://www.mzgok.konin.pl, na której umieszczane będą na bieżąco wypracowane materiały dotyczące zlecenia. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zamieszczanie artykułów na temat kolejnych etapów realizacji zlecenia.

Termin składania ofert wynosił 2012-02-01. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-12-19.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Unia Sp. z o.o.

• • Miejski Zakład Gospodarki Odpadami Komunalnymi Sp.zo.o. w Koninie

• • Handlowe materiały reklamowe, handlowe katalogi i przewodniki › Materiały reklamowe
• • Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania › Usługi public relations
• • Usługi reklamowe › Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

• • Polska