Wynajem sal na potrzeby przeprowadzenia egzaminów organizowanych przez UKNF
Opis przedmiotu zamówienia.
II. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. Kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego, tj. wynajęcie sal wraz ze sprzętem nagłośniającym tj. mikrofon, wzmacniacz i głośniki na potrzeby przeprowadzenia egzaminów przeprowadzanych przez UKNF ok. 20 egzaminów w roku dla łącznie ok. 4 000 osób:
2. Dwa razy do roku zapewnienie równolegle w tym samym dniu i o tej samej godzinie 4 sal o wielkościach
— powyżej 500 lub 2 x 450-500,
— 60-150,
— 200-450,
— do 60.
3. Zaplecze konferencyjne położone w Warszawie, o wysokim poziomie i jakości usług,
4. Sale szkoleniowe o wysokim standardzie, tj.:
a) wyposażone w ławki, krzesła w ustawieniu szkolnym/egzaminacyjnym i stół prezydialny dla 6 osób– uczestnicy egzaminów muszą siedzieć pojedynczo w ławkach - 1,20 m odległość miedzy zdającymi
b) wyposażone m. in. w tablice szkolne lub/i filpcharty, projektor wyświetlający nazwę egzaminu i godzinę lub zegary dostosowane do wielkości sali pozwalające wszystkim uczestnikom egzaminu jego odczytanie, sprzęt nagłaśniający,
c) zapewniające miejsca dla wstawienia przenośnej stojącej tablicy informacyjnej przed każdą salą egzaminacyjną lub możliwość rozklejania informacji dot. egzaminu blisko sali.
5. Dodatkowe parametry lokalowe:
— Szatnia;
— Każdorazowa zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego (zleceniem) możliwość przygotowania recepcji przed salą wykładową - określenie ilości wejść na poszczególne sale – przy dużej liczbie uczestników np. 500 osób wpuszczanie na sale egzaminacyjną powinno odbywać się przez kilka wejść przy każdych drzwiach stół recepcyjny i 3 krzesła; na każde wejście ok. 60 osób np. dla 500 osób – powinno być 8 wejść;
— Każdorazowo przy wynajęciu sal /sali/ w zakresie przedmiotu zamówienia możliwość udostępnienia pomieszczeń dodatkowych na potrzeby komisji egzaminacyjnych i osób z tzw. obsługi technicznej w których będzie można przechowywać przez cały okres trwania egzaminów rzeczy osobiste, materiały niezbędne do przeprowadzenia egzaminów, w których również będzie można zorganizować catering dla komisji egzaminacyjnych i obsługi technicznej. Pomieszczenie dodatkowe powinno mieścić do 40 osób w układzie konferencyjnym. Dopuszcza się równoległe udostępnienie pomieszczeń dodatkowych, które mieszczą do 6 osób każde w układzie konferencyjnym. Pomieszczenia dodatkowe będą udostępniane zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego (zleceniem);
— Wykonawca zobowiązany będzie do wyposażenia pomieszczeń/pomieszczenia/ dodatkowych w ławki i krzesła w układzie konferencyjnym, wieszak na ubrania;
— Możliwość zmiany zarezerwowanej sali na 3 dni przed egzaminem ze względu na zwiększającą się liczbę uczestników;
— Zaplecze sanitarne.
Lokalizacja: Warszawa – Zamawiający wymaga by lokalizacja oferowanych sal była na terenie Warszawy, w odległości umożliwiającej dotarcie spod Dworca Centralnego jednym środkiem komunikacji miejskiej bez przesiadek (wymagane nie inne niż – metro lub tramwaj lub autobus komunikacji miejskiej) wg rozkładu jazdy Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie oraz znajdujący się w maksymalnej odległości 700 metrów ciągu komunikacyjnego ulicznego od najbliższego przystanku wskazanego w ofercie środka transportu komunikacyjnego.
Zamawiający wymaga by lokalizacja wszystkich oferowanych sal tj. sal zgodnych z wymaganiami Zamawiającego znajdowała się w tym samym budynku lub w budynkach w jednym kompleksie lokalizacyjnym.
Dostępność sali na co najmniej 2 godz. przed egzaminem i 1 godz. po zakończeniu egzaminu w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu szkoleniowego przez organizatorów;
Przewidywane terminy wynajęcia sal:
— luty lub marzec – duża sesja (4 egzaminy w jednym dniu),
— wrzesień-październik-listopad – duża sesja (4 egzaminy w jednym dniu),
— styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec, sierpień, grudzień.
Przewidywana ilość sal i wielkość sal niezbędnych dla realizacji przedmiotowego zamówienia.
Przewidywana ilość zleceń w trakcie realizacji umowy/poszczególne zlecenia mogą zawierać wynajem więcej niż jednej sali/ - 20.
Wymagana wielkość/ilość sal niezbędnych dla realizacji przedmiotowego zamówienia: mieszcząca 60 osób - 4 sale,
/w przypadku wynajmu sal na organizację egzaminów z wymaganą ilością miejsc w układzie szkolnym w ilości do 60 osób/ mieszcząca 150 osób - 11 sal,
/w przypadku wynajmu sal na organizację egzaminów z wymaganą ilością miejsc w układzie szkolnym w przedziale ilościowym 60-150 osób/ mieszcząca 200 osób - 9 sal,
/w przypadku wynajmu sal na organizację egzaminów z wymaganą ilością miejsc w układzie szkolnym w przedziale ilościowym 150-200 osób/ mieszcząca 450 osób - 4 sale,
/w przypadku wynajmu sal na organizację egzaminów z wymaganą ilością miejsc w układzie szkolnym w przedziale ilościowym 200-450 osób/ mieszcząca 500 osób - 7 sal,
/w przypadku wynajmu sal na organizację egzaminów z wymaganą ilością miejsc w układzie szkolnym w przedziale ilościowym 450-500 osób/ mieszcząca powyżej 500 - 5 sal,
/w przypadku wynajmu sal na organizację egzaminów z wymaganą ilością miejsc w układzie szkolnym w ilości powyżej 500 osób/.
Ustawienie szkolne – egzaminacyjne tj. Wykonawca zobowiązany będzie wynająć sale o określonych wyżej wielkościach z ustawieniem - ławka i jedno krzesło 1,20 m odstęp miedzy zdającymi – odległość pomiędzy krzesłami - uczestnicy muszą siedzieć w ławkach pojedynczo oraz stół prezydialny dla 6 osób. Powyższe ustawienie sali należy do obowiązków Wykonawcy. Wykonawca zgodnie ze zleceniem będzie zobowiązany ustawić odpowiednią ilość ławek w sposób j.w. Zamawiający dopuszcza ustawienia ławek w ilości mniejszej niż ilość wynikająca z wielkości sali.
UWAGA!!
Dwa razy do roku przewidywane zapewnienie równolegle w tym samym dniu i o tej samej godzinie 4 sal o wielkościach.
— powyżej 500 lub 2 x 450-500,
— 60-150,
— 200-450,
— do 60.
Przewidywana ilość zleceń w trakcie realizacji umowy z podziałem na ilość godzin wynajmu poszczególnych sal:
Sala mieszcząca 60 osób.
— 2 sale – 0-3 godz,
— 2 sale – 0-4 godz.
Sala mieszcząca 150 osób.
— 4 sale – 0-8 godz,
— 2 sale – 0-6 godz,
— 2 sale – 0-4 godz,
— 2 sale – 0-3 godz,
— 1 sala – 0-4 godz.
Sala mieszcząca 200 osób.
— 2 sale – 0-8 godz,
— 2 sale – 0-4 godz,
— 4 sale – 0-8 godz,
— 1 sala – 0-4 godz.
Sala mieszcząca 450 osób.
— 2 sale – 0-8 godz,
— 2 sale – 0-8 godz.
Sala mieszcząca 500 osób.
— 2 sale – 0-6 godz,
— 3 sale – 0-8 godz,
— 2 sale – 0-8 godz.
Sala mieszcząca powyżej 500 osób.
— 2 sale – 0-6 godz,
— 3 sale – 0-8 godz.
Niezbędne wyposażenie sal: ustawienie ławek – szkolne (egzaminacyjne tj. jak w opisie powyżej w tabeli – jedna osoba w ławce stół prezydialny dla 6 osób) rzutnik zegar tablica szkolna flipchart sprzęt nagłaśniający tj mikrofon, wzmacniacz i głośniki sale powyżej 100 osób powinny mieć 2 i więcej wejść (na każde wejście ok. 60 osób) np. dla 500 osób – 8 wejść przed drzwiami do sal – wykonawca ma zapewnić ławkę szkolną i 3 krzesła dla obsługi technicznej egzaminu.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zrezygnowania z wymienionych wyżej elementów wyposażenia sal zgodnie ze zleceniem.
Dodatkowe wymagania zaplecze socjalne:
Wykonawca każdorazowo przy wynajmowaniu sali /sal/ egzaminacyjnej zobowiązany jest zapewnić zaplecze socjalne (szatnię) dla uczestników egzaminu w tym samym budynku, w którym wynajęte są sale egzaminacyjne oraz zaplecze sanitarne.
Zaplecze socjalne:
Wykonawca każdorazowo przy wynajmowaniu sali /sal/ egzaminacyjnej zobowiązany jest zapewnić.
1. Dodatkowe pomieszczenie w układzie konferencyjnym (a) dla komisji egzaminacyjnej w trakcie trwania egzaminów (jeden lub więcej pomieszczeń) w tym samym budynku, w którym wynajęte są sale egzaminacyjne.
2. Dodatkowe pomieszczenie w układzie konferencyjnym dla osób z obsługi technicznej egzaminu w trakcie trwania egzaminów (maksymalnie do 40 osób) w tym samym budynku, w którym wynajęte są sale egzaminacyjne. Dopuszcza się równoległe udostępnienie pomieszczeń dodatkowych o mniejszej wielkości tj.: które mieszczą do 6 osób każde w układzie konferencyjnym i łącznie do 40 osób. Pomieszczenia dodatkowe będą udostępniane zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego (zleceniem).
Wykonawca musi zapewnić możliwość oklejania przez obsługę techniczną budynku na zewnątrz i wewnątrz informacjami o egzaminie.
Możliwość zmiany rezerwacji sal na 3 dni przed egzaminem – zamiana sali z mniejszej na większa lub odwrotnie.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-06-27.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-06-15.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2011-06-15
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2011-06-29
|
Dodatkowe informacje
|