Zakup aplikacji portalu do szkoleń na odległość - platformy e-learningowej wraz z zintegrowaną platformą komunikacji synchronicznej i systemem wsparcia administracji ORPEG

Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą

Przedmiotem zamówienia jest zakup aplikacji portalu do szkoleń na odległość - platformy e-learningowej wraz z zintegrowaną platformą komunikacji synchronicznej i systemem wsparcia administracji ORPEG.
Planuje się docelowo uczestnictwo 2 000 użytkowników systemu, w tym ok. 200 zalogowanych jednocześnie w trybie online w komunikacji synchronicznej lub więcej w przypadku transmisji jednostronnej.
W ramach realizacji zamówienia Zamawiający oczekuje, aby zaprojektowany i zbudowany przez Wykonawcę system spełniał następujące wymagania:
1. użytkownicy systemu:
1.1 nauczyciele:
1) prowadzący lekcje i konsultacje, koła zainteresowań kursy, wykłady przez Internet,
2) obsługujący, sprawdzający i oceniający prace kontrolne,
3) doradcy metodyczni – osoby wytwarzające treści edukacyjne oraz zajmujące się oceną i szkoleniem nauczycieli prowadzących konsultacje,
1.2 uczniowie:
1) uczestniczący w procesie kształcenia na odległość (mogą brać udział w konsultacjach przez Internet, zaliczają prace kontrolne, zdają coroczny egzamin, konkursach, wykładach otwartych),
2) uczestnicy stacjonarnych systemów nauczania oraz uczący się poza polskim system oświaty – mogą brać udział w kołach zainteresowań przez Internet, konkursach, wykładach otwartych,
1.3 rodzice uczniów,
1.4 inni użytkownicy systemu, a w szczególności:
1) administratorzy procesu edukacyjnego – osoby umieszczające treści w systemie, zajmujące się planowaniem, kontrolą i rozliczaniem finansowym procesu kształcenia na odległość i stacjonarnego,
2) administratorzy systemu,
3) księgowość,
4) goście;
2. najważniejsze obiekty systemu:
najważniejsze obiekty systemu, z którymi związane są wymagania funkcjonalne aplikacji,
2.1. lekcje i konsultacje, kursy, wykłady, spotkania kół zainteresowań
Zajęcia przeprowadzane przez Internet za pośrednictwem Platformy, z udziałem nauczyciela i uczniów, rodziców, doradcy metodycznego, gości:
1) pełna lekcja trwa 60 minut w formie wykładu oraz 30 minutowej sesji pytań i odpowiedzi w formie konsultacji - możliwa jest realizacja lekcji w innej dowolnej skali czasowej,
2) lekcje mogą być zgrupowane w kursy,
3) do przeprowadzenia lekcji niezbędne jest przygotowanie materiałów multimedialnych, możliwych do zaprezentowanych przez nauczyciela w ciągu 60 minut lub w innej dowolnej skali czasowej,
4) podczas wykładu, nauczyciel omawia prezentowany zalogowanym uczniom materiał multimedialny, możliwe jest zadawanie pytań przez nauczyciela i uczniów. Przebieg lekcji jest rejestrowany cyfrowo w formie nagrania audio-wideo,
5) uczniowie mogą uzyskać dostęp do materiałów za pośrednictwem Platformy - podczas lekcji, bądź po jej zakończeniu, poprzez odtworzenie na platformie bądź pobranie na własny komputer (off-line),
6) materiał pobierany/odtwarzany po zakończeniu lekcji zawiera pełne nagranie przebiegu lekcji multimedia wraz z komentarzem nauczyciela oraz zapisem interakcji nauczyciela z uczniami,
7) nauczyciel może zadać uczniom pracę domową, której złożenie może być monitorowane przez system platformy,
8) uczniowie mogą przekazywać nauczycielowi pytania, pliki, obraz i dźwięk z posiadanych kamer,
9) wszyscy uczestnicy lekcji mogą korzystać ze wspólnego obszaru roboczego - wirtualnej tablicy – umożliwiającej wprowadzanie znaków alfanumerycznych przy użyciu fizycznej klawiatury, a także symboli zdefiniowanych w klawiaturach bądź tabelach ekranowych (np. symbole matematyczne, chemiczne itp.) oraz grafiki wprowadzanej z wykorzystaniem tabletu bądź myszy,
10) kompletne kursy i lekcje mogą być zapisywane jako szablon, w celu powtórzenia tej samej lekcji dla innej grupy uczniów,
11) system zaproponuje kilka standardowych formatów samych lekcji lub kursów,
12) system umożliwi realizację wykładów w postaci jednokierunkowej transmisji wideo, także dla niezalogowanych użytkowników (tzw. wykłady otwarte),
13) system umożliwi realizację konkursów i kół zainteresowań,
14) lekcje mogą być przygotowane na podstawie wprowadzonych do platformy przez metodyków scenariuszy lekcji;
2.2. prezentacja multimedialna:
podstawowy materiał do prowadzenia lekcji przez nauczyciela:
1) możliwa do przygotowania przy użyciu aplikacji typu desktop bądź bezpośrednio w Platformie,
2) zamieszczona w sposób umożliwiający pobranie jako niezależny dokument, niezależnie od możliwości obejrzenia nagrania video z lekcji przeprowadzonej na Platformie z wykorzystaniem prezentacji;
2.3. prace kontrolne:
potwierdzenie wiedzy nabytej w procesie kształcenia na odległość, obowiązkowe dla wszystkich uczestników tego procesu:
1) aktualnie przesyłana do ORPEG w formie papierowej - arkusza, wypełnionego przez uczniów,
2) docelowo: forma elektroniczna po zalogowaniu się ucznia do systemu za pomocą strony www,
3) w przypadku dostarczenia pracy w wersji papierowej rejestracja i obróbka w systemie elektronicznym;
3. procesy w systemie:
3.1. przed rozpoczęciem roku szkolnego:
1) utworzenie planu finansowego – opracowanie planu przychodów i wydatków budżetowych,
2) pozyskanie nauczycieli do prowadzenia lekcji – obejmuje przeprowadzenie postępowań na prowadzenie lekcji, zawarcie i rejestrację umów,
3) rejestracja uczniów – rejestracja zgłoszeń na konsultacje online,
4) utworzenie klas, grup bądź kół zainteresowań – poprzez przydzielenie zgłoszonych uczestników,
5) przydział obowiązków nauczycieli i pracowników administracji,
6) opracowanie planu lekcji,
7) opracowanie prac kontrolnych – pozyskanie prac kontrolnych od nauczycieli, rejestracja w systemie i publikacja w serwisach www;
3.2. w trakcie roku szkolnego:
1) opracowanie scenariusza zajęć,
2) opracowanie materiałów – utworzenie prezentacji multimedialnej, zamieszczenie w aplikacji,
3) przeprowadzenie zajęć,
4) przeprowadzenie konkursów,
5) modyfikacje planu lekcji – ad hoc i stałe zmiany,
6) publikacja materiałów – nagrania z konsultacji oraz prezentacji multimedialnej,
7) obsługa prac kontrolnych,
8) rozliczanie wykonania umów – w zakresie zgodności liczby i czasu przeprowadzonych lekcji; generowanie rachunków,
9) kontrola wykonania planów finansowych – zbieranie sprawozdań ze szkół,
10) obsługa korespondencji z nauczycielami i uczniami (rodzicami) – rejestracja obiegu dokumentów papierowych,
11) obsługa powiadomień użytkowników o zdarzeniach – m.in. zmianach w planie lekcji, informacje o terminach (prac kontrolnych, egzaminów klasyfikacyjnych); możliwość jednoczesnej publikacji w serwisach www,
12) obsługa komunikacji rodziców z nauczycielami,
13) obsługa forów dyskusyjnych,
14) obsługa sprawozdań finansowych,
15) monitoring i raportowanie procesów edukacyjnych;
3.3. na zakończenie roku szkolnego:
1) przeprowadzenie egzaminów klasyfikacyjnych,
2) zgromadzenie i zarchiwizowanie arkuszy ocen,
3) ewaluacja procesów edukacyjnych;
3.4. procesy przewidywane do realizacji w przyszłości:
1) system tworzenia raportów zgodny z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11.10.2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych,
2) kontrolowanie procesu nauczania - pod kątem zgodności z planem nauczania wg aktualnego stanu prawnego, ocena materiałów publikowanych w systemie przez metodyków,
3) prowadzenie szkoleń dla nauczycieli,
4) opracowanie materiałów metodycznych – organizacja procesu pozyskiwania autorów (postępowania konkursowe), obsługa procesu publikacji materiałów (zamieszczenie, edycja, zatwierdzenie, publikacja, archiwizacja);
4. specyfikacja funkcjonalna:
poniższy opis zawiera listę pożądanych funkcjonalności systemu, realizujących kluczowe procesy zachodzące u Zamawiającego. Proste funkcje odzwierciedlają opisy procesów wymienione w poprzednim rozdziale, procesy złożone zostały zdekomponowane na poszczególne funkcje, wymagane do ich realizacji.
Wstęp:
procesy zachodzące w ORPEG mogą być częściowo organizowane w formie projektów, tj. umożliwiać wykonanie w odpowiedniej kolejności poniższych kroków:
1) definiowanie zadań do wykonania,
2) przypisywanie osób odpowiedzialnych za wykonanie zadania,
3) definiowanie zasobów wymaganych do wykonania zadania,
4) definiowanie kosztów wykonania zadania na podstawie budżetu jednostki organizacyjnej,
5) definiowanie terminu wykonania zadania,
6) definiowanie pożądanych efektów zadania,
7) definiowanie powiadomień o nadchodzących, osiągniętych i przekroczonych terminach wykonania zadań,
8) oznaczanie stopnia wykonania zadania,
9) oznaczanie wykorzystania zasobów i kosztów.
System projektowany powinien umożliwiać zdefiniowanie typowych dla danej jednostki organizacyjnej powiązań w projekcie, np. obsługa zadań w projekcie/procesie „Opracowanie prac kontrolnych” powinna być przypisana do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej w ORPEG.
Lista funkcji:
4.1. utworzenie planu finansowego – opracowanie planu przychodów i wydatków budżetowych,
4.1.1. tworzenie budżetów dla jednostek organizacyjnych ORPEG:
1) definiowanie nowego budżetu przypisanego do jednostki,
2) tworzenie planu budżetowego przez osoby uprawnione w jednostce,
3) zatwierdzanie budżetu jednostki przez księgowość ORPEG,
4) konsolidowanie budżetów jednostek w ogólnym budżecie ORPEG;
4.1.2. tworzenie centralnego planu budżetowego ORPEG;
4.2. pozyskanie nauczycieli do prowadzenia lekcji i konsultacji on-line – obejmuje przeprowadzenie postępowań na prowadzenie lekcji i konsultacji on-line, zawarcie i rejestrację umów,
4.2.1. opracowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego,
4.2.2. publikacja ogłoszenia w serwisach www,
4.2.3. składanie ofert z wykorzystaniem formularzy,
4.2.4. ocena złożonych ofert (formalna i merytoryczna),
4.2.5. rejestracja umowy z wybranym nauczycielem - wprowadzenie do systemu kluczowych warunków (dane osobowe nauczyciela, liczba godzin, wysokość wynagrodzenia, przedmiot);
4.3. rejestracja uczniów – rejestracja zgłoszeń na lekcje i konsultacje on-line,
4.3.1. publikacja informacji o dostępnych konsultacjach w serwisie www,
4.3.2. rejestracja przychodzących zgłoszeń - formularze umożliwiające wypełnienie wniosku online oraz rejestracja wniosków nadchodzących pocztą w formie papierowej;
4.4. utworzenie klas – przydzielenie zgłoszonych uczniów do klas,
4.4.1. automatyczne, proporcjonalne przydzielenie zgłoszonych uczniów zgodnie z wybranymi przez uczniów przedmiotami konsultacji,
4.4.2. możliwość edycji przydziału automatycznego,
4.4.3. możliwość ręcznego utworzenia nowych klas i przydzielania uczniów,
4.4.4. tworzenie i modyfikowanie planu lekcji;
4.5. przydział obowiązków nauczycieli i pracowników administracji;
4.6. opracowanie prac kontrolnych – pozyskanie prac kontrolnych od nauczycieli, rejestracja w systemie i publikacja w serwisach www,
4.6.1. wybór formy elektronicznej bądź papierowej,
4.6.2. publikacja prac kontrolnych w serwisach www;
4.7. opracowanie lekcji – utworzenie prezentacji multimedialnej, zamieszczenie w aplikacji,
4.7.1. wybór tematu lekcji zgodnie z odpowiednimi kryteriami (np. wiek uczniów bądź klasa, przedmiot, obszar tematyczny, temat),
4.7.2. wybór materiałów przyporządkowanych do tematu lekcji – przeznaczonych do prezentacji oraz materiałów metodycznych dla nauczyciela,
4.7.3. przydzielenie wybranych materiałów (tekst, multimedia) do tworzonej lekcji,
4.7.4. ładowanie plików z lokalnego komputera i przypisywanie do tworzonej lekcji,
4.7.5. nagrywanie komentarza audio i video,
4.7.6. tworzenie ilustracji (wirtualna tablica) – z wykorzystaniem peryferiów (mysz, tablet) bądź z gotowych tablic wzorów, schematów i innych obiektów,
4.7.6.1. przypisywanie wirtualnych tablic do grup uczniów;
4.8. przeprowadzenie lekcji,
4.8.1. automatyczne uruchomienie nagrywania przebiegu lekcji, nagrywanie na żądanie przez uczniów,
4.8.2. połączenie i autoryzacja nauczyciela i uczniów,
4.8.3. wielostronne połączenia audio i video nauczyciela z uczniami,
4.8.4. automatyczne wykrywanie szybkości łącza i sugerowanie ustawień,
4.8.5. prezentacja materiałów multimedialnych z możliwością jednoczesnego przekazu audio i video oraz wykorzystywaniem wieloosobowego dostępu do wirtualnej tablicy,
4.8.6. definiowanie grup uczniów podczas lekcji,
4.8.7. przesyłanie plików,
4.8.8. rejestracja obecności użytkowników,
4.8.9. rozliczanie czasu pracy nauczyciela zgodnie z warunkami umowy,
4.8.10. publikacja zarejestrowanej lekcji w serwisie www;
4.9. modyfikacje planu lekcji – ad hoc i stałe zmiany,
4.9.1. zgłoszenie przesunięcia terminu pojedynczej lekcji przez nauczyciela,
4.9.2. zgłoszenie stałej zmiany;
4.10. ocena prac kontrolnych,
4.10.1. rejestracja przychodzących w formie korespondencji pocztą tradycyjną prac kontrolnych w wersji papierowej,
4.10.2. rejestracja prac kontrolnych wprowadzanych przez uczniów elektronicznie z wykorzystaniem formularzy oraz dokumentów elektronicznych,
4.10.3. automatyczne przydzielanie nauczycieli oceniających prace do zarejestrowanych prac,
4.10.4. śledzenie prac przesyłanych w papierowej formie pisemnej, od momentu zarejestrowania, do przesłania ocenionej pracy pocztą zwrotną do ucznia,
4.10.5. wprowadzanie ocen i komentarzy do prac przez nauczycieli;
4.11. rozliczanie wykonania umów – w zakresie zgodności liczby i czasu przeprowadzonych lekcji; generowanie rachunków;
4.12. kontrola wykonania planów finansowych – zbieranie sprawozdań ze szkół,
4.12.1. wprowadzanie tygodniowych sprawozdań w formie listy wydatków (faktur wraz z przypisaniem do odpowiedniej kategorii) przez osoby odpowiedzialne w jednostkach organizacyjnych ORPEG,
4.12.2. generowanie sprawozdań z wykonania budżetów dla projektów, jednostek organizacyjnych i sprawozdania zagregowanego dla ORPEG;
4.13. obsługa korespondencji z nauczycielami i uczniami (rodzicami) – rejestracja obiegu dokumentów papierowych;
4.14. obsługa powiadomień użytkowników o zdarzeniach – m.in. zmianach w planie lekcji, informacje o terminach (prac kontrolnych, egzaminów klasyfikacyjnych); możliwość jednoczesnej publikacji w serwisach www;
4.15. przeprowadzenie egzaminów klasyfikacyjnych,
4.15.1. publikacja informacji o dostępnych terminach egzaminów w serwisach www,
4.15.2. deklaracje rodziców o wyborze terminu,
4.15.3. wprowadzenie ocen z egzaminów;
4.16. zgromadzenie i zarchiwizowanie arkuszy ocen,
4.16.1. możliwość wprowadzenia ocen przez nauczycieli w placówkach za granicą,
4.16.2. możliwość wydrukowania częściowo wypełnionych świadectw;
4.17. tworzenie różnych raportów zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11.10.2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych,
4.17.1. obsługa Systemu zgodnie z obowiązującym stanem prawnym,
4.17.2. możliwość wprowadzania automatycznych i na żądanie aktualizacji;
4.18. kontrolowanie procesu nauczania - pod kątem zgodności z planem nauczania wg aktualnego stanu prawnego, ocena materiałów publikowanych w systemie przez metodyków;
4.19. prowadzenie szkoleń dla nauczycieli,
4.19.1. tworzenie ścieżek szkoleniowych, zawierających elementy obowiązkowe do zaliczenia przez nauczyciela,
4.19.2. możliwość prowadzenie konsultacji przez więcej niż jednego nauczyciela;
4.20. opracowanie materiałów metodycznych – organizacja procesu pozyskiwania autorów, obsługa procesu publikacji materiałów (zamieszczenie, edycja, zatwierdzenie, publikacja, archiwizacja);
4.21. obsługa komunikacji rodziców z nauczycielami,
4.21.1. wysyłanie wiadomości zwykłych,
4.21.2. wysyłanie wiadomości specjalnych; związanych z wystąpieniem określonego zdarzenia – informacja o przewidywanej nieobecności, żądanie przeniesienia ucznia do innej grupy, etc. Możliwość wprowadzania szablonów i definiowania przepływu akcji (workflow) przez osoby uprawnione,
4.21.3. możliwość oceny postępów w nauce według zdefiniowanego w szablonach zestawu kryteriów.

Termin składania ofert wynosił 2011-07-01. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-05-30.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • My Network Polska Sp. z o.o.

• • Ośrodek Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą

• • Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia › Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania

• • Polska