Zakup usług hotelarsko – restauracyjnych wraz z obsługą narad, spotkań i szkoleń oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodku szkoleniowym
I. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko – restauracyjnych wraz z obsługą narad, spotkań i szkoleń oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodku szkoleniowym, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka szkoleniowego głównego, oraz co najmniej dwóch ośrodków szkoleniowych określonych poniżej w punkcie „Ośrodki dodatkowe”, wraz z obsługą narad, spotkań i szkoleń zwanych dalej „szkoleniami”. Ośrodek główny ma być położony poza granicami administracyjnymi miasta stołecznego Warszawy, nie dalej jednak niż w promieniu 60 km od biura Centrali ARiMR w Warszawie, ul. Poleczki 33.
Na obsługę szkoleń składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń:
1) zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń,
2) techniczna obsługa szkoleń, w tym zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego,
3) transport dla uczestników szkoleń.
Zamówienia mogą być realizowane do wyczerpania kwoty wynagrodzenia wskazanej w umowie, nie dłużej jednak niż od dnia zawarcia umowy do 31.12.2012 r.
Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia.
W ośrodkach będą odbywać się 1 - 3 dniowe szkolenia. Zamawiający będzie składał zamówienia faksem lub drogą elektroniczną, najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanym terminem szkolenia, natomiast ostateczna liczba uczestników potwierdzona będzie nie później niż 3 dni przed terminem szkolenia, w formie pisemnej z dokładnością do 10 % uczestników szkolenia. W ośrodku głównym będą organizowane szkolenia dla nie więcej niż 100 osób jednorazowo, w ośrodkach dodatkowych będą organizowane szkolenia dla nie więcej niż 50 osób jednorazowo.
Wszystkie pokoje, sale konferencyjne, stołówka muszą mieścić się, w co najwyżej 3 budynkach. Odległość pomiędzy wszystkimi budynkami nie może być większa niż 300 m.
Wykonawca w ośrodku głównym zobowiązany jest zapewnić:
1) zakwaterowanie maks. 100 osób / dzień,
2) wyżywienie z serwisem kawowym maks. 100 osób / dzień,
3) wynajem od 1 do 5 sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem / dzień,
4) zapewnienie autokarów dla maks. 100 osób z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do miejsca szkolenia, po zakończeniu szkolenia z ośrodka szkoleniowego do miejsca wskazanego przez Zamawiającego,
5) usługa hotelarska zorganizowana zostanie w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub obiekcie hotelarskim, ośrodku szkoleniowym spełniającym standardy hotelu co najmniej trzygwiazdkowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.8.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169),
6) personel ośrodka zatrudniony do obsługi szkoleń organizowanych dla Zamawiającego powinien posiadać kwalifikacje odpowiadające rodzajowi świadczonych usług, zaś liczba personelu powinna zapewnić sprawną obsługę grupy.
Minimalne wymagania dotyczące ośrodka głównego:
1) pokoje 1 i 2 osobowe
2) co najmniej 5 sal konferencyjnych z wyposażeniem, w tym:
— jedna sala o powierzchni powyżej 120 m2 z możliwością pomieszczenia 100 osób w ustawieniu zapewniającym możliwość zajęcia przez uczestników miejsc za stołem lub biurkiem z możliwością notowania,
— jedna sala o powierzchni powyżej 60 m2 z możliwością pomieszczenia 50 osób w ustawieniu zapewniającym możliwość zajęcia przez uczestników miejsc za stołem lub biurkiem z możliwością notowania,
— jedna sala wyposażona (na okres szkolenia) w co najmniej 20 stanowisk komputerowych podłączonych do sieci wewnętrznej,
— 2 sale mogące pomieścić po 40 osób w ustawieniu zapewniającym możliwość zajęcia przez uczestników miejsc za stołem lub biurkiem z możliwością notowania.
W/w sale powinny być klimatyzowane z możliwością utrzymania stałej temperatury w przedziale 20-23ºC, z dostępem do Internetu, nagłośnieniem (mikrofony bezprzewodowe), wyposażone w ekran do prezentacji, tablice flipchart, rzutniki multimedialne (co najmniej 5 - po jednym w każdej sali), komputery do prowadzenia prezentacji (co najmniej 5 - po jednym w każdej sali). Jedna z sal (na okres szkolenia) powinna mieć kabinę do prowadzenia tłumaczeń symultanicznych. Przy każdej sali powinna znajdować się toaleta oraz miejsce na podanie serwisu kawowego.
3) zapewnienie serwisu kawowego (kawa, herbata, woda, ciastka),
4) ośrodek z bezpłatnym, strzeżonym, dozorowanym lub ogrodzonym, zamkniętym parkingiem.
5) dźwigi powyżej 3 kondygnacji
6) hall recepcyjny minimum 30 m2
Zakwaterowanie w ośrodku głównym:
1) Noclegi w pokojach 1-osobowych ogrzanych do temperatury min.20ºC (z łazienką, wc, kabiną prysznicową lub wanną, lustrem, ciepłą i zimną wodą przez całą dobę, odbiornikiem TV, koszem na śmieci, szafką nocną, stołem oraz krzesłem, wykładziną dywanową na podłodze). W pokojach powinna być zapewniona woda mineralna do picia w ilości 0,5 litra na uczestnika na dzień oraz szklanka. Przewiduje się wynajem maks. 30 pokoi /dzień.
2) Noclegi w pokojach 2-osobowych ogrzanych do temperatury min. 20ºC z dwoma pojedynczymi łóżkami (z łazienką, wc, kabiną prysznicową lub wanną, lustrem, ciepłą i zimną wodą przez całą dobę, odbiornikiem TV, koszem na śmieci, szafką nocną przy każdym łóżku, stołem oraz krzesłami, wykładziną dywanową na podłodze). W pokojach powinna być zapewniona woda mineralna do picia w ilości 0,5 litra na uczestnika na dzień oraz szklanka.
Sala restauracyjna w ośrodku głównym:
Sala restauracyjna, w której będą podawane obiady oraz śniadania i kolacje powinna być wyposażona w stoły i krzesła w ilości adekwatnej do liczby uczestników danego szkolenia i zapewniać możliwość spożycia posiłku grupy liczącej 100 osób w ciągu 60 minut.
Wyżywienie w ośrodku głównym:
1) śniadanie z przynajmniej jednym ciepłym posiłkiem oraz kawą i herbatą, w tym śmietanka do kawy, cytryna, cukier.
2) obiad dwudaniowy z deserem i napojami (kompot, woda mineralna lub soki),
3) kolacja z przynajmniej jednym ciepłym posiłkiem i napojami, w tym herbata, kawa,
4) serwis kawowy do 3 x dziennie (kawa, herbata, woda, ciastka, w tym śmietanka do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana).
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił zastawę stołową stosownie do ilości uczestników szkolenia, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach.
Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych.
Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Posiłki powinny zostać wydane w czasie umożliwiającym ich spożycie przez wszystkich uczestników w wyznaczonych godzinach.
Możliwość zamówienia w czasie trwania szkolenia posiłków wegetariańskich dla nie więcej niż 10 % uczestników szkolenia.
Ośrodki dodatkowe.
Wykonawca na żądanie Zamawiającego zapewni możliwość wykorzystania nie mniej niż dwóch ośrodków dodatkowych, w których będzie możliwość zorganizowania szkoleń dla grup liczących do 50 osób. Jeden z ośrodków powinien być położony w województwie Śląskim, Małopolskim lub Świętokrzyskim, a drugi w województwie Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Wielkopolskim lub Kujawsko-Pomorskim.
Ośrodki powinny dysponować:
1) salą konferencyjną z możliwością pomieszczenia 50 osób w ustawieniu zapewniającym możliwość zajęcia przez uczestników miejsc za stołem lub biurkiem z możliwością notowania. W/w sala powinna być klimatyzowana z możliwością utrzymania stałej temperatury w przedziale 20 - 23ºC, z dostępem do internetu, nagłośnieniem, wyposażona w ekran do prezentacji, tablicę flipchart, rzutnik multimedialny oraz komputer do prowadzenia prezentacji;
2) pokojami 1-osobowymi o powierzchni nie mniejszej niż 9 m2 i pokojami 2-osobowymi o powierzchni nie mniejszej niż 14 m2 dla grupy liczącej 50 uczestników zgodnymi z opisem jak w punkcie Zakwaterowanie w ośrodku głównym. Przewiduje się wykorzystanie max. 30 pokoi jednoosobowych;
3) możliwościami wyżywienia grupy liczącej 50 uczestników zgodnie z następującymi warunkami:
— śniadanie z przynajmniej jednym ciepłym posiłkiem oraz kawą i herbatą, w tym śmietanka do kawy, cytryna, cukier,
— obiad dwudaniowy z deserem i napojami (kompot, woda mineralna lub soki),
— kolacja z przynajmniej jednym ciepłym posiłkiem i napojami, w tym herbata, kawa,
— serwis kawowy 2 x dziennie (kawa, herbata, woda, ciastka, w tym śmietanka do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana).
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił zastawę stołową stosownie do ilości uczestników szkolenia, obrusy na nakrycie stołów, serwetki jednorazowe w serwetnikach.
Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń plastikowych.
Godziny posiłków zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Posiłki powinny zostać wydane w czasie umożliwiającym ich spożycie przez wszystkich uczestników w wyznaczonych godzinach.
Możliwość zamówienia w czasie trwania szkolenia posiłków wegetariańskich dla nie więcej niż 10 % uczestników szkolenia.
Ośrodek z bezpłatnym, strzeżonym, dozorowanym lub ogrodzonym, zamkniętym parkingiem.
W przypadku wykorzystania ośrodka dodatkowego oraz świadczenia usług transportowych do i z ośrodka dodatkowego, Wykonawca będzie stosował ceny nie wyższe niż podane w ofercie.
Pozostałe wymagania dla ośrodka głównego i ośrodków dodatkowych:
Wykonawca musi zapewnić:
— miejsce na przechowanie bagażu dla uczestników w przypadku, gdy doba hotelowa będzie się kończyć wcześniej niż szkolenie,
— miejsce na przechowywanie materiałów promocyjnych i szkoleniowych oraz sprzętu (laptop, rzutnik) w wyodrębnionym, zamkniętym pomieszczeniu,
— możliwość wykorzystania urządzeń typu: drukarka, kserokopiarka w czasie trwania szkolenia. Zamawiający przewiduje wydruk nie więcej niż 100 stron formatu A4 (wydruk czarno-biały) podczas jednego szkolenia,
— zapewnienie co najwyżej pięcioletniego autokaru, mogącego pomieścić co najmniej 50 osób, w celu przewiezienia uczestników szkolenia z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do ośrodka szkoleniowego, a po zakończeniu szkolenia z ośrodka szkoleniowego do miejsca wskazanego przez Zamawiającego,
— Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamawiania usługi przewozu autokarem uczestników szkolenia również w trakcie jego trwania.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-07-21.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-06-20.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2011-06-20
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2011-10-10
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|