Zakup usług konferencyjnych (m. in. wynajem sali wykładowej) w związku z organizacją wykładu laureata nagrody im. Nobla prof. Myrona S. Scholesa
Przedmiotem zamówienia jest:
Zakup usług konferencyjnych w dniu 30.8.2011 roku (m.in. wynajem sali konferencyjnej wraz z usługą cateringową) na wykład laureata nagrody im. Nobla prof. Myrona S. Scholesa.
Kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego w hotelu na spotkanie w dniu 30.8.2011 roku obejmujące:
— salę konferencyjną o pow. co najmniej 350 m kw., mieszczącej min. 400 krzeseł dla uczestników w ustawieniu teatralnym (liczba miejsc siedzących powinna być o 10 % większa niż liczba osób, dla której zamówiono usługę cateringową) wraz ze sprzętem do prezentacji i odpowiednią scenografią, sprzętem do tłumaczenia i nagłośnienia, w godz. 8:00 – 15:00,
— usługę cateringową w godz. 9:00-14:00, dla 400 uczestników (szczegóły dotyczące ustawienia do uzgodnienia z Zamawiającym),
— salę do dyspozycji prelegentów oraz Zamawiającego, w godz. 9:00-15:00 (wyposażonej w stół i fotele dla 6 osób).
Wymagania względem hotelu:
— reprezentacyjny hotel na terenie Warszawy o wysokim poziomie i jakości usług – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki), położony w dzielnicy Śródmieście lub w dzielnicach przylegających bezpośrednio do dzielnicy Śródmieście tj: Żoliborz, Wola, Ochota lub Mokotów.
Wymagania względem powierzchni konferencyjnej:
— sala konferencyjna o wysokim standardzie, spełniająca następujące wymagania:
— klimatyzowana,
— wyposażona w 2 projektory multimedialne (rzutniki), sprzęt nagłaśniający, 6 mikrofonów bezprzewodowych, 1 mikrofon przewodowy (przy mównicy) oraz co najmniej 400 krzeseł (w uzgodnionym z Zamawiającym ustawieniu),
— wyposażona w oświetloną i odpowiednio skomponowaną scenografię (montaż i demontaż scenografii, wraz z dostarczeniem potrzebnych do budowy scenografii elementów, zapewniony przez Wykonawcę) o następujących elementach:
—— scena zbudowana z modułów (podestów) o maksymalnych wymiarach 14 m x 4 m, obita wykładziną w kolorze granatowym, wraz ze stołem prezydialnym dla 5 osób (pełnym, przykrytym suknem z draperią od frontu), mównicą (z tablicą z logo KNF umieszczonym na jej froncie) i flipchartem,
—— zastawka o maksymalnych wymiarach 14 m x 5 m (obita materiałemw kolorze granatowym) z max. 2 ekranami projekcyjnymi (do wyświetlania obrazu z projektora) zapewniającymi widoczność wyświetlanego obrazu z każdego miejsca (krzesła) w sali oraz z max. 2 logotypami przestrzennymi z pianki: Komisji Nadzoru Finansowego (z pełną nazwą instytucji), o wymiarach 3 m x 1,2 m oraz/lub CEDUR, o wymiarach 1,2 m x 1,5 m,
—— element dekoracyjny – bukiet kwiatów w koszu;
Zamawiający może zdecydować się na mniejsze wymiary sceny i zastawki (w zależności od wymiarów sali konferencyjnej):
— umożliwiająca umieszczenie sprzętu do prezentacji zapewnionego przez Wykonawcę (dwóch ekranów, flipchartu) w sposób nie kolidujący z prowadzącym i pozwalający na swobodne odczytanie tekstu z każdego miejsca (krzesła) w sali;
— wyposażona na czas spotkania w kabinę i sprzęt do tłumaczenia symultanicznego oraz zestawy słuchawkowe (odbiorniki) dla 100 gości, wraz z obsługą techniczną (Wykonawca zapewnia rozdawanie gościom słuchawek) oraz możliwością nagrywania przez Zamawiającego transmitowanego (przez system nagłaśniający oraz przez nadajnik z tłumaczeniem) dźwięku z wyjścia liniowego przez złącze typu Cinch;
— umożliwiająca przeprowadzenie transmisji on-line ze spotkania przez firmę zewnętrzną, wybraną przez Zamawiającego, na podstawie odrębnej umowy;
— zapewnienie możliwości wyświetlania na ekranach obrazu z komputera (laptopa) zapewnionego przez Zamawiającego, obrazu z kamer oraz przełączania sygnału video pomiędzy komputerem a kamerami;— dostęp do bezprzewodowej sieci wi-fi na potrzeby prelegentów oraz Zamawiającego (max. 10 urządzeń);
— otoczenie sali konferencyjnej (foyer, lobby hotelu itp.):
— umieszczenie w lobby hotelu oraz na drzwiach sali konferencyjnej informacji (nazwy spotkania i instytucji je organizującej, czyli KNF), o treści wskazanej przez Zamawiającego, oraz przenośnego banera informacyjnego (roll-up) zapewnionego przez Zamawiającego;
— zapewnienie stołu recepcyjnego (o powierzchni blatu co najmniej 3 m x 1 m) przed salą konferencyjną wraz z miejscem na wystawienie przenośnego banera informacyjnego (roll-up) zapewnionego przez Zamawiającego; o zapewnienie miejsca do serwowania usługi cateringowej, innego niż sala konferencyjna, tj. w foyer przylegającym do sali konferencyjnej;
— zapewnienie sali w godz. 9:00–15:00 do dyspozycji prelegentów i Zamawiającego (umożliwiającej przeprowadzenie wywiadów) na 6 osób, wyposażonej w stół i fotele, a także umożliwienie ekspozycji ścianki wystawienniczej zapewnionej przez Zamawiającego.
Zaplecze cateringowe, zapewniające 5-godzinną przerwę kawową, tj.
— 1 przerwę kawową ciągłą w godz. 9:00-14:00, obejmującą napoje zimne (woda mineralna gazowana, niegazowana, soki owocowe), napoje gorące (kawa i herbata) wraz z dodatkami (śmietanka do kawy, cukier, cytryna) oraz szeroki wybór przekąsek w formie ciasteczek oraz owoców,
— bieżącą obsługę kelnerską,
— zapewnienie na stole prezydialnym wody mineralnej dla 5 osób.
Pozostałe wymagania:
— Zapewnienie płynnej obsługi podczas spotkania.
— Zapewnienie 2 miejsc parkingowych dla samochodów Zamawiającego w godz. 8:00-15:00, w pobliżu hotelu oraz wózka do przewiezienia materiałów konferencyjnych z samochodu do sali konferencyjnej i z powrotem.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-05-24.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-05-13.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2011-05-13
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2011-05-19
|
Dodatkowe informacje
|
| 2011-06-21
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|