Zapewnienie zaplecza konferencyjnego podczas seminarium szkoleniowego TIFS – Toronto Centre organizowanego przez Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

Kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego, tj. wynajęcie dużej sali konferencyjnej wraz ze sprzętem do prezentacji i nagłośnieniem oraz cateringiem podczas trwania seminarium szkoleniowego TIFS – Toronto Centre w dniach 14-18.11.2011 r. w godz. 8:00 – 18:00, dla 35 uczestników i dodatkowo dwóch mniejszych sal konferencyjnych w dn. 18.11.2011 r. w godz. 8:00 – 18:00, dla 10 uczestników każda oraz zapewnienie noclegów. Zamawiający zastrzega, iż faktyczna wielkość zamówienia w zakresie ilości uczestników, o których mowa wyżej może ulec zmniejszeniu zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego z zastrzeżeniem określonym w paragrafie 4 ust. 2 projektu umowy.
1. Hotel na terenie Warszawy o wysokim poziomie i jakości usług, o charakterze reprezentacyjnym – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki).
Lokalizacja: Warszawa – Centrum, w promieniu do 4 km od skrzyżowania ulicy Marszałkowskiej z Al. Jerozolimskimi w Warszawie (tzw. zerowego kilometra Warszawy).
2. Duża sala konferencyjna o wysokim standardzie do wykorzystania przez Zamawiającego w dniach 14-18.11.2011 r., tj.:
a) Klimatyzowana.
b) Wyposażona w krzesła, okrągłe stoły dla uczestników, stół dla prowadzących oraz (ewentualnie) stolik na materiały seminaryjne, w wybranym i zaakceptowanym przez Zamawiającego ustawieniu i konfiguracji.
c) Wyposażona w m.in.:
— nowoczesny projektor multimedialny,
— ekran proporcjonalny do wielkości sali,
— sprzęt nagłaśniający,
— 5 mikrofonów bezprzewodowych (4 dni), 2 mikrofony bezprzewodowe (1 dzień – 16.11.2011) oraz 1 mikrofon wpinany (5 dni) - z możliwością zwiększenia liczby do 4 sztuk,
— min. 4 flipczarty, z możliwością zwiększenia liczby do 5 sztuk,
— ogólnodostępny Internet wifi na sali konferencyjnej,
— kabinę wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (1 dzień – 16.11.2011),
— stół recepcyjny przed salą konferencyjną,
— z możliwością ustawienia kilku krzeseł dla obserwatorów z tyłu sali,
— z możliwością zapewnienia wyposażenia dodatkowego, o którym mowa w Załączniku nr 2 do wzoru umowy (np. dodatkowe flipcharty, mikrofony bezprzewodowe i wpinane).
d) Umożliwiająca rozmieszczenie w sali sprzętu do prezentacji (ekran, projektor multimedialny, flipcharty) w sposób pozwalający wszystkim uczestnikom seminarium odczytanie tekstu.
e) Zapewniająca miejsce dla wstawienia przenośnej stojącej tablicy informacyjnej (roll-up).
3. Dwie małe sale konferencyjne do wykorzystania przez Zamawiającego w dniu 18.11.2011 r., tj.:
a) Klimatyzowane.
b) Wyposażone w krzesła i stół w wybranym i zaakceptowanym przez Zamawiającego ustawieniu i konfiguracji.
4. Meeting Concierge - Dedykowany koordynator konferencji zapewniający obsługę podczas seminarium szkoleniowego.
5. Zaplecze cateringowe, zapewniające usługi gastronomiczne polegające na zaoferowaniu:
a) wody gazowanej i niegazowanej dla każdego z uczestników przez czas trwania seminarium szkoleniowego,
b) dwóch przerw kawowych dziennie obejmujących: napoje zimne tj. woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe, napoje gorące tj. kawa, herbata oraz drobne przekąski w formie wyboru ciastek oraz owoców,
c) lunchu w formie tzw. „szwedzkiego bufetu” obejmującego wybór ciepłych dań głównych (w tym min. jedno danie jarskie), wybór przystawek zimnych, wybór deserów oraz napoje (woda gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa, herbata),
d) miejsca do serwowania usługi cateringowej innego niż sala konferencyjna tj. przerwy kawowe – przed salą konferencyjną np. foyer hotelowe; lunch w restauracji hotelowej.
6. Zapewnienie noclegów – 35 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych wraz ze śniadaniem w terminie 13-19.11.2011 r. (6 nocy) dla uczestników seminarium na warunkach rezerwacji blokowej (block booking), w zależności od dostępności pokoi. Zamawiający pokryje koszt zakwaterowania jedynie 5 osób w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem i kolacją, pokrycie kosztów pozostałych pokoi hotelowych nastąpi indywidualnie przez gości Zamawiającego. Szczegółowe dane dotyczące zakwaterowania 5 osób Zamawiający przekaże w terminie 14 dni od podpisania Umowy, nie później niż do dnia 30.9.2011 r.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2011-08-23. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2011-08-12.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • DRANEL M.E. LENARD Sp.J.

Kto?

• • Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji