Zarządzanie i administrowanie nieruchomościami Gminy Strzegom

Wielkość lub zakres

Zakres zamówienia:Przedmiot zamówienia obejmuje usługi zarządzania budynkami i innymi nieruchomościami oraz administrowania lokalami stanowiącymi własność Gminy Strzegom, jak również inne usługi i roboty budowlane związane z obsługą nieruchomości, w skład czego wchodzi:1. Administrowanie lokalami komunalnymi w budynkach stanowiących własność Zamawiającego i w budynkach, w których Zamawiający jest współwłaścicielem.2. Zarządzanie budynkami stanowiącymi 100 % własności Zamawiającego.3. Zarządzanie nieruchomościami gruntowymi.4. Wykonywanie konserwacji i drobnych napraw oraz usuwanie awarii w niewielkim zakresie, o wartości jednej roboty do 1 500 PLN netto.5. Wykonywanie robót remontowych oraz obejmujących usuwanie awarii w szerszym zakresie, o wartości powyżej 1 500 PLN netto i wykonywanie robót dodatkowych.6. Utrzymanie czystości wewnątrz budynków.2. Szczegółowy opis czynności przewidzianych do wykonania przez Wykonawcę:2.1. Czynności administrowania lokalami komunalnymi w budynkach stanowiących własność Zamawiającego i w budynkach, w których Zamawiający jest współwłaścicielem, wykonywane w imieniu i na rzecz Gminy (pkt 1 kosztorysu ofertowego), obejmują:2.1.1. Prowadzenie i aktualizację ewidencji zasobów lokalowych, obejmujących lokale mieszkalne, socjalne oraz użytkowe, z określeniem powierzchni użytkowej poszczególnych lokali oraz wyposażenia w instalacje: elektryczną, centralnego ogrzewania, wodociągowo – kanalizacyjną i gazową.2.1.2. Prowadzenie i aktualizację dla każdego lokalu „teczki lokalu komunalnego”, obejmującej w szczególności dane dotyczące najemców zasiedlających i zwalniających dany lokal, aktualną umowę najmu danego lokalu, określającą między innymi warunki najmu wraz z obliczeniem wysokości czynszu i opłat związanych z umową najmu, obliczeniem wysokości kaucji zabezpieczającej, protokół pomiaru powierzchni użytkowej lokalu, protokół zdawczo-odbiorczy lokalu wraz z oceną stanu technicznego lokalu i ustalonym stopniem zużycia znajdujących się w nim elementów wyposażenia technicznego.2.1.3. Przygotowywanie umów najmu lokali mieszkalnych, socjalnych, pomieszczeń tymczasowych i lokali użytkowych, oraz przygotowywanie zmian (aneksów) do tych umów.2.1.4. Przeliczanie czynszu najmu, w związku z planowaną jego zmianą oraz przygotowywanie wypowiedzeń i doręczanie zawiadomień o zmianach w wysokości czynszu i innych opłatach.2.1.5. Przygotowywanie umów z przyszłymi najemcami na udostępnienie pomieszczenia niemieszkalnego w celu jego adaptacji na mieszkanie, po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.2.1.6. Przyjmowanie od użytkowników lokali czynszu i innych opłat wraz z odsetkami za nieterminowe regulowanie wpłat w punkcie kasowym zorganizowanym w siedzibie Wykonawcy w godzinach jego pracy, bez stosowania opłat prowizyjnych i na bieżąco przekazywanie uzyskanych kwot na rachunek Zamawiającego. Punkt kasowy Wykonawca uruchomi w terminie trzech dni od dnia zawarcia umowy.2.1.7. Prowadzenie czynności windykacyjnych, obejmujących działania Wykonawcy zmierzające do odzyskania zaległych i bieżących należności Zamawiającego z wyłączeniem kosztów postępowań sądowych i egzekucyjnych oraz umorzeń, w zakresie:a) bieżącego monitorowania stanu zadłużeń, w tym uregulowania należności przeterminowanych poprzez opracowywanie wykazu tych należności i przedkładanie ich Zamawiającemu w celu podjęcia decyzji umorzeniowych,b) stosowania wezwań do zapłaty,c) przygotowywanie ugód o spłatę należności,d) przygotowywanie w uzgodnieniu z Zamawiającym pozwów do sądu o zapłatę należności i eksmisję oraz wniosków do komornika o egzekucję zasądzonych wyroków,e) sporządzanie kwartalnych sprawozdań w zakresie stanów zadłużeń oraz podejmowanych działań windykacyjnych (wg załącznika nr 2 do umowy).2.1.8. Prowadzenie całości spraw lokalowych, obejmujących przyjmowanie interesantów i rozpatrywanie ich wniosków o przydział i zamianę mieszkań w oparciu o obowiązujące przepisy gminne, przygotowywanie projektów rocznych list przydziału lokali mieszkalnych i socjalnych a po zatwierdzeniu list przez Zamawiającego, ich realizację.2.1.9. Wykonywanie niezbędnych czynności administracyjnych związanych z administrowanymi lokalami, w tym przygotowywanie dokumentów poprzedzających czynności w postępowaniu sądowym, w szczególności w sprawach o:a) eksmisje w stosunku do osób, które zajęły lokale samowolnie lub po rozwiązaniu umowy najmu nie opuściły lokalu,b) opróżnienie i wydanie lokalu (nieruchomości) o innym przeznaczeniu,c) wstąpienie w stosunek najmu lokalu mieszkalnego po zmarłym najemcy lub po opuszczeniu lokalu przez najemcę,d) zapłatę czynszu i innych należności gminnych, przy czym Zamawiający pokrywa wyłącznie koszty postępowań sądowych i egzekucyjnych,e) podejmowanie czynności zmierzających do opróżnienia lokalu po śmierci najemcy, w wyniku wykonanej eksmisji przez komornika oraz w innych zaistniałych przypadkach,f) podejmowanie czynności zabezpieczających w lokalach po dokonanych włamaniach i w innych przypadkach, w razie stwierdzenia nieobecności najemcy.2.1.10. Wyrażanie zgody na wprowadzanie ulepszeń i modernizacji lokali przez najemców wraz z określeniem sposobu rozliczeń z tego tytułu.2.1.11. Przygotowywanie umów z przyszłymi najemcami na wykonanie ulepszeń w lokalu mieszkalnym, po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.2.1.12. Sprawowanie nadzoru inspektorskiego nad prowadzonymi przez najemcę pracami remontowymi oraz dokonywanie odbioru tych prac.2.1.13. Przedkładanie Zamawiającemu do zatwierdzenia planów rzeczowo – finansowych remontów lokali na każdy rok kalendarzowy w terminie do 15 października oraz dokonywanie oceny kolejności realizacji potrzeb remontowych.2.1.14. Przygotowywanie dokumentacji przetargowej na potrzeby Zamawiającego o wykonanie poszczególnych robót budowlanych, których wartość netto przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 EUR. Dokumentacja przetargowa obejmuje m. in.: opis przedmiotu zamówienia na wykonanie robót umożliwiający jednoznaczne określenie rodzaju i zakresu robót budowlanych oraz ich lokalizacji wraz z przedmiarem i kosztorysem inwestorskim oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót z projektem umowy na roboty budowlane.2.1.15. Udział w komisjach dokonujących przekazania placu budowy dla robót, o których mowa w pkt 2.1.14 a także udział w komisjach dokonujących odbioru końcowego tych robót.2.1.16. Współpraca z Referatem Budżetowym Urzędu Miejskiego w Strzegomiu w zakresie obsługi księgowej lokali komunalnych dotyczącej prowadzenia komputerowej ewidencji finansowo – księgowej lokali w zakresie wymiaru czynszu oraz opłat za świadczenia.2.1.17. Naliczanie oraz księgowanie na odpowiednich kontach indywidualnych najemcom lokali opłat należnych z tytułu zajmowanego lokalu, jak również naliczanie odszkodowania za korzystanie z lokali bez tytułu prawnego.2.1.18. Prowadzenie imiennych kartotek finansowych dla każdego lokalu w zakresie naliczonego czynszu, dokonanych wpłat, jak również występujących zaległości lub nadpłat.2.1.19. Ustalanie wymiaru kaucji zabezpieczającej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prowadzenie kompleksowej obsługi finansowo-księgowej w tym zakresie.2.1.20. Analizowanie sald rozrachunków z tytułu czynszu i innych opłat oraz przygotowywanie ugód w sprawie zapłaty zaległych i bieżących należności.2.1.21. Informowanie uprawnionych użytkowników lokali o możliwości uzyskania dodatków mieszkaniowych, potwierdzanie danych we wnioskach o dodatek mieszkaniowy, danych dotyczących powierzchni lokalu i opłat związanych z lokalem, ewidencjonowanie decyzji o przyznanych dodatkach mieszkaniowych oraz zawiadamianie Ośrodka Pomocy Społecznej w ustawowych terminach, że osoba której przyznano dodatek posiada zaległości w opłatach bieżących za zajmowany lokal mieszkalny.2.1.22. Zorganizowanie i zapewnienie pogotowia awaryjnego po godzinach pracy i w dni wolne od pracy, w zakresie napraw instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych i gazowych oraz centralnego ogrzewania w sezonie grzewczym.2.1.23. Prowadzenie z najemcami lokali korespondencji związanej z obsługą techniczno -eksploatacyjną i finansowo-księgową zasobów.2.1.24. Uzgadnianie z Zamawiającym decyzji niezbędnych do podejmowania działań, w celu wykonania zadań nie ujętych w planie remontowym i przekraczających możliwości finansowe Wykonawcy.2.1.25. Przechowywanie i archiwizowanie źródłowych dokumentów finansowo-księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.2.1.26. W celu umożliwienia realizacji umowy o zarządzanie Zamawiający powierza Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe użytkowników, a Wykonawca jest zobowiązany, zgodnie z wymogami, zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Wykonawca może przetwarzać dane osobowe użytkowników, wyłącznie w zakresie niezbędnym do należytego wykonania umowy. W terminie 30 dni od daty wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, Wykonawca obowiązany jest usunąć w sposób trwały ze swoich zbiorów danych wszystkie dane osobowe, które przetwarzał w związku z wykonywaniem Umowy. W tym samym terminie Wykonawca obowiązany jest protokolarnie przekazać Zamawiającemu wszystkie dokumenty będące własnością Gminy, w tym w formie elektronicznej w formacie ogólnodostępnym, określonym przez Zamawiającego otrzymane lub powstałe w związku z realizacją umowy o zarządzanie i administrowanie nieruchomościami.2.1.27. Wykonawca zobowiązuje się w terminie 3 miesięcy od podpisania umowy do udostępnienia Zamawiającemu informacji dotyczących mieszkaniowego zasobu w formie elektronicznej (np. format zapisu Microsoft Office Excel. xls), umożliwiającej wgląd do danych zawierających co najmniej:1. nazwisko i imię najemcy,2. adres zamieszkania,3. rozliczenia z najemcą z tytułu opłat czynszowych,4. status wynajmowanego lokalu, dzierżawionej nieruchomości,5. inne dane - np. zawarte ugody.Strony w podanym wyżej okresie uzgodnią formę udostępniania danych i rozwiązania techniczne, których zastosowanie będzie niezbędne do zachowania wiarygodności tych informacji i ich bezpieczeństwa. Preferowany okres aktualizacji danych – nie rzadziej niż dwa tygodnie.2.1.28. Przygotowywanie danych dotyczących sprawozdawczości dla potrzeb Gminy, w zakresie zasobów lokalowych, w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.2.1.29. Przygotowywanie półrocznych informacji z realizacji umowy – odpowiednio do 31 lipca i 31 stycznia danego roku, lub według potrzeb Zamawiającego.2.2. Czynności zarządzania budynkami stanowiącymi 100 % własności Zamawiającego, wykonywane w imieniu i na rzecz Zamawiającego (pkt 2 kosztorysu ofertowego), obejmują:2.2.1. Prowadzenie i aktualizację ewidencji budynków komunalnych z uwzględnieniem sumarycznej liczby budynków i powierzchni użytkowej lokali w tych budynkach.2.2.2. Zawieranie umów ubezpieczenia budynków od ognia i innych zdarzeń losowych, w imieniu i na koszt Zamawiającego.2.2.3. Prowadzenie i aktualizację dla każdego budynku „teczki budynku” zawierającej w szczególności adres, liczbę lokali i ich powierzchnię, wyposażenie budynku w media, potrzeby remontowe i modernizacyjne.2.2.4. Prowadzenie „rejestru dokumentów” zawierającego w szczególności otrzymaną i wysłaną korespondencję, skargi i wnioski dotyczące budynków komunalnych, zlecenia, umowy i faktury dotyczące zasobów.2.2.5. Prowadzenie książki obiektu budowlanego danej nieruchomości przeznaczonej do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego.2.2.6. Wykonywanie okresowej kontroli, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznej sprawności elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, instalacji gazowych a ponadto na koszt Zamawiającego kontrolę przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych).2.2.7. Wykonywanie kontroli, co najmniej raz na 5 lat, polegającej na sprawdzeniu stanu sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego, estetyki obiektu oraz jego otoczenia jak również badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów.2.2.8. Prowadzenie ewidencji zgłoszeń awaryjnych i konserwacyjnych jak również prowadzenie korespondencji związanej z techniczną obsługą budynków.2.2.9. Sporządzanie bilansu potrzeb remontowych oraz projektów planu remontów na dany rok kalendarzowy w terminie do 15 października w budynkach komunalnych w układzie rzeczowo– finansowym, uwzględniającym adres, rodzaj i ilość robót oraz ocenę pilności realizacji potrzeb remontowych.2.2.10. Prowadzenie spraw związanych z adaptacją pomieszczeń, np. strychów, suszarni, na cele mieszkalne, w tym:a) wydawanie opinii techniczno – eksploatacyjnych o możliwości lub braku możliwości takich adaptacji,b) opiniowanie projektów technicznych adaptacji przed wydaniem decyzji o pozwoleniu na budowę,c) ustalanie czasu trwania robót, warunków na jakich należy realizować roboty itp. oraz przygotowanie w tym zakresie stosownej umowy,d) udział w odbiorach końcowych wraz z przekazaniem przedmiotu adaptacji dla użytkownika.2.2.11. Przygotowywanie dokumentacji przetargowej na potrzeby Zamawiającego o wykonanie poszczególnych robót budowlanych, których wartość netto przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 EUR. Dokumentacja przetargowa obejmuje w szczególności opis przedmiotu zamówienia na wykonanie robót, umożliwiający jednoznaczne określenie rodzaju i zakresu robót budowlanych oraz ich lokalizacji wraz z przedmiarem i kosztorysem inwestorskim oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót.2.2.12. Udział w komisjach dokonujących przekazania placu budowy dla robót, o których mowa w pkt 2.2.11 a także udział w komisjach dokonujących odbioru końcowego tych robót.2.2.13. Wykonywanie niezbędnych czynności administracyjnych, w tym przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją usług w budynkach komunalnych, poprzedzających czynności w postępowaniu sądowym.2.2.14. Zorganizowanie pogotowia awaryjnego po godzinach pracy i w dniach wolnych od pracy w zakresie napraw instalacji elektrycznych, wodno – kanalizacyjnych i gazowych oraz centralnego ogrzewania w sezonie grzewczym.2.2.15. Zawieranie bądź modyfikacja w imieniu i na rzecz Zamawiającego umów w zakresie ubezpieczenia budynków, usług komunalnych dla poszczególnych budynków, obejmujących usługi kominiarskie, dostawy energii cieplnej i elektrycznej, dostawy gazu, dostawy zimnej wody i odprowadzanie ścieków oraz wywóz odpadów komunalnych i nieczystości ciekłych, wraz z ich rozliczeniem, z wyłączeniem sytuacji gdy świadczenie wymienionych usług odbywa się bez pośrednictwa właściciela lub zarządcy budynku, to jest następuje bezpośrednio na rzecz najemcy lokalu na podstawie umowy zawieranej przez świadczącego usługę z najemcą lokalu. W przypadku braku takich umów koszty związane z powyższymi usługami pokrywa Zamawiający a do obowiązków Wykonawcy należy rozliczanie tych kosztów. Dostawa zimnej wody oraz jej rozliczenie obejmuje również rozliczenie w danej nieruchomości tzw. różnic wodomierzowych, powstałych jako różnica między wskazaniem wodomierza głównego a sumą wskazań wodomierzy zainstalowanych w lokalach mieszkalnych i poza tymi lokalami. Koszty poniesione przez Wykonawcę z tego tytułu należy uwzględnić w stawkach w poz. 1 kosztorysu ofertowego.2.2.16. Prowadzenie spraw związanych z pozwoleniem na umieszczenie reklam na budynkach, na wniosek przedsiębiorców, w tym przygotowywanie i zawieranie stosownych umów, według zasad określonych przez Zamawiającego.2.2.17. Prowadzenie ewidencji pozabilansowej budynków komunalnych w tym naliczanie umorzeń środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami.2.2.18. Weryfikowanie faktur pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym za usługi wykonane dotyczące budynków komunalnych.2.2.19. Przygotowywanie i przekazywanie danych dotyczących sprawozdawczości z zasobów według potrzeb Zamawiającego.2.2.20. Uzgadnianie z Zamawiającym decyzji niezbędnych do podejmowania działań, w celu wykonania zadań nie ujętych w planie remontowym, przekraczających możliwości Wykonawcy.2.2.21. Przejmowanie do zarządzania przez Wykonawcę nieruchomości wskazanych przez Zamawiającego.2.2.22. Strony ustalają, że łączna wartość robót budowlanych o których mowa w pkt 2.1.14 i 2.2.11 w okresie trwania umowy wynosić będzie około 1 200 000 PLN brutto. Roboty te realizowane będą bezpośrednio przez Zamawiającego.2.3. Czynności zarządzania nieruchomościami gruntowymi, wykonywane w imieniu i na rzecz Zamawiającego (pkt 3 kosztorysu ofertowego), obejmują:2.3.1. Prowadzenie i aktualizację ewidencji nieruchomości gruntowych, w skład których wchodzą działki zabudowane i niezabudowane, z uwzględnieniem sumarycznej liczby działek i ich powierzchni.2.3.2. Prowadzenie i aktualizację ewidencji obiektów kubaturowych zlokalizowanych na nieruchomościach gruntowych, obejmujących garaże o lokalizacji trwałej i czasowej, obiekty gospodarcze (komórki) oraz obiekty innego przeznaczenia (np. piaskownice, place zabaw, ogrodzenia itp.) jak również ewidencji ogródków przydomowych i innych terenów przeznaczonych do wydzierżawienia np. pod pawilony handlowe, z wyłączeniem budynków mieszkalnych i mieszkalno–użytkowych.2.3.3. Przygotowywanie umów najmu lub dzierżawy na garaże, komórki gospodarcze, ogródki przydomowe, tereny przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej.2.3.4. Przyjmowanie opłat za najem lub dzierżawę obiektów i terenów, o których mowa w pkt 2.3.2 oraz prowadzenie działań windykacyjnych, jak w punkcie 2.1.7 w odniesieniu do zaległości w opłatach z tego tytułu oraz należnych odsetek za nieterminowe opłaty.2.3.5. Na bieżąco przekazywanie uzyskanych kwot z tytułu opłat, o których mowa w pkt 2.3.4 na rachunek Zamawiającego.2.3.6. Dokonywanie przeliczeń wymiaru należności w przypadku zmiany stawek opłat i czynszu, a także wystawianie i doręczanie najemcom lub dzierżawcom zawiadomień z tym związanych.2.3.7. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, w tym finansowo-księgowych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.2.3.8. Przyjmowanie do zarządzania przez Wykonawcę nieruchomości wskazanych przez Zamawiającego.2.4. Czynności związane z wykonywaniem konserwacji i drobnych napraw oraz usuwaniem awarii w niewielkim zakresie o wartości jednej roboty do 1 500 PLN netto (pkt 4 kosztorysu ofertowego).Konserwacja i drobne naprawy są zabiegami mającymi na celu utrzymanie zasobów, instalacji i urządzeń technicznych w stałej sprawności technicznej i użytkowej. Cel ten jest osiągany m. in. w wyniku dokonywania przeglądów i oględzin stanu technicznego zasobów i ich wyposażenia technicznego a następnie usuwania stwierdzonych drobnych uszkodzeń i nieprawidłowości technicznych a także usuwania powstających w trakcie eksploatacji zasobów awarii w niewielkim zakresie, w administrowanych lokalach i zarządzanych budynkach.Do czynności związanych z wykonywaniem konserwacji i drobnych napraw oraz usuwaniem awarii w niewielkim zakresie o wartości jednej roboty do 1 500 PLN netto, należą w szczególności:2.4.1. W zakresie elementów budowlanych:— łatanie i naprawa uszkodzeń pokrycia dachowego,— czyszczenie rynien i rur spustowych,— naprawa uszkodzeń obróbek blacharskich,— naprawa uszkodzeń ścian, polegająca na wymianie lub uzupełnieniu cegieł,— osadzanie drobnych elementów w ścianach np. kratki wentylacyjne lub drzwiczki wyciorowe,— naprawa kanałów dymowych, spalinowych i wentylacyjnych,— naprawa uszkodzeń tynków, posadzek i schodów,— naprawa ogrodzeń, bram i bramek,— naprawa poprzez wyrównanie lub uzupełnienie nawierzchni utwardzonych w granicach zarządzanych nieruchomości.2.4.2. W zakresie instalacji elektrycznych i odgromowych:— naprawa lub wymiana uszkodzonych fragmentów instalacji elektrycznej w zarządzanych zasobach,— naprawa lub wymiana osprzętu elektrycznego, tj. lamp, wyłączników, przycisków oświetleniowych, gniazd, żarówek itp. w pomieszczeniach wspólnego użytkowania,— naprawa, regulacja lub wymiana automatów schodowych,— wymiana bezpieczników i główek bezpiecznikowych w obwodzie administracyjnym danego budynku, wymiana i uzupełnienie brakujących dekli w puszkach elektrycznych,— wyszukiwanie przerw i zwarć w instalacji elektrycznej oraz usuwanie ich przyczyn wraz z wymianą upalonych końcówek w obwodzie administracyjnym oraz sprawdzanie umocowania przewodów elektrycznych,— usuwanie uszkodzeń w instalacji odgromowej danego budynku, wraz z wymianą uszkodzonych elementów.2.4.3. W zakresie instalacji c.o. i wodno-kanalizacyjnej:— konserwacja instalacji i urządzeń c.o. łącznie z konieczną wymianą niesprawnych zaworów grzejnikowych, usuwanie przecieków na instalacji, łącznie z wymianą niesprawnych fragmentów instalacji, obsługa gazowej kotłowni lokalnej,— likwidowanie przecieków na instalacji wodociągowej łącznie z konieczną wymianą uszkodzonych lub niesprawnych rurociągów, łącznie z wymianą zaworów jak również przyborów zainstalowanych w pomieszczeniach wspólnego użytku,— czyszczenie i udrażnianie pionów i poziomów kanalizacyjnych,— usuwanie miejscowych przecieków na pionach i poziomach instalacji kanalizacyjnej, łącznie z konieczną wymianą niesprawnych fragmentów instalacji i urządzeń odbiorczych w pomieszczeniach wspólnego użytku,— czyszczenie i udrażnianie studzienek kanalizacyjnych w budynkach oraz przyległym terenie.2.4.4. W zakresie instalacji gazowej:— dokonywanie oględzin i sprawdzanie instalacji gazowej w budynku wraz z lokalizacją ewentualnych nieszczelności,— przeprowadzanie prób szczelności instalacji lub jej części w razie podejrzeń o nieszczelności instalacji,— dokonywanie czynności eliminujących wycieki gazu, polegających na uszczelnieniu instalacji i jej stałym monitorowaniu (montaż czujek sygnalizacyjnych) lub wymianie nieszczelnych odcinków rurociągów i łączników,— dokonywanie czynności związanych z zabezpieczaniem antykorozyjnym instalacji,— dokonywanie konserwacji, napraw lub wymiany szafek przeznaczonych na umieszczenie kurka głównego gazu dla budynku.Wymienione w pkt 4 kosztorysu ofertowego czynności realizowane będą przez Wykonawcę, na podstawie jego rozeznania, ustaleń i na jego koszt, przy czym wynagrodzenie za te czynności Zamawiający będzie opłacał według zasad określonych następująco:a) za prace konserwacyjne, drobne naprawy oraz usuwanie awarii, o łącznej wartości jednego zadania do 500 PLN netto, ustalane będzie miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe, wynikające z iloczynu powierzchni użytkowej lokali oraz stawki ryczałtowej określonej w złotych za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia comiesięcznej ewidencji zrealizowanych powyższych prac obejmującej rodzaj wykonanej pracy, adres oraz potwierdzenie jej wykonania. Wykonane prace zatwierdza Zamawiający. Ewidencja stanowić będzie załącznik do faktur za roboty ujęte w pkt 4a kosztorysu ofertowego.b) za prace jak z punktu „a” ale o wartości jednego zadania powyżej 500 PLN netto, ustalane będzie wynagrodzenie na podstawie kosztorysów potwierdzanych przez Zamawiającego, sporządzanych w oparciu o bazę normatywną zawartą w KNR a w razie jej braku według norm zakładowych z uwzględnieniem czynników cenotwórczych obejmujących stawkę roboczogodziny, koszty ogólne, koszty zakupu i zysk według średnich stawek i wskaźników w regionie dolnośląskim zawartych w biuletynie Sekocenbud w kwartale poprzedzającym kwartał, w którym realizowane będą prace, natomiast ceny materiałów i sprzętu stosowane będą jako ceny średnie w regionie dolnośląskim według tych samych zasad.Dla realizacji prac, których wartość przekracza kwotę 500 PLN netto Zamawiający przeznacza środki finansowe w kwocie 100 000 PLN netto w skali jednego roku i jest to kwota, która obowiązywać będzie w okresie realizacji umowy i musi być uwzględniona w kosztorysie ofertowym.2.5. Czynności związane z realizacją robót remontowych oraz obejmujących usunięcie awarii w szerszym zakresie powyżej 1 500 PLN netto i robót dodatkowych (pkt 5 kosztorysu ofertowego), obejmują:— przygotowanie rocznych lub wieloletnich planów remontów zasobów gminy i przedkładanie ich do zatwierdzenia przez Zamawiającego,— realizacja zatwierdzonych planów remontów rocznych, obejmujących jednostkowe zadania.Zamawiający na realizację czynności ujętych w poz. 5 kosztorysu ofertowego przeznacza środki finansowe w kwocie 300 000 PLN netto w skali jednego roku i jest to kwota, która obowiązywać będzie w okresie realizacji umowy i musi być uwzględniona w kosztorysie ofertowym.Wymienione w pkt 5 kosztorysu ofertowego czynności realizowane będą przez Wykonawcę na jego koszt, a wynagrodzenie za czynności związane z realizacją robót remontowych oraz obejmujących usunięcie awarii w szerszym zakresie i robót dodatkowych Zamawiający będzie opłacał po zakończeniu danych robót i ich odbiorze końcowym. Wynagrodzenie to ustalane będzie na podstawie kosztorysów potwierdzanych przez Zamawiającego, sporządzonych w oparciu o bazę normatywną zawartą w KNR a w razie jej braku według norm zakładowych, z uwzględnieniem czynników cenotwórczych obejmujących stawkę roboczogodziny, koszty ogólne, koszty zakupu i zysk według średnich stawek i wskaźników w regionie dolnośląskim, zawartych w biuletynie Sekocenbud w kwartale poprzedzającym kwartał, w którym realizowane będą prace remontowe w zatwierdzonym planie rocznym, natomiast ceny materiałów i sprzętu stosowane będą jako ceny średnie w regionie dolnośląskim według tych samych zasad.W przypadku robót obejmujących usunięcie awarii w szerszym zakresie, tj. przekraczających kwotę 1 500 PLN netto oraz robót dodatkowych wymagane będzie uzyskanie przez Wykonawcę formalnego zlecenia tych robót, w którym określony będzie zakres robót oraz ich wartość, w oparciu o zasady, jakie obowiązują przy realizacji robót remontowych w zatwierdzonym planie rocznym.Wynagrodzenie za wykonane projekty budowlane wraz z pozwoleniem na budowę przysługiwać będzie w wysokości faktycznie poniesionych kosztów na rzecz jednostki projektowej. Inne koszty poniesione przez Wykonawcę przy realizacji projektów budowlanych należy uwzględnić w stawkach z poz. 1 i 2 kosztorysu ofertowego.2.6. Czynności związane z utrzymaniem czystości wewnątrz budynków (pkt 6 kosztorysu ofertowego), obejmują:a) codzienne (dotyczy dni roboczych) sprzątanie polegające na zamiataniu, usuwaniu odpadów z bram, korytarzy i prześwitów w budynkach zleconych do zarządzania,b) dwukrotne w tygodniu sprzątanie klatek schodowych, polegające na zamiataniu i usuwaniu odpadów,c) sprzątanie 4 razy w roku strychów, polegające na zamiataniu i usuwaniu odpadów,d) sprzątanie 2 razy w miesiącu korytarzy piwnicznych, pralni i suszarni, polegające na zamiataniu i usuwaniu odpadów,e) mycie schodów, spoczników, parapetów oraz odkurzanie ścian jeden raz w miesiącu, w okresie od marca do października,f) mycie okien i lamperii w pomieszczeniach wspólnego użytku 2 razy w roku, w okresach kwiecień – maj i sierpień – wrzesień,g) doraźne wykonywanie czynności związanych z dezynfekcją oraz deratyzacją pomieszczeń wspólnego użytku, likwidacją gniazd os, szerszeni itp.,h) wykonywanie doraźnych czynności sprzątania w dni wolne od pracy u Wykonawcy, w sytuacji gdy zaistnieje pilna taka potrzeba,i) wykonywanie innych czynności, np. rozwieszanie ogłoszeń na klatkach schodowych oraz usuwanie z budynków plakatów lub ogłoszeń nieaktualnych.3. Podwykonawcy:1. Wykonawca nie może powierzyć podwykonawcom części zamówienia obejmującej usługi i roboty wymienione w pkt 2.1., 2.2., 2.3. i 2.4.2. W ofercie należy podać części zamówienia, której wykonanie wykonawca powierzy podwykonawcom, w odniesieniu do usług i robót wymienionych w pkt 2.5., 2.6. będących przedmiotem zamówienia.4. Wymagania w zakresie obsługi zamawiającego i użytkowników nieruchomości:Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi użytkowników nieruchomości i realizacji umowy o zarządzanie i administrowanie nieruchomościami Gminy Strzegom po podpisaniu umowy będzie miał siedzibę lub oddział na terenie miasta Strzegom, tzn. będzie dysponował nieruchomościami na terenie miasta Strzegomia o powierzchni użytkowej lokali nie mniejszej niż 100 m2. W dniu podpisania umowy wykonawca zobowiązany jest dostarczyć tytuł prawny do nieruchomości w postaci aktu własności, umów najmu lub dzierżawy nieruchomości.Nieruchomości o podanej powyżej minimalnej powierzchni użytkowej lokali są niezbędne dla stworzenia optymalnych warunków do prawidłowej obsługi użytkowników oraz prawidłowej realizacji umowy o zarządzanie i administrowanie nieruchomościami Gminy Strzegom, w zakresie czynności, których Wykonawca nie będzie mógł zlecać podwykonawcom, tj. określonych w pkt 1, 2, 3 i 4 kosztorysu ofertowego, a w szczególności do obsługi administracyjnej, technicznej i finansowej a ponadto do obsługi klientów z zakresie zaspokajania potrzeb lokalowych wspólnoty samorządowej jak również zorganizowania punktu kasowego.Wymaga się również, aby w zakresie obsługi użytkowników wykonawca prowadził na terenie miasta Strzegom punkt kasowy do bezprowizyjnego przyjmowania wpłat od osób korzystających z nieruchomości gminnych oraz biuro obsługi użytkowników nieruchomości. Punkt kasowy oraz obsługa użytkowników prowadzona będzie w dni robocze w godzinach od 7:00-15:00, w tym jeden dzień w tygodniu do godz. 16:00.Wykonawca uruchomi biuro obsługi mieszkańców oraz punkt kasowy w ciągu trzech dni od dnia podpisania umowy.5. Wymagania w zakresie gwarancji i rękojmi:Wymaga się aby na wykonane roboty budowlane wykonawca udzielił min. 12 miesięcy gwarancji i rękojmi.937 744,00

Informacje dodatkowe

Uprawnionymi do kontaktu z wykonawcami w sprawach są: Monika Pawlik, Jarosław Smordowski.

Zamawiający nie zamierza zawierać umowy ramowej.

Zamawiający nie zamierza ustanawiać dynamicznego systemu zakupów.

Ogłoszenie o zamówieniu przekazano Urzędowi Oficjalnych Wspólnot Europejskich dnia 15.6.2011 r.

Krótki opis

1. Przedmiot zamówienia obejmuje usługi zarządzania budynkami i innymi nieruchomościami oraz administrowania lokalami, stanowiącymi własność Gminy Strzegom na zasadach określonych w art. 184, 185 i 186 ustawy z dnia 21.8.1997 roku o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 z poźn. zm.) oraz projekcie umowy, jak również inne usługi i roboty budowlane związane z zarządzanymi nieruchomościami, określone w kosztorysie ofertowym, sławiącym załącznik nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zestawienie i wykaz zasobów oraz innych nieruchomości zawiera załącznik nr 1 do projektu umowy, będącego załącznikiem nr 5 do specyfikacji.

Krótki opis

Wykonawca akceptuje bez zastrzeżeń fakt, iż w związku z postępującą prywatyzacją – sprzedażą lokali komunalnych, zestawienie i wykaz zasobów gminnych określonych w załączniku nr 1 do projektu umowy, będzie ulegał zmianom (średnio w skali 2008-2010 roku sprzedano 341 lokali o łącznej powierzchni użytkowej ok. 16 000 m2).

Wielkość lub zakres

Przedmiot zamówienia obejmuje usługi zarządzania budynkami i innymi nieruchomościami oraz administrowania lokalami stanowiącymi własność Gminy Strzegom, jak również inne usługi i roboty budowlane związane z obsługą nieruchomości, w skład czego wchodzi:

Sytuacja gospodarcza i finansowa

a) posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21.9.2004 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2114) na kwotę nie mniejszą niż równowartość w złotych 50 000,00 EUR,

Minimalny poziom(y) standardów

2.1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych,

Zdolności techniczne i zawodowe

Zamawiający uzna spełnienie warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 1 usługę polegającą na jednoczesnym sprawowaniu zarządu nad nieruchomościami o łącznej powierzchni użytkowej lokali mieszkalnych min. 75 000 m2, a umowa zawarta z zamawiającym, na rzecz którego realizowane były/są usługi zarządzania, obejmowała/obejmuje co najmniej następujące czynności:

Minimalny poziom(y) standardów

Zamawiający dokona oceny spełniania powyższych warunków na podstawie złożonych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń na zasadzie spełnia warunek/nie spełnia warunku. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń w sposób jednoznaczny musi wynikać spełnienie przez Wykonawcę wymaganych warunków.

Minimalny poziom(y) standardów

1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych,

Informacje o terminach składania odwołań

Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej zgodnie z działem VI ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.1.2004 r. (Dz.U. 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.), przewidziane dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

Informacje o terminach składania odwołań

1. Odwołanie wnosi się: w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2, albo w terminie 15 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób - w przypadku gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;