Wielkość lub zakres
Opis przedmiotu umowy ramowej (OPUR) i przedmiotu zamówień wykonawczych.1. Niniejsze postępowanie dotyczy zawarcia umowy ramowej, w ramach której będą udzielane zamówienia na kompleksową organizację uczestnictwa przedstawicieli Polski Wschodniej (przedsiębiorców, reprezentantów jednostek samorządu terytorialnego) w międzynarodowych targach zagranicznych, realizowanych w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent promocja Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.2. Wszystkie wydatki związane z przedmiotem zamówienia są współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.3. Na lata 2011-2012 przewidziano organizację około 30 imprez targowo-wystawienniczych w krajach europejskich i pozaeuropejskich, z czego 2/3 odbędzie się na terenie Europy, a 1/3 poza Europą w takich krajach jak: Indie, Chiny, Singapur, Korea Płd., Stany Zjednoczone Ameryki Północnej, kraje Ameryki Południowej.4. Przy realizacji zamówienia Zamawiający przewiduje wynajem ok. 150m² powierzchni wystawienniczej (z 3 stron otwarta bądź wyspa). Wynajmu powierzchni wystawienniczej dokonuje każdorazowo Zamawiający.5. Do zadań Wykonawcy w ramach kompleksowej organizacji uczestnictwa w targach należeć będzie:5.1. Opracowanie Projektu stoiska.Ogólne założenia projektowe:Stoisko ma mieć charakter otwarty. Ma ono służyć do promocji atrakcyjności inwestycyjnej 5 regionów Polski Wschodniej i potencjału inwestycyjnego ok. 20 przedsiębiorstw z województw lubelskiego, podkarpackiego, podlaskiego, świętokrzyskiego i warmińsko-mazurskiego. Na stoisku przewiduje się prowadzenie prezentacji wybranych eksponatów związanych z konkretnym sektorem Polski Wschodniej promowanym podczas targów, prowadzenie baru z napojami i zimnymi przekąskami.Zadaniem wykonawcy jest opracowanie projektu stoiska, który będzie realizował powyższe cele. Projekt ponadto powinien być utrzymany w stylu nowoczesnym, a jednocześnie w stylu nawiązującym do tematyki danych targów.Autorskie prawa majątkowe do projektu stoiska w zakresie niezbędnym do realizacji umowy ramowej i umów wykonawczych przechodzą na Zamawiającego z chwilą odbioru projektu i zapłaty za niego należnego wynagrodzenia.Standardowe wymagania i wyposażenie stoiska (projekt bezwzględnie musi je uwzględniać):1. dostęp do wody i elektryczności na stoisku;2. konieczność jego dostosowania do warunków technicznych i organizacyjnych powierzchni stoiska wynajętego przez Zamawiającego, w tym w szczególności powinien odpowiadać zasadom określonym przez Organizatora Targów, opisanym w dokumencie Techniczne warunki zabudowy oraz w Instrukcji bezpieczeństwa Wystawcy;3. kolorystykę logotypu Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej przy doborze kolorystyki stoiska, w tym dywan/wykładzinę dywanową powinien kolorystycznie harmonizować z logotypem Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej;4. logotyp Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej na jednej ze ścian stoiska;5. barek dla minimum 5 osób obsługiwanych jednocześnie, umiejscowiony wzdłuż w taki sposób, aby był dostępny jedynie dla wybranych gości stoiska;6. minimum 20 miejsc siedzących przy 10 małych stolikach do rozmów (po 4 miejsca przy każdym);7. przy każdym ze stolików podświetlana gablota (regał ekspozycyjny) umożliwiający prezentację produktów danej firmy bezpośrednio przy stoliku;8. miejsce na ekspozycję materiałów promocyjnych - minimum 1 regał na każdy stolik o wielkości 1m x 0,5 metra każdy;9. punkt informacyjny (lada recepcyjna), będący elementem stoiska, z dwoma krzesłami dla przedstawicieli Zamawiającego;10. profesjonalne oświetlenie stoiska;11. zieleń i inne dekoracje;12. niezbędne lodówko-chłodziarki w liczbie nie mniejszej niż 2 sztuki;13. zaplecze kuchenne dla obsługi cateringu umożliwiające przygotowanie posiłków, w którym znajdzie się miejsce na:— co najmniej 2 duże chłodziarko-zamrażarki o pojemności minimum 170 l,— 2 zlewozmywaki,— 1 kuchenkę elektryczną,— 1 piekarnik elektryczny,— 1 okap nad kuchenką i piekarnikiem,— 2 czajniki elektryczne,— blat barowy, na którym można stawiać tacki obiadowe,— krzesła barowe (minimum 5 sztuk),— shaker i blender do napojów,— szklanki barowe – minimum 50 szklanek,— kieliszki do wina – minimum 50 kieliszków,— ekspres ciśnieniowy do kawy z 2 stanowiskami,— papierowe ręczniki lub inne przybory kuchenne służące do suszenia i czyszczenia naczyń talerze i sztućce w liczbie pozwalającej na obsługę całodzienną stoiska;14. zaplecze techniczne, a w nim regały na materiały promocyjne o przedsiębiorcach z Polski Wschodniej (minimum 6 dużych kartonów o wymiarach ok. 52 cm x 26 cm x 35 cm każdy) oraz wieszaki umożliwiające przechować minimum 20 ubrań wierzchnich;15. sprzęt klimatyzacyjny (2 duże wentylatory);16. minimum dwa kosze na śmieci, w tym jeden kosz o pojemności 120 litrów i jeden o pojemności 60 l.17. w przypadku targów spożywczych: minimum dwa podświetlane ekspozytory chłodnicze (lady) nie noszące śladów użytkowania, w celu prezentacji żywności, która musi być przechowywana w temperaturze 2-8 stopni Celsjusza oraz dwa ekspozytory do przechowywania produktów głęboko mrożonych w celu prezentacji żywności, która musi być przechowywana w warunkach -18 do -25 stopni Celsjusza;18. sprzęt grający oraz nagłośnienie pozwalające na odtwarzanie muzyki mechanicznej z płyt w barze; płyty CD zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego;19. co najmniej 2 telewizory LCD min. 42”, które będą posiadały możliwość podłączenia laptopa i/lub DVD. Na ekranie będą wyświetlane materiały informacyjno-promocyjne o 5 regionach Polski Wschodniej. Stoisko powinno umożliwiać zawieszenie1 telewizora LCD min. 65’’. Telewizor powinien znajdować się nad stoiskiem;20. wydzielone miejsce na podeście o wymiarach 4m x 3m x 0,4m (dł./szer./wys.) do prowadzenia pokazów gotowania na żywo z oddzielnym zapleczem technicznym wyposażone w blat roboczy o długości 4 metrów i szerokości 1 metra oraz 2 płyty kuchenne 4 palnikowe i jeden piekarnik, wraz z okapem (pochłaniacz);21. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostęp do bezprzewodowego Internetu na stoisku dla wystawców stoiska, bądź, jeśli Internet bezprzewodowy jest niedostępny, dostęp do Internetu stacjonarnego za pośrednictwem routera Wi-Fi.5.2. Wykonanie stoiskaWykonawca zapewni wykonanie stoiska zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego oraz z zasadami obowiązującymi u Organizatora Targów oraz wyposaży go i dokona montażu wszystkich elementów wymienionych w punkcie 5.1.-5.3.Obowiązkiem wykonawcy jest dostarczenie wszystkich elementów stoiska na teren Targów.Stoisko musi zostać zmontowane w miejscu odbywania się Targów.Stoisko wyposażone we wszystkie wymagane elementy zostanie odebrane przez Zamawiającego na podstawie Protokołu zdawczo-odbiorczego. Przez wymagane elementy rozumieć należy wszystkie elementy składowe stoiska, jak również wyposażenie przewidziane w projekcie stoiska.5.3. Utrzymanie i obsługa techniczna stoiska.W ramach tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego utrzymania i obsługi technicznej stoiska obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stoiska, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia stoiska, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek, uzupełnianie wyposażenia w zakresie szklanek, filiżanek, chusteczek itp., przez cały czas trwania targów oraz bieżące utrzymanie czystości i estetyki stoiska, a także praca personelu wymienionego poniżej.Wykonawca nie może wykorzystać stoiska, ani jego elementów do promowania podmiotów lub przedmiotów innych niż pochodzących od Zamawiającego.Wykonawca jest zobowiązany nabyć bilety wstępu na czas montażu, obsługi technicznej, utrzymania oraz demontażu stoiska dla ekipy montażowej stoiska, barmana, hostess oraz tłumacza (na czas konferencji). Zamawiający zgłosi ich dane osobowe, po otrzymaniu ich od Wykonawcy, do Organizatora Targów.Formalności.Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu dostawy transportu oraz montażu stoiska (bezpośredni kontakt z Organizatorem). Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej powinien realizować w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.Ubezpieczenie.Wykonawca ubezpieczy stoisko od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimum 100 000,00 PLN, od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym Organizatorom Targów. Okres ubezpieczenia powinien się rozpoczynać od momentu wejścia ekipy montującej stoisko do całkowitego zakończenia demontażu stoiska. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca przedłoży odpowiedni dokument ubezpieczenia OC do wglądu.Hostessy.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi stoiska przez co najmniej 3 hostessy posługujące się w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację w języku polskim, angielskim oraz kraju, w którym organizowane są targi. Zamawiający zapewni stroje dla hostess oraz barmana, które będą do odebrania w siedzibie Zamawiającego w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy wykonawczej.Kucharz.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pokazów gotowania na żywo na stoisku (w przypadku targów spożywczych – minimum 2 pokazów dziennie, w przypadku pozostałych targów – jednego pokazu dziennie (tylko na wybranych targach, do decyzji Zamawiającego) przez kucharza o uznanej renomie, pochodzącego z Polski Wschodniej, znającego specyfikę kuchni regionalnej województw Polski Wschodniej, komunikującego się swobodnie w języku angielskim i prowadzącym pokazy gotowania na żywo w języku angielskim. Wykonawca zapewni również, że kucharz posiada niezbędne dokumenty upoważniające go do kontaktu z żywnością, tj. aktualną książeczkę zdrowia sanitarno-epidemiologiczną.Obsługa barku.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi barku przez 1 barmana posługującego się językiem polskim oraz angielskim w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację oraz posiadającym co najmniej roczne doświadczenie na stanowisku barmana. Wykonawca zapewni również, że barman posiada niezbędne dokumenty upoważniające go do kontaktu z żywnością, tj. aktualną książeczkę zdrowia sanitarno-epidemiologiczną.Potrawy serwowane w barze w godzinach podanych przez Zamawiającego po podpisaniu umowy wykonawczej z Wykonawcą powinny uwzględniać małe gotowe dania degustacyjne, desery, zimne przekąski (minimum 80 porcji dziennie) związane z kuchnią Polski Wschodniej, zimne napoje typu sok/woda oraz kawę/herbatę. Dania powinny być wstępnie przygotowane, aby można je było ewentualnie podgrzać i podawać bez potrzeby długotrwałej obróbki termicznej przez kucharza. Po uzgodnieniu ostatecznego menu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wszelkie składniki oraz przybory kuchenne potrzebne do przyrządzenia ustalonego menu. Zamawiający zastrzega sobie zmianę terminu podawania posiłków.Barek powinien być wyposażony w sprzęt nagłaśniający i grający (Cd/dvd) na którym Wykonawca zapewni muzykę towarzyszącą dla gości barku.Zespół muzyczny.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia występów zespołu muzycznego na żywo, posiadającego w swoim repertuarze utwory o charakterystycznym dla regionów Polski Wschodniej brzmieniu folkowym, w nowoczesnych, lekkich aranżacjach. Na stoisku odbędą się dwa, godzinne występy dziennie, przez 3 dni trwania targów.Tłumacz.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 1 tłumacza wykonującego usługi tłumaczeniowe symultaniczne z języka polskiego na język kraju w którym odbywają się targi oraz z języka tego kraju na język polski i posiadającego co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w wykonywaniu tłumaczeń symultanicznych.Materiały promocyjne.a) Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania materiałów promocyjnych np. opisania nazwą produktu oraz logo firmy produktów ekspozycyjnych, wystawianych podczas targów; jest również zobowiązany do przygotowania eleganckich zafoliowanych koszy okolicznościowych ozdobionych motywem logo Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej zawierających wolno psujące się produkty spożywcze (np. majonezy, musztardy, przyprawy, makarony, słodycze itp.) oferowane przez firmy wystawców. Materiały promocyjne będą wykorzystane do działań promocyjnych odbywających się na stoisku. Wykonawca zapewni także spedycję materiałów promocyjnych do miejsca organizacji targów.b) Wykonawca odpowiada za wydruk 500 sztuk materiałów informacyjnych w formacie A-5 (liczba stron – około 30). Oprawa szyta; okładka– gramatura minimum 200 g/m², środki – minimum 120 g/m², wydruk 4+4. Treść publikacji zostanie przekazana Wykonawcy w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy wykonawczej w wersji elektronicznej - format tekstowy, wymagającym przygotowania do drukuc) Wykonawca odpowiada za wydruk 200 ulotek w formacie A-5 zapraszających na wydarzenia organizowane na stoisku w formacie A-5. Treść ulotki zostanie przekazana Wykonawcy w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy wykonawczej w wersji elektronicznej - format tekstowy, wymagającym przygotowania do druku.d) Wykonawca odpowiada za wykonanie 2 roll-upów reklamowych promujących Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej z jego logotypem, którego Zamawiający przekaże wykonawcy w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy wykonawczej. 1 roll-up powinien być w języku kraju organizacji targów, a 1 w języku angielskim. Wymiar obu roll-upów to 120x200 cm. Roll-upy powinny być wysuwane, z pokrowcem z rączką umożliwiającą ich łatwy transport. Roll-upy powinny być ustawione na stoisku wg wskazówek Zamawiającego.Muzyka, opłaty licencyjne, multimedia.Wykonawca zobowiązany jest do zgłoszenia faktu wykonywania muzyki mechanicznej oraz koncertu wykonywanego przez zespół muzyczny do odpowiednich organów ZAIKS lub zagranicznego odpowiednika tego związku, dokonania stosownych opłat, jeśli są one wymagane i przedstawienia odpowiednich dokumentów Zamawiającemu.— Fotograf (dokumentacja fotograficzna).Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dokumentacji fotograficznej wydarzenia promocyjnego przez minimum dwa dni targowe. Zamawiający wybierze około 50 zdjęć z przygotowanego materiału.5.4. Zapewnienie logistyki Wyjazdu.Transport lokalny.Transport rzeczy na trasie od lotniska do miejsca targów w przypadku transportu lotniczego, od portu do miejsca targów dla transportu morskiego a także transport osób na terenie miasta, w którym odbywają się targi dla przedstawicieli Zamawiającego (ok. 30 osób) przez cały okres targów, w tym od dnia przybycia do dnia wyjazdu delegacji Zamawiającego.Transport pozostały.Wykonawca zapewni transport swojego personelu, wszystkich elementów niezbędnych do wykonania i wyposażenia stoiska oraz produktów ekspozycyjnych, w zależności od rodzaju targów, w tym m.in. mebli, artykułów spożywczych, jachtów, łodzi motorowych, samolotów, szybowców, innych pojazdów latających, odzieży (bielizna), artykułów metalowo-maszynowych etc. Powyższy obowiązek obejmuje transport na teren Targów, jak i powrotny.Materiały promocyjne.Wykonawca zapewnia transport materiałów promocyjnych (materiałów informacyjnych, ulotek i roll-upów) z siedziby Zamawiającego na stoisko. Po podpisaniu umowy wykonawczej pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, strony ustalą wspólnie termin wydania materiałów, sposób ich opakowania i sposób ich spedycji, do którego zobowiązuje się Wykonawca.Produkty spożywcze.Wykonawca zobowiązany jest do spedycji niezbędnych produktów spożywczych dla kucharza oraz produktów wystawców (eksponatów). Produkty spożywcze powinny być przewożone przystosowanym do ich specyfiki środkiem transportu (np. samochodem chłodnią). Punkt i termin odbioru produktów spożywczych zostanie określony przez Zamawiającego w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy wykonawczej. Wystawca zobowiązany jest do ewentualnej utylizacji produktów spożywczych po Targach, a także ponosi pełną odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich ekspozycję i degustację na stoisku. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania Regulacji Organizatorów Targów. Ponadto Wykonawca dostarcza wszelkie przyprawy i składniki potrzebne kucharzowi do przygotowywania potraw, np. olej słonecznikowy, oliwa z oliwek, mąka ziemniaczana, mąka pszenna, cukier, sól morska i sól kuchenna, pieprz świeżo mielony, ocet winny biały i ciemny, majeranek, bazylia, oregano, czerwona papryka i inne przyprawy; zapewnia również napoje i inne produkty wskazane przez Zamawiającego po uzgodnieniu planowanego menu z Wykonawcą oraz z kucharzem.5.5. Demontaż stoiska.Wykonawca na własny koszt wykona demontaż stoiska zgodnie z warunkami Organizatora Targów w miejscu odbywania się Targów.6. Pozostałe wymagania związane z przedmiotem zamówienia.6.1. Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług.6.2. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia.6.3. Wykonawca zobowiązuje się – przy wykonywaniu zamówienia, tj. przy projektowaniu stoiska, dostawie elementów stoiska oraz przy jego montażu – uwzględniać i bezwzględnie stosować warunki techniczne dla wystawców podczas Targów, w szczególności zobowiązany jest stosować materiały zgodne z normą EN 13.501.1 oraz normami wymienionymi w warunkach technicznych dla wystawców.6.4. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przepisów uwzględnionych przez Organizatora Targów w Instrukcji Bezpieczeństwa Wystawcy i zgłoszenia faktu montażu stoiska Organizatorowi wraz z działaniami towarzyszącymi na pliku instalacyjnym.6.5. Wykonawca zobowiązuje się również do opłacenia ewentualnych opłat licencyjnych wymaganych przez Organizatora Targów w przypadku odtwarzania muzyki mechanicznej na stoisku.7. Przedstawiony w pkt. 5 opis zadań Wykonawcy jest opisem orientacyjnym. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia wymagań dla Wykonawcy a także wskazanych tam ilości poszczególnych elementów w zależności od tematyki i rodzaju targów. Zastrzeżenie to nie dotyczy standardowego wyposażenia, które każdorazowo musi posiadać co najmniej cechy określone w punkcie 5.1. Każdorazowo wraz z zaproszeniem do składania ofert (ewentualnie w zaproszeniu do negocjacji, jeśli umowa ramowa zostanie podpisana z jednym wykonawcą) Zamawiający szczegółowo określi zadania oraz zakres obowiązków Wykonawcy w ramach zamówienia wykonawczego.10 500 000,00