Obsługa bankowa budżetu miasta Stalowa Wola oraz jednostek organizacyjnych

Gmina Stalowa Wola

1) Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu miasta Stalowa Wola oraz jednostek organizacyjnych. Przedmiot zamówienia obejmuje obsługę bankową prowadzoną dla:
— Budżetu gminy,
— Urzędu Miasta,
— Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej,
— Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji,
— Żłobek Miejski,
— Miejskiej Biblioteki Publicznej,
— Zakład Miejskiej Komunikacji Samochodowej,
— Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 1,
— Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 3,
— Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 4,
— ZSO Nr 1. (PSP-5, Gimnazjum Nr 7),
— Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 7,
— Zespół Szkół Nr 4 (PSP-9, Gimnazjum Nr 6),
— Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 11,
— Zespół Szkół Nr 3 (PSP-12, Gimnazjum Nr 5),
— Gimnazjum Nr 2,
— ZSO Nr 2 (LS, Gimnazjum Nr 4),
— Przedszkole Nr 1,
— Przedszkole Nr 2,
— Przedszkole Nr 3,
— Przedszkole Nr 4,
— Przedszkole Nr 5,
— Przedszkole Nr 6,
— Przedszkole Nr 7,
— Przedszkole Nr 9,
— Przedszkole Nr 10,
— Przedszkole Nr 11,
— Przedszkole Nr 12,
— Przedszkole Nr 15,
— Przedszkole Nr 18,
— Środowiskowy Dom Samopomocy Nr 1,
— Środowiskowy Dom Samopomocy Nr 2.
2) Zakres zamówienia obejmuje:
1. Zakładanie i prowadzenie rachunków bankowych budżetu Gminy, Urzędu Miasta Stalowa Wola i jej jednostek organizacyjnych. Obsługa bankowa budżetu Miasta
Stalowa Wola i jej jednostek organizacyjnych polega na:
— otwarciu i prowadzeniu rachunków Gminy i Urzędu Miasta Stalowa Wola i rachunków gminnych jednostek organizacyjnych,
— prowadzeniu pomocniczych rachunków bankowych,
— zamknięciu pomocniczych rachunków bankowych.
2. Prowadzenie obsługi budżetu za pomocą elektronicznego systemu obsługi bankowej, poprzez:
— realizacje poleceń przelewu w formie elektronicznej (w wyjątkowych przypadkach dopuszcza się realizacje przelewów w formie papierowej),
— przyjmowanie wpłat gotówkowych,
— dokonywanie wypłat gotówkowych,
— sporządzanie i udostępnianie dokonywanych operacji na rachunkach bankowych.
(wyciągi bankowe) na koniec każdego dnia roboczego wraz z dokumentacją umożliwiającą prawidłową kwalifikację dowodów (nazwa wpłacającego, tytuł płatności nazwa banku wpłacającego i jego numer, data obciążenia rachunku bankowego wpłacającego – data stempla) i księgowanie operacji w formie papierowej w następnym dniu roboczym do godz. 10.00;
3. Wyciąg bankowy będzie zawierał co najmniej:
— nazwę Kontrahenta,
— nazwę i numer rachunku bankowego,
— wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez.
Kontrahentów w opisie płatności,
— numer rachunku Kontrahenta,
— datę wpłaty,
— datę przelewu,
— kurs przewalutowania płatności w walutach zagranicznych.
4. Bank zrealizuje przelewy złożone w systemie bankowości elektronicznej do godz. 14.30 w tym samym dniu roboczym. Natomiast przelewy złożone w systemie po godz. 14.30 winny zostać zrealizowane najpóźniej w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR,
5. Bank zrealizuje przelewy papierowe złożone w placówce Banku przez podmioty objęte zamówieniem do godz. 14.00 w tym samym dniu roboczym, a po godz. 14.00 najpóźniej w następnym dniu roboczym,
6. Środki które wpłynęły z innych banków na rachunki podmiotów objętych zamówieniem:
— I sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu roboczym do godz. 13.00,
— II sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu do godz. 16.00,
— III sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku najpóźniej w następnym dniu roboczym.
7. Przelewy pomiędzy rachunkami podmiotów objętych zamówieniem realizowane będą w czasie rzeczywistym.
8. Lokowanie wolnych środków pieniężnych poprzez automatyczne zakładanie lokaty typu overnight i weekendowej na kwotę sald rachunków Zamawiającego, w przypadku gdy oprocentowanie lokaty będzie korzystniejsze od oprocentowania rachunku bez dodatkowych formalności na koniec dnia. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego nie później niż do godz. 7.30 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat.
9. Coroczne udzielanie kredytu obrotowego w rachunku bieżącym w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej Rady Miejskiej w Stalowej Woli, obowiązującej na dany rok budżetowy maksymalnie do 10 000 000 PLN (corocznie oznacza raz do roku – tak więc zaciągnięcie kredytu i jego całkowita spłata następuje w danym roku budżetowym). Spłata kredytu udzielonego w bieżącym rachunku budżetu miasta następowała będzie w każdym roku do dnia 31 grudnia, a w ostatnim roku obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu. Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji i opłat za udzielenie/uruchomienie kredytu, ani z tytułu niewykorzystania przyznanego limitu. Jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki naliczane od faktycznego dziennego zadłużenia w tym rachunku.
Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego naliczane będzie w oparciu o stopę WIBOR 1M wg WIBOR dla depozytów za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy powiększoną o marżę zaoferowaną przez Bank, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. Kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu 2 dni od daty podpisania odrębnej umowy. Do naliczania odsetek przyjmuje się, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok liczy 365 dni. Odsetki płatne będą w ostatnim dniu każdego miesiąca a w ostatnim miesiącu obowiązywania umowy w ostatnim jej dniu. Zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową.
10.Otwieranie dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych dla jednostek organizacyjnych Miasta w trakcie obowiązywania umowy na obsługę bankową
Miasta Stalowa Wola, na warunkach zadeklarowanych w ofercie.
11. Nieodpłatne udostępnienie przez cały okres trwania umowy, usługi typu homebanking na 1 stanowisku komputerowym.
12.W ramach systemu bankowości elektronicznej, wykonawca zapewni bez dodatkowych opłat:
— dostawę oprogramowania (w tym karty, czytniki, tokeny),
— instalacje oprogramowania,
— bieżącą aktualizacje oprogramowania,
— obsługę serwisową oprogramowania,
— w miesiącu poprzedzającym okres realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje praktyczne szkolenia dla wszystkich operatorów w zakresie pełnej obsługi systemu w każdej z siedzib podmiotów objętych zamówieniem. Na potwierdzenie przeszkolenia operatorów każdego z podmiotów objętych zamówieniem niezbędne jest uzyskanie potwierdzenia od osób przeszkolonych, w formie oświadczenia tych osób, o nabyciu umiejętności obsługi programu niezbędnych na danym stanowisku pracy.
13. System bankowości elektronicznej Wykonawcy musi umożliwiać dokonywanie autoryzacji (zatwierdzenia) jednego przelewu przez dwóch operatorów, przy czym jeden z operatorów autoryzujących może być również operatorem wprowadzającym dane przelewu do systemu. W przypadku, gdy system wymaga posługiwania się akcesoriami typu karta, czytnik, token itp. wykonanie tych czynności musi być możliwe przy założeniu, że każdy z tych operatorów posługuje się tylko jednym i tym samym akcesorium.
14. System bankowości elektronicznej powinien umożliwić, w szczególności:
— uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach oraz o liczbie rachunków bankowych Gminy i Urzędu Miasta,
— uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o saldach i rachunkach pozostałych jednostek organizacyjnych Miasta Stalowej Woli,
— możliwość grupowania zleceń (według rodzaju zlecenia, operacji, osoby wystawiającej),
— realizacje poleceń przelewu w formie elektronicznej ze wszystkich rachunków,
— importowanie przelewów w formacie ELIXIR,
— archiwizowanie wszystkich wprowadzonych danych, wykonanych operacji i sald na rachunkach, przez cały okres korzystania z systemu,
— zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu. 15.W okresie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca umożliwi dokonywanie wpłat na rachunki podmiotów objętych zamówieniem w formie zamkniętej do tzw. wrzutni nocnych (czynnych 24:00) w co najmniej jednym miejscu na terenie Stalowej.
Woli. Wpłaty zamknięte dokonywane mogą być zarówno w banknotach jak i bilonie. Wpłaty dokonane w formie zamkniętej zaksięgowane zostaną na rachunkach, których dotyczą nie później niż w najbliższym dniu roboczym od dokonania wpłaty.
16.Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat (w tym abonamentowej) za:
— otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych,
— zamkniecie rachunków pomocniczych,
— realizacje poleceń przelewu w wersji elektronicznej i papierowej w ramach banku obsługującego Gminę, Urząd Miasta i jej jednostek organizacyjnych,
— „zerowania” rachunków podstawowych i pomocniczych (na żądanie) jednostek budżetowych Miasta, polegającego na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek podstawowy organu jednostki samorządu terytorialnego,
— wydawanie blankietów czekowych,
— obsługę wpłat w formie zamkniętej (wrzutnia),
— wydawanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi,
— świadczenie usług bankowości elektronicznej, pozwalających na dostęp do rachunków bankowych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem sieci informatycznej dla Gminy i Urzędu Miasta i jej jednostek organizacyjnych,
— udostępnienie przez cały okres trwania umowy, usługi typu homebanking na 1 stanowisku komputerowym,
— wydawanie zaświadczeń, opinii, aneksów itp. związanych z obsługa bankową rachunków a wynikających z uregulowań wewnętrznych banku,
— przechowywanie depozytów,
— Zamawiający wymaga by Wykonawca nie obciążał wpłacających prowizjami od wpłat podatków i opłat i innych należności na rzecz Miasta Stalowa Wola i jej jednostek organizacyjnych tylko obciąży rachunek którego dotyczy wpłata.
17.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnych z dyspozycją posiadacza rachunku.
18.Naliczanie odsetek od środków na rachunkach bankowych będzie dokonywane w okresach miesięcznych.
19.Wykonawca zawrze indywidualne umowy na prowadzenie obsługi bankowej na warunkach zaoferowanych w ofercie, ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi
Miasta Stalowej Woli.
20.W przypadku tworzenia, łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub przejęcia jednostek organizacyjnych przez Zamawiającego,
Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie.
21.Wykonawca zapewni kompleksową obsługę rachunku przez wytypowanego pracownika banku, jak również zapewni jego zastępcę.
22.Bank będzie prowadził działalność obejmującą świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia w placówce w lokalu Urzędu Miasta Stalowa Wola mieszczącym się przy ul. Wolności 9 o powierzchni 32,60 m2, który zostanie wynajęty Bankowi na podstawie odrębnej umowy drogą negocjacji. Zamawiający zastrzega, że placówka przy ul. Wolności 9 nie może być placówką prowadzoną na podstawie art. 6a-d ustawy Prawo bankowe. Bank zobowiązany jest do rozpoczęcia świadczenia wszystkich usług objętych zamówieniem w ww. placówce w okresie realizacji przedmiotu zamówienia jednak nie później niż w terminie 30 dni od dnia przekazania lokalu przez Zamawiającego, a w przypadku kontynuacji obsługi bez zachowania tego okresu. Zamawiający zobowiązuje się udostępnić lokal do dnia 10.1.2013 r. W okresie realizacji przedmiotu zamówienia do czasu uruchomienia placówki Banku przy ul. Wolności 9, Wykonawca zapewni raz dziennie konwój gotówki do kasy Urzędu Miasta zlokalizowanej przy ul. Wolności 7, pok. 5, w godzinach i kwotach wskazanych przez Zamawiającego w dniu poprzednim do godz. 15.00. Bank zobowiązany jest do wykonania, w lokalu przy ul. Wolności 9 na swój koszt wszystkich niezbędnych prac remontowo-adaptacyjnych wraz z wyposażeniem, które uzna za niezbędne do świadczenia usług stanowiących przedmiot zamówienia. W placówce przy ul. Wolności 9 Bank będzie świadczył na rzecz podmiotów objętych zamówieniem oraz kontrahentów następujące usługi:
— obsługę kasową tj. wpłaty i wypłaty na i z rachunków podmiotów objętych, zamówieniem w wymiarze co najmniej dwóch stanowisk kasowych,
— przyjmowanie, bieżące wprowadzanie do systemu transakcyjnego Banku i realizacja przelewów składanych w wersji papierowej przez podmioty objęte zamówieniem,
— realizację czeków własnych i obcych, wydawanie blankietów czekowych do rachunków podmiotów objętych zamówieniem,
— doradcy bankowego dla podmiotów objętych zamówieniem.
23.Placówka Wykonawcy przy ul. Wolności 9 świadczyć będzie usługi będące przedmiotem zamówienia co najmniej w godzinach pracy Urzędu Miasta Stalowa
Wola. W przypadku zmiany godziny pracy Urzędu stosownej zmianie ulegną godziny otwarcia tej placówki. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zmianie godzin urzędowania z 14-dniowym wyprzedzeniem.
24.W okresie realizacji przedmiotu zamówienia, dodatkowo poza placówką przy ul. Wolności 9, Bank będzie świadczył usługi na rzecz podmiotów objętych zamówieniem oraz kontrahentów przynajmniej w jednej placówce na terenie miasta Stalowej Woli. Do wymaganych usług, które będą świadczone przez Wykonawcę w każdej z ww. placówek należą co najmniej:
— obsługa kasowa tj. wpłaty i wypłaty na i z rachunków podmiotów objętych zamówieniem,
— przyjmowanie i bieżące wprowadzenie do systemu transakcyjnego i realizacja przelewów składanych w wersji papierowej przez podmioty objęte zamówieniem.
25.Zamawiający deklaruje, że wszystkie przelewy wewnętrzne oraz wychodzące jednostek objętych zamówieniem składane będą w systemie bankowości elektronicznej, o ile nie zaistnieje awaria sprzętu lub połączenia sieciowego uniemożliwiająca technicznie złożenie dyspozycji przelewu za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej Wykonawcy. W przypadku ww. awarii podmioty objęte zamówieniem będą składały do realizacji papierowe polecenia przelewu dotyczące wyłącznie płatności przypadających w dniu awarii bez pobierania opłat.
26. Liczby podane w Rozdziale 14 pkt. 3 w kolumnie 4 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, są jedynie przewidywanymi ilościami usług koniecznych do realizacji przedmiotu zamówienia, oznacza to iż mogą ulec zmianie. Wprowadzone zostały w celu oszacowania przewidywalnej wartości zamówienia.
3.) Wykaz dokumentów pomocniczych dla Wykonawców – załączniki Dokumentacja techniczna
1. Sprawozdania roczne z wykonania budżetu miasta za lata: 2009, 2010, 2011 i za I półrocze 2012 wraz z opiniami Regionalnej Izby Obrachunkowej,
2. Bilanse z wykonania budżetu jst za lata: 2009, 2010 i 2011,
3. Bilanse jednostek budżetowych, 2010 i 2011,
4. Uchwała budżetowa miasta Stalowa Wola na 2012 rok, z opiniami RIO
5. Uchwała w sprawie Wieloletniej Prognozy Finansowej
6. Informacja z wykonania budżetu miasta za I półrocze 2012 roku wraz z opinią RIO
7. Sprawozdania Rb-NDS za lata: 2009, 2010, 2011 i za I półrocze 2012,
8. Sprawozdania Rb-27S za lata: 2009, 2010, 2011 i za I półrocze 2012,
9. Sprawozdania Rb-28S za lata: 2009, 2010, 2011 i za I półrocze 2012,
10.Sprawozdania Rb-N za lata: 2009, 2010, 2011 i za I półrocze 2012,
11. Sprawozdania Rb-Z za lata: 2009, 2010, 2011 i za I półrocze 2012,
12.Sprawozdanie PDP za rok 2010 i 2011,
13.Zaświadczenie wydane przez Przewodniczącego Miejskiej Komisji Wyborczej o wyborze Prezydenta Miasta,
14.Uchwała o powołaniu Skarbnika Miasta,
15.Wykaz zaciągniętych przez Gminę zobowiązań o charakterze kredytowym wraz z terminami ich spłaty oraz kwotami do spłaty przypadający w każdym kolejnym roku budżetowym
16.Tabela informacyjna
17. Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacie składek ZUS
18. Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach,
19. Zaświadczenie o nadanym NIP,
20. Zaświadczenie o nr REGON

Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-11-27. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-10-17.

Kto?

• • Gmina Stalowa Wola

Co?

• • Usługi bankowe › Usługi udzielania kredytu