Obsługa budżetu miasta Piotrkowa Trybunalskiego oraz jednostek budżetowych i instytucji kultury
I. Przedmiot zamówienia – prowadzenie bankowej obsługi budżetu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego oraz jego jednostek działających w formie jednostek budżetowych i Instytucji Kultury, wymienionych w załączniku nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, na warunkach wynikających z oferty i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
1. Okres prowadzenia bankowej obsługi budżetu wynosi 60 miesięcy, począwszy od 1.1.2013 roku do 31.12.2017 roku.
2. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych jednostek Miasta Piotrków Tryb. realizowane będzie w walucie polskiej /PLN/ lub w walutach wymienialnych, na warunkach określonych w umowach, zgodnych ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia oraz ofertą.
II. Prowadzenie bankowej obsługi budżetu będzie polegało na:
1. otwarciu i prowadzeniu rachunków podstawowych i pomocniczych budżetu Miasta Piotrków Tryb. oraz jednostek wymienionych w załączniku nr 8 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
a) Wykonawca zobowiązany jest otworzyć i prowadzić na rzecz Zamawiającego Rachunki w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej;
b) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu możliwość automatycznej identyfikacji źródeł dochodów, poprzez określenie nazwy kontrahenta, tytułu płatności, daty dokonania wpłaty poprzez kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłat, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Zakres informacji nie będzie wykraczać poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych;
c) Wykonawca będzie realizował wypłaty zgodnie ze złożonymi dyspozycjami osób uprawnionych do danego rachunku do wysokości środków znajdujących się na rachunku;
d) każdorazowo po dokonaniu płatności (każdego dnia roboczego), system musi zapewnić dostęp do danych o wypłacie środków (wszystkie informacje, jakie będą umieszczone na przelewie), niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych wypłat, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej jednostkę samorządu terytorialnego.
2. Oprocentowaniu środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych złotowych, które oparte będzie na zmiennej stopie procentowej WIBID 1M według serwisu Reuters, ustalonej na podstawie zasad stosowanych przez Wykonawcę i opisanej w ofercie, pomnożonej przez współczynnik nie mniejszy niż 0,90.
Naliczone odsetki podlegają miesięcznej kapitalizacji. Stopa procentowa będzie zmieniana w okresach miesięcznych. Dniem zmiany stopy procentowej będzie pierwszy dzień każdego miesiąca. O każdorazowej zmianie oprocentowania rachunków bankowych Zamawiający zostanie powiadomiony pisemnie przez Wykonawcę, w terminie do 7 dnia nowego okresu odsetkowego.
3. Prowadzeniu rachunku skonsolidowanego, polegającego na wirtualnej lub rzeczywistej kompensacji sald, zapewniającej codzienne, automatyczne bilansowanie sald rachunków na koniec dnia obrachunkowego, nie wcześniej niż o godz. 17:00 na zasadach:
a) środki z rachunku konsolidującego będą najpóźniej do godz. 8:00 rano pierwszego dnia roboczego (czyli od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) następującego po dniu konsolidacji, zwracane na rachunki jednostek, których środki podlegały konsolidacji, w takiej samej wysokości, w jakiej były przekazane na rachunek konsolidujący lub w przypadku konsolidacji wirtualnej stawiane do dyspozycji jednostek,
b) konsolidacja obejmuje rachunki dochodów i wydatków budżetowych wszystkich jednostek budżetowych za wyjątkiem ZFŚS, depozytów oraz rachunków, które jednostka wyraźnie wskaże, że nie podlegają konsolidacji. Konsolidacja nie obejmuje rachunków Instytucji Kultury,
c) rachunkiem konsolidującym będzie rachunek bieżący budżetu,
d) saldo rachunku skonsolidowanego służy do ustalania salda wykorzystania na dany dzień kredytu w rachunku bieżącym,
e) saldo ujemne rachunku skonsolidowanego będzie pokrywane kredytem w rachunku bieżącym,
f) ujemne saldo rachunku skonsolidowanego będzie oprocentowane według stawki WIBOR 1M na podstawie serwisu Reuters plus marża (dodatnia lub ujemna) Wykonawcy z oferty. Odsetki od kredytu w rachunku bieżącym będą księgowane w ciężar rachunku wydatków Urzędu Miasta,
g) środki w ramach rachunku skonsolidowanego będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID 1M na podstawie serwisu Reuters, ustaloną na zasadach stosowanych przez Wykonawcę i opisaną w ofercie, pomnożoną przez współczynnik nie mniejszy niż 0,90.
O każdorazowej zmianie oprocentowania rachunku skonsolidowanego Zamawiający zostanie powiadomiony pisemnie przez Wykonawcę, w terminie do 7 dnia nowego okresu odsetkowego.
4. Zapewnieniu systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Zamawiającego, w tym:
a) dokonywanie przelewów krajowych i zagranicznych – także z datą przyszłą, tworzenie poleceń zapłaty, lokowanie wolnych środków, z zastrzeżeniem pkt 13;
b) usuwanie, przeglądanie i modyfikację przelewów przed wysłaniem ich do Wykonawcy;
c) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach jednostek;
d) składanie poleceń przelewu, w tym: poleceń przelewu zagranicznego ze wszystkich rachunków w ramach dostępnych środków;
e) dokonywanie przelewów w systemie Elixir, Sorbnet i innych o podobnym charakterze;
f) generowanie i drukowanie wyciągów;
g) zapewnienie bezproblemowej współpracy z systemem finansowo – księgowym, tj. dostosowanie formatu danych z systemu bankowego do stosowanego u Zamawiającego systemu finansowo - księgowego;
h) dostęp dla Urzędu Miasta do danych o wszystkich rachunkach jednostek Miasta wymienionych w załączniku nr 8;
i) dostęp dla jednostek wymienionych w załączniku nr 8 do własnych rachunków.
5. Generowaniu i przekazywaniu wyciągów bankowych jako zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych. Wykonawca zobowiązany jest udostępnić Zamawiającemu wyciągi w formie pliku elektronicznego, z danego dnia, najpóźniej w ciągu 24 godzin, tj. w pierwszym dniu roboczym następującym po dniu operacji. Odbiór wyciągu w wersji papierowej będzie zapewniony w wyznaczonym stanowisku kasowym w ciągu 3 dni po dniu operacji. W przypadku braku możliwości przekazywania wyciągów w formie papierowej, Wykonawca zobowiązany jest przekazać wyciągi w formie elektronicznej, które będą takie same jak wyciągi w wersji papierowej.
a) wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały zamieszczone przez kontrahentów w opisie płatności;
b) przekazane przez Wykonawcę wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie;
c) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, numer rachunku zleceniodawcy, odbiorcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę realizacji transakcji, kurs jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek;
d) wyciąg bankowy winien zawierać separator liniowy, a kwota na wyciągu winna zawierać separator tysięcy (grupujący, ułatwiający czytanie liczb);
e) wyciąg bankowy dla rachunku skonsolidowanego będzie zawierał skumulowane kwoty konsolidacji w przypadku stosowania konsolidacji rzeczywistej, a wykaz wszystkich operacji składających się na konsolidację będzie określał załącznik do wyciągu;
f) na żądanie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty przez kontrahenta na rachunek Zamawiającego.
6. Obsłudze płatności masowych, w tym:
a) Wykonawca zobowiązany jest otworzyć wirtualne rachunki dla kontrahentów płatności masowych;
b) identyfikacja płatności przychodzących będzie odbywała się w oparciu o unikalny identyfikator, jaki umieszczony zostanie w indywidualnym numerze rachunku bankowego;
c) księgowanie wpłat dokonanych na rachunki wirtualne będzie odbywało się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach;
d) plik elektroniczny według formatu określonego przez Zamawiającego o wpłatach dokonywanych za pośrednictwem wirtualnych rachunków, Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu najpóźniej do godz.10:00 następnego dnia roboczego.
W trakcie obowiązywania umowy może nastąpić zwiększenie ilości operacji w skali miesiąca.
7. Możliwości zaciągania w każdym roku budżetowym kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Miasta, do wysokości uchwalonej przez Radę Miasta. Kredyt w rachunku bieżącym udzielony zostanie bez prowizji i opłat.
a) Jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki od faktycznie wykorzystanego kredytu;
b) Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie opierało się o stopę WIBOR 1M według serwisu Reuters, powiększonej o marżę banku (dodatnią lub ujemną). Stawka WIBOR stanowiąca podstawę do określenia oprocentowania w danym miesiącu wyznaczana będzie każdorazowo, według zasad obowiązujących, stosowanych przez Wykonawcę i opisanych w ofercie;
c) Odsetki od wykorzystanego kredytu Bank nalicza i pobiera z rachunku wydatków Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego w okresach miesięcznych w ostatnim dniu kalendarzowym miesiąca, a w przypadku gdy jest to dzień wolny od pracy, w następnym dniu roboczym;
d) Odsetki za ostatni okres odsetkowy będą pobrane nie później niż 31 grudnia każdego roku budżetowego. Do naliczenia odsetek założono, iż miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok 365/366 dni;
e) Prawnym zabezpieczeniem spłaty udzielonego kredytu wraz z odsetkami będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową lub oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
8. Realizacji usługi zarządzania płatnościami z przyszłą datą płatności, umożliwiającej jednostkom składanie zleceń za pomocą systemu elektronicznej bankowości do 60 dni przed terminem ich realizacji bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
9. Realizacji zleceń dotyczących wypłat wynagrodzeń z zachowaniem tajemnicy.
10. Przyjmowaniu wpłat gotówkowych na rachunki jednostek wymienionych w załączniku nr 8, bez pobierania opłat i prowizji w wyznaczonym stanowisku kasowym Wykonawcy.
11. Realizacji wypłat gotówkowych poza kolejnością w wyznaczonym stanowisku kasowym Wykonawcy za pomocą czeków gotówkowych.
12. Umożliwieniu dokonania płatności przez Klientów na rzecz Zamawiającego za pomocą terminali kart płatniczych.
a) Wykonawca zainstaluje dwa terminale w kasach Zamawiającego, jeden przy Pasażu Karola Rudowskiego 10, jeden przy ul. Szkolnej 28;
b) Zamawiający wyraża zgodę na zawarcie trójstronnej umowy pomiędzy Wykonawcą, Zamawiającym i Dostawcą terminali, na warunkach wynikających ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i Oferty Wykonawcy;
c) W przypadku dokonywania płatności za pomocą kart płatniczych na wyciągu bankowym musi znaleźć się informacja o danych kontrahenta dokonującego płatności oraz typu wpłaty;
d) Wykonawca zobowiązuje się do obsługi technicznej i rozliczenia transakcji bezgotówkowych, obsługi procesu autoryzacji transakcji, przetwarzania i przesyłania komunikatów autoryzacyjnych;
e) Terminale muszą mieć możliwość komunikowania się z serwisem rozliczeniowym Wykonawcy z sieci Zamawiającego, obsługujące karty z kodem magnetycznym oraz hybrydowe.
13. W przypadku braku możliwości np: z przyczyn technicznych dokonania przelewów w systemie elektronicznej obsługi rachunków bankowych, Wykonawca przyjmie i zapewni realizację przelewów w formie papierowej.
14. Wydawaniu i obsłudze kart płatniczych.
a) Na wniosek Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest wydać karty płatnicze oraz prowadzić ich obsługę przez okres obowiązywania umowy;
b) Karty będą obsługiwały wydatki służbowe wskazanych osób, dokonywane między innymi podczas np.: delegacji służbowych;
c) Z tytułu czynności związanych z wystawieniem kart oraz obsługą transakcji kartami, Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów;
d) Karty nie będą wykorzystywane do wypłat gotówkowych;
e) Wydatki każdej karty będą dokonywane do wysokości środków, jakie będą przez Zamawiającego przyznawane w ramach zasilenia rachunku karty.
15. Zapewnieniu doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym;
a) Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osobę, która będzie współpracowała z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp.;
b) Kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie lub e’mailowo;
c) Wykonawca zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym, tj. w zakresie systemu.
16. Umożliwieniu korzystania z wrzutni nocnej.
Wykonawca prowadzący obsługę Miasta i jego jednostek powinien zabezpieczyć wrzutnię na terenie miasta.
17. Przyjmowaniu wpłat zamkniętych (w bezpiecznych kopertach) poza kolejnością.
18. Umożliwienia dokonywania płatności przez Klientów na rachunki Zamawiającego i jego podległych jednostek w kasie automatycznej z czytnikiem kodów kreskowych, zlokalizowanej przy ul. Szkolnej 28.
III. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia.
Wykonawca:
4. Zapewnia wykonywanie czynności związanych z przedmiotem zamówienia w dni robocze w godz. 8:00 - 15:30. Zrealizuje w tym samym dniu dyspozycje (przelewy) elektroniczne złożone do godziny 15:30 i papierowe złożone do godziny 14:00.
5. Zapewnia możliwość wpłaty gotówki w formie zamkniętej przez konwojenta do godziny 18:00 codziennie w dni robocze.
6. Posiada na terenie miasta Piotrkowa Tryb. siedzibę lub oddział lub filię lub inny punkt przyjmujący wpłaty i dokonujący gotówkowych wypłat i prowadzący obrót bezgotówkowy.
7. Będzie kapitalizował miesięcznie naliczone odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca lub w dniu zamknięcia rachunku bankowego.
8. Przyłączy nieodpłatnie system elektronicznej bankowości w siedzibie Zamawiającego w ilości 2 stanowisk w terminie do 7 dni oraz w siedzibach pozostałych jednostek wymienionych w załączniku nr 8 w terminie do 2 tygodni od dnia podpisania umowy – po jednym stanowisku z możliwością aktywacji od 1.1.2013 r.
9. Przeszkoli nieodpłatnie pracowników jednostek wymienionych w załączniku nr 8 w zakresie obsługi i konserwacji systemu elektronicznej bankowości, zarówno na etapie wdrożenia systemu jak i w trakcie eksploatacji.
10. Zapewnia realizację przelewów w czasie rzeczywistym między jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego, wymienionymi w załączniku nr 8.
11. Nie będzie pobierał dodatkowych opłat i prowizji bankowej od przyznanego, lecz niewykorzystanego kredytu.
12. Nie będzie pobierał opłaty za otwarcie rachunku bankowego.
13. Nie będzie pobierał opłaty za wydanie czeków gotówkowych lub umożliwi wystawianie czeków gotówkowych za pomocą systemu bankowości elektronicznej.
14. Nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat i prowizji z tytułu prowadzenia bankowej obsługi poza wymienionymi w ofercie.
15. Nie będzie pobierał opłat za wydane opinie bankowe i zaświadczenia związane z obsługą rachunków i obsługą kredytu.
16. Wdroży system automatycznej identyfikacji płatnika w zakresie płatności podatku od nieruchomości i podatku rolnego, opłat z tytułu użytkowania wieczystego oraz opłaty za gospodarowanie odpadami w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy z możliwością aktywacji od 1.1.2013 r. lub innych płatności masowych, jeżeli pojawią się w trakcie realizacji umowy, w terminie 60 dni od dnia zgłoszenia tych płatności Wykonawcy przez Zamawiającego.
17. Wynajmie, zainstaluje oraz będzie serwisował 2 sztuki terminali do obsługi kart płatniczych w kasach Zamawiającego.
18. Wynajmie, zainstaluje oraz będzie serwisował i obsługiwał kasę automatyczną z czytnikami kodów kreskowych.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-09-19.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-07-24.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-07-24
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|