Obsługa Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie organizacji wizyt studyjnych przedstawicieli środowisk kultury

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

I. Tematyka organizowanych wizyt obejmuje następujące zagadnienia:
1. prezentacja dorobku polskiej kultury i nauki oraz aktualnych wydarzeń kulturalnych;
2. prezentacja poszczególnych regionów Polski;
3. inne zagadnienia związane ze sferą zawodowego zainteresowania gości (przedstawicieli świata kultury w tym dziennikarzy) z dziedziny kultury i sztuki.
II. Planowanie i organizacja wizyt
Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, planowanie, opracowanie programu wizyty pod względem merytorycznym (na podstawie założeń programowych przedstawionych przez Zamawiającego) i logistycznym oraz organizacja, realizacja i rozliczenie wizyt studyjnych.
Zakres obowiązków Wykonawcy:
1. opracowywanie szczegółowych programów wizyt pod względem merytorycznym i logistycznym zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i polskich placówek zagranicznych; przy opracowywaniu programu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności;
2. program merytoryczny obejmuje organizację spotkań z przedstawicielami świata kultury i nauki, ewentualnie polityki, organizacji pozarządowych i społecznych, mediów, urzędnikami administracji państwowej i samorządowej różnego szczebla, a także sfery gospodarki oraz biznesu (na specjalne życzenie gości lub Zamawiającego);
a) Zamawiający przekaże Wykonawcy krótki opis wizyty, założenia programowe oraz sugestie dot. osób i instytucji, z którymi mają spotkać się goście oraz tematyki, którą są zainteresowani;
b) Wykonawca przedstawi projekt programu, stworzony w oparciu o ww. sugestie, który musi zyskać akceptację Zamawiającego (DDPK i placówki);
c) po uzyskaniu akceptacji Wykonawca przystępuje do realizacji wizyty;
3. zapewnienie materiałów promocyjno-informacyjnych o Polsce i związanych z tematyką wizyty. Materiały powyższe powinny zawierać:
a) program wizyty w odpowiedniej wersji językowej: 80 % pierwsza grupa językowa (angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański, włoski), sporadycznie druga (pozostałe języki europejskie), trzecia (arabski, chiński) oraz czwarta grupa językowej (pozostałe języki europejskie). Powyższe proporcje, wynikające z dotychczasowych doświadczeń Zamawiającego, są jedynie szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia;
b) informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań;
c) mapę Polski oraz dojazdów do odwiedzanych miejsc;
d) materiały dostarczone przez Zamawiającego;
4. zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych z najważniejszych wydarzeń bieżących i historycznych w Polsce (w razie potrzeby); Zamawiający zastrzega możliwość zlecenia Wykonawcy zakupu materiałów informacyjnych (np. albumy, płyty, książki) oraz zakup materiałów zdjęciowych i filmowych (wraz z licencjami lub prawami autorskimi). Wykonawca będzie ponosił całkowitą odpowiedzialność za naruszenie własności intelektualnej oraz praw autorskich osób trzecich;
5. opracowanie i przekazywanie gościom ankiet ewaluacyjnych wizyty;
6. zapewnienie obsługi logistyczno-organizacyjnej w postaci:
a) zakwaterowania (na podstawie dotychczasowych doświadczeń Zamawiający przewiduje 45 % noclegów w Warszawie, 30 % w Krakowie oraz 25 % wszystkie pozostałe; proporcje te są jedynie szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia);
b) wyżywienia;
c) towarzyszenie/tłumaczenie podczas całego pobytu gości w Polsce.
Na podstawie dotychczasowego doświadczenia Zamawiający przewiduje, że 80 % tłumaczenia będzie obywać się na/z języków w ramach pierwszej grupy językowej (angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański, włoski), sporadycznie z drugiej (pozostałe języki europejskie), trzeciej (arabski, chiński) oraz czwartej grupy językowej (pozostałe języki europejskie). Proporcje te są jedynie szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia;
d) organizacji programu kulturalno-turystycznego;
e) zorganizowania tłumaczenia symultanicznego (w razie potrzeby);
f) transportu na terenie Polski i w razie konieczności w uzasadnionych przypadkach poza jej granicami na specjalne zlecenie Zamawiającego (rodzaj środka transportu według wskazania Zamawiającego);
g) w razie konieczności zapewnienie sali na spotkania organizowane w ramach wizyty studyjnej (wielkość i wyposażenie sali w zależności od potrzeb);
h) pomocy technicznej przy przesyłaniu materiałów pocztą elektroniczną do macierzystych krajów gości (w razie potrzeby);
i) gotowości osobistego dołączenia do grupy co najmniej jednej z osób z zespołu obsługi organizacyjnej w sytuacji nieprzewidzianej w trakcie organizacji wizyty (np. zastąpienie opiekuna wskutek nagłej niedyspozycji, zajęcie się jednym z uczestników, dostarczenie materiałów, biletów itp.) w czasie nie dłuższym niż 40 min. od momentu powiadomienia o takiej konieczności w przypadku, gdy sytuacja taka zaistnieje na terenie Warszawy;
j) dostępności (w kontakcie telefonicznym) osoby odpowiedzialnej za realizację wizyty z ramienia Wykonawcy, przez cały czas jej trwania, dla przedstawiciela Zamawiającego i uczestników wizyty studyjnej;
7. nadzór nad przebiegiem wizyty;
8. terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją wizyt studyjnych.
Zamawiający w zależności od charakteru wizyty określi każdorazowo w umowie wykonawczej zakres obowiązków Wykonawcy.
III. Kontrola i monitoring realizacji wizyty.
Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowywanie (w ciągu 30 dni od daty jej zakończenia) pisemnego sprawozdania z każdej wizyty zawierającego:
1. merytoryczną i organizacyjną ocenę wizyty przez uczestników (m.in. w oparciu o ankiety ewaluacyjne wizyty) i organizatorów;
2. szczegółowe rozliczenie kosztów – kosztorys powykonawczy, kopie dokumentów finansowych świadczących o faktycznie poniesionych kosztach. Podstawą dla Wykonawcy do wystawienia faktury jest zatwierdzenie sprawozdania przez Zamawiającego oraz stwierdzenie prawidłowości wykonania umowy w formie protokołu odbioru;
3. do sprawozdania należy dołączyć wypełnione przez uczestników wizyty ankiety ewaluacji wizyty.
IV. Liczba wizyt.
Liczba wizyt wynikać będzie z aktualnego zapotrzebowania Zamawiającego. Ich ilość oraz złożoność uzależniona jest od zapotrzebowania placówek w zakresie organizacji wizyt studyjnych przedstawicieli środowisk kultury, stanowiącego wypadkową szeregu czynników. W roku poprzedzającym powyższe zamówienie liczba ta kształtowała się na poziomie 45 wizyt studyjnych rocznie. Wizyty trwały przeciętnie 4 dni, przy średniej liczebności 4 osób uczestniczących w wizycie.
Opis przedmiotu zamówienia sporządzony został na podstawie dotychczasowego doświadczenia Zamawiającego związanego z organizacją wizyt studyjnych przedstawicieli środowisk kultury. Z uwagi na specyfikę oraz trzyletnią perspektywę czasową zamówienia, opis ma charakter ramowy. Doprecyzowanie przedmiotu zamówienia nastąpi każdorazowo na etapie zamówienia wykonawczego.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-09-03. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-08-01.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Polska Agencja Prasowa S.A.

Kto?

• • Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Co?

• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi hotelarskie
• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
• • Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
• • Dodatkowe usługi biurowe › Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Gdzie?

• • Polska