Obsługa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych na potrzeby pracowników PAIiIZ S.A. oraz uczestników wyjazdów organizowanych przez PAIiIZ S.A. w Polsce i za granicą

Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (PAIiIZ S.A.)

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa, całodobowa obsługa w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych na potrzeby pracowników PAIiIZ S.A. oraz uczestników wyjazdów organizowanych przez PAIiIZ S.A. w Polsce i za granicą, na potrzeby realizacji bieżących zadań Zamawiającego oraz zadań wynikających z realizowanych przez Zamawiającego Projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Zakres zamówienia obejmuje stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego:
— wyszukiwanie ofert hoteli w odległości nie większej niż 5 km od miejsca wskazanego przez Zamawiającego, chyba że Zamawiający zastrzeże inaczej,
— dokonywanie rezerwacji i sprzedaż miejsc hotelowych w Polsce i za granicą w hotelach o standardzie minimum trzygwiazdkowym w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.8.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 z późn. zm.) w ramach świadczonych usług hotelarskich, o ile nie zostanie wskazany przez Zamawiającego inny standard hotelu,
— pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywaniu opłat,
— pośredniczenie w odwoływaniu rezerwacji, zwrotach opłat,
— zapewnienie całodobowej możliwości dokonania rezerwacji/jej zmiany lub anulacji, również w dni wolne od pracy. W umowie Wykonawca musi wskazać numer telefonu oraz procedurę obowiązującą przy zlecaniu rezerwacji, zmianach i anulacji rezerwacji w dni wolne od pracy oraz w godzinach poza godzinami pracy PAIiIZ S.A., czyli od 17:00 do 9:00 w dniu następnym,
— posiadanie lub uruchomienie dla Zamawiającego i utrzymanie linii telefonicznej czynnej poza godzinami otwarcia biura, z uwzględnieniem dni wolnych od pracy,
— przydzielenie co najmniej dwóch osób współpracujących z PAIiIZ S.A. (tzw. opiekunów) w zakresie objętym niniejszym zamówieniem.
Zamawiający informuje, iż szacunkowa skala potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych przedstawia się następująco:
— ok. 1 500 rezerwacji, jednak nie mniej niż 1 050 rezerwacji, (w tym rezerwacje pojedyncze (do 10 osób) i grupowe (powyżej 10 osób),
— rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych,
— standard trzy gwiazdki (***), cztery gwiazdki (****) i pięć gwiazdek (*****) w zależności od indywidualnych zapotrzebowań Zamawiającego i kraju zakwaterowania,
— zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie hotelowe na całym świecie (w tym główne miejsca rezerwacji to Polska, Francja, Wielka Brytania, Niemcy, Rosja, Singapur, Chiny, Kazachstan, Włochy, Izrael, Stany Zjednoczone, Japonia, Indie, Korea Zjednoczone Emiraty Arabskie).
Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego roszczenia odszkodowawcze z tytułu rezerwacji mniejszej ilości miejsc hotelowych, niż szacowane.
Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić do wyboru co najmniej 3 oferty hoteli, celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe tj. odpowiadać międzynarodowym (w tym unijnym) normom w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach trzygwiazdkowych.
Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania konkretnego hotelu, w którym Wykonawca będzie zobowiązany zarezerwować miejsca hotelowe w ilości podanej przez Zamawiającego w zamówieniu. W przypadku rezerwacji miejsca hotelowego wskazanego przez Zamawiającego, innego niż hotele zaproponowane przez Wykonawcę, Wykonawca nie będzie zobowiązany do udzielenia Zamawiającemu zaoferowanego upustu, a wynagrodzeniem Wykonawcy za dokonanie rezerwacji ze wskazaniem, będzie 25 % wysokości zaoferowanej opłaty transakcyjnej. Zamawiający przewiduje, iż około 30 % ogólnej liczby rezerwacji może zostać dokonanych jako tzw. rezerwacje ze wskazaniem.
Przez „opłatę transakcyjną za rezerwację i zakup jednego miejsca hotelowego” należy rozumieć opłatę transakcyjną za rezerwację i zakup miejsca hotelowego dla jednej osoby naliczaną jeden raz bez względu na długość pobytu w hotelu tej osoby / ilość dób hotelowych podlegających rezerwacji.
Przez „upust %” należy rozumieć stałą wysokość % upustu udzielanego Zamawiającemu każdorazowo od ceny wyjściowej, tj. ceny dnia obowiązującej w hotelu w dniu dokonywania rezerwacji oraz podanej do publicznej wiadomości przez hotel np. w cennikach lub na stronie internetowej. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo dokumentować cenę wyjściową hotelu i przedstawiać ją zamawiającemu wraz z przedstawianą do wyboru ofertą co najmniej trzech hoteli. Cena za rezerwację i zakup miejsca hotelowego po odliczeniu upustu zaoferowanego przez Wykonawcę, nie może być wyższa, niż cena dostępna dla Zamawiającego - oferowana przez ten hotel w dniu dokonywania rezerwacji.
Z uwagi na to, iż rezerwacje hotelowe często będą dokonywane dla wysokich urzędników państwowych oraz przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, Zamawiający oczekuje od Wykonawcy profesjonalizmu, wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi.
Zamawiający informuje, iż przewiduje udzielenie zamówienia / zamówień uzupełniających na podstawie odrębnej umowy lub umów zawartych z wybranym Wykonawcą w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kwota zamówień uzupełniających nie przekroczy 30 % wartości zamówienia podstawowego.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-03-12. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-02-21.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • First Class S.A.

Kto?

• • Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (PAIiIZ S.A.)

Co?

• • Usługi hotelarskie › Hotelarskie usługi noclegowe