Organizacja II Transgranicznego Forum Dziennikarzy na Białorusi
Organizacja Transgranicznego Forum Dziennikarzy w dniach 12-14 września na Białorusi na obszarze Puszczy Białowieskiej (dalej także Forum).
Warunki ogólne:
— Zamawiający potwierdzi ostateczną wielkość zamówienia w tym ilość noclegów i posiłków z wyprzedzeniem przynajmniej 4 dni roboczych przed datą organizacji wydarzenia,
— Wszystkie ewentualne koszty pobytu i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca,
— Opis posiłków: przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania Forum. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę. Wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach.
Przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (gazowana oraz niegazowana podawana w butelkach, przynajmniej jedna butelka 0,33 litra na osobę), soki owocowe typu 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach, przynajmniej po 0,5 litra na osobę); mix ciastek i ciast domowych (łącznie 3 rodzaje ciastek – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem”; ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść przynajmniej 8 szt. plus 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę, np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”; ciasto z czekoladą). Dodatkowo na stole konferencyjnym w trakcie posiedzenia muszą być zapewnione napoje: woda (woda mineralna niegazowana podawana w butelkach, przynajmniej jedna butelka 0,33 litra na osobę). Szczegóły techniczne, co do ustawienia zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
OBIAD: 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, szczupak, łosoś lub podobne do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce” lub „Puree”), 2 rodzaje deseru (100-150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu: banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z Zamawiającym w ilości co najmniej 2 szt./osobę). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 0,5 l na osobę), napoje gazowane typu cola podawane w butelkach w ilości przynajmniej 0,5 l na osobę.
Kolacja: 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, lub podobne do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego, wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę); przystawek składających się z talerza wędlin (minimum 4 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, wędlina sucha typu kiełbasa myśliwska, pasztet z żurawiną – łącznie minimum 150 g na osobę), danie rybne na zimno 2 rodzaje (w tym ryba wędzona i ryba w oleju) dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, talerz serów – minimum 3 rodzaje - (w tym ser z przerostem niebieskiej pleśni, ser z porostem białej pleśni, ser twardy, ser kozi – łącznie minimum 150 g na osobę, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne - łącznie minimum 150 g na osobę); 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym - 100-150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu: banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z Zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), napoje gazowane typu cola podawane w butelkach w ilości przynajmniej 1l na osobę;
Pakiet podróżny (dla każdej osoby): woda mineralna, niegazowana (butelka minimum 300 ml), sok (minimum 200 ml butelka lub kartonik), 2 kanapki (przynajmniej z 4 składnikami każda, w tym szynka, ser, warzywo, masło), czekolada (minimum 100 g), zestaw dla każdej osoby zapakowany w torebkę papierową lub foliową.
Śniadanie: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe typu 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach, przynajmniej po 0,3 litra na osobę); jajecznica lub omlet, kiełbaski na gorąco, talerz wędlin, talerz serów, pomidory (po 1 sztuce na osobę), ogórki (po 1 sztuce na osobę), pieczywo jasne i ciemne, masło, miód.
Część I.
Transgraniczne Forum Dziennikarzy – usługi hotelarskie, gastronomiczne i przewodnickie.
1. Zabezpieczenie noclegu dla maksymalnie 70 osób w pokojach 1- lub 2-osobowych wraz ze śniadaniem na dwie doby w dniach 12-14 września 2012 w obrębie jednego lub dwóch obiektów hotelarskich (oddalonych od siebie maksymalnie 2 km) w Puszczy Białowieskiej na terenie Białorusi. W przypadku noclegu dwóch osób w jednym pokoju - pokój musi być wyposażony w oddzielne łóżka dla każdej osoby.
2. Zapewnienie usług gastronomicznych dla maksymalnie 70 osób, tj.: w dniu 12 września: kolacja na otwartym powietrzu (lub w przypadku złej pogodny w obiekcie zadaszonym) wraz z zapewnieniem niezbędnej zastawy stołowej i sztućców, w dniu 13 września: obiad serwowany w restauracji, przerwa kawowa serwowana w odległości do 500 m od sali o której mowa w pkt. 4 i kolacja na otwartym powietrzu (lub w przypadku złej pogodny w obiekcie zadaszonym) wraz z zapewnieniem niezbędnej zastawy stołowej i sztućców; w dniu 14 września: pakiet podróżny.
3. Wynajem sali konferencyjnej w dniu 13 września w odległości maksymalnie do 2 km od obiektów hotelarskich o których mowa w pkt. 1 wraz z obsługą techniczną; sala na minimum 70 osób w układzie kinowym, wyposażenie sali: projektor multimedialny, ekran, zaplecze sanitarne, kabina do tłumaczenia symultanicznego wraz z niezbędnym osprzętem do przeprowadzenia usługi tłumaczenia oraz nagłośnienie: min. 4 mikrofony bezprzewodowe, max. 70 słuchawek dla uczestników
4. Usługa przewodnicka po Puszczy Białowieskiej po stronie białoruskiej – czas świadczenia maksymalnie 6 godzin wraz z zakupem niezbędnych biletów wejściowych do muzeum przyrodniczego oraz do rezerwatu zwierząt dla grupy maksymalnie 70 osób.
Część II.
Transgraniczne Forum Dziennikarzy – przewóz osób z Ukrainy.
Zaplanowanie i koordynacja transportu uczestników Forum, w tym wynajem autokarów lub mini busów (w zależności od ilości przewożonych osób) wraz z kierowcami, tak aby dowieźć wszystkich uczestników na miejsce do hotelu, o którym mowa w Części I zamówienia pkt. 1. (Puszcza Białowieska / Białoruś) najpóźniej na godzinę 19.00 czasu białoruskiego w dniu 12 września. Powrót 14 września. Zgodnie z następującym wykazem tras i wymogów:
Trasa 1 Użgorod – Lwów tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 4 osób – zamówienie opcjonalne.
Trasa 2 Iwano-Frankowsk - Lwów tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 4 osób - zamówienie opcjonalne.
Trasa 3 Tarnopol - Lwów tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 3 osób.
Trasa 4 Równe – Łuck tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 3 osób - zamówienie opcjonalne.
Trasa 5 Lwów – Łuck - Puszcza Białowieska (Białoruś) tam i z powrotem autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób). Wyjazd z Lwowa po ewentualnym dołączeniu osób z Tras 1-3, wyjazd z Łucka po dołączeniu osób z Trasy 4.
Trasa 6 Objazd po Puszczy Białowieskiej (Białoruś) autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób), trasa do 120 km w dniach 13 i 14 września dla maksymalnie 35 osób (może zostać wykorzystany autokar z Trasy 5).
Część III.
Transgraniczne Forum Dziennikarzy – przewóz osób z Białorusi.
Zaplanowanie i koordynacja transportu uczestników Forum, w tym wynajem autokarów lub mini busów (w zależności od ilości przewożonych osób) wraz z kierowcami, tak aby dowieźć wszystkich uczestników na miejsce do hotelu, o którym mowa w Części I zamówienia pkt. 1. (Puszcza Białowieska / Białoruś) najpóźniej na godzinę 19.00 czasu białoruskiego w dniu 12 września. Powrót 14 września. Zgodnie z następującym wykazem tras i wymogów:
Trasa 1 Gomel – Mińsk tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 3 osób - zamówienie opcjonalne.
Trasa 2 Mińsk - Puszcza Białowieska (Białoruś) tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 8 osób. Wyjazd z Mińska po dołączeniu osób z Trasy 1.
Trasa 3 Grodno - Puszcza Białowieska (Białoruś) tam i z powrotem mini busem dla maksymalnie 4 osób.
Trasa 4 Brześć - Puszcza Białowieska (Białoruś). Do wykorzystania w trakcie trwania Forum. Łączna liczba kursów tam i z powrotem mini busem – maksymalnie 3 (transport wahadłowy) dla maksymalnie 8 osób. Pojazd z lukiem bagażowym, który dodatkowo pomieści materiały promocyjne o objętości do 6 m3.
Część IV.
Transgraniczne Forum Dziennikarzy – przewóz osób i materiałów z Polski.
Zaplanowanie i koordynacja transportu uczestników Forum, w tym wynajem autokarów lub mini busów (w zależności od ilości przewożonych osób) wraz z kierowcami, tak aby dowieźć wszystkich uczestników na miejsce do hotelu, o którym mowa w Części I zamówienia pkt. 1. (Puszcza Białowieska / Białoruś) najpóźniej na godzinę 19.00 czasu białoruskiego w dniu 12 września. Powrót 14 września. Zgodnie z następującym wykazem tras i wymogów:
Trasa 1: Suwałki - Białystok – Terespol - Puszcza Białowieska (Białoruś) tam i z powrotem autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób). Odjazd z Terespola po dołączeniu osób z Trasy 2 i 3. Wykonawca musi zapewnić także obsługę pilota, który będzie koordynował przejazd osób z Polski.
Trasa 2: Przemyśl - Rzeszów - Lublin – Terespol tam i z powrotem mini busem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 10 osób).
Trasa 3: Warszawa – Siedlce – Terespol mini busem dla maksymalnie 4 osób - zamówienie opcjonalne.
Trasa 4: Warszawa - Brześć. Transport materiałów samochodem dostawczym z otwartym karnetem TIR – przewóz druków i materiałów promocyjnych o łącznej wadze do 600 kg, w tym organizacja, przeprowadzenie oraz pokrycie kosztów odprawy wywozowej (przewożone materiały będą zwolnione z opłat celnych jako materiały przewożone w ramach realizacji projektu finansowanego ze środków Wspólnoty Europejskiej) - zamówienie opcjonalne.
Trasa 5 Objazd po Puszczy Białowieskiej – autokarem (pojazd z klimatyzacją, pasami przy siedzeniach, przystosowany do dalekich podróży, pojemność 35 osób), trasa do 120 km w dniach 13 i 14 września dla maksymalnie 35 osób (może zostać wykorzystany autokar z Trasy 1) – zamówienie opcjonalne.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-08-21.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-08-14.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-08-14
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2012-08-24
|
Dodatkowe informacje
|