Organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. „SLI – Specyficzne zaburzenie językowe – diagnoza, prognoza, interwencja”
Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. „SLI – specyficzne zaburzenie językowe – diagnoza, prognoza, interwencja” [„SLI – Specific Language Impairment – diagnosis, prognosis, INTERVENTION”] organizowanej w ramach projektu pt. „Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego” współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Instytut Badań Edukacyjnych.
Celem projektu realizowanego przez Instytut jest wzmocnienie zdolności systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie możliwości wykorzystywania badań naukowych w polityce i praktyce edukacyjnej oraz zarządzaniu oświatą.
1. Cele Konferencji
Cele szczegółowe konferencji to:
— Zaprezentowanie najbardziej aktualnego stanu wiedzy na temat SLI,
— Dotarcie z informacją na temat SLI do środowisk polskich badaczy i praktyków oraz stworzenie możliwości wymiany informacji na temat SLI, rozwiązań dotyczących diagnostyki, interwencji terapeutycznej i edukacji,
— Zainteresowanie problematyką SLI przedstawicieli resortów edukacji, zdrowia, pracy i polityki społecznej,
— Wspieranie badań tego zaburzenia, wymiana doświadczeń specjalistów z wielu krajów i zacieśnianie współpracy międzynarodowej w tym obszarze,
— Zachęcenie grup docelowych do korzystania z badań edukacyjnych do poprawy efektywności nauki i nauczania, a także w podejmowaniu decyzji edukacyjnych,
— Stworzenie wizerunku Instytutu Badań Edukacyjnych jako eksperta w dziedzinie prowadzenia i popularyzacji badań i ich standardów w obszarze szeroko rozumianej edukacji.
2. Grupa docelowa konferencji:
Odbiorcy rezultatów projektu to szeroko rozumiane środowiska naukowe.
Głównym adresatem konferencji będą:
1. polscy badacze i praktycy (logopedzi, psychologowie, językoznawcy, lekarze pediatrzy i neurolodzy, pedagogowie, nauczyciele szkół i przedszkoli),
2. zagraniczni eksperci z krajów, które skutecznie rozwiązują problemy dzieci z SLI,
3. zagraniczni badacze i praktycy zainteresowani m.in. skorzystaniem z naszych doświadczeń,
4. przedstawiciele rządu RP, w tym resortów: edukacji, zdrowia oraz pracy i polityki społecznej,
5. dyrektorzy szkół i przedszkoli,
6. rodzice,
7. media,
8. opinia publiczna.
3. Ramowy program konferencji
Czwartek 5.7.2012.
8:00- 9:00 Rejestracja
9:00 – 10:00 Oficjalne otwarcie konferencji
10:00 – 13:00 Sesja poranna
10:00 – 11:15 Wykład wprowadzający 1
11:15 – 12:30 Wykład wprowadzający 2
12:30 – 14:30 Obiad
14:30 – 19:00 Sesja popołudniowa
14:30 – 15:30 Wykład 1
15:30 – 16:30 Wykład 2
16:30 – 17:00 Przerwa kawowa
17:00 – 18:00 Wykład 3 (Telekonferencja)
18:00 – 21:00 Powitanie gości, poczęstunek
Piątek 6.7.2012.
8:00- 8:30 Kawa, herbata
8:30 – 13:00 Sesja poranna
8:30 – 9:30 Wykład 4
9:30 – 10:30 Wykład 5
10:30 – 11:00 Przerwa kawowa
11:00 – 12:00 Wykład 6
12:00 – 13:00 Wykład 7
13:00 – 14:30 Obiad
14:30 – 19:00 Sesja popołudniowa
14:30 – 15:30 Wykład 8
15:30 – 16:30 Wykład 9
16:30 – 17:00 Przerwa kawowa
17:00 – 18:00 Sesja plakatowa
18:00 – 19:00 Wykład 10 (telekonferencja)
Sobota 7.7.2012.
8:00- 8:30 Kawa, herbata
8:30 – 10:30 Sesja poranna
8:30 – 9:30 Wykład 11
9:30 – 10:30 Wykład 12
10:30 – 11:00 Przerwa kawowa
11:00 – 12.00 Wykład 13
12:00 – 13:00 Wykład 14 albo warsztaty
13:00 – 14:30 Obiad
14:30 – 19:00 Sesja popołudniowa
14:30 – 15:30 Sesja plakatowa
15:30 – 16:00 Przerwa kawowa
16:00 – 19:00 Dyskusja panelowa
20:00 Uroczysta kolacja
Niedziela 8.7.2012.
8:00- 8:30 Kawa, herbata
8:30 – 12:30 Sesja poranna
8:30 – 10:00 Warsztaty cz. 1
10:30 – 11:00 Przerwa kawowa
11:00 – 12:30 Warsztaty cz. 2
12:30 – 13:30 Obiad
13:30 – 17:00 Sesja popołudniowa
13:30 – 14:30 Warsztaty cz. 3: lub sesja plakatowa
14:30 – 15:00 Przerwa kawowa
15:00 – 16:30 Warsztaty, cz. 4:
16:30 – 17:00 Zamknięcie konferencji
Ramowy program konferencji może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego.
4. Oczekiwania wobec Wykonawcy
Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji organizacji przedsięwzięcia zgodnie z poniższymi wytycznymi i wymaganiami Zamawiającego w terminie 2 tygodni od podpisania umowy.
Wykonawca będzie zobowiązany do:
1. Zapewnienia organizacji konferencji w dniach 5-8.7.2012 r. w centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście) z min. 2 moderatorami i 30 prelegentami, w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum pięciogwiazdkowym, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne, położonym w centrum Warszawy.
2. Zapewnienia sali konferencyjnej z wyposażeniem każdego dnia, dostosowanej do liczby uczestników: 5-8 lipca – do 500 osób, z możliwością aranżacji sali na 300 osób.
3. Zapewnienie organizacji min. dwóch telekonferencji we wskazanych terminach (5-8 lipca 2012).
4. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej osobnej sali o optymalnej powierzchni przeznaczonej na prezentację posterów naukowych.
5. Zapewnienia w tym samym obiekcie min. 4 dodatkowych osobnych pokojów (2 o powierzchni ok. 50 i 2 ok. 25 metrów kwadratowych) i wyposażenia do wykorzystania podczas trwania konferencji,
6. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej powierzchni i zorganizowanie 6 stoisk informacyjnych.
7. Zapewnienia osobnej powierzchni w tym samym obiekcie oraz usług cateringu i wyżywienia podczas każdego dnia dla uczestników (w tym ciągłe przerwy kawowe każdego dnia oraz lunche każdego dnia, dla wszystkich gości 1 kolację w postaci stołu szwedzkiego, dla ok. 100 osób 1 uroczystą kolację).
8. Zapewnienia w pozostałych hotelach, w których będą nocowali uczestnicy konferencji, 2 śniadań i 2 kolacji dla ok. 250 osób.
9. Zapewnienia noclegów ze śniadaniem dla ok. 50 osób w dniach 4-9.7.2012 r. w pokojach jednoosobowych w tym samym hotelu pięciogwiazdkowym, w którym odbywa się konferencja oraz ok. 10 pokoi dwuosobowych.
10. Zorganizowania i przeprowadzenia internetowej elektronicznej rekrutacji za pośrednictwem strony internetowej konferencji oraz rejestracji noclegów w hotelach i elektronicznych potwierdzeń udziału uczestników.
11. Zorganizowania kompleksowej wysyłki informacji o konferencji (m.in. w formie maili, zaproszeń pocztą tradycyjną i pocztą kurierską) do ok. 2 000 potencjalnych uczestników na podstawie wytycznych Zamawiającego.
12. Przygotowania projektów materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz ich druk i spakowanie.
13. Przygotowania projektów i produkcji roll-up`ów, bannerów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.
14. Zapewnienia transportu publikacji i materiałów konferencyjnych.
15. Przygotowania do druku i druku publikacji pokonferencyjnej w polskiej i angielskiej wersji oraz dostarczenie pod wskazany adres.
16. Przetłumaczenia materiałów na stronę internetową konferencji oraz innych materiałów konferencyjnych z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski, prowadzenia i aktualizacji tej strony (przygotowanej wcześniej przez Zamawiającego).
17. Zapewnienia podczas konferencji tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski.
18. Zarejestrowania każdego dnia konferencji w formie audio, zapewnienia relacji fotograficznej z każdego dnia, przygotowanie ok. 15-20 minutowego filmu (audio-video) z konferencji według przygotowanego scenariusza zaakceptowanego przez Zamawiającego.
19. Zorganizowania wycieczki na terenie Warszawy i okolic (do 60 km) jednego dnia konferencji dla ok. 50 osób oraz programu artystycznego dla ok. 50 osób według wytycznych Zamawiającego.
20. Zapewnienia koordynacji obsługi kongresu i obsługi technicznej podczas wszystkich dni konferencji (w tym dyżur ochrony), zapewnienia bezpłatnego parkingu dla ok. 40 pojazdów.
21. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu samochodami osobowymi na terenie Warszawy uczestników konferencji wskazanych przez Zamawiającego (ok. 25 osób) z lotniska Warszawa-Okęcie lub Dworca PKP Warszawa Centralna do hoteli wskazanych przez Zamawiającego lub na miejsce konferencji.
Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedsięwzięcia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega możliwość zrezygnowania z pewnych działań wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu.
5. Czas trwania konferencji
Konferencja będzie zorganizowana w dniach od 5 do 8.7.2012 r.
6. Elementy wizualizacji
1. Wykonawca zobowiązany będzie informować, że świadczenie usług objętych umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z:
1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z 8.12.2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności,
2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 13.8.2007r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007-2013, określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach,
3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są integralną częścią Planu komunikacji PO KL,
4) Systemem identyfikacji wizualnej projektu Instytutu Badań Edukacyjnych oraz logotypem konferencji.
2. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania logo PO KL, UE, projektu oraz konferencji oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu umowy z EFS, w szczególności na materiałach dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją przedmiotu umowy.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-02-17.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-01-27.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-01-27
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2012-01-31
|
Dodatkowe informacje
|
| 2012-02-16
|
Dodatkowe informacje
|
| 2012-02-24
|
Dodatkowe informacje
|
| 2012-05-30
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|