Organizacja seminariów, warsztatów i konferencji dla Instytutu Badań Edukacyjnych

Instytut Badań Edukacyjnych

Przedmiotem zamówienia jest profesjonalna organizacja seminariów, warsztatów i konferencji dla Instytutu Badań Edukacyjnych, polegająca w szczególności na zapewnieniu bazy konferencyjno - szkoleniowej wraz ze sprzętem konferencyjnym, noclegów, wyżywienia i transportu dla uczestników w/w wydarzeń.
Przykładowy opis wydarzeń.
W ramach przedmiotu zamówienia przewiduje się realizację poniżej opisanych typów wydarzeń, przy czym są to wydarzenia planowane, których ostateczny charakter może ulec modyfikacji (np. liczba uczestników, ilość i rodzaj wyżywienia, noclegi, transport etc), niżej opisane wymagane usługi towarzyszące wydarzeniom nie stanowią zamkniętego katalogu usług, wskazują jednie Wykonawcy na przewidywaną wielkość i zakres wydarzeń i wiążące się z tym usługi Wykonawcy:
1. Seminaria i warsztaty:
a. Wydarzenia jednodniowe:
— Do 15 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 34.
— Do 30 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 50.
— Do 50 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 10.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: sali konferencyjnej z wyposażeniem podstawowym (rzutnik, laptop, ekran, flipchart) wyżywienia (przerwa kawowa całodzienna wraz z lunchem).
b. Wydarzenia dwudniowe:
— Do 15 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 62.
— Do 30 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 14.
— Do 50 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 9.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: sali konferencyjnej z wyposażeniem podstawowym,
1 noclegu dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem, wyżywienia (przerwa kawowa całodzienna x 2, lunch x 2, kolacja x 1), transport busem dla uczestników wydarzeń - przy wydarzeniach 15 i 30 osobowych dodatkowego sprzętu konferencyjnego (nagłośnienie, nagrywanie, obsługa techniczna)
— przy wydarzeniach 50 osobowych sprzętu symultanicznego (kabina wraz z wyposażeniem i odbiornikami ze słuchawkami),
— przy wydarzeniach 50 osobowych.
c. Wydarzenia trzydniowe:
— Do 15 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 15.
— Do 30 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 3.
— Do 50 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 8.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: sali konferencyjnej z wyposażeniem podstawowym,
2 noclegów dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem, wyżywienia (przerwa kawowa całodzienna x 3, lunch x 3, kolacja x 2), transportu busem dla uczestników wydarzeń - przy wydarzeniach 15 osobowych. transportu autokarem - przy wydarzeniach 50 osobowych dodatkowego sprzętu konferencyjnego (nagłośnienie, nagrywanie, obsługa techniczna)
— przy wydarzeniach 50 osobowych.
d. Wydarzenia czterodniowe:
— Do 30 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 3.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: sali konferencyjnej z wyposażeniem podstawowym,
3 noclegów dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem, wyżywienia (przerwa kawowa całodzienna x 4, lunch x 4, kolacja x 3), transportu busem dla uczestników wydarzeń.
2. Seminaria i konferencje:
a. Wydarzenia jednodniowe:
— Do 100 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 14.
— Do 200 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 4.
— Do 300 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 1.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: pakietu konferencyjnego (sala konferencyjna wraz z wyposażeniem podstawowym, wyżywienia - przerwy kawowe i lunch) w każdym dniu wydarzenia kolacji zorganizowanej dla uczestników wydarzenia - przy wydarzeniu 300 osobowym:
1 noclegu dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem - przy wydarzeniach 200 osobowych
2 noclegów dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem - przy wydarzeniach 300 osobowych dodatkowego sprzętu konferencyjnego (nagłośnienie, nagrywanie, obsługa techniczna) sprzętu symultanicznego (kabina wraz z wyposażeniem i odbiornikami ze słuchawkami): w wydarzeniach do 100 osób – przy 9 wydarzeniach w wydarzeniach do 200 osób – przy 2 wydarzeniach w wydarzeniach do 300 osób – 2 kabiny do jednego wydarzenia obsługi hostess zwrotu kosztu przejazdów dla uczestników wydarzenia – przy wydarzeniach 300 osobowych.
b. Wydarzenia dwudniowe:
— Do 100 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 1.
— Do 200 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 2.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: pakietu konferencyjnego (sala konferencyjna wraz z wyposażeniem podstawowym, wyżywienia -przerwy kawowe i lunch) w każdym dniu wydarzenia kolacji zorganizowanej dla uczestników wydarzenia - przy wydarzeniach 200 osobowych:
1 noclegu dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem - przy wydarzeniach 100 osobowych,
2 noclegów dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem - przy wydarzeniach 200 osobowych dodatkowego sprzętu konferencyjnego (nagłośnienie, nagrywanie, obsługa techniczna) dodatkowych sal warsztatowych zgodnie z zapotrzebowaniem sprzętu symultanicznego (kabina wraz z wyposażeniem i odbiornikami ze słuchawkami) - przy wydarzeniach dla 100 osób 2 kabiny obsługi hostess.
c. Wydarzenia trzydniowe:
— Do 300 osób - przewidywana liczba wydarzeń: 1.
Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: pakietu konferencyjnego (sala konferencyjna wraz z wyposażeniem podstawowym, wyżywienia -przerwy kawowe i lunch) w każdym dniu wydarzenia:
2 x kolacji zorganizowanej dla uczestników wydarzenia,
2 noclegów dla przewidywanej liczby osób wraz ze śniadaniem, dodatkowego sprzętu konferencyjnego (nagłośnienie, nagrywanie, obsługa techniczna) dodatkowych sal warsztatowych zgodnie z zapotrzebowaniem, sprzętu symultanicznego (kabina wraz z wyposażeniem i odbiornikami ze słuchawkami), zwrotu kosztu przejazdów dla uczestników wydarzenia, obsługi hostess.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 6 do SIWZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-11-26. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-11-09.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Centrum Podróży AIR CLUB Stanisław Modliński

Kto?

• • Instytut Badań Edukacyjnych

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów › Usługi w zakresie organizowania seminariów