Realizacja komunikacyjnej kampanii promocyjnej województwa wielkopolskiego w kraju i zagranicą promującej wizerunek oraz produkty turystyczne (w tym kulturowe) regionu

Wielkopolska Organizacja Turystyczna

Wykonawca przeprowadzi komunikacyjną kampanię promocyjną województwa wielkopolskiego w kraju i zagranicą promująca wizerunek oraz produkty turystyczne (w tym kulturowe) regionu zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz stanowiącymi do niej załącznikami.
Kampania przeprowadzona zostanie we wskazanych przez Zamawiającego mediach tzn. telewizji oraz w Internecie oraz we wskazanym przez Zamawiającego przedziale czasowym. Ponadto zadaniem Wykonawcy będzie przeprowadzenie promocyjnych działań niestandardowych zgodnie z wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego.
W ramach powyższego zadania Wykonawca zajmie się :
I. TELEWIZJA – KAMPANIA SPOTOWA
1. Produkcją spotu 30 sekundowego promocyjnego w oparciu o dostarczony przez Zamawiającego scenariusz oraz zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego; w tym przeniesienie praw autorskich bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
2. Emisja 30 sekundowego spotu promocyjnego zarówno w mediach, jak i terminach wskazanych przez Zamawiającego.
3. Obowiązkiem Wykonawcy, przy realizacji w/w zadania, jest bieżąca aktualizacja i zapoznanie się z aktualnymi Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007 – 2013 dla Beneficjentów w zakresie informacja i promocji znajdującymi się na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl
II. DZIAŁANIA W INTERNECIE
1. Działania w Internecie w Polsce i zagranicą zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego. Wśród działań objętych niniejszym zadaniem są takie działania jak Kampania SEM, kampania display, remarketing oraz kampania na youtube typu ROS. Nośniki reklamowe przekaże Zamawiający. Do zadań Wykonawcy należeć będzie prowadzenie rzetelnych statystyk kampanii internetowej zgodnie z przyjętymi ogólnie standardami i na podstawie statystyk dostarczanych przez wydawców. Wykonawca na życzenie Zamawiającego zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu dostępu do statystyk na każde jego żądanie.
2. Działania w mediach społecznościowych, w tym: kampania na Facebook, kampania na twitterze, kampania na platformie Pinerest, platformie Foursquare.com oraz innych wskazanych przez Zamawiającego forach społecznościowych. Oprócz wskazanych obowiązkowych forów zadaniem Wykonawcy jest wyznaczenie innych, zgodnych tematycznie - o tematyce: turystyka, historia, rodzina, kultura – zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz przedstawienia ich do akceptacji Zamawiającemu.
3. Dodatkowe działania we wszystkich mediach społecznościowych:
- Działania w mediach społecznościowych w Polsce i za granicą zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
- Kampania SEM zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
- Kampania typu display w Polsce w serwisach partnerskich o tematyce: turystyka, historia, rodzina, kultura – zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
- Remarketing w partnerskich serwis Googlach zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
- Kampania reklamowa na portalu Facebook zgodnie z wytycznymi Zamawiającego,
- Rozliczenie w modelu cost-per-click (opłata za kliknięcie na nośnik/baner reklamowy, który kieruje na fanpage),
- Wykorzystanie Marketplace Ads oraz Sponsored Stories,
- Reklamy targetowane zarówno demograficznie, jak i pod kątem zainteresowań grupy docelowej – zgodnie z Koncepcją kreacji kampanii
- Wsparcie bieżącej komunikacji oraz aplikacji i konkursów przeprowadzanych na portalach społecznościowych wymienionych w niniejszym rozdziale,
- Obowiązkiem Wykonawcy, przy realizacji w/w zadania, jest bieżąca aktualizacja i zapoznanie się z aktualnymi Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007 – 2013 dla Beneficjentów w zakresie informacja i promocji znajdującymi się na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl
III. DODATKOWE NIESTANDARDOWE DZIAŁANIA PROMOCYJNE
1. Wydarzenie/event podczas targów MTT we Wrocławiu (5-7 kwietnia 2013) oraz targów LATO w Warszawie (19-23 kwietnia 2013) zgodnie z następującymi wytycznymi Zamawiającego. Na stoisku Wielkopolskiej Organizacji Turystycznej będzie umieszczony ekran (ekran od 50 – 63 cali) z interaktywnym Key Visual z następującą treścią:
- Po naciśnięciu danego obiektu powoduje pojawienie się pokaz slajdów z najciekawszymi atrakcjami rejonu – do uzgodnienia z Zamawiającym,
- Infografika z danymi w języku polskim, angielskim i niemieckim (informacje w języku niemieckim jako informacje startowe) – ciekawostkami historycznymi oraz tymi, dotyczącymi aktualnej infrastruktury turystycznej
– do uzgodnienia z Zamawiającym,
- Wysokiej jakości aplikacja komputerowa przedstawiająca przestrzenny model krainy Wielkopolski wykonany w 3D – do dowolnego obracania, powiększania (po powiększeniu obraz dokładny o idealnej jakości) oraz dodatkowej interakcji (np. po naciśnięciu na dany obiekt słychać odgłos otoczenia)
- Materiały powinny być przygotowane według następującej specyfikacji:
3ds Max - Modelowanie, animowanie i renderowanie obiektów i scenerii.
AfterEffects - Postprodukcja i montaż animacji.
Flash - Tworzenie interaktywności animacji (Interface i funkcjonalności)
Zapis plików powinien być w następujących rozszerzeniach:
Praca końcowa .swf Plik otwarty .fla
- Powierzchnia niezbędna do realizacji zadania to minimum 25 m2. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie powierzchni na realizację. Wszelkie działania oraz wszelkie nieprzewidziane koszty takie jak m.in. koszty obsługi stoiska (w tym nocleg, wyżywienie, ubezpieczenie i godziny pracy), wynajem powierzchni wystawienniczej, zabudowa stoiska wystawienniczej, opłaty za prąd i inne media, sprzątanie stoiska itp. muszą zostać zapewnione przez Wykonawcę.
2. Działania wspierające/ambienty zgodnie z następującymi wytycznymi Zamawiającego: Wykonawca ma zadanie przygotowanie Strefy Relaksu Wielkopolski o powierzchni minimum 25 m2. Strefa powinna funkcjonować na zasadzie instalacji mobilnej, zmieniającej miasto w określonych odstępach czasu - co tydzień, w dniach od piątku do niedzieli. Zgody na wszelkie działania oraz koszty zakupu powierzchni leżą po stronie
Wykonawcy.
Realizacja zadania przebiegać będzie zgodnie z wytycznymi Zmawiającego. Dokładne terminy działań tj. dni zostaną ustalone przez strony pod podpisaniu Umowy. Harmonogram wskazuje miesiące, a nie dni. Miasta, w których odbywać się będzie ekspozycja: Warszawa, Łódź, Gdańsk, Katowice oraz Wrocław. Kolejność poszczególnych ekspozycji Wykonawca ustali z Zamawiającym.
IV. Realizacja działań PR.
1. Bieżąca obsługa PR dla wskazanych produktów turystycznych Wielkopolski w załączniku 6 Koncepcja kampanii
2. Organizacja biura prasowego – 2 osoby do obsługi
3. Obsługa PR wydarzeń specjalnych,
4. Organizacja i obsługa PR study tourów dla dziennikarzy,
5. Obsługa i organizacja spotkań z mediami – minimum 1 w kwartale
6. Plasowanie ekspertów/lokalnych liderów opinii w mediach,
7. Nawiązanie współpracy z ogólnopolskimi liderami opinii i plasowanie ich w mediach,
8. Koordynacja prac z podwykonawcami,
9. Przygotowanie materiałów prasowych – do akceptacji Zamawiającego,
10. Opracowanie Q&A na spotkania z mediami – do akceptacji Zamawiającego,
11. Budowanie relacji z dziennikarzami i partnerami,
12. Przygotowanie i realizacja działań z zakresu e-PR,
13. Szacowana ilość publikacji: ponad 60 w roku
14. Advertorial (artykuł sponsorowany) ilość minimalna 3
15. Wybór 3 liderów opinii(Key Opinion Leaders) – do uzgodnienia z Zamawiającym
16. Opracowanie i druk przewodnika promocyjnego „Odkryj Wielkopolskę”
17. Organizacja 4 study tour dla dziennikarzy zgodnie z wytycznymi Zmawiającego.
18. Opracowanie strony www kampanii – landing page zgodnie z wytycznymi Zmawiającego.

Termin składania ofert wynosił 2013-02-04. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-12-21.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Konsorcjum w składzie firm FORMIND Maciej Leśnik i PIMEDIA Przemysław Kozok

• • Wielkopolska Organizacja Turystyczna

• • Usługi reklamowe › Doradcze usługi reklamowe
• • Usługi reklamowe › Usługi zarządzania reklamą

• • Polska