Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - organizacja konferencji

Ogłoszenie o zamówieniu (2012-07-12)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Wielkość lub zakres: Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Najniższa cena

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Inne
Nazwa instytucji zamawiającej: Gmina Zamość
Adres pocztowy: ul. Peowiaków 92
Kod pocztowy: 22-400
Miasto pocztowe: Zamość
Kontakt
Adres internetowy: http://www.bip.mbnet.pl/zamosc 🌏
E-mail: lpasternak@gmina.zamosc.pl 📧
Telefon: +48 846392959 📞

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2012-07-12 📅
Termin składania ofert: 2012-08-28 📅
Data publikacji: 2012-07-17 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2012/S 135-225644
Numer Dz.U.-S: 135

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis: Numer części: 1
Nazwa części: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - konferencja miasto, lub teren Gminy Zamość
Krótki opis: Wielkość lub zakres: Część 1.Konferencja w Gminie Zamość.Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn: „Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej”.Termin organizacji konferencji: 19-20.10.2012.Przedmiot zamówienia obejmuje:— zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem,— zapewnienie noclegu dla uczestników,— zapewnienie usługi cateringowej,— wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję,— wykonanie zestawów konferencyjnych.Miejsce organizacji konferencji Miasto Zamość, lub teren Gminy Zamość.Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień – 5 godzin).Ilość uczestników konferencji: 60 osób.W ramach konferencji należy zapewnić:a) nocleg dla 30 osób ze śniadaniem: Nocleg dla 30 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1, 2, lub 3 osobowe z łazienkami. Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka ...itp. napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka). Śniadanie zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.b) kolację dla 30 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej jedno gorące danie mięsne (np. udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.: ....) napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej, 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 60 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 60 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony,ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło .itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 60 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.d) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (60 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik) - ekran do projekcji – laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd, lub pamięci przenośnej flash.Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie(budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Dopuszcza się zlokalizowane sali konferencyjnej w innym budynku w przypadku, gdy będzie on wchodził w skład jednego kompleksu „hotelowo-szkoleniowego” lub znajdował się w odległości możliwej do pokonania pieszo w ciągu 10 minut od miejsca noclegu. Sala konferencyjna powinna posiadać zaplecze sanitarne, oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji - (rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów - dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji).e) Zaproszenia - 60 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 60 sztuk oraz dostarczenie zamawiającemu w terminie 30 dni przed konferencją.Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220g.f) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie zamawiającemu w terminie 30 dni przed konferencją.Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk.g) Zestawy konferencyjne- 60 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Teczka konferencyjna A4 z nadrukiem.Teczka konferencyjna w kolorze brązowym lub czarnym, wykonania z wysokiej jakości tkaniny skóropodobnej, lub łączenia tkaniny skóropodobnej z innymi materiałami, zamykana na rzep, magnes lub zatrzask.Teczka musi posiadać, co najmniej: miejsce na długopis, 2 kieszenie (w tym jedną większą i jedną mniejszą), oraz notes. + nadruk.— Notes format A 4 z nadrukiem.Notes formatuA4 na spirali po krótszym boku.Ilość stron: 50 ston w kratkę + sztywna okładka + sztywna podkładka.Okładka z kolorowym nadrukiem.— Długopis metalowy z nadrukiem: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopis, przycisk górny i przykręcana końcówka dolna w kolorze srebrnym, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 14 dni przed dniem konferencji.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego, lub w przypadku rozstrzygnięcia przetargu w terminie nieumożliwiającym wywiązanie się Wykonawcy z terminów zawartych w punktach: „e, „f”, „g”, a Zamawiający nie wyrazi zgody na skrócenie terminów określonych w w/w punktach. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona i zaakceptowan przez obie strony umowy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 60 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 60 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło .itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 60 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (60 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik) - ekran do projekcji – laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd, lub pamięci przenośnej flash.Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie(budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Dopuszcza się zlokalizowane sali konferencyjnej w innym budynku w przypadku, gdy będzie on wchodził w skład jednego kompleksu „hotelowo-szkoleniowego” lub znajdował się w odległości możliwej do pokonania pieszo w ciągu 10 minut od miejsca noclegu. Sala konferencyjna powinna posiadać zaplecze sanitarne, oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji - rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów - dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji - prowadzenie listy obecności uczestników konferencji.e) Zaproszenia - 60 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 60 sztuk oraz dostarczenie zamawiającemu w terminie 30 dni przed konferencją.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013''.Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220g.f) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie zamawiającemu w terminie 30 dni przed konferencją.Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk.g) Zestawy konferencyjne- 60 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Teczka konferencyjna A4 z nadrukiem.Teczka konferencyjna w kolorze brązowym lub czarnym, wykonania z wysokiej jakości tkaniny skóropodobnej, lub łączenia tkaniny skóropodobnej z innymi materiałami, zamykana na rzep, magnes lub zatrzask.Teczka musi posiadać, co najmniej: miejsce na długopis, 2 kieszenie (w tym jedną większą i jedną mniejszą), oraz notes. + nadruk.— Notes format A 4 z nadrukiem.Notes formatuA4 na spirali po krótszym boku.Ilość stron: 50 ston w kratkę + sztywna okładka + sztywna podkładka.Okładka z kolorowym nadrukiem.— Długopis metalowy z nadrukiem: metalowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopis, przycisk górny i przykręcana końcówka dolna w kolorze srebrnym, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 14 dni przed dniem konferencji. Wzór nadruku, na teczkę, notes i długopis (flaga UE, logo programu UE, herb gminy, tekst) Zamawiający dostarczy Wykonawcy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego, lub w przypadku rozstrzygnięcia przetargu w terminie nieumożliwiającym wywiązanie się Wykonawcy z terminów zawartych w punktach: „e, „f”, „g”, a Zamawiający nie wyrazi zgody na skrócenie terminów określonych w w/w punktach. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona i zaakceptowan przez obie strony umowy.
Wartość szacunkowa bez VAT: 17 000,00 💰
19 000,00 💰
Numer części: 2
Nazwa części: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - organizacja konferencji miasto Sanok, lub teren Gminy Sanok
Krótki opis: Wielkość lub zakres: Konferencja – Sanok.Część 2.Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn:„Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej”.Termin organizacji konferencji: 17-18.8.2013.Przedmiot zamówienia obejmuje:— zapewnienie noclegu i wyżywienia dla uczestników,— zapewnienie usługi cateringowej,— wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję,— wykonanie zestawów konferencyjnych.Miejsce organizacji konferencji: Wiejski Dom Kultury w Kostarowcach.Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień – 5 godzin).Ilość uczestników konferencji: 55 osób.W ramach konferencji należy zapewnić:a) nocleg dla 35 osób ze śniadaniem: Nocleg dla 35 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1, 2, lub 3 osobowe z łazienkami. Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka ...itp. napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka). Śniadanie zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.b) kolację dla 35 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej jedno gorące danie mięsne (np. udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.: ....) napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej, 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 55 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 55 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło .itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, dostarczenie posiłków do miejsca organizacji konferencji itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 55 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, dostarczenie posiłków do miejsca organizacji konferencji, itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.d) Zaproszenia - 55 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Suwałki i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 55 sztuk oraz dostarczenie do Gminy Sanok, ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220ge) Plakaty – 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Suwałki wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Gminy Sanok, ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztukf) Zestawy konferencyjne- 55 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Notes format A 5 z nadrukiem notes - format A5 z nadrukiem, druk jednostronny w pełnym kolorze, 50 kartek w notesie, notes z sztywną okładką, okładka w pełnym kolorze, sztywny karton, notes wklejony w okładkę po krótszym boku,— Długopis plastikowy z nadrukiem: plastikowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym lub niebieskim + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Gminy Sanok, ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok w terminie 14 dni przed konferencją.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego i Gminy Sanok w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn:„Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej”.Termin organizacji konferencji: 17-18 sierpień 2013.Przedmiot zamówienia obejmuje:— zapewnienie noclegu i wyżywienia dla uczestników,— zapewnienie usługi cateringowej,— wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję,— wykonanie zestawów konferencyjnych.Miejsce organizacji konferencji: Wiejski Dom Kultury w Kostarowcach.Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień – 5 godzin).Ilość uczestników konferencji: 55 osób.W ramach konferencji należy zapewnić:a) nocleg dla 35 osób ze śniadaniem: Nocleg dla 35 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1, 2, lub 3 osobowe z łazienkami. Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka ...itp. napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka). Śniadanie zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.b) kolację dla 35 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej jedno gorące danie mięsne (udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.: ....) napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmnij 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 55 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 55 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło .itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, dostarczenie posiłków do miejsca organizacji konferencji itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 55 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie, dostarczenie posiłków do miejsca organizacji konferencji, itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.d) Zaproszenia - 55 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Suwałki i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 55 sztuk oraz dostarczenie do Gminy Sanok, ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220ge) Plakaty – 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Suwałki wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Gminy Sanok, ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztukf) Zestawy konferencyjne- 55 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Notes format A 5 z nadrukiem notes - format A5 z nadrukiem, druk jednostronny w pełnym kolorze, 50 kartek w notesie, notes z sztywną okładką, okładka w pełnym kolorze, sztywny karton, notes wklejony w okładkę po krótszym boku,— Długopis plastikowy z nadrukiem: plastikowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym lub niebieskim + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Gminy Sanok, ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok w terminie 14 dni przed konferencją. Wzór nadruku na długopis i notes (flaga UE, logo programu UE, herb gminy, tekst itp.) Zamawiający dostarczy Wykonawcy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego i Gminy Sanok w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013''.
Wartość szacunkowa bez VAT: 13 000,00 💰
15 000,00 💰
Numer części: 3
Nazwa części: Część 3 Konferencja – Ełk Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn: „Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej” Termin organizacji konferencji: 19-20.9.2013
Krótki opis: Wielkość lub zakres: Część 3.Konferencja w Gminie Ełk.Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn:„Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej”.Termin organizacji konferencji: 19-20.9.2013.Przedmiot zamówienia obejmuje:— zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem,— zapewnienie noclegu dla uczestników,— zapewnienie usługi cateringowej,— wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję,— wykonanie zestawów konferencyjnych.Miejsce organizacji konferencji Miasto Ełk, lub teren Gminy Ełk.Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień – 5 godzin).Ilość uczestników konferencji: 70 osób.W ramach konferencji należy zapewnić:a) nocleg dla 40 osób ze śniadaniem: Nocleg dla 40 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1, 2, lub 3 osobowe z łazienkami. Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka ...itp. napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka). Śniadanie zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.b) kolację dla 40 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej jedno gorące danie mięsne (np., udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.: ....) napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 70 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 70 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło. itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 70 osób (zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.d) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (70 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik) - ekran do projekcji – laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd, lub pamięci przenośnej flash.Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie(budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Dopuszcza się zlokalizowane sali konferencyjnej w innym budynku w przypadku, gdy będzie on wchodził w skład jednego kompleksu „hotelowo-szkoleniowego” lub znajdował się w odległości możliwej do pokonania pieszo w ciągu 10 minut od miejsca noclegu. Sala konferencyjna powinna posiadać zaplecze sanitarne, oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji (- rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów - dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji).e) Zaproszenia - 70 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Ełk i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 70 sztuk oraz dostarczenie do Gminy Ełk, ul. Armii Krajowej 3, 19-300 Ełk w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220gf) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Ełk wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Gminy Ełk ul. Armii Krajowej 3, 19-300 Ełk w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztukg) Zestawy konferencyjne- 70 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Notes format A 5 z nadrukiem notes - format A5 z nadrukiem, druk jednostronny w pełnym kolorze, 50 kartek w notesie, notes z sztywną okładką, okładka w pełnym kolorze, sztywny karton, notes wklejony w okładkę po krótszym boku,— Długopis plastikowy z nadrukiem: plastikowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym lub niebieskim + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Gminy Ełk, ul. Armii Krajowej 3, 19-300 Ełk w terminie 14 dni przed konferencją.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego i Gminy Ełk w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.
Wartość szacunkowa bez VAT: 18 000,00 💰
20 000,00 💰
Numer części: 4
Nazwa części: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - organizacja konferencji miasto Zamość, lub teren Gminy Zamość
Krótki opis: Wielkość lub zakres: Część 4.Konferencja w Gminie Zamość.Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn:„Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej”.Termin organizacji konferencji: 26-27.4.2014.Przedmiot zamówienia obejmuje:— zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem,— zapewnienie noclegu dla uczestników,— zapewnienie usługi cateringowej,— wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję,— wykonanie zestawów konferencyjnych.Miejsce organizacji konferencji Miasto Zamość, lub teren Gminy Zamość.Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień – 5 godzin).Ilość uczestników konferencji: 70 osób.W ramach konferencji należy zapewnić:a) nocleg dla 40 osób ze śniadaniem: Nocleg dla 40 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1, 2, lub 3 osobowe z łazienkami. Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka ...itp. napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka). Śniadanie zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.b) kolację dla 40 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej jedno gorące danie mięsne (np. udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.: ....) napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 70 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 70 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło .itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 70 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.d) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (70 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik) - ekran do projekcji – laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd, lub pamięci przenośnej flash.Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie(budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Dopuszcza się zlokalizowane sali konferencyjnej w innym budynku w przypadku, gdy będzie on wchodził w skład jednego kompleksu „hotelowo-szkoleniowego” lub znajdował się w odległości możliwej do pokonania pieszo w ciągu 10 minut od miejsca noclegu. Sala konferencyjna powinna posiadać zaplecze sanitarne, oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji - (rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów - dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji).e) Zaproszenia - 70 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 70 sztuk oraz dostarczenie zamawiającemu w terminie 30 dni przed konferencją.Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220g.f) Plakaty - 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie zamawiającemu w terminie 30 dni przed konferencją.Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztuk.g) Zestawy konferencyjne- 70 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Notes format A 5 z nadrukiem notes - format A5 z nadrukiem, druk jednostronny w pełnym kolorze, 50 kartek w notesie, notes z sztywną okładką, okładka w pełnym kolorze, sztywny karton, notes wklejony w okładkę po krótszym boku,— Długopis plastikowy z nadrukiem: plastikowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym lub niebieskim + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie 14 dni przed konferencją.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.
Numer części: 5
Nazwa części: Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej - organizacja konferencji miasto Suwałki, lub teren Gminy Suwałki
Krótki opis: Wielkość lub zakres: Część 5.Konferencja w Gminie Suwałki.Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji w ramach projektu pn:„Rozwój i współpraca pierścieniowych gmin Polski Wschodniej”.Termin organizacji konferencji: 5-6.7.2014.Przedmiot zamówienia obejmuje:— zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem,— zapewnienie noclegu dla uczestników,— zapewnienie usługi cateringowej,— wykonanie i druk zaproszeń i plakatów na konferencję,— wykonanie zestawów konferencyjnych.Miejsce organizacji konferencji Miasto Suwałki, lub teren Gminy Suwałki.Czas trwania konferencji 10 godzin zegarowych: (1 dzień- 5 godzin, 2 dzień – 5 godzin).Ilość uczestników konferencji: 85 osób.W ramach konferencji należy zapewnić:a) nocleg dla 50 osób ze śniadaniem: Nocleg dla 50 osób jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, gościniec, pensjonat, obiekt szkoleniowo-konferencyjny, wyklucza się obiekty typu: internat, dom studenta, itp.) Pokoje noclegowe 1, 2, lub 3 osobowe z łazienkami. Śniadanie w formie bufetowej (wędliny, sery, ryby, twaróg, warzywa, chleb, płatki, jajka ...itp. napoje gorące: kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka). Śniadanie zorganizowane w tym samym obiekcie, co nocleg.b) kolację dla 50 osób: Kolacja dla osób korzystających z noclegu. Kolacja w formie zasiadanej. W menu muszą znaleźć się przystawki (wędliny, sery, ryby, co najmniej 3 rodzaje sałatek w tym jedna bezmięsna, chleb, itp. oraz co najmniej jedno gorące danie mięsne (np. udka pieczone, talerz mięs: szaszłyki, żeberka, karkówka, zapiekanka mięsno-warzywna itp.: ....) napoje gorące kawa, herbata, soki, woda, cukier, cytryna, mleko/śmietanka).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa -z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie...itp).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej, 1 tydzień przed dniem konferencji.c) Usługi cateringowe- 85 osób: wyżywienie na konferencji: w ramach konferencji należy zapewnić:I. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, mleko/śmietanka, oraz co najmniej 4 rodzaje kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana – w/w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 85 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło .itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego, co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.II. dnia konferencji: przez cały czas trwania konferencji świeżo parzoną gorąca kawę i herbatę, cukier, cytryna, śmietanka oraz co najmniej 4 rodzaj kruchych ciastek, soki owocowe co najmniej 2 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana- w/ w produkty nielimitowane uzupełniane w razie potrzeby.Obiad dwudaniowy dla 85 osób(zupa i danie drugie typu: ziemniaki/ryż/kasza, kotlet schabowy/ kotlet z piersi kurczak/ kotlet mielony, ryba, zestaw surówek-sałatek/lub warzywa przyrządzane na ciepło ..itp;).Kompleksowy serwis gastronomiczny (dekoracja stołów, przygotowanie, nakrycie stołów, zastawa - z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku, serwetki, obsługa kelnerska oraz sprzątanie itp.).Szczegółowe menu na konferencję ma być ustalane i zaakceptowane przez Zamawiającego co najmniej 1 tydzień przed dniem konferencji.d) Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (85 osób) przy ustawieniu stolików i krzeseł w taki sposób aby uczestnik konferencji siedział przodem lub bokiem do ekranu i prowadzących. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzesełka i stoliki, klimatyzacja, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, projektor multimedialny (rzutnik) - ekran do projekcji – laptop umożliwiający uruchomienie prezentacji zapisanych w programie Microsoft Power Point 2007 oraz filmów z płyt dvd, lub pamięci przenośnej flash.Sala konferencyjna powinna mieścić się w tym samym obiekcie(budynku), co pokoje noclegowe dla uczestników. Dopuszcza się zlokalizowane sali konferencyjnej w innym budynku w przypadku, gdy będzie on wchodził w skład jednego kompleksu „hotelowo-szkoleniowego” lub znajdował się w odległości możliwej do pokonania pieszo w ciągu 10 minut od miejsca noclegu. Sala konferencyjna powinna posiadać zaplecze sanitarne, oraz posiadać możliwość wygospodarowania i wyznaczenie miejsca na recepcję konferencji, której zadaniem będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji - (rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów - dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji).e) Zaproszenia - 85 sztuk: przygotowanie w porozumieniu z Gminą Suwałki i Zamawiającym wzoru zaproszenia na konferencję oraz następnie wydrukowanie zaproszeń na papierze w ilości 85 sztuk oraz dostarczenie do Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Zaproszenie: format papieru A4 składany na 3 lub 2 części + koperta, papier barwiony w kolorze ecru lub podobnym, druk dwustronny kolor, papier kreda, gramatura, co najmniej 220gf) Plakaty – 80 sztuk: Przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym i Gminą Suwałki wzoru plakatów związanych z realizacją konferencji oraz następnie wydrukowanie plakatów w ilości 80 sztuk i dostarczenie do Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 30 dni przed konferencją. Plakaty: format: A3, druk kolor, ilość 80 sztukg) Zestawy konferencyjne- 85 sztuk:W skład 1 zestawu konferencyjnego wychodzi:— Notes format A 5 z nadrukiem notes - format A5 z nadrukiem, druk jednostronny w pełnym kolorze, 50 kartek w notesie, notes z sztywną okładką, okładka w pełnym kolorze, sztywny karton, notes wklejony w okładkę po krótszym boku,— Długopis plastikowy z nadrukiem: plastikowy długopis automatyczny z mechanizmem przyciskanym od góry lub z boku długopisu, długość 14 cm (+/- 5 cm), wkład cienko piszący w kolorze czarnym lub niebieskim + nadruk. Zestawy konferencyjne należy dostarczyć do Gminy Suwałki, ul. Kościuszki 71, 16-400 Suwałki w terminie 14 dni przed konferencją.Dopuszcza się zmianę daty konferencji za zgodą Zamawiającego i Gminy Suwałki w przypadku pojawienia się okoliczności, w których zmiana terminu będzie korzystna dla Zamawiającego. Zmiana terminu będzie musiała być uzgodniona przez obie strony umowy.Plakaty i zaproszenia oraz wszystkie elementy zestawów konferencyjnych muszą zostać oznaczone zgodnie z '' Zasadami promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 ''.Płatność będzie realizowana jednorazowo po realizacji całej części zamówienia, protokołem odbioru, w terminie 30 dni od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.
Wartość szacunkowa bez VAT: 21 000,00 💰
25 000,00 💰
Wielkość lub zakres: Wartość szacunkowa bez VAT: 80 000,00 💰
90 000,00 💰
Numer referencyjny: PGPI.271.9.2012
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE: Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej: Sytuacja gospodarcza i finansowa: Zdolności techniczne i zawodowe: Realizacja zamówienia
Wymagane depozyty i gwarancje: Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je: Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:
Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2012-08-28 📅
Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia: Członkowie Komisji Przetargowej powołanej Zarządzeniem Wójta Gminy Zamość.
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Inny rodzaj instytucji zamawiającej: Other
Kontakt
Punkt kontaktowy: Liliana Pasternak, Agnieszka Cholewińska

Odniesienie
Daty
Data rozpoczęcia: 2012-10-19 📅
Data końcowa: 2012-10-20 📅
Data rozpoczęcia: 2013-08-17 📅
Data końcowa: 2013-08-18 📅
Data rozpoczęcia: 2013-09-19 📅
Data końcowa: 2013-09-20 📅
Data rozpoczęcia: 2014-04-26 📅
Data końcowa: 2014-04-27 📅
Data rozpoczęcia: 2014-07-05 📅
Data końcowa: 2014-07-06 📅
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: PGPI.271.9.2012

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Urząd Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: ul. Postępu 17 a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587801 📞
Informacje o terminach składania odwołań: Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2012/S 135-225644 (2012-07-12)