Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w zakupie biletów lotniczych wraz z ich dostarczeniem oraz ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu
Przedmiotem zamówienia jest:
a) świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w zakupie biletów lotniczych zagranicznych i krajowych wraz z ich dostarczeniem Zamawiającemu do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego. Podróże na trasach europejskich i pozaeuropejskich będą się odbywały w klasie ekonomicznej. Zamawiający przewiduje, że 95 % biletów będą stanowiły bilety zagraniczne, z tego 75 % na trasach europejskich. Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania z usług tanich linii lotniczych ani czarterów. Najczęstszymi kierunkami lotów będą w szczególności Bruksela, Paryż, Moskwa, Kiszyniów. Celem podróży będą również inne kraje europejskie w tym m.in. Dania, Węgry, Cypr, Litwa, Irlandia, Rumunia, Austria, Czechy, a z krajów pozostałych m.in. Gruzja, Chiny, Turcja, Ukraina, Korea Płd., Kanada
b) ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu odbywających zagraniczną podróż służbową według stałej wysokości składki ubezpieczenia za jeden dzień ubezpieczenia wskazanej w ofercie Wykonawcy (bez względu na środek transportu służący do odbycia podróży), dla imiennie wskazanych podróżnych obejmującego ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), kosztów leczenia (KL), potwierdzonego dokumentami ubezpieczenia (imiennymi) oraz dostarczenie ich Zamawiającemu.
Wykonawca gwarantuje sumę ubezpieczenia (gwarancyjną) w poszczególnych rodzajach ubezpieczeń:
— kosztów leczenia (KL) do państw europejskich i krajów Basenu Morza Śródziemnego i Wysp Kanaryjskich - 10 000 EUR,
— kosztów leczenia (KL) do pozostałych państw świata i Rosji – 30 000 EUR,
— następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW).
a) za trwały uszczerbek na zdrowiu - 7 000 PLN
b) śmierci – 3 500 PLN,
— bagażu podróżnego – 800 PLN.
Warunki ubezpieczenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu w dniu zawarcia Umowy.
2. W trakcie obowiązywania Umowy Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) przedstawienia faksem lub pocztą elektroniczną na adres wskazany przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 2 godziny od momentu otrzymania od Zamawiającego zapytania w formie e-mailowej lub faksem, minimum trzech propozycji kolejno cenowo najkorzystniejszych połączeń występujących na rynku, przy uwzględnieniu informacji Zamawiającego dotyczących czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie,
b) respektowania przysługującego prawa Zamawiającemu do porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne podmioty lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego, o którym mowa powyżej. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu lotniczego jest wyższa od najtańszej ceny całkowitej biletu lotniczego oferowanego na rynku spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100 % najniższej ceny oferowanej na rynku. Cena ta będzie następnie pomniejszona o stały upust zaoferowany przez Wykonawcę w ofercie i powiększona o stałą opłatę transakcyjną Wykonawcy wskazaną w ofercie Wykonawcy,
c) dokonania rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 3 godziny od momentu otrzymania od Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji przekazanego e-mailem lub faksem zawierającego: imię i nazwisko podróżnego trasę, termin podróży, godzinę wylotu/przylotu, klasę kabiny w samolocie. Wykonawca, zakładając rezerwację zobowiązany jest każdorazowo dokonać odpowiedniego wpisu informacyjnego dla Zamawiającego o restrykcjach związanych z proponowaną taryfą oraz podawać termin jej ważności,
d) umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, zmiany rezerwacji: czasu, terminu podróży oraz danych podróżnego. Wszelkie koszty operacyjne ww. zmian wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. Jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty,
e) dostarczenie biletów lotniczych i ubezpieczenia zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Zamawiającym i przedstawionymi na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Umowy,
f) dostarczenia Zamawiającemu biletów lotniczych tzw. e-biletów (elektronicznych) e-mailem w terminie nie dłuższym niż 2 godziny od momentu otrzymania od Zamawiającego zlecenia dostarczenia biletu lotniczego,
g) wystawienia papierowych biletów lotniczych w przypadku, gdy na danej trasie nie ma możliwości wystawienia e-biletu i dostarczenie do siedziby Zamawiającego lub w inne miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie Warszawy w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jednak nie później niż 24 godziny przed planowanym wylotem. W wyjątkowych sytuacjach, gdy podróż będzie rozpoczynać się w innym miejscu niż Warszawa bądź poza granicami kraju, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie linii lotniczej na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony podróżnemu w inny sposób, uzgodniony z Zamawiającym, umożliwiający rozpoczęcie podróży,
h) dostarczenia Zamawiającemu dokumentów ubezpieczenia najpóźniej na 24 godziny przed podróżą e-mailem, faksem, a w przypadku papierowych dokumentów ubezpieczenia, do siedziby Zamawiającego najpóźniej 48 godzin po otrzymaniu zlecenia. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo dokonać odpowiedniego wpisu informacyjnego dla Zamawiającego o okresie ubezpieczenia podróżnego (od-do), wysokości składki ubezpieczenia obliczonej wg stałej składki za jeden dzień ubezpieczenia oraz podania numeru polisy i kontaktowego numeru telefonicznego do ubezpieczyciela, (Centrali Alarmowej),
i) anulowania zaplanowanego przelotu zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet/dokonano rezerwacji biletu. Wszelkie koszty operacyjne anulowania biletu wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. W sytuacji, w której nie jest możliwe anulowanie rezerwacji/zwrotu biletu, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztu biletu,
j) dostarczenia faktur za bilety lotnicze do siedziby Zamawiającego w sposób określony przez Zamawiającego. Faktura VAT za bilety lotnicze poza wymogami księgowymi musi zawierać: imię i nazwisko podróżnego, numer biletu, miejscowość, data i godzina wylotu, data i godzina przylotu, cena całkowita biletu, upust Wykonawcy wskazany w ofercie oraz opłata transakcyjna Wykonawcy wskazana w ofercie. Na fakturze Wykonawca umieści symbol i numer umowy,
k) dostarczenia faktur za ubezpieczenie do siedziby Zamawiającego w sposób określony przez Zamawiającego. Faktura VAT za ubezpieczenie poza wymogami księgowymi musi zawierać obowiązkowo: nazwę miesiąca, którego dotyczy, imię i nazwisko ubezpieczonego, nazwę kraju docelowego podróży, okres ubezpieczenia (od-do), liczbę dni ubezpieczenia, stałą wysokość składki ubezpieczenia za jeden dzień zgodnie z ofertą Wykonawcy, wysokość składki ubezpieczenia za cały okres ubezpieczenia,
l) wyznaczenia pracowników i wydzielenie linii telefonicznej telefonii stacjonarnej oraz adresu e-mailowego do kontaktu z pracownikami Zamawiającego oraz do dokonania na rzecz Zamawiającego czynności wymienionych w literach od a) do i) w dni robocze w godzinach od 8.00 do 18.00, oraz w soboty w godzinach od 9.00 do 14.00, umożliwiających dokonanie zmian w rezerwacji poza godzinami otwarcia biura Wykonawcy. Dodatkowo, Wykonawca udostępni Zamawiającemu numer telefonu komórkowego czynny całą dobę. Wykonawca przekaże Zamawiającemu imiona i nazwiska wyznaczonych pracowników i numery linii telefonicznych w dniu zawarcia Umowy.
3. Poza czynnościami wymienionymi powyżej w trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do:
a) faksowego lub e-mailowego przypominania o konieczności złożenia zlecenia dostarczenia biletów, najpóźniej na 24 godziny przed upływem terminu dokonanej uprzednio rezerwacji,
b) honorowanie wszystkich umów rabatowych, jakie wiążą Zamawiającego lub Wykonawcę z przewoźnikami i rozliczania ich z właściwym przewoźnikiem,
c) przedstawiania na każde wezwanie Zamawiającego poświadczenia
(w formie pisemnej podpisanej przez przewoźnika) uzyskania wskazanej ceny taryfowej przewoźnika, opłat lotniskowych, podatków oraz innych opłat i należności zapłaconych przewoźnikowi przez Wykonawcę dotyczących wybranego przez Zamawiającego zrealizowanego zlecenia oraz przedstawienia listy przewoźników, których ceny taryfowe biletów były brane pod uwagę przy wyborze najtańszej oferty przelotu, zgodnie z warunkami określonymi w zleceniu,
d) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych, odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. Odwołania i reklamacje, będą przysyłane przez Zamawiającego w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej na ręce wyznaczonego przez Wykonawcę pracownika oddelegowanego do obsługi Zamawiającego.
Po otrzymaniu odwołania bądź reklamacji Wykonawca ma obowiązek:
— potwierdzić pisemnie przyjęcie reklamacji lub odwołania w dniu jego otrzymania od Zamawiającego,
— przesłać reklamację lub odwołanie do przewoźnika, którego dana reklamacja lub odwołanie dotyczy w terminie 1 dnia roboczego od dnia jego otrzymania od Zamawiającego,
— monitorować proces reklamacyjny lub odwoławczy aż do zakończenia wyjaśnienia sprawy.
e) sporządzania co miesięcznego raportu dostarczonych biletów lotniczych (oddzielnie dla biletów lotniczych zagranicznych i biletów lotniczych krajowych) w terminie do 15 dnia miesiąca następujące po miesiącu, w którym były dostarczone. Raport będzie zawierał następujące informacje:
— numer faktury,
— imię i nazwisko podróżnego,
— numer biletu,
— trasę,
— datę wylotu,
— data przylotu,
— należność przewoźnika (wg taryfy),
— kwota upustu,
— kwota opłaty transakcyjnej,
— kwota „razem”.
4. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji Umowy muszą spełniać standardy IATA.
5. Przedmiotem zamówienia są usługi o charakterze niepriorytetowym. Do niniejszego postępowania zastosowany został art. 5 ustawy.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-06-14.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-06-01.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-06-01
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2012-07-10
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|