Wielkość lub zakres
Zamówienie dotyczy uruchomienia i ciągłego świadczenia usług archiwizacji dokumentów i prowadzenia archiwum, w tym świadczenia usług w zakresie skanowania, dokumentów klienckich Zamawiającego w dedykowanym archiwum Wykonawcy. Szczegółowy zakres prac niezbędnych do uruchomienia pełnej funkcjonalności usługi zostanie określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej „SIWZ”.Usługa składać się będzie z trzech Etapów:— przygotowania harmonogramu przeniesienia dokumentów,— przygotowanie do przeniesienia i transport dokumentów do miejsca ich składowania,— uruchomienie usługi w pełnym, opisanym w SIWZ zakresie.Usługa będzie świadczona łącznie przez okres 48 miesięcy.Poprzez świadczenie usług archiwizacji dokumentów i prowadzenia archiwum dokumentów klienckich Zamawiającego rozumie się w szczególności:a) określenie sposobu uporządkowania dokumentów przeznaczonych do archiwizacji w uzgodnieniu z Zamawiającym dla poszczególnych typów dokumentów,b) przygotowanie i przejęcie dokumentacji z lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego, i przeniesienie ich do Centralnej Kartoteki Dokumentów (CKD) Wykonawcy zgodnie z uzgodnionym przez Strony harmonogramem,c) archiwizację dokumentów w CKD (porządkowanie zgodnie z wymogami dostosowanymi do kategorii archiwalnych oraz potrzebami Zamawiającego),e) przechowywanie dokumentacji, a także ewidencjonowanie dokumentacji,f) udostępnianie dokumentacji w postaci papierowej Zamawiającemu, na każde jego żądanie,g) skanowanie wraz z indeksowaniem i udostępnianie dokumentacji w formie elektronicznej,h) przechowywanie elektronicznego obrazu dokumentów wraz z indeksami wcześniej zeskanowanych i wysłanych na żądanie Zamawiającego,j) brakowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymogami Zamawiającego,l) bieżący odbiór dokumentacji z placówek obsługi klienta PGE Obrót S.A. lub miejsc wskazanych przez Zamawiającego.Zakres świadczonej usługi szczegółowo opisany zostanie w SIWZ.