Usługa archiwizacji oraz prowadzenia archiwum dokumentów klienckich dla PGE Obrót S.A

Zamówienie dotyczy uruchomienia i ciągłego świadczenia usług archiwizacji dokumentów i prowadzenia archiwum, w tym świadczenia usług w zakresie skanowania, dokumentów klienckich Zamawiającego w dedykowanym archiwum Wykonawcy. Szczegółowy zakres prac niezbędnych do uruchomienia pełnej funkcjonalności usługi zostanie określony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej „SIWZ”.Usługa składać się będzie z trzech Etapów:— przygotowania harmonogramu przeniesienia dokumentów,— przygotowanie do przeniesienia i transport dokumentów do miejsca ich składowania,— uruchomienie usługi w pełnym, opisanym w SIWZ zakresie.Usługa będzie świadczona łącznie przez okres 48 miesięcy.Poprzez świadczenie usług archiwizacji dokumentów i prowadzenia archiwum dokumentów klienckich Zamawiającego rozumie się w szczególności:a) określenie sposobu uporządkowania dokumentów przeznaczonych do archiwizacji w uzgodnieniu z Zamawiającym dla poszczególnych typów dokumentów,b) przygotowanie i przejęcie dokumentacji z lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego, i przeniesienie ich do Centralnej Kartoteki Dokumentów (CKD) Wykonawcy zgodnie z uzgodnionym przez Strony harmonogramem,c) archiwizację dokumentów w CKD (porządkowanie zgodnie z wymogami dostosowanymi do kategorii archiwalnych oraz potrzebami Zamawiającego),e) przechowywanie dokumentacji, a także ewidencjonowanie dokumentacji,f) udostępnianie dokumentacji w postaci papierowej Zamawiającemu, na każde jego żądanie,g) skanowanie wraz z indeksowaniem i udostępnianie dokumentacji w formie elektronicznej,h) przechowywanie elektronicznego obrazu dokumentów wraz z indeksami wcześniej zeskanowanych i wysłanych na żądanie Zamawiającego,j) brakowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymogami Zamawiającego,l) bieżący odbiór dokumentacji z placówek obsługi klienta PGE Obrót S.A. lub miejsc wskazanych przez Zamawiającego.Zakres świadczonej usługi szczegółowo opisany zostanie w SIWZ.

1) Wykonawca może złożyć tylko jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 2) Wszystkie dokumenty składane przez Wykonawcę powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy lub upoważnioną osobę (osoby), dla której upoważnienie zostało dołączone do wniosku zgodnie z punktem 1.3. sekcji III. Zamawiający mogą żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 3) Wymaga się, aby wniosek oraz wszystkie oświadczenia, dokumenty i załączniki były podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. Wskazane jest, aby wszystkie strony wniosku zawierające treść były ponumerowane i parafowane przez osobę (osoby) podpisujące wniosek oraz trwale spięte tak, aby tworzyły jedną całość. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny i parafowane przez osobę (osoby) podpisujące wniosek. Dodatkowo mogą być opatrzone datą dokonania poprawki. 4) Wykonawca powinien dołączyć do wniosku pełnomocnictwo do podpisania wniosku, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów określonych w pkt. III.2.1), 3.2) i III.2.1), 5. 5) Wniosek powinien być sporządzony czytelnym pismem. Zaleca się sporządzenie wniosku na komputerze. 6) Strony wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. szycie, zbindowanie). 7) Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powinien być dostarczony w nieprzejrzystym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości. Opakowanie zewnętrzne wniosku powinno być opisane w następujący sposób: „Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu na - Usługi archiwizacji oraz prowadzenia archiwum dokumentów klientów dla PGE Obrót S.A., nr 78/RZ/DO/2012” oraz winien zawierać dopisek „Nie otwierać przed dniem „<termin złożenia wniosku>, godz. ...." i zaadresowane do PGE Obrót S.A., ul. 8-go Marca 6, 35-959 Rzeszów. 8) Zamawiający nie wyraża zgody na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów w języku innym niż język polski. W przypadku załączonych do wniosków dokumentów sporządzonych w języku obcym, Wykonawca zobowiązany jest złożyć niniejsze dokumenty wraz z tłumaczeniem na język polski. Podpis pod dokumentami powinien umożliwiać zidentyfikowanie osoby podpisującej. 9) Wykonawca ma prawo zastrzec informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tj. nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy należy umieścić w dodatkowej kopercie z dopiskiem „tajemnica przedsiębiorstwa”. Brak zastrzeżenia traktowany będzie jako zgoda na ujawnienie treści wniosku w całości. 10) Wniosek powinien zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia i załączniki, o których mowa w niniejszym dokumencie w punkcie III.2. „Warunki udziału”. Zaleca się, aby kolejność oświadczeń i dokumentów odpowiadała kolejności określonej w III 2 „Warunki udziału”. 11) W przypadku złożenia przez Wykonawcę dokumentu lub oświadczenia, w którym zostanie wskazana kwota w walucie innej niż PLN, wówczas zostanie ona przeliczona na PLN wg średniego kursu NBP obowiązującego na dzień ukazania się ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (w przypadku braku średniego kursu NBP w dniu ukazania się ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, wskazana kwota zostanie przeliczona na PLN wg średniego kursy NBP ostatnio obowiązującego przed dniem publikacji ogłoszenia o zamówieniu). 12) Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest zgodnie z art. 134 ust. 1 PZP w trybie negocjacji z ogłoszeniem. Wykonawcy zainteresowani udziałem w postępowaniu powinni złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w oparciu o ogłoszenie o zamówieniu. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem wniosku niezależnie od wyniku postępowania, ponosi wyłącznie Wykonawca. Po dokonaniu oceny ww. wniosków Zamawiający zaprosi Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych (nie zawierających ceny). Wraz z zaproszeniem Zamawiający przekaże SIWZ. Wykonawcy, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu, zostaną zaproszeni do negocjacji. Zamawiający zaprosi do składania ofert Wykonawców, z którymi prowadził negocjacje. 13) Ocena spełniania warunków udziału w Postępowaniu dokonana będzie w sposób spełnia / nie spełnia, z poniższym zastrzeżeniem. Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych 5 Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, a w przypadku, gdy liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w niniejszym ogłoszeniu, Zamawiający zaprosi do składania ofert wstępnych Wykonawców, którzy otrzymają najwyższą liczbę punktów wynikającą z oceny spełniania tych warunków. Punkty przyznawane będą Wykonawcom według następującego schematu: a) za każde udokumentowane zamówienie polegające na świadczeniu usługi archiwizacji dokumentów i prowadzenia archiwum, wykonawca otrzyma 1 punkt za każde pełne 1 000 metrów bieżących przechowywanej dokumentacji oraz ponad 10 000 metrów bieżących dokumentów przechowywanych dla jednego podmiotu zewnętrznego, lecz łącznie nie więcej niż 15 punktów b) za każde udokumentowane zamówienie polegające na przeniesieniu dokumentów z lokalizacji podmiotu zewnętrznego do prowadzonego przez wykonawcę archiwum, wykonawca otrzyma 1 punkt za każde pełne 5 000 mb przeniesionych dokumentów, łącznie nie więcej niż 5 punktów. c) za każde udokumentowane zamówienie polegające na świadczeniu usługi w zakresie wykonywania skanowania, indeksowania i udostępnienia dokumentów dla podmiotu zewnętrznego w ilości ponad 30 000 dokumentów miesięcznie, Wykonawca otrzyma 1 punkt za każdy pełny 1 000 ponad 30 tys. skanowanych, indeksowanych i udostępnianych dokumentów dla jednego podmiotu zewnętrznego średnio miesięcznie, lecz łącznie nie więcej niż 10 punktów. Ocenie będą podlegały jedynie zamówienia opisane w wykazie, o którym mowa w sekcji III.2.3 punkcie 1 niniejszego ogłoszenia o zamówieniu, których należyte wykonanie Wykonawca potwierdził dokumentem, zgodnie z sekcją III.2.3 punktem 1 niniejszego ogłoszenia o zamówieniu. 14) W przypadku, gdy po dokonaniu oceny w sposób określony wyżej, na ostatnim (piątym) miejscu kwalifikującym wykonawców do dalszego udziału w postępowaniu znajdzie się więcej niż jeden wykonawca, do złożenia ofert wstępnych zostaną zaproszeni wszyscy wykonawcy, którzy znajdą się na tym miejscu. 15) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują – z zastrzeżeniem punktów VI.3) niniejszego ogłoszenia – drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania danego dokumentu. Zawsze dopuszczalna jest forma pisemna.

Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności przygotowanie do transportu, przewiezienie oraz zarchiwizowanie uporządkowanej według klucza właściwego dla danego Oddziału Zamawiającego (rozumianego jako usystematyzowanie dokumentacji np. według NIP, adresu Punktu Poboru Energii (PPE), numeru ewidencyjnego klienta, numeru umowy, PESEL, numeru Oddziału) w Centralnej Kartotece Dokumentów dokumentacji klientów PGE Obrót S.A. oraz cykliczną, zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego, usługę w zakresie odbioru dokumentów klienckich z lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego, a także prowadzenie archiwum dokumentów, w tym świadczenie usługi ich skanowania i prowadzenia archiwum elektronicznego, przekazanych przez Zamawiającego oraz przekazywanych na bieżąco przez placówki obsługi klienta PGE Obrót S.A.

Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia za pomocą jednego ze sposobów określonych w art. 27 ust. 2 PZP. Odwołanie wnosi się: w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 PZP, albo w terminie 15 dni - jeżeli zostały przesłane w inny sposób. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Odwołanie wobec czynności innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.