Wybór asystentów do Zespołu Zarządzającego Projektem pn.: Czynna ochrona zagrożonych gatunków i siedlisk na obszarze Natura 2000 „Ostoja Wigierska” (LIFE11 NAT/PL/431), współfinansowanym ze środków finansowych Unii Europejskiej LIFE

Wielkość lub zakres

Wykonawca do zrealizowania zamówienia wskaże 3 osoby, które wejdą w skład Zespołu Zarządzającego Projektem. Są to:Asystent koordynatora projektu - będzie zarządzał, w ścisłej współpracy z koordynatorem projektu, całym projektem, zarówno jego częścią techniczną, jak i finansową, przy pomocy asystentów kierowników technicznego i finansowego. Będzie on odpowiedzialny za:— planowanie i koordynację poszczególnych działań, zgodnie z zapisami we wniosku aplikacyjnym,— sporządzenie wszelkich raportów i sprawozdań, w tym również w języku angielskim, wynikających z powyższych umów, w formie wymaganej przez instytucje finansujące,— przygotowanie, przy współpracy asystentów kierowników i kierowników, dokumentacji przetargowych, w tym regulaminów pracy komisji przetargowych, protokołów z postępowań, korespondencji związanej z postępowaniami itp.,— sporządzenie dokumentacji fotograficznej realizowanych w ramach projektu działań,— przedkładanie do zatwierdzenia przygotowanych wniosków o płatność,— nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu,— utrzymywanie stałych kontaktów z koordynatorem projektu,— uzgadniania i przedkładania do akceptacji koordynatorowi projektu wszelkiej dokumentacji związanej z projektem.Asystent koordynatora projektu będzie brał udział we wszystkich spotkaniach Zespołu Zarządzającego Projektem. W razie potrzeby zobowiązuje się poddać kontroli prowadzonej przez Zleceniodawcę i instytucje zewnętrzne w zakresie udziału w zarządzaniu projektem.Asystent kierownika finansowego będzie brał udział w prowadzeniu księgowości projektu, zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Będzie on odpowiedzialny za:— prowadzenie dokumentacji księgowej,— składanie do zatwierdzenia kierownikowi finansowemu sprawozdań dotyczących postępu finansowego projektu,— przygotowanie wniosków o płatność w części finansowej,— korespondencję w sprawach finansowych dotyczących projektu,— przygotowanie dokumentacji księgowej projektu na potrzeby audytu zewnętrznego,— zgłaszanie kierownikowi finansowemu wszystkich nieprawidłowości i trudności finansowych w wykonywaniu poszczególnych zadań,— opracowywanie raportów (sprawozdań) i przygotowanie materiałów do sporządzenia raportów okresowych i raportu końcowego, w zakresie finansowym,— utrzymywanie stałych kontaktów z kierownikiem finansowym projektu,— uzgadniania i przedkładania do akceptacji kierownikowi finansowemu projektu wszelkiej dokumentacji finansowej związanej z projektem.Asystent kierownika finansowego projektu będzie brał udział w spotkaniach Zespołu Zarządzającego Projektem. W razie potrzeby zobowiązuje się poddać kontroli prowadzonej przez Zleceniodawcę i instytucje zewnętrzne w zakresie udziału w zarządzaniu projektem.Asystent kierownika technicznego będzie odpowiedzialny za działania od strony technicznej, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu. Będzie on odpowiedzialny za:— przygotowanie, przy ścisłej współpracy z asystentem koordynatora projektu, dokumentacji przetargowej, w tym opracowanie, w przypadku robót budowlanych, programów funkcjonalno-użytkowych zawierających informacje, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z dnia 16 września 2004 r.),— bezpośredni nadzór nad rzetelną i terminową realizacją poszczególnych zadań projektu,— uzgodnienia i przygotowania wymaganych dokumentów, niezbędnych do odbiorów robót, a w szczególności robót budowlanych,— przygotowanie wniosków o płatność w części merytorycznej,— bezpośredni kontakt z podwykonawcami i korespondencję w sprawach technicznych dotyczących poszczególnych zadań,— składanie do zatwierdzenia kierownikowi technicznemu projektu sprawozdań dotyczących postępu w realizacji projektu,— opracowywanie raportów (sprawozdań) i przygotowanie materiałów do sporządzenia raportów okresowych i raportu końcowego, w zakresie technicznym,— zgłaszanie kierownikowi technicznemu projektu wszystkich nieprawidłowości i trudności w wykonywaniu poszczególnych zadań, a w szczególności okolicznościach wymagających zmiany harmonogramu realizacji projektu, które mogą mieć wpływ na zakres, cele czy rezultaty projekt,— utrzymywanie stałych kontaktów z kierownikiem technicznym projektu. asystent kierownika technicznego projektu będzie brał udział w spotkaniach Zespołu Zarządzającego Projektem. W razie potrzeby zobowiązuje się poddać kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie udziału w zarządzaniu projektem.Wykonawca zorganizuje i będzie prowadził przez cały okres trwania projektu biuro projektu, w którym będzie realizowane Zamówienie (w części kameralnej). Biuro powinno być zlokalizowane w promieniu do 15 km od siedziby Dyrekcji Wigierskiego Parku Narodowego (Krzywe 82, gmina Suwałki). Wszystkie koszty prowadzenia biura pokrywa Wykonawca.Do wyliczenia ceny całej oferty należy przyjąć łączny czas pracy 3 osób w ilości 240 godzin miesięcznie przez okres 63 miesięcy. W cenie tej należy uwzględnić prowadzenie biura projektu.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Biuro projektu, w którym będą wykonywali swoje obowiązki asystent koordynatora projektu, asystent kierownika finansowego projektu i asystent kierownika technicznego projektu powinno znajdować się w promieniu do 15 km od siedziby Dyrekcji Wigierskiego Parku Narodowego (Krzywe 82, gmina Suwałki). Ponadto, część obowiązków asystent koordynatora projektu i asystent kierownika technicznego będzie wykonywana w terenie na obszarze objętym projektem.

Minimalny poziom(y) standardów

Asystent koordynatora projektu - należy dołączyć wykaz co najmniej dwóch projektów unijnych (tytuł, rok realizacji, źródło finansowania, pełniona funkcja w projekcie) realizowanych w ostatnich 5 latach, w których osoba brała udział jako członek zespołu zarządzającego, kopię dyplomu świadczącego o posiadanym wykształceniu wyższym; Asystent kierownika finansowego projektu - należy dołączyć kopię co najmniej dyplomu licencjatu z rachunkowości, kopię świadectwa pracy potwierdzającego minimum 5 letni staż pracy na etacie księgowego, wykaz co najmniej dwóch projektów unijnych (tytuł, rok realizacji, źródło finansowania, pełniona funkcja w projekcie) realizowanych w ostatnich 5 latach, w których osoba brała udział jako członek zespołu zarządzającego, kopię dyplomu świadczącego o posiadanym wykształceniu wyższym; Asystent kierownika technicznego projektu - należy dołączyć wykaz co najmniej dwóch projektów unijnych (tytuł, rok realizacji, źródło finansowania, pełniona funkcja w projekcie) realizowanych w ostatnich 5 latach, w których osoba brała udział jako członek zespołu zarządzającego, kopię dyplomu świadczącego o posiadanym wykształceniu wyższym.