Wybór Operatora zarządzającego Centrum Kultury w Błoniu

Gmina Błonie

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Operatora, w imieniu i na rzecz Zamawiającego, usług polegających na kompleksowym zarządzaniu technicznym, eksploatacyjnym i komercyjnym Centrum Kultury w Błoniu, w tym organizowaniu i/lub pozyskiwaniu imprez kulturalnych i komercyjnych oraz zapewnieniu zakresu usług uwzględnionych w umowie z Operatorem przy zachowaniu następujących warunków:
Obowiązki Operatora Zarządzającego Centrum Kultury w Błoniu.
1) Operator zobowiązuje się do zapewnienia prawidłowego, zgodnie z przyjętymi założeniami programowymi, obowiązującym stanem prawnym i standardem dla prowadzenia tego typu obiektów, funkcjonowania całej infrastruktury powstałej w ramach projektu "Budowa Wielofunkcyjnego Budynku dla potrzeb kultury w Błoniu".
Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (pełny etat) 20 osób w kompleksie (15 kobiet + 5 mężczyzn).
2) Wielkość zatrudnienia nie może być mniejsza niż określona w pkt. 1) w czasie trwania zamówienia. Przy określeniu zatrudnienia zakładano, że z oferty Centrum Kultury w Błoniu korzystać będzie około 5 000 osób rocznie.
3) Dodatkowy personel pracujący na terenie kompleksu zatrudniany będzie w okresie zapotrzebowania na ich usługi. Osoby angażowane na czas okolicznościowych imprez kulturalnych nie są zaliczane do personelu zatrudnionego na stałe. Forma ich zatrudnienia zależy od Operatora. Koszty zatrudnienia dodatkowej kadry leżą po stronie Operatora.
4) Operator Centrum Kultury zobowiązuje się do zapewnienia usług o charakterze kulturalnym na terenie obiektu. Usługi te mogą być organizowane przez Operatora własnym staraniem lub przez zewnętrzne wyspecjalizowane firmy bądź przez zatrudnione na zlecenie osoby (w takiej sytuacji opłata za prowadzenie zajęć zostanie skalkulowana na poziomie pokrywającym koszty tego zatrudnienia). Zawarta umowa/y będzie podlegać okresowej kontroli i winna uwzględniać postanowienia w zakresie kar umownych. Oferta kulturalna musi być skierowana do dzieci, młodzieży i osób dorosłych. W projekcie założono prowadzenie zajęć wymienionych w pkt. 10).
5) Operator obiektu zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom między innymi przez stałą obecność obsługi budynku i ochrony.
6) Operator zobowiązany jest do wyposażenia obiektu w niezbędny sprzęt/materiały umożliwiający prowadzenie zajęć i programów wymienionych w pkt. 10).
7) Operator przy zawieraniu umów z podwykonawcami zobowiązany jest do wywiązania się ze świadczenia określonego zakresu usług zgodnie z przyjętymi założeniami w zawartej umowie.
8) Opłaty za zajęcia wymienione w pkt. 10) mogą być regulowane innym cennikiem niż podany poniżej w pkt. 10), jednak muszą być ustalone na poziomie dostępnym dla mieszkańców, po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego.
9) Obowiązek poboru opłat za korzystanie z kompleksu zgodnie z ustaloną taryfą akceptowaną przez Zamawiającego na poziomie dostępnym dla mieszkańców oraz do udostępniania obiektu na okolicznościowe wydarzenia kulturalne.
10) Przyjęto następujące stawki za poszczególne usługi kulturalne świadczone w Centrum Kultury:
Kino: film 3D ulgowy 18 zł, normalny 20 zł; film w systemie analogowym i 2D ulgowy 12 zł, normalny 15 zł; DKF 10 zł.
Teatr dla dzieci 15 zł.
Filharmonia dla dzieci i młodzieży szkolnej 3 zł.
Koncerty i spektakle dla dorosłych ulgowy 40 zł, normalny 60 zł.
Zajęcia w sekcjach:
a) Zajęcia taneczne dla dzieci 60 zł/m-c
b) Zajęcia taneczne dla młodzieży 120 zł/m-c
c) Zajęcia taneczne dla dorosłych 100 zł/m-c
d) Sekcja plastyczna dla dzieci 60 zł/m-c
e) Sekcja plastyczna dla młodzieży 60 zł/m-c
f) Nauka gry na instrumentach (dzieci i młodzież) 160-200 zł/m-c
g) Sekcja fotograficzna dla młodzieży 80 zł/m-c
h) Sekcja fotograficzna dla dorosłych 100 zł/m-c
i) Zajęcia teatralne dla młodzieży 60 zł/m-c
j) Zajęcia edukacyjno-rozwojowe dla małych dzieci 120 zł/m-c
k) Zajęcia taneczno-sportowe dla dorosłych 60 zł/m-c
l) Zajęcia wokalne dla młodzieży (zespołowe/indywidualne) 100/150zł/m-c
m) Zajęcia wokalne dla dorosłych (zespołowe/indywidualne) 100/150zł/m-c
n) Nauka języków obcych dla dzieci, młodzieży i dorosłych 160 zł/m-c
o) Zajęcia edukacyjne dla małych i starszych dzieci 60/70 zł/m-c
p) Warsztaty psychologiczno-rozwojowe dla młodzieży i dorosłych (w tym dla młodych matek i kobiet) 100/120 zł/m-c
q) Pracownia ceramiczna dla dzieci 70 zł/m-c
r) Pracownia rzeźbiarska dla młodzieży i dorosłych 160 zł/m-c
11) Operator zorganizuje w każdym roku obowiązywania umowy o zarządzanie 12 imprez o charakterze regionalnym mających na celu intensyfikację działań promocyjnych regionu a także kształtowanie tożsamości kulturowej, koszty związane z ich realizacją ponosi Operator.
12) Centrum Kultury funkcjonować będzie 7 dni w tygodniu w godzinach od 8.00 do 22.00 z wyjątkiem świąt kiedy będzie obowiązywało indywidualne ustalenie ewentualnych godzin pracy. Operator, jeśli wyrazi taką potrzebę, może wydłużyć czas otwarcia obiektu ale nie może go skrócić.
13) Operator nie może ograniczać dostępności do obiektu, poprzez np. stałe rezerwacje. O ile nie nakazują tego względy bezpieczeństwa i ograniczenia przepustowości, klient powinien mieć możliwość ciągłego dostępu do obiektu (z uwzględnieniem pkt.12).
14) W celu kontroli rzetelności i jakości zarządzania obiektem i wywiązywania się przez Operatora ze wszystkich warunków zawartej z nim umowy (przestrzegania wszystkich założeń programowych) Operator zleci raz do roku przeprowadzenie audytu sprawdzającego przez specjalistyczną firmę zewnętrzną. Ta sama firma nie może przeprowadzić audytu corocznie, jedna firma nie częściej niż co 3 lata.
15) Kontrolą poprawności wykonywanej umowy przez wyłonionego Operatora zajmować się będą odpowiednie wydziały Urzędu Miejskiego w Błoniu. Umowa zawierać będzie klauzule kar umownych, w przypadku jej nie poprawnego wykonywania. W sytuacji gdy Operator będzie się uchylał od realizacji zawartej umowy bądź też nie będzie wywiązywał się z nałożonych na niego obowiązków, umowa zostanie rozwiązana i rozpisany zostanie ponowny przetarg na zarządzanie powstałą infrastrukturą, a dotychczasowy Operator zostanie obciążony stosowną karą. Szczegółowy system kar został opisany w projekcie umowy.
16) Gmina Błonie będzie przekazywać Operatorowi odpowiednią rekompensatę, stanowiącą cenę ofertową.
17) Wielkość zysku należy wyliczyć określając procentowo w zależności od wysokości osiągniętych przez Operatora przychodów. Ustala się nieprzekraczalny 9 % poziom zysku. Dodatkowy nadmierny zysk podlegać będzie zwrotowi do Gminy Błonie po rozliczeniu każdego roku kalendarzowego. Zysk ten ma stanowić część składową rekompensaty.
18) Operator przedstawi koszty eksploatacyjne tworzonej infrastruktury. W analizie uwzględni koszty, które będzie musiał ponieść na utrzymanie obiektu zgodnie z jego zakładanym przeznaczeniem.
19) Kalkulację Operator przeprowadza na podstawie danych projektowych dotyczących zużycia poszczególnych mediów oraz biorąc pod uwagę przyszłe wykorzystanie obiektu.
W ramach kosztów uwzględnić należy:
a) Wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, inne świadczenia na rzecz pracowników
b) Zużycie materiałów eksploatacyjnych
c) Zakupy inwestycyjne związane z prowadzoną działalnością
d) Zużycie energii
e) Usługi obce związane z prowadzoną działalnością
f) Serwisy urządzeń i instalacji
g) Podatki i opłaty
h) Pozostałe koszty
20) Ogólna liczba tworzonych miejsc pracy będzie większa o miejsca stworzone w Strefie Artystycznej Sun Caffe i Galerii Dziupla.
21) Wymaga się aby Centrum Kultury było obiektem ogólnodostępnym, z którego korzystać będą mogli zarówno mieszkańcy miasta, regionu jak i przyjeżdżający turyści. W związku z tym Operator nie może w jakikolwiek sposób wpływać na ograniczanie ogólnodostępności budynku, jak również infrastruktury towarzyszącej.
22) Ze względu na dzierżawienie przez Operatora pomieszczenia przeznaczonego pod funkcjonowanie Strefy Artystycznej Sun Caffe (restauracji), Galerii Dziupla. Operator zobowiązuje się do współpracy z dzierżawcami w związku z rozliczeniem kosztów związanych z eksploatacją obiektu tj.:
a) rozliczania i dostępności mediów i kosztów eksploatacyjnych,
b) utrzymania czystości na terenie obiektu,
c) dostępu do pomieszczeń.
23) W uzasadnionych przypadkach, po konsultacji z Zamawiającym, Operator może zmienić proporcje ilości zatrudnionych osób na poszczególnych stanowiskach określonych w pkt. 1), jednak ogólna liczba etatów nie może się zmniejszyć. Wymaga się, aby ogólna liczba osób zatrudnionych w kompleksie była zgodna z założeniami programowymi.
24) Operator ma obowiązek udostępnienia wszelkich dokumentów organom uprawnionym do kontroli projektu między innymi w zakresie poprawności realizacji umowy w szczególności liczby osób zatrudnionych i rodzaju prowadzonych usług.
25) Rodzaj, ilość i wielkość reklam zamieszczanych w kompleksie powinna być uzgadniana z Zamawiającym. Reklamy i tablice informacyjne kawiarni, a także plakaty filmowe będę umieszczone bezpłatnie.
26) Operatorowi zostanie przekazany portal internetowy promujący projekt do jego dalszego prowadzenia na etapie funkcjonowania kompleksu. Operator zobowiązuje się do prowadzenia strony internetowej przez cały okres obowiązywania umowy.
27) Operator zobowiązany jest do zamieszczania na stronie internetowej bieżących informacji dotyczących funkcjonowania oraz oferty Centrum Kultury, a także do aktualizacji i administrowania stroną. Koszty modyfikacji strony ponosi Operator. Operator zobowiązuje się do zapewnienia obecności osoby przeszkolonej do obsługi strony przez okres trwania umowy. Osoba ta nie zawiera się w ilości etatów wymaganych przez Zamawiającego.
28) Operator ma obowiązek przygotowania i przestrzegania regulaminu zarządzania obiektem uwzględniającego wszystkie założenia programowe gwarantujące poprawną realizację projektu. Regulamin należy dostarczyć do akceptacji Zamawiającemu w ciągu 7 dni po podpisaniu umowy. Nie wywiązywanie się z przestrzegania regulaminu skutkować będzie sankcjami karnymi opisanymi szczegółowo w projekcie umowy.
29) Kalkulację planowanych kosztów i przychodów należy sporządzić w/g wzorów: załącznik nr 2. kalkulacja kosztów oraz załącznik nr 3. kalkulacja przychodów.

Termin składania ofert wynosił 2012-05-07. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-03-19.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Centrum Kultury w Błoniu

• • Gmina Błonie

• • Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy › Usługi w zakresie nieruchomości innych niż mieszkalne

• • Warszawski wschodni