Zapewnienie kompleksowego zaplecza konferencyjnego - podczas seminarium szkoleniowego UKNF - Toronto Centre
Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego, tj. wynajęcie dużej sali konferencyjnej wraz ze sprzętem do prezentacji i nagłośnienia oraz cateringiem podczas seminarium szkoleniowego Toronto Centre-UKNF w dniach 8 - 11.10.2012 r. w godz. 8:00–18:00, dla ok. 40 osób (w tym ok. 36 uczestników i 4 prowadzących) oraz zapewnienie noclegów w terminie 7 – 12.10.2012 r. dla ok. 4 przedstawicieli Toronto Centre. Faktyczna wielkość zamówienia w zakresie ilości uczestników, o których mowa wyżej może ulec zmniejszeniu zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego przekazanym Wykonawcy z uzgodnionym wyprzedzeniem.
1. Hotel o wysokim poziomie i jakości usług, o charakterze reprezentacyjnym – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki).
2. Lokalizacja: Warszawa – Centrum, w promieniu do 4 km od skrzyżowania ulicy Marszałkowskiej z Al. Jerozolimskimi w Warszawie (tzw. zerowego kilometra Warszawy).
3. Duża sala konferencyjna o wysokim standardzie do wykorzystania przez Zamawiającego w dniach 8 - 11.10.2012 r., tj.:
1) Klimatyzowana.
2) Wyposażona w krzesła, okrągłe stoły dla uczestników (1 stół na max. 6 osób, zakładane jest ok. 6 stołów), stół dla prowadzących i stolik na materiały seminaryjne, w wybranym i zaakceptowanym przez Zamawiającego ustawieniu i konfiguracji.
3) Wyposażona w m.in.:
a. nowoczesny projektor multimedialny;
b. ekran proporcjonalny do wielkości sali;
c. laptop wraz z oprogramowaniem (Power Point);
d. sprzęt nagłaśniający;
e. 3 mikrofony bezprzewodowe wpinane;
f. 6 mikrofonów bezprzewodowych;
g. flipcharty (wraz z kompletem markerów) – przy każdym ze stołów dla uczestników oraz przy stole dla prowadzących, łącznie ok. 7 sztuk;
h. imienne duże identyfikatory na stoły dla wszystkich uczestników i prowadzących;
i. ogólnodostępny Internet wifi na sali konferencyjnej;
j. stół recepcyjny przed salą konferencyjną;
4) z możliwością ustawienia kilku krzeseł dla obserwatorów z tyłu sali;
5) z możliwością podłączenia własnego laptopa;
6) umożliwiająca rozmieszczenie w sali sprzętu do prezentacji (ekran, projektor multimedialny, flipcharty) w sposób pozwalający wszystkim uczestnikom seminarium odczytanie tekstu.
4. Meeting Concierge - dedykowany koordynator konferencji zapewniający obsługę podczas seminarium szkoleniowego.
5. Obsługa techniczna podczas całego seminarium - w tym obowiązkowo o godz. 8:00 w dn. 8.10.2012 r. (godzinę przed rozpoczęciem seminarium).
6. Zaplecze cateringowe, zapewniające usługi gastronomiczne polegające na zaoferowaniu:
1) wody gazowanej i niegazowanej dla każdego z uczestników przez czas trwania seminarium szkoleniowego;
2) drobnych cukierków na stolikach uczestników;
3) dwóch przerw kawowych dziennie obejmujących: napoje zimne tj. woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe, napoje gorące tj. kawa, herbata oraz drobne przekąski w formie wyboru ciastek oraz owoców;
4) lunchu w formie tzw. „szwedzkiego bufetu” obejmującego wybór ciepłych dań głównych (w tym min. jedno danie jarskie), wybór przystawek zimnych, wybór deserów oraz napoje (woda gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa, herbata);
5) miejsca do serwowania usługi cateringowej innego niż sala konferencyjna tj. przerwy kawowe – przed salą konferencyjną np. foyer hotelowe; lunch w restauracji hotelowej.
7. Zapewnienie noclegów, tj.:
1) w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem i kolacją dla maksymalnie 4 osób w dn. 7 – 12.10.2012 r. (5 nocy). Zamawiający pokryje koszt zakwaterowania maksymalnie 4 osób w pokojach jednoosobowych ze śniadaniem i kolacją. Szczegółowe dane dotyczące zakwaterowania, w tym ostatecznej liczby osób Zamawiający przekaże w terminie do 7.9.2012 roku.
2) umożliwienie dokonania rezerwacji w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych wraz ze śniadaniem dla ok. 36 uczestników seminarium w terminie 7 – 12.10.2012 r. (5 nocy) na warunkach rezerwacji blokowej (block booking - tj. dokonywanie rezerwacji samodzielnie przez uczestników, w zależności od dostępności pokoi, w wyznaczonym przez hotel terminie, zgodnie z informacją przekazaną Zamawiającemu). Koszt noclegów pokrywają indywidualnie uczestnicy.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-08-14.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-08-03.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-08-03
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2012-11-22
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|