Zapewnienie zaplecza konferencyjnego
Przedmiotem zamówienia jest:
a) kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego, tj. wynajęcie dużej sali konferencyjnej wraz ze sprzętem do prezentacji i nagłośnieniem oraz cateringiem podczas seminarium TIFS, które odbędzie się w dniach 24-26 września 2012 r. (3 dni), dla szacowanej liczby 35 uczestników oraz zapewnienie rezerwacji pokoi hotelowych w formie block booking w jednym budynku hotelowym,
b) kompleksowe zapewnienie zaplecza konferencyjnego, tj. wynajęcie dużej sali konferencyjnej wraz ze sprzętem do prezentacji i nagłośnieniem oraz cateringiem podczas seminarium TIFS, które odbędzie się w listopadzie 2012 r. (3 dni, termin do potwierdzenia), dla szacowanej liczby 35 uczestników oraz zapewnienie rezerwacji pokoi hotelowych w formie block booking w jednym budynku hotelowym,
Zamawiający zastrzega, iż faktyczna wielkość zamówienia w zakresie ilości uczestników, o których mowa wyżej może ulec zmniejszeniu zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego z zastrzeżeniem określonym w paragrafie 4 ust. 2 projektu umowy.
a)
1. Hotel na terenie Warszawy o wysokim poziomie i jakości usług, o charakterze reprezentacyjnym – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki).
2. Sala konferencyjna dla szacowanej liczby 35 osób o wysokim standardzie do wykorzystania przez Zamawiającego w terminie 24-26 września 2012 r., tj.:
a. Klimatyzowana.
b. Wyposażona w krzesła, okrągłe stoły dla uczestników, stół dla prowadzących oraz (opcjonalnie tj. z możliwością dostawienia) stolik na materiały seminaryjne, w wybranym i zaakceptowanym przez Zamawiającego ustawieniu i konfiguracji.
c. Wyposażona w m.in.:
— nowoczesny projektor multimedialny,
— ekran proporcjonalny do wielkości sali,
— sprzęt nagłaśniający,
— imienne identyfikatory na stołach,
— 2 mikrofony bezprzewodowe (3 dni) oraz 1 mikrofon wpinany (3 dni) - z możliwością zwiększenia liczby sztuk,
— min. 4 flipczarty,
— ogólnodostępny Internet wifi na sali konferencyjnej,
— stół recepcyjny przed salą konferencyjną,
— z możliwością ustawienia kilku krzeseł dla obserwatorów z tyłu sali,
— z możliwością zapewnienia wyposażenia dodatkowego, o którym mowa w Załączniku nr 2 do wzoru umowy (np. kabina wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego, dodatkowe flipcharty, mikrofony bezprzewodowe i wpinane).
d. Umożliwiająca rozmieszczenie w sali sprzętu do prezentacji (ekran, projektor multimedialny, flipcharty) w sposób pozwalający wszystkim uczestnikom seminarium odczytanie tekstu.
e. Zapewniająca miejsce dla wstawienia przenośnej stojącej tablicy informacyjnej (roll-up).
3. Meeting Concierge - dedykowany koordynator konferencji zapewniający obsługę podczas seminarium szkoleniowego.
4. Zaplecze cateringowe, zapewniające usługi gastronomiczne polegające na zaoferowaniu:
a. wody gazowanej i niegazowanej dla każdego z uczestników przez czas trwania seminarium,
b. dwóch przerw kawowych dziennie obejmujących: napoje zimne tj. woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe, napoje gorące tj. kawa, herbata oraz drobne przekąski w formie wyboru ciastek oraz owoców,
c. lunchu w formie tzw. „szwedzkiego bufetu” obejmującego wybór ciepłych dań głównych (w tym min. jedno danie jarskie), wybór przystawek zimnych, wybór deserów oraz napoje (woda gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa, herbata); menu do uzgodnienia na etapie realizacji przedmiotu umowy,
d. miejsca do serwowania usługi cateringowej innego niż sala konferencyjna tj. przerwy kawowe – przed salą konferencyjną np. foyer hotelowe; lunch w restauracji hotelowej.
5. Zapewnienie noclegów – 35 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych wraz ze śniadaniem w uzgodnionych terminach w dniach 23-27 września 2012 r. (4 noce) dla uczestników seminarium na warunkach rezerwacji blokowej (block booking), w zależności od dostępności pokoi. Pokrycie kosztów pokoi hotelowych nastąpi indywidualnie przez gości Zamawiającego.
b)
1. Hotel na terenie Warszawy o wysokim poziomie i jakości usług, o charakterze reprezentacyjnym – nie mniej niż 4* (cztery gwiazdki).
2. Sala konferencyjna dla szacowanej liczby 35 osób o wysokim standardzie do wykorzystania przez Zamawiającego w listopadzie 2012 r. (3 dni, termin do potwierdzenia), tj.:
a. Klimatyzowana.
b. Wyposażona w krzesła, okrągłe stoły dla uczestników, stół dla prowadzących oraz (opcjonalnie tj. z możliwością dostawienia) stolik na materiały seminaryjne, w wybranym i zaakceptowanym przez Zamawiającego ustawieniu i konfiguracji.
c. Wyposażona w m.in.:
— nowoczesny projektor multimedialny,
— ekran proporcjonalny do wielkości sali,
— sprzęt nagłaśniający,
— imienne identyfikatory na stołach,
— 2 mikrofony bezprzewodowe (3 dni) oraz 1 mikrofon wpinany (3 dni) - z możliwością zwiększenia liczby sztuk,
— min. 4 flipczarty,
— ogólnodostępny Internet wifi na sali konferencyjnej,
— stół recepcyjny przed salą konferencyjną,
— z możliwością ustawienia kilku krzeseł dla obserwatorów z tyłu sali,
— z możliwością zapewnienia wyposażenia dodatkowego, o którym mowa w Załączniku nr 2 do wzoru umowy (np. kabina wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego, dodatkowe flipcharty, mikrofony bezprzewodowe i wpinane).
d. Umożliwiająca rozmieszczenie w sali sprzętu do prezentacji (ekran, projektor multimedialny, flipcharty) w sposób pozwalający wszystkim uczestnikom seminarium odczytanie tekstu.
e. Zapewniająca miejsce dla wstawienia przenośnej stojącej tablicy informacyjnej (roll-up).
3. Meeting Concierge - dedykowany koordynator konferencji zapewniający obsługę podczas seminarium szkoleniowego.
4. Zaplecze cateringowe, zapewniające usługi gastronomiczne polegające na zaoferowaniu:
a. wody gazowanej i niegazowanej dla każdego z uczestników przez czas trwania seminarium,
b. dwóch przerw kawowych dziennie obejmujących: napoje zimne tj. woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe, napoje gorące tj. kawa, herbata oraz drobne przekąski w formie wyboru ciastek oraz owoców,
c. lunchu w formie tzw. „szwedzkiego bufetu” obejmującego wybór ciepłych dań głównych (w tym min. jedno danie jarskie), wybór przystawek zimnych, wybór deserów oraz napoje (woda gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa, herbata); menu do uzgodnienia na etapie realizacji przedmiotu umowy,
d. miejsca do serwowania usługi cateringowej innego niż sala konferencyjna tj. przerwy kawowe – przed salą konferencyjną np. foyer hotelowe; lunch w restauracji hotelowej.
5. Zapewnienie noclegów – 35 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych wraz ze śniadaniem w uzgodnionych terminach w listopadzie 2012 r. (4 noce) dla uczestników seminarium na warunkach rezerwacji blokowej (block booking), w zależności od dostępności pokoi. Pokrycie kosztów pokoi hotelowych nastąpi indywidualnie przez gości Zamawiającego.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-08-10.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-07-30.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-07-30
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|