Zawarcie umowy ramowej na usługi hotelarskie i restauracyjne
1. Niniejsze postępowanie dotyczy zawarcia umowy ramowej na usługi hotelarskie i restauracyjne w związku z organizacją szkoleń dla pracowników PP S.A obejmujące zapewnienie noclegów, zapewnienie wyżywienią, wynajem sal szkoleniowych.
2. W wyniku przeprowadzenia przedmiotowego postępowania Zamawiający zawrze z Wykonawcami umowę ramową, która określi warunki dotyczące zamówień, jakie mogą zostać udzielone w okresie trwania umowy ramowej. Rzeczywiste udzielanie zamówień, objętych umową ramową nastąpi na podstawie zamówień cząstkowych, jakie udzielane będą na drodze odrębnych postanowień realizowanych na podstawie art. 101 ust. 1 ustawy Pzp.
3. Przedmiotem zamówienia jest zawarcie umowy ramowej na usługi hotelarskie i restauracyjne, zamawiane na potrzeby przedsięwzięć szkoleniowych, w tym:
1) hotel powinien odpowiadać standardowi nie gorszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych do kategorii ** (dwie gwiazdki) zgodnie z ustawą z dnia 29.8.1997r o usługach turystycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268, z póź, zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Płacy z dnia 19.8.2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22 poz.169),
2) zakwaterowanie uczestników szkolenia odbywać się będzie w hotelu (stanowiącym jeden obiekt) posiadającym: minimum 30 miejsc noclegowych, salę restauracyjną na min. 30 osób oraz świadczyć pełne-dzienne wyżywienie,
3) hotel winien posiadać: pokoje 1 osobowe, 2 osobowe oraz 3 osobowe z pojedynczymi łóżkami, z łazienkami, których ilość umożliwi świadczenie usług hotelarskich jednocześnie dla 30 osób,
4) zakwaterowanie uczestników szkolenia będzie obejmować zameldowanie oraz udostępnienie do dyspozycji pokoi hotelowych od godziny 14:00 w dniu przyjazdu do opuszczenia i wymeldowania z pokoi hotelowych co najmniej do godziny 12:00 w dniu wyjazdu.
5) wynajem sal wykładowych, wykonawca winien posiadać co najmniej 2 sale wykładowe: jedną na minimum 30 osób, drugą na minimum 50 osób. Sale powinny być wyposażone w:
a) stoły i krzesła z możliwością swobodnego ich ustawienia.
b) sprzęt multimedialny: laptop, rzutnik multimedialny i ekran do projekcji, flipchart (blok papierowy + komplet pisaków), tablicę sucho ścieralną, nagłośnienie oraz dostęp do internetu i źródeł prądu,
c) dobre oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie oraz możliwość zaciemnienia;
d) miejsce na umieszczenie serwisu kawowego dla uczestników/uczestniczek szkoleń;
e) podczas szkolenia sala wykładowa winna być dostępna dla Zamawiającego wraz z obsługą techniczną w godzinach: 8:00-18:00,
f) sale winny być klimatyzowane a temperatura na sali utrzymana na poziomie 21oC, w pobliżu sali wykładowej winny mieścić się toalety dla uczestników oraz uczestniczek szkoleń.
6) Zamawiający wymaga zapewnienia menu uwzględniającego możliwość wyboru dania wegetariańskie lub miesnego. Wykonawca do oferty dołączy propozycje menu obejmujące wszystkie rodzaje posiłków: tj. śniadania w formie szwedzkiego stołu, serwisu kawowego, dwudaniowego obiadu, kolacji w formie szwedzkiego stołu lub kolacji zasiadanej z uwzględnieniem zapewnienia oddzielnych dań wegetariańskich:
a) śniadanie winno być podane w formie bufetu szwedzkiego, minimum dwa dania ciepłe do wyboru, przekąski zimne, pieczywo: jasne i ciemne, napoje gorące, soki, owoce.
b) serwis kawowy powinien zawierać na jedną osobę: 2 kawy po 200 ml., 2 herbaty po 200 ml, mleko niesłodzone zagęszczone – 20 g., cukier 5 gr., soki – 200 ml., 0,25 l wody gazowanej i 0,25 l wody niegazowanej oraz 15 dag ciastek, serwis na bieżąco uzupełniany.
c) obiad winien zawierać: zupę minimum 250 ml, możliwość wyboru, co najmniej z dwóch dań (jednego mięsnego i jednego wegetariańskiego), ziemniaki, ryż, warzywa gotowane, surówka. Gramatura składników posiłku ma zapewnić nie mniej niż 1000 kcal na osobę w tym:
— białko stanowić ma ok. 10-15 % posiłku,
— węglowodany stanowić mają 50-55 % posiłku,
— tłuszcze stanowić mają ok. 25-30 % posiłku.
d) kolacja, w formie bufetu szwedzkiego winna zawierać minimum dwa ciepłe dania do wyboru, przekąski zimne, pieczywo: jasne i ciemne, napoje gorące, soki, owoce.
4. Zamawiający wymaga by miejsce realizacji usługi hotelarskiej i restauracyjnej oraz usługa wynajmu sal wykładowych na potrzeby organizacji szkoleń dla Poczty Polskiej S.A było zlokalizowane w centrum miasta Katowice maksymalnie do 10 km od siedziby Poczty Polskiej SA w Katowicach, przy pl. Oddziałów Młodzieży Powstańczej 7, z dogodnym dojazdem dostępnymi środkami transportu publicznego.
5. Odległość od siedziby zamawiającego do miejsca realizacji usługi ustalona zostanie poprzez wyznaczenie trasy optymalnej w serwisie internetowym Targeo dostępnym pod adresem
http://www.targeo.pl/.
6. Celem zawarcia umowy ramowej jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie.
7. Udzielając zamówienia, którego przedmiot jest objęty umową ramową Zamawiający może dokonać zmiany warunków zamówienia w stosunku do określonych w umowie ramowej, jeżeli zmiany te nie są istotne.
8. Zamawiający zawrze umowę ramową z 6 Wykonawcami, którzy uzyskali największą ilość punktów w procesie oceny ofert, przeprowadzonym według kryteriów podanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia chyba, że oferty nie podlegające odrzuceniu złożyło mniej Wykonawców.
9. Zamawiający będzie mógł udzielić zamówienia publicznego Wykonawcom, z którymi zawarł umowę ramową zapraszając każdorazowo do składania ofert stosując odpowiednio przepisy ustawy Pzp, a w szczególności przepis art. 101 ustawy.
10. Zamawiający nie może dokonać zmiany kryteriów oceny ofert określonych w umowie ramowej.
11. Oferta składana w wyniku zaproszenia, o którym mowa w ust. 10, nie będzie mogła być mniej korzystna dla Zamawiającego od oferty złożonej w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia umowy ramowej pod rygorem odrzucenia oferty.
12. Szczegółowe warunki umowy ramowej zostały określone w załączniku nr 5 do SIWZ. W momencie przygotowania umów do podpisu zostaną przez Zamawiającego odpowiednio dostosowane np. w zakresie miejsca świadczenia usługi.
13. Zaproszenia do składania ofert na poszczególne zamówienia wykonawcze będą składane w zależności od potrzeb zamawiającego do wykonawców z którymi zamawiający podpisał umowy ramowe. Wykonawcy do których zamawiający skieruje zaproszenie do złożenia ofert zobligowani są każdorazowo do złożenia stosownej oferty. Zaproszenia do składania ofert na zamówienia wykonawcze będą kierowane drogą mailową. W przypadku, gdy umowa ramowa zostanie zawarta z jednym wykonawcą zamawiający będzie kierował każdorazowo zaproszenie do negocjacji do tego Wykonawcy. Zamawiający przewiduje, że zaproszenia do składania ofert na poszczególne zamówienia wykonawcze będzie wysyłać wykonawcom 5 dni roboczych przed realizacją usługi lub wcześniej zaś wybór jednego z nich następował będzie na dzień następny po otrzymaniu ofert.
14. Zaproszenia do składania ofert każdorazowo będą zawierały szczegółowe informacje na temat zakresu konkretnego zamówienia tj. zamawianych usług (liczba noclegów, liczba i rodzaj posiłków, wielkość oraz wyposażenie sal szkoleniowych) oraz terminu ich wykonania.
15. W oparciu o porównanie zgłoszonych ofert (złożonych przez Wykonawcę(ów) z którymi zawarto umowę ramową) wyłoniony zostanie każdorazowo Wykonawca, który zaoferuje najkorzystniejszą cenę zamówienia wykonawczego. Patrz również zapisy umowy ramowej § 3 – Sposób udzielania zamówień wykonawczych.
16. Zamawiający będzie wyznaczał termin składania ofert na zamówienia wykonawcze z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie ofert, nie krótszy niż 2 dni licząc od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert Wykonawcom. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający każdorazowo przekaże szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz projekt umowy wykonawczej, zawierające w szczególności zakres i termin realizacji zamówienia wykonawczego.
17. Ceny jednostkowe określone w ofercie wykonawczej nie mogą być wyższe niż ceny jednostkowe określone w umowie ramowej, na podstawie załącznika nr 3 do umowy ramowej – Oferta Wykonawcy.
18. Wykonawcy przesyłają oferty na zamówienia wykonawcze pod rygorem nieważności w formie pisemnej na nr fax i adres poczty elektronicznej podany przez Zamawiającego w zaproszeniu do składania ofert.
19. Wykonawca z którym zawarto umowę ramową jest zobowiązany do każdorazowego złożenia oferty w odpowiedzi na zaproszenie.
20. Wzór umowy wykonawczej został określony w załączniku nr 7 do SIWZ. W momencie zawierania tej umowy zostanie ona przez Zamawiającego odpowiednio dostosowana. Wzór umowy wykonawczej stanowi załącznik nr 2 do umowy ramowej.
21. Termin realizacji usługi: od daty podpisania umowy do 31.12.2013 r.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2012-07-16.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2012-07-05.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2012-07-05
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2012-07-13
|
Dodatkowe informacje
|
| 2012-10-04
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|