Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji rocznej Programu dla uczestników z Polski, Białorusi i Ukrainy

… osób:Warunki ogólne: organizacja przejazdu 3 grup uczestników z Polski wraz z ich bagażami (z województwa podlaskiego, mazowieckiego, lubelskiego i podkarpackiego) do Lwowa na Ukrainę. Przejazdy autokarami wysokopodłogowymi (przy grupie powyżej 30 osób) przystosowanymi do podróży dalekobieżnych; zastosowane pojazdy muszą być czyste, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja, WC (na trasie międzynarodowej). Dokładne godziny wyjazdów, miejsca podstawienia pojazdów i miejsca przystanków (uczestnicy będą dosiadać na trasie) do ustalenia na drodze kontaktów roboczych. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu, koszty wyżywienia i noclegu kierowców oraz pilota i koszty ewentualnych mandatów drogowych pokrywa Wykonawca. Każdy autokar na trasie międzynarodowej musi być obsługiwany przez 2 kierowców (jazda bez przerw na zmianę) oraz pilota wycieczki (osoba z uprawnieniami pilota). Kierowcy i pilot muszą posiadać paszporty ważne przynajmniej do 10 marca 2014 roku.Trasy przejazdu i grupy w dniu 27 i 29 listopada 2013:1. Przewóz maksymalnie 24 osób na trasie Suwałki – Białystok – Biała Podlaska – Włodawa – Chełm – Zamość (z możliwością przedłużenia trasy do Tomaszowa Lubelskiego) oraz powrót w dniu 29 listopada (Grupa 1).2. Przewóz maksymalnie 30 osób na trasie Warszawa – Lublin – Zamość (przejazd na odcinku Warszawa – Lublin i z powrotem jest ZAMÓWIENIEM OPCJONALNYM z możliwością wykorzystania pojazdu typu mini-bus o pojemności do 12 osób) oraz powrót w dniu 29 listopada (Grupa 2).3. Przewóz maksymalnie 54 osób na trasie Zamość – Lwów (alternatywnie Tomaszów Lubelski – Lwów) oraz powrót w dniu 29 listopada (Grupy 1 i 2 razem).4. Przewóz maksymalnie 32 osób na trasie Krosno - Rzeszów – Lwów oraz powrót w dniu 29 listopada (Grupa 3).Trasy przejazdu i grupy w dniu 28 listopada 2013:- Przewóz maksymalnie 54 osób na trasie Lwów – dowolna miejscowość na Ukrainie w promieniu 50 km od Lwowa i powrót (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE).2. Dostarczenie usług gastronomicznych:- Kolacja serwowana w trakcie podróży przy trasie do Lwowa w dniu 27 listopada na wysokości Zamościa lub Tomaszowa Lubelskiego dla Grup 1 i 2 (maksymalnie 54 osoby). Obsługa wszystkich osób jednocześnie w sali bankietowej o dużej pojemności (czas na przerwę maksymalnie 50 minut). Obiekt gastronomiczny musi dysponować parkingiem dla postoju autokaru oraz systemem minimum 4 kabin toaletowych z podziałem na toalety żeńskie i męskie. Godziny posiłków muszą zostać zsynchronizowane z godzinami przyjazdu uczestników (patrz usługi transportowe).- Menu na osobę (kolacja): zupa, danie główne, surówka, napój, deser, w tym każda osoba może dokonać swobodnego wyboru spośród: 2 rodzaje zupy, 2 rodzaje dania głównego na ciepło (w tym danie mięsne i rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, lub podobne do uzgodnienia z Zamawiającym oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego); dodatki: ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”), surówka lub sałatka warzywna (2 rodzaje do wyboru, w ilości minimum 150 g/osobę), , 2 rodzaje deseru do wyboru minimum 150 g/osobę (ciasto domowe, lody, deser czekoladowy lub podobne), napój (minimum 0,5 l na osobę) : sok 100%, napój gazowany oraz herbata i kawa bez ograniczeń (także kawa parzona lub z mlekiem).3. Projektowanie, produkcja i dostawa materiałów promocyjnych- Skład i druk 48 nalepek z jednakowym projektem (kolorowy wydruk wysokiej rozdzielczości minimum 720 dpi na ploterach najnowszej generacji), format A3, na folii w kolorze białym, nalepka odporna na trudne warunki atmosferyczne. Znaki graficzne do projektu dostarcza Zamawiający.- Skład i druk 98 plakatów formatu B1, 7 różnych projektów, po 14 każdego rodzaju (projekt na bazie materiałów przekazanych przez Zamawiającego). Kolorowy wydruk wysokiej rozdzielczości minimum 720 dpi na ploterach najnowszej generacji). Wykonawca dostarcza także 7 tub plastikowych (po 1 na każdy projekt), umożliwiające Zamawiającemu wysyłkę plakatów bez ryzyka ich pogięcia i uszkodzenia.- Produkcja dwóch ścianek reklamowych, łukowe (jedna z nich w kształcie serpentyny), szerokość minimum 550 cm , wysokość minimum 230 cm. Stelaż wykonany z rur aluminiowych łączonych ze sobą na zatrzaski, na stelaż montowana jest tkanina z grafiką w jednej części (grafika nie jest łączona). Ścianka wielokrotnego użytku. Montaż bez użycia narzędzi. Grafika na tkaninie poliestrowej, utrwalenie grafiki metodą sublimacji, możliwość wielokrotnego prania i prasowania tkaniny. Zamówienie obejmuje także wykonanie projektu grafiki (na bazie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego) i wydruk wysokiej rozdzielczości. W zestawie torba lub kufer transportowy okres gwarancji ścianek minimum 8 lat. Dodatkowo zamówienie obejmuje druk dwóch dodatkowych grafik (bez dostarczenia konstrukcji).- Produkcja 4 jednakowych trybunek promocyjno-informacyjnych, wymiary (+/- 2 cm): szerokość 120 cm, wysokość: 95 cm, głębokość: 50 cm, blat: 120 cm x 50 cm. Materiał: konstrukcja z profili aluminiowych ze wzmocnieniami poprzecznymi, blat i półka z płyty meblowej w kolorze grafitowym lub ciemnoszarym, wytrzymała grafika z tworzywa sztucznego. Trybunki mobilne (zamontowane kółka), składane (pakowane do torby transportowej w zestawie). Zamówienie obejmuje także wykonanie projektu dwustronnej grafiki (na bazie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego) i jej wydruk pigmentowy wysokiej rozdzielczości (minimum 1440 dpi) oraz laminowanie materiałem ochronnym.- Dostawa i oznakowanie mobilnego ekranu ramowego formatu 4:3 do wielkoformatowej, przedniej projekcji w pomieszczeniach i plenerze. Składana, stabilna rama z profili aluminiowych w kolorze stalowym. Ekran składany, gwarantujący płaską powierzchnię. Wymiary ekranu: 4264 x 3248 mm (+/- 4 mm), czarne ramki boczne. Szybki i łatwy montaż bez użycia narzędzi, regulacja wysokości. Powierzchnia projekcyjna mocowana do ramy na metalowe zatrzaski. Walizka na kółkach do transportu i przenoszenie ekranu. Grawer 2 znaków graficznych na walizce.- Kolorowy, cyfrowy wydruk (w skali CMYK), 300 kartek do identyfikatorów, format 102 mm x 65 mm, na sztywnym papierze białym, gramatura minimum 160 g, zamówienie obejmuje także skład graficzny identyfikatorów na podstawie znaków przekazanych przez Zamawiającego.- Druk kart okolicznościowych 200 sztuk - karta świąteczna razem z kopertami (z okazji Bożego Narodzenia) z najnowszej kolekcji 2013, wykonana z najwyższej jakości perłowego papieru w kolorze białym, gramatura karnetu minimum 250 g. Przód okładki ozdobiony motywami świątecznymi, tłoczonymi. Wkładka do nadruku biała, matowa. Zamówienie obejmuje także tłoczenie oraz srebrzenie/złocenie 2 znaków graficznych Zamawiającego (logotyp Programu i flaga UE) oraz nadruk indywidualnych życzeń w skali CMYK (tekst i znaki graficzne przekazuje Zamawiający). Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu katalog przynajmniej 20 różnych wzorów kart świątecznych do wyboru, Zamawiający wybierze jeden wzór. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE4. Animacja komputerowa i cyfrowy montaż wideo:- Wykonanie do dnia 25 listopada włącznie 3-minutowej animacji komputerowej 2d promującej współpracę transgraniczną. Sceny oraz infografiki wygenerowane komputerowo. Przykładowe odwzorowania, obrazy pokazujące procesy integracyjne w regionach przygranicznych (symulacja): ruch graniczny, przejścia graniczne, wymiana doświadczenia, transfer wiedzy, warunki prowadzenia działalności gospodarczej, budowa infrastruktury (drogi, wodociągi, oczyszczalnie ścieków), ochrona środowiska, przeciwdziałanie klęskom żywiołowym, integracja kulturalna i naukowa, wymiana młodzieży, rozwój turystyki. Wykonawca może zgłaszać swoje propozycje zmian w animacji zgodnie z możliwościami technicznymi procesu produkcji. W ramach pracy montażysty także dodawanie napisów, dodanie trzech różnych ścieżek dźwiękowych (wybranych przez Zamawiającego spośród wymaganych 6 propozycji od Wykonawcy), dodawanie plansz/zdjęć.- Montaż filmu nr 1 na bazie materiałów filmowych Zamawiającego (w tym wysokiej rozdzielczości HD), docelowa długość filmu maksymalnie 15 minut. Dodatkowo: montaż skróconej, 4-minutowej wersji do wykorzystania w kanałach internetowych oraz dodatkowo produkcja trzech, 2-minutowych animacji komputerowych zintegrowanych z filmem głównym. W ramach pracy montażysty także dodawanie napisów, dodanie trzech różnych ścieżek dźwiękowych (wybranych przez Zamawiającego spośród wymaganych 6 propozycji od Wykonawcy), dodawanie plansz. Okres montażu głównego w dniach 2-3 grudnia 2013 w siedzibie Zamawiającego (dostarczenia sprzętu do montażu i dojazd grafika na koszt Wykonawcy). Zamawiający może zgłaszać poprawki do roboczej wersji filmu (zmiana kolejności scen, dodanie nowych scen) – czas wprowadzania poprawek maksymalnie 6 godzin roboczych od zgłoszenia.- Montaż filmu nr 2 na bazie materiałów filmowych Zamawiającego (w tym wysokiej rozdzielczości HD), docelowa długość filmu maksymalnie 15 minut. W ramach pracy montażysty także dodawanie napisów, dodanie trzech różnych ścieżek dźwiękowych (wybranych przez Zamawiającego spośród wymaganych 6 propozycji od Wykonawcy), dodawanie plansz. Czas montażu maksymalnie 4 dni od dnia przekazania wszystkich materiałów przez Zamawiającego. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE- Dodatkowo Wykonawca musi przekazać 4 kopie każdego filmu na płytach oraz musi przekazać Zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich filmów na wszelkich możliwych polach eksploatacji.5. Usługa transportu drogowego (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE)- Organizacja dostawy materiałów promocyjnych zapakowanych w kartony do Lwowa, objętość materiałów do 8 m3, waga do 900 kg.- Zamówienie obejmuje załadunek kartonów na samochód w Warszawie i rozładunek we Lwowie- Ewentualne koszty noclegu kierowcy pokrywa Wykonawca.- Dodatkowa opcja – transport materiałów tylko do Przemyśla i przeładunek na inny samochód6. Organizacja odprawy celnej wywozowej (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE)- Organizacja odprawy celnej wywozowej produktów, o których mowa w pkt. 5, w tym pokrycie kosztów obsługi celnej (ilość kodów maksymalnie 16).- Wymienione produkty nie będą podlegać opłatom celnym – są przewożone przez granicę bezpłatnie w ramach realizacji projektu finansowanego przez Unię Europejską, niemniej jednak Wykonawca przy pomocy Zamawiającego powinien zorganizować całą dokumentację potrzebną przy standardowej odprawie celnej jak i zabezpieczyć wszystkie formalności podczas przekraczania granicy.

… osób:

… 26/27 listopada (dla maksymalnie 30 osób) oraz maksymalnie 6 pokoi 1-osobowych w obrębie jednego lub dwóch hoteli o standardzie co najmniej 3 gwiazdek w Brześciu na Białorusi.

… 29/30 listopada oraz maksymalnie 6 pokoi 1-osobowych w obrębie jednego lub dwóch hoteli o standardzie co najmniej 3 gwiazdek w Brześciu na Białorusi.

… Grodno – Brześć oraz powrót w dniu 30 listopada

… Mińsk – Brześć oraz powrót w dniu 30 listopada

… nagłośnienia- Wynajem systemu sal konferencyjnych i powierzchni wystawienniczej na terenie Lwowa w jednym budynku w centrum miasta (budynek z XIX wieku lub starszy). W budynku: jedna duża sala na 160 osób w układzie kinowym wraz z miejscami do siedzenia, powierzchnia wystawiennicza minimum 100 m2 dla lokalizacji wystawy projektów transgranicznych oraz 2 mniejsze sale na 40 osób każda do przeprowadzenia dyskusji panelowych. Zamówienie obejmuje dostawę 20 stołów (każdy minimum 4-osobowy) wraz z przykryciem (sukno dopasowane kolorystycznie do wnętrz) oraz minimum 160 krzeseł. Zamówienie obejmuje także wynajem i montaż projektora multimedialnego na jeden dzień (jasność minimum 2500 ANSI lumenów),- Wynajem, transport oraz montaż i demontaż konstrukcji wystawienniczych, powierzchnia biała, z modułów o konstrukcji aluminiowej, montaż 6 stref wystawienniczych, każda o szerokości minimum 4 metrów, głębokości 2 metry. Każda strefa musi mieć swoje lady na dystrybucję materiałów informacyjnych. Dodatkowo wynajem minimum 90 krzeseł oraz minimum 7 zestawów stolikowych (dla minimum 6 osób). Dodatkowo montaż podświetleń każdych 6 stref wystawienniczych oraz instalacja dostępu do gniazd elektrycznych (3 gniazda w każdej strefie).- Wykonanie 3 banerów reklamowych, wielkoformatowych (wielkość minimum 12 m2 każdy), kolorowy wydruk na tkaninie z tworzywa sztucznego. Zamówienie obejmuje także instalację banerów w budynku, o którym mowa wyżej, w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym.- Wynajem i instalacja w największej sali jak wyżej w dniu 28 listopada ekranu do prezentacji multimedialnych, wielkości minimum 400 cm (szerokość) x 300 cm (wysokość). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE- Dostawa i montaż nagłośnienia, w dniu 28 listopada, w tym 3 mikrofony bezprzewodowe, nagłośnienie dla 3 mikrofonów oraz dla prezentacji multimedialnych uruchamianych z komputera przenośnego (komputer dostarcza Wykonawca) oraz dla odtwarzacza podkładu muzycznego. Zamówienie obejmuje także wynajem technika obsługującego sprzęt do nagłośnienia. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE- Wynajem maksymalnie 7 ekranów plazmowych/ LED/LCD o wielkości minimum 32” łącznie z podłączeniem odtwarzaczy DVD (lub komputera przenośnego), do każdego ekranu na jeden dzień (28 XI). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE2. Usługi hotelarskie i gastronomiczne:- Wynajem na dwie doby 27-29 listopada wraz ze śniadaniem maksymalnie 80 pokoi 2-osobowych (dla maksymalnie 160 osób) oraz maksymalnie 20 pokoi 1-osobowych w obrębie 1, 2 lub 3 różnych hoteli o standardzie co najmniej 3 gwiazdek we Lwowie w odległości maksymalnie 2 km od miejsca organizacji konferencji, o którym mowa w pkt. 1.- Kolacja serwowana w dniu 27 listopada dla maksymalnie 140 osób w hotelach, o których mowa wyżej.- Obiad serwowany w dniu 28 listopada dla maksymalnie 180 osób na terenie budynku, o którym mowa w pkt. 1. Świadczenie usług przez zewnętrzną firmę cateringową wraz z dostawą minimum 50 stolików bankietowych (4-osobowtch) oraz zastawy stołowej- Kolacja serwowana w dniu 28 listopada dla maksymalnie 180 osób w wybranym hotelu, o których mowa wyżej.Menu na osobę (kolacja i obiad): zupa warzywna (np. barszcz ukraiński), danie główne, surówka, napój, deser, w tym każda osoba może dokonać swobodnego wyboru spośród: 2 rodzaje dania głównego na ciepło (w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby: wołowina lub wieprzowina oraz ryba: łosoś lub podobna (jeden dzwonek na osobę), dodatkowo jeden rodzaj dania wegetariańskiego dla 50 osób (wybór pierogów bez mięsa, po 6 pierogów na osobę); dodatki: surówka lub sałatka warzywna (2 rodzaje do wyboru, w ilości minimum 150 g/osobę), ziemniaki w ilości minimum 250 g/osobę (w całości, lub „półksiężyce”), 2 rodzaje deseru do wyboru minimum 150 g/osobę (ciasto domowe, lody, deser czekoladowy lub podobne), napój (minimum 0,5 l na osobę) : sok 100%, napój gazowany oraz herbata i kawa bez ograniczeń (także kawa parzona lub z mlekiem).3. Zaplanowanie, dostarczenie i koordynacja usług transportowychZastosowane pojazdy muszą być czyste, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2007. Ewentualne koszty wyżywienia i noclegów kierowców pokrywa Wykonawca.Trasy przejazdu i grupy wyjazd 27 listopada oraz powrót w dniu 29 listopada 2013:- Przewóz autokarem maksymalnie 32 osób na trasie Łuck – Równe - Lwów- Przewóz mini-busem maksymalnie 14 osób na trasie Użgorod - Lwów- Przewóz mini-busem maksymalnie 14 osób wraz z ich bagażami na trasie Iwano-Frankowsk - Lwów (z alternatywą wyjazdu w dniu 28 listopada rano)- Przewóz mini-busem maksymalnie 10 osób wraz z ich bagażami na trasie Lwów lotnisko - Lwów Centrum (z alternatywą powrotu w dniu 28 listopada).- Przewóz materiałów do 9 m3 – maksymalnie 3 kursy po Lwowie do 8 km każdy w dniach 27 i/lub 28 i/lub 29 listopada (potwierdzenie nastąpi w drodze kontaktów roboczych).4. Obsługa foto i wideo- Obsługa fotograficzna konferencji przez 1 fotografa (osoba, które zajmują się fotografią profesjonalnie) w dniu 28 listopada (w godzinach 9:00-16:00 we Lwowie), w tym: wykonanie zdjęć reportażowych, dostarczenie 10 wybranych przez Zamawiającego zdjęć reportażowych w postaci cyfrowej w dniu 28 listopada do godziny 13:00; dostarczenie Zamawiającemu wszystkich pozostałych zdjęć w postaci cyfrowej w dniu 29 listopada do godziny 12:00 we Lwowie. Wykonawca przekazuje także Zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji.- Obsługa wideo spotkania: praca kamerzysty w dniu 28 listopada (w godzinach 9:00-16:00 we Lwowie), zapis oryginału w postaci cyfrowej wysokiej rozdzielczości (HD). Dostarczenie zapisu oryginalnego oraz dodatkowo 1 filmu (do 4 minut) do wykorzystania w Internecie na bazie wybranych przez Zamawiającego sekwencji w dniu 29 listopada do godziny 12:00 we Lwowie. Wykonawca przekazuje także Zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich nagrań na wszelkich możliwych polach eksploatacji.

… nagłośnienia