Organizacja misji gospodarczej wraz z giełdą kooperacyjną w Luxemburgu obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową

Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki

1. Nazwa zamówienia:
Organizacja misji gospodarczej wraz z giełdą kooperacyjną w Luxemburgu obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 3 - dniowej zagranicznej wizyty studyjnej do miasta Luksemburg (Wielkie Księstwo Luksemburga) dla 7 – 15 osób transportem autobusowym
dla:
— pracowników projektu (przedstawiciele lidera projektu – Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki),
— kadry zarządzającej OCRG,
— przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu – partnerów Klubu 150.
ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu, liczba uczestników wyjazdu będzie nie mniejsza niż 7 osób.
Zakres programu merytoryczno – organizacyjnego wyjazdu będzie związany m.in. z:
a) uczestnictwem w spotkaniu w Izbie Handlowej Wielkiego Księstwa Luksemburga (28.01.2014 r. godz. 9.00)
Chambre de Commerce
7, rue Alcide de Gasperi
L-2981 Luxembourg – Kirchberg
b) uczestnictwem w spotkaniu z Ambasadorem RP Bartoszem Jałowieckim (28.01.2014 r. godz. 10.30)
Ambassade de la République de Pologne au Grand-Duché de Luxembourg
2, rue Pulvermuhle
L-2356 Luxembourg
c) zwiedzaniem Cargo Center Findel
Aéroport de Luxembourg
L-2987 Luxembourg
d) zwiedzaniem Centrum Logistycznego w Bettembourg
Container Terminal
L-3225 Bettembourg
e) uczestnictwem delegacji w spotkaniu biznesowym w 2. dniu wizyty studyjnej (28.01.2014.r o godz. 18.00 w siedzibie Deloitte
Deloitte – Training Area (Ground Floor)
560, rue de Neudorf, L-2220 Luxembourg)
w tym:
— prezentacją potencjału inwestycyjnego regionu oraz możliwych obszarów współpracy polskich i luksemburskich firm branży logistycznej,
— prezentacją luksemburskiego klastra logistycznego,
— organizacją rozmów kooperacyjnych dla podmiotów polskich oraz luksemburskich.
f) krótkim (2 – godzinnym) zwiedzaniem miasta Luksemburg (29.01.2014 r., godz. 9.00 – 11.00).
Sposób realizacji wizyty studyjnej:
a) przebieg całej wizyty powinien być zorganizowany tak, aby przyjazd do miasta Luksemburg był możliwy w poniedziałek (27.01.2014 r.) po południu do godz. 19.00, a powrót (tj. wyjazd z Luksemburga) w środę ( 29.01.2014 r.) po godz. 11.00, a nie później niż o godz. 13.00.
b) Zamawiający wymaga zorganizowania 3 – dniowej zagranicznej wizyty studyjnej
(w tym 2 noclegów tj. z poniedziałku na wtorek oraz wtorku na środę) na terenie miasta Luksemburg.
c) wizyta studyjna musi być zorganizowana zgodnie z wytycznymi (miejsca, wydarzenia, projekty, które Zamawiający chce zobaczyć w Luksemburgu) podanymi wyżej.
Wszystkie instytucje, w których prowadzone będą spotkania i konsultacje podczas wyjazdu studyjnego, które wymienione zostały w wyżej wymienionych punktach programu, muszą zostać ujęte w programie przedstawionym przez Wykonawcę, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą.
Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco z Zamawiającym. Ostateczny program wizyty wymagać będzie akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany poszczególnych punktów programu, jak również daty realizacji wizyty studyjnej.
3. Obowiązki Wykonawcy:
a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznej wizycie studyjnej bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu. Trasa podróży obejmuje następujące etapy:
przejazd klimatyzowanym pojazdem na trasie Opole - Luksemburg oraz Luksemburg – Opole, transport uczestników wizyty pomiędzy miejscem noclegu (hotel) i miejscami uwzględnionymi w poszczególnych punktach programu misji gospodarczej podczas trwania całego wyjazdu. Transport ten ma odbywać się klimatyzowanym pojazdem, maksymalnie do 200 km w II dniu pobytu (tj. wtorek) oraz do 20 km w III dniu pobytu (tj. środa),
wszystkie koszty związane z wynajmem pojazdu/ pojazdów, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowcy/kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę, itp.) ponosi Wykonawca,
b) zapewnienie 2 noclegów w hotelach o standardzie co najmniej 3 - gwiazdkowym lub równoważnym, w pokojach 1 - osobowych z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu (WiFi).
W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani w jednym hotelu, w odległości możliwie jak najbliższej ścisłego centrum Luksemburga (nie większej niż 5 km). Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika do innego hotelu po odbyciu części noclegów. Miejsce noclegu (hotel) powinien posiadać zaplecze gastronomiczne,
c) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 zł. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2.000,00 zł,
d) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników według poniższego rozkładu: (trzy posiłki dziennie, do których zostaną podane ciepłe/zimne* napoje: śniadanie w formie bufetu, obiad, kolacja) oraz przerw kawowych podczas wizyty studyjnej (2 przerwy kawowe podczas każdego dnia wizyty: kawa*, herbata*, soki*, woda*, ciastka).
Dzień 1 – poniedziałek, 27.01.2014 r.:
— obiad na trasie połączony z przerwą kawową (ok. godz. 14.00)
— kolacja (w odległości do 2 km od miejsca noclegów)
Dzień 2 – wtorek, 28.01.2014 r.:
— śniadanie
— obiad (w odległości do 2 km od portu lotniczego w Luksemburgu: Aéroport de Luxembourg, L-2987 Luxembourg)
Dzień 3 – środa, 29.01.2014 r.:
— śniadanie
— obiad na trasie połączony z przerwą kawową (ok. godz. 14.00)
Dopuszcza się odstępstwa od realizacji poszczególnych posiłków w poszczególnych dniach, w zależności od ostatecznego kształtu programu wizyty.
Obiad dla każdego uczestnika powinien składać się z co najmniej następujących elementów: przystawki (np. zupy) i dania głównego, a także soku*, wody mineralnej*, napojów gorących*. Danie główne dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego musi składać się co najmniej
z: mięsa/ryby min. 200g, dodatku skrobiowego min. 150g, sosu, surówek/sałatek min. 150g. Jeżeli wśród uczestników wyjazdu studyjnego będą wegetarianie, należy podać danie jarskie.
Kolacja dla każdego uczestnika misji gospodarczej powinna składać się z co najmniej następujących elementów: dwóch dań na ciepło do wyboru min. 400 g (należy uwzględnić dania mięsne i jarskie), soku*, wody mineralnej* (gazowana i niegazowana), napojów gorących*.
W dniu przyjazdu kolacja ma mieć charakter integracyjny dla uczestników wizyty studyjnej. Należy ją podać przy złączonych stołach w wydzielonej sali (lub jej części), przeznaczonej wyłącznie dla uczestników wizyty.
Wyjaśnienia:
napoje gorące: kawę, herbatę – do wyboru, co najmniej 450 ml na osobę wraz z dodatkami,
dodatki – śmietanka lub mleko, cukier, świeża cytryna w plasterkach mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników,
woda – gazowana i niegazowana, sok - do wyboru, co najmniej 500 ml na osobę,
e) zapewnienie opiekuna wyjazdu oraz tłumacza z języka angielskiego na język polski oraz z języka polskiego na język angielski podczas trwania całej misji. Tłumacz musi posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń ustnych w obrębie tematyki: przedsiębiorczości, tematyki biznesowej itp. Tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 2 dni – średnio do 8 godz. każdego dnia. Wszystkie koszty związane z udziałem opiekuna i tłumacza, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca.
Dopuszcza się modyfikację zakresu obowiązków Wykonawcy w zależności od wymagań programu wizyty oraz konkretnych oczekiwań Zamawiającego, przy uwzględnieniu jednak górnego poziomu kosztów, jakie Wykonawca zobowiązał się ponieść w związku z organizacją wizyty.
4. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:
a) rekrutację uczestników wizyty przeprowadzi Zamawiający i przekaże listę Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu.
b) na każdym etapie przebiegu wizyty studyjnej uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna,
c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu studyjnego.
d) W przypadku trudności w terminowym dotarciu do celu Wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania transportu zastępczego.
Oferta cenowa powinna zawierać wszystkie wydatki, tak aby od uczestników wyjazdu oraz Zamawiającego nie były pobierane żadne dodatkowe opłaty. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty związane z wyjazdem studyjnym.

Termin składania ofert wynosił 2014-01-03. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-12-23.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Almatur Opole Sp. z o.o.

• • Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki

• • Usługi biur podróży i podobne › Usługi podróżne

• • Luxembourg