Organizacja wyjazdu studyjnego obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową oraz organizacji spotkań z ekspertami, realizowana na potrzeby projektu pn. Centra Startowe- Sieciowy system wsparcia przedsiębiorczości w województwie opolskim (działanie 6.2 POKL)

Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki

Zgodny za zał 1A do swiz
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Nazwa zamówienia: Organizacja wyjazdu studyjnego obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową oraz organizacji spotkań z ekspertami, realizowana na potrzeby projektu pn. Centra Startowe- Sieciowy system wsparcia przedsiębiorczości
w województwie opolskim (działanie 6.2 POKL)
1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 4 dniowej zagranicznej wizyty studyjnej do Niemiec, region Nadrenia-Palatynat, dla maksymalnie 35 osób*, t.j. dla:
— Uczestników projektu (przedstawiciele Instytucji Otoczenia Biznesu)
— Pracowników projektu z ramienia lidera projektu – Izba Rzemieślnicza w Opolu
— Pracowników projektu z ramienia partnera projektu - Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki,
*ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu, liczba uczestników wyjazdu będzie nie mniejsza niż 30 osób.
2. Sposób realizacji wizyty studyjnej:
a) przebieg całej wizyty powinien być zorganizowany tak, aby przyjazd do Niemiec, Moguncja (Mainz) był możliwy we wtorek rano do godz. 9:00, a powrót (tj. wyjazd z Niemiec, Ludwigshafen) w piątek po godz. 16:00, a nie później niż o godz. 18:00.
b) Zamawiający wymaga zorganizowania 4 – dniowej zagranicznej wizyty studyjnej
(w tym 3 noclegów tj. z wtorku na środę, ze środy na czwartek i z czwartku na piątek) na terenie Niemiec, w miejscowościach Moguncja (Mainz), Trewir (Trier), Kaiserslautern.
c) wizyta studyjna musi być zorganizowana zgodnie z wytycznymi (miejsca, projekty, które Zamawiający chce zobaczyć w Niemczech) podanymi w punkcie 3 niniejszej specyfikacji.
3. Zakres programu merytoryczno – organizacyjnego będzie związany z:
a) prezentacją inicjatyw Nexxt Change i Starterzentrum, które będą adaptowane i upowszechniane w ramach projektu,
b) dobrymi praktykami i doświadczeniami wypracowanymi przez instytucje w Nadrenii-Palatynacie w zakresie stymulowania przedsiębiorczości i samozatrudnienia,
c) zakres merytoryczny wizyty studyjnej leży po stronie Zamawiającego
Informacje na temat głównych instytucji, w których prowadzone będą przez ekspertów warsztaty i konsultacje. Poniższe instytucje muszą zostać ujęte w programie przedstawionym przez Wykonawcę:
1. MOEZ – spotkanie z partnerem projektu „Centra Startowe – sieciowy system wsparcia przedsiębiorczości w województwie opolskim”
Mittel- und Osteuropazentrum
Rheinland-Pfalz GmbH
Gebäude 890
55483 Hahn-Flughafen
Tel: 06543-509 443
Fax: 06543-509 440
2. IHK Rheinehessen – spotkanie z ekspertem
Schillerplatz 7, 55116 Mainz
Tel.: 06131 262-0, Fax 06131 262-1113
3. Technologie Zentrum Trier – spotkanie z ekspertami i zwiedzanie parku technologicznego
Max-Planck-Straße 6, 54296 Trier
Tel.: +49 65181009
4. Handwerkskammer Trier – spotkanie z ekspertem
Loebstraße 18, 54292 Trier
Tel.: +49 6512070
5. BIC Kaiserslautern – spotkanie z ekspertem i beneficjentami Centrum
Trippstadter Straße 110, 67663 Kaiserslautern
Tel.: +49 631680390
6. Frankenthaler Brauhaus – zwiedzanie przedsiębiorstwa + lunch
Neumayerring 45, 67227 Frankenthal
Tel.: +49 62332202860
7. BASF – zwiedzanie przedsiębiorstwa
Carl-Bosch-Straße 38, 67063 Ludwigshafen am Rhein
Tel.: +49 621 600
4. Obowiązki Wykonawcy:
a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznej wizycie studyjnej bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu. Trasa podróży obejmuje następujące etapy:
przejazd klimatyzowanym autokarem spod siedziby Zamawiającego do Niemiec, Moguncja (Mainz),
transport uczestników wizyty pomiędzy miejscami noclegu (hotel) i miejscami wizyty studyjnej podczas trwania całego wyjazdu. Transport ten ma odbywać się klimatyzowanym autokarem cena za kilometr, ostateczne rozliczenie nastąpi po obliczeniu rzeczywiście przejechanych kilometrów,
przejazd klimatyzowanym autokarem z Niemiec do siedziby Zamawiającego w Opolu,
wszystkie koszty związane z wynajmem autokaru/autokarów, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowcy/kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi podczas jazdy autokarem (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę itp.), ponosi Wykonawca.
b) zapewnienie 3 noclegów w hotelach o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub równoważnym, w pokojach 2 osobowych (osobne łóżka) z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym oraz dodatkowo zapewnienie dwóch pokoi jednoosobowych.
W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu, w odległości możliwie jak najbliższej Starego Miasta (nie większej, niż 3 km). Miejsce noclegu (hotel) powinien posiadać zaplecze gastronomiczne.
c) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 zł. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2.000,00 zł,
d) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników (trzy posiłki dziennie, do których zostaną podane ciepłe/zimne* napoje: śniadanie w formie bufetu, obiad, kolacja oraz przerw kawowych) podczas wizyty studyjnej (2 przerwy kawowe podczas każdego dnia wizyty: kawa*, herbata*, soki*, woda*, ciastka). Wyżywienie powinno rozpocząć się od śniadania w dniu przyjazdu, i zakończyć kolacją w drodze w dniu wyjazdu ok. godz. 20:00. Łącznie, w trakcie 4-dniowego wyjazdu na każdego uczestnika wizyty studyjnej przypadają: 4 obiady, 4 kolacje i 4 śniadania. Zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania w cenie noclegu w wybranym przez Wykonawcę hotelu.
Obiad dla każdego uczestnika powinien składać się z co najmniej następujących elementów: przystawki i dania głównego, deseru, a także soku*, wody mineralnej*, napojów gorących*. Danie główne dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego musi składać się co najmniej
z: mięsa/ryby min. 200 g, dodatku skrobiowego min. 150 g, sosu, surówek/sałatek min. 150g. Preferowane będą dania kuchni regionalnej. Jeżeli wśród uczestników wyjazdu studyjnego będą wegetarianie należy podać danie jarskie.
Kolacja dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego powinna być podana w formie bufetu i składać się z co najmniej następujących elementów: dwóch dań na ciepło do wyboru min. 400 g (należy uwzględnić dania mięsne i jarskie), soku*, wody mineralnej* (gazowana i niegazowana), napojów gorących*.
W dniu przyjazdu kolacja ma mieć charakter integracyjny dla uczestników wizyty studyjnej. Należy ją podać przy złączonych stołach w wydzielonej sali, przeznaczonej wyłącznie dla uczestników wizyty.
* Wyjaśnienia:
napoje gorące: kawę, herbatę co najmniej 450 ml na osobę wraz z dodatkami,
dodatki – śmietanka lub mleko, cukier, świeża cytryna w plasterkach mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników,
woda – gazowana i niegazowana, sok co najmniej 500 ml na osobę,
e) zapewnienie opiekuna i tłumacza z języka niemieckiego na język polski podczas
trwania całej wizyty studyjnej. Tłumacz musi posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń ustnych w obrębie tematyki: funduszy unijnych, przedsiębiorczości itp. Tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 4 dni – do 8 godz. każdego dnia. Wszystkie koszty związane z udziałem opiekuna i tłumacza, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca.
f) zorganizowanie spotkań z niemieckimi ekspertami, opisanymi w punkcie 7.e) niniejszego załącznika.
g) Zapewnienie sal szkoleniowych na 5 spotkań z niemieckimi ekspertami w instytucjach i projektach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika.
Sale konferencyjne udostępnione przez 4 dni pobytu w godzinach zgodnych z zatwierdzonym harmonogramem wyjazdu studyjnego w miejscach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika lub oddalonych nie więcej niż 500m od ww. miejsc. Na wniosek Zamawiającego i za zgodą Wykonawcy podane godziny udostępnienia sali mogą ulec zmianie.
Sala konferencyjna powinna:
— pomieścić minimum 50 osób
— posiadać klimatyzację
— posiadać dostęp do łącza internetowego
— być wyposażona w: sprzęt multimedialny (minimum dwa mikrofony bezprzewodowe, projektor, ekran), flipchart z kartkami i minimum czterema różnokolorowymi mazakami do pisania, system nagłaśniający, oświetlenie oraz odpowiednią liczbę miejsc siedzących dla uczestników
h) zorganizować ok. 2-godzinną pieszą wycieczkę z przewodnikiem posługującym się językiem polskim, obejmującą zwiedzanie Starego Miasta i zabytków w Trewirze.
5. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:
a) rekrutację uczestników wizyty przeprowadzi Zamawiający i przekaże listę Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu,
b) na każdym etapie przebiegu wizyty studyjnej uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna,
c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu studyjnego.
6. Przedstawiona przez Państwa oferta obejmować powinna:
— transport klimatyzowanym autokarem spod siedziby Zamawiającego do Niemiec, Moguncja (Mainz) i z powrotem (z Ludwigshafen),
— 3 noclegi w co najmniej 3 gwiazdkowym hotelu, w pokojach 2 osobowych oraz jednoosobowych,
— zapewnienie opiekuna grupy oraz tłumacza z języka niemieckiego z doświadczeniem zawodowym,
— zapewnienie wyżywienia w postaci 4 śniadań, 4 obiadów oraz 4 kolacji,
— ubezpieczenie uczestników,
— transport uczestników klimatyzowanym autokarem pomiędzy miejscem noclegu (hotel) i miejscami wizyty studyjnej podczas trwania całego wyjazdu, cena za kilometr, ostateczne rozliczenie nastąpi po obliczeniu rzeczywiście przejechanych kilometrów w Niemczech, region Nadrenia – Palatynat,
— zorganizowanie spotkań z niemieckimi ekspertami, określonymi w punkcie 7e) w instytucjach i projektach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika.
— Zapewnienie 5 sal szkoleniowych na spotkania z ekspertami

Termin składania ofert wynosił 2013-09-19. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-09-10.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Almatur Opole Sp. z o.o.

• • Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

• • Deutschland