Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych na potrzeby Urzędu m. st. Warszawy Dzielnicy Praga-Południe

Miasto Stołeczne Warszawa Dzielnica Praga-Południe

1. Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym polegające na:
1.1 w obrocie krajowym – przyjmowaniu, przemieszczaniu, doręczaniu przesyłek listowych, będących oraz nie będących przesyłkami z najkrótszymi terminami doręczenia, oraz usług komplementarnych,
1.2 w obrocie zagranicznym – przyjmowaniu, przemieszczaniu, doręczaniu przesyłek listowych, będących oraz nie będących przesyłkami z najkrótszymi terminami doręczenia, oraz usług specjalnych.
1.3 doręczeniu lub wydaniu przesyłek, o których mowa w pkt 1 i 2, zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania Odbiorcy.
2. W ramach świadczenia w/w usług Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności:
2.1 odbierania i dostarczania jeden raz dziennie przesyłek z siedziby Zamawiającego,
2.2 potwierdzania w książce nadawczej (drukowanej z programu wew.) przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek oraz zestawienia nadanych przesyłek dla przesyłek zwykłych.
3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe do 2000 g (rozmiar I i II):
Rozmiar I – to przesyłka o wymiarach: minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm, wysokości 20 mm, szerokości 230 mm.
Rozmiar II minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm, wysokość 20 mm lub szerokość 230 mm, maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
3.1 zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką z najkrótszym terminem doręczenia,
3.2 zwykłe najszybsze – przesyłka nie rejestrowana z najkrótszym terminem doręczenia,
3.3 polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, która nie jest przesyłką z najkrótszym terminem doręczenia,
3.4 polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana z najkrótszym terminem doręczenia,
3.5 polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, która nie jest przesyłką z najkrótszym terminem doręczenia,
3.6 polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, z najkrótszym terminem doręczenia, 3.7 z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.
4. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe do 10.000 g (rozmiar I i II):
Rozmiar I – to przesyłka o wymiarach: minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm.
Rozmiar II minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa 3.000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1.500 mm
4.1 zwykłe – paczka rejestrowana nie będąca paczką z najkrótszym terminem doręczenia,
4.2 priorytetowe – paczka rejestrowana z najkrótszym terminem doręczenia,
4.3 pobraniowe – paczka rejestrowana nie będąca paczką z najkrótszym terminem doręczenia (za pobraniem opłaty),
4.4 ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – paczka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, które nie jest paczką z najkrótszym terminem doręczenia,
4.5 priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - paczka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, z najkrótszym terminem doręczenia,
4.6 z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana niebędąca paczką z najkrótszym terminem doręczenia z zadeklarowaną wartością,
5. Usługa będzie świadczona na całym obszarze Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza granicami Polski.
6. Usługa będzie realizowana codziennie, w dni robocze – tj. przez 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku).
7. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia każdego dnia roboczego Zamawiającego przychodzących przesyłek pocztowych do jego siedziby w godzinach najpóźniej między 8:00 a 9:00 oraz do odbioru w godzinach między 14:00 a 15:00 przesyłek przygotowanych przez Zamawiającego do wysłania. Odbiór przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia.
8. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez Adresata „zwrotne potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.
9. W przypadku nieobecności Adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki, ze wskazaniem gdzie i kiedy Odbiorca może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez Adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awiza. W tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez Adresata.
10. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana), co powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń do odebranych przesyłek Wykonawca wyjaśni je telefonicznie z Zamawiającym.
11. Do obowiązków Zamawiającego należy w szczególności:
11.1 umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata.
11.2 umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu.
11.3 Zamawiający umieści na stronie adresowej, w prawym górnym rogu na przesyłce, w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej napis/nadruk/odcisk pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą, np. „Opłata pobrana … Umowa nr:…”
11.4 wypełnianie wydrukowanej książki nadawczej (adresat, miejsce doręczenia i masa) w dwóch egzemplarzach dla wysyłanych przesyłek rejestrowanych oraz dwóch zestawień dla przesyłek listowych nierejestrowanych. Oryginał wydruku książki nadawczej pozostanie u Wykonawcy, natomiast kopię, na której Wykonawca kwituje odbiór przesyłek, zatrzyma Zamawiający.
11.5 dostarczanie Wykonawcy, przy nadawaniu zwykłych przesyłek listowych, zestawienia zawierającego ilość nadawanych przesyłek, zaopatrzonych w odcisk pieczęci firmowej Zamawiającego.
11.6 stosowanie do przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru druków potwierdzenia odbioru zgodnych ze wzorami Wykonawcy, których wzory Wykonawca dołączy do złożonej oferty przetargowej oraz na drukach potwierdzeń obecnie wykorzystywanych wewnętrznie przez Zamawiającego.
11.7 umieszczanie na przesyłkach priorytetowych jednego z poniższych wyróżników: - nalepki „PRIORYTET/PRIORITARE” - napisu „PRIORYTET”.
12. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
13. Przesyłki pocztowe będą opłacane za pomocą opłaty skredytowanej „z dołu”.
14. Każdorazowo, po zakończeniu miesiąca kalendarzowego Zamawiający otrzyma specyfikację ilościowo-wartościową nadanych oraz zwróconych przesyłek pocztowych.
15. Podstawą obliczenia należnego wynagrodzenia będzie suma cen jednostkowych brutto za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych oraz obowiązujących opłat i ustalonych opustów. W
przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadawanych oraz zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzonego przez placówkę Wykonawcy.
16. Informacja o ilościach oraz rodzajach przesyłek pocztowych i zwrotach znajduje się w zestawieniu ilościowym. Podane przez Zamawiającego w tym zestawieniu ilości poszczególnych pozycji przesyłek mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych w ww. zestawieniu. Określone w nim rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy.
17. W trakcie realizacji zamówienia rozliczania pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek nadanych i zwróconych, według cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w wykazie cen jednostkowych za świadczone usługi. W związku z tym Wykonawca określa w wykazie ceny jednostkowe również dla tych elementów zamówienia, których ilość wynosi zero.
18. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych przesyłek w wykazie cen jednostkowych za świadczone usługi mają charakter szacunkowy i służą do porównania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych w przedmiotowych tabelach oraz do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie.
19. W trakcie realizacji zamówienia w razie potrzeby Zamawiający dopuszcza możliwość skorzystania z dodatkowej usługi pocztowej świadczonej przez Wykonawcę a nie ujętej w wykazie cen jednostkowych za świadczone usługi. Dodatkowe usługi świadczone przez Wykonawcę zostały umieszczone w wykazie cen jednostkowych dołączonych do złożonej oferty w niniejszym postępowaniu przetargowym i nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy z zastrzeżeniem § 10 ust. 6 pkt. 1 i 2 wzoru umowy.
20. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z dnia 29 grudnia 2012 r., poz. 1529 ze zm.) oraz z wydanymi na jej podstawie rozporządzeniami i regulaminami, a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym – zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi.

Termin składania ofert wynosił 2013-11-14. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-10-04.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Poczta Polska S.A.

• • Miasto Stołeczne Warszawa Dzielnica Praga-Południe

• • Usługi pocztowe i telekomunikacyjne

• • Polska