Usługa dozoru mienia i obsługi recepcji siedziby RD Gniezno i RK Gniezno przy ul. Wschodniej 49/51

ENEA Operator Sp. z o.o.

I. Przedmiotem zamówienia jest :
- dozór następującego mienia i obiektów siedziby Rejonu Dystrybucji Gniezno (RD) oraz Rejonu Sprzedaży Usług Dystrybucyjnych Gniezno (RK) zlokalizowanych w Gnieźnie przy ul. Wschodniej 49/51 :
- budynek główny siedziby „A”,
- budynek administracyjny „B”,
- budynek stacji obsługi samochodów „C”,
- budynek garaży „D”,
- budynek stacji transformatorowej,
- budynek magazynu materiałów łatwopalnych „E”,
- pojazdy garażowane na placu manewrowym,
- obsługa recepcji zlokalizowanej w budynku głównym siedziby RD i RK Gniezno przy ul. Wschodniej 49/51 w Gnieźnie.
II. Zakres zamówienia obejmuje :
- dozór mienia i obiektów świadczony w następujący sposób :
- we wszystkie dni tygodnia 24 godziny na dobę
- obsługę recepcji świadczoną w następujący sposób :
- w dni robocze ( od poniedziałku do piątku ) 8 godzin na dobę od godz. 7.00 do godz. 15.00.
III. Usługa dozoru obejmuje :
1. stały nadzór nad bezpieczeństwem powierzonego mienia,
2. przeciwdziałanie próbom włamania, kradzieży i niszczenia mienia,
3. w przypadku stwierdzenia pożaru, włamania lub innych negatywnych zdarzeń losowych, zagrażających bezpieczeństwu obiektów :
a) niezwłoczne informowanie o sytuacjach zagrożenia właściwych jednostek Straży Pożarnej, Policji i innych stosownych służb oraz upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego,
b) natychmiastowe podejmowanie działań zmierzających do usunięcia zagrożenia wszelkimi dostępnymi środkami,
4. zamykanie i otwieranie drzwi obiektów oraz bram wjazdowych,
5. codzienne ( po opuszczeniu obiektów przez pracowników i sprzątaczki ) sprawdzenie budynków w zakresie :
- wygaszenia świateł, zamknięcia okien, wyłączenia urządzeń oraz innych zagrożeń które mogłyby przyczynić się do zniszczenia mienia Zamawiającego oraz zgłoszenie wszelkich usterek, zamykanie pomieszczeń, sprawdzenie załączenia alarmu w pomieszczeniach z ograniczonym dostępem,
6. obsługę urządzeń systemu alarmowego, telewizji dozorowej w które wyposażone są obiektu dozorowane oraz zgłaszanie wszelkich uwag na temat ich funkcjonowania,
7. prowadzenie Książki Dyżurów, wpisywanie informacji o objęciu i zdaniu dyżuru oraz o wszystkich zdarzeniach zaistniałych w czasie dyżuru.
8. Prowadzenie Ewidencji Ruchu Pojazdów Obcych, wpisywanie marki i numerów rejestracyjnych pojazdów oraz czasu ich wjazdu i wyjazdu z terenu dozorowanego,
9. wydawanie kluczy od pomieszczeń upoważnionym pracownikom,
10. ograniczenie dostępu do chronionych obiektów po godzinach pracy ( wejście tylko pracowników posiadających odpowiednią zgodę ) oraz niedopuszczenie do wstępu osób niepożądanych lub zachowujących się nieodpowiednio,
IV. Usługa obsługi recepcji obejmuje :
1. prowadzenie Punktu Informacyjnego w siedzibie RD/RK Gniezno w tym:
1.1.udzielanie klientom informacji na temat zakresu czynności realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz kierowanie klientów do właściwych osób/komórek organizacyjnych.
1.2. udzielanie ogólnych informacji o sposobie załatwienia sprawy klientom zgłaszającym się do RD Gniezno, RK Gniezno, ENEA Centrum
1.3. wydawanie klientom przepustek/identyfikatorów oraz ich ewidencja
1.4. udostępnianie klientom RD Gniezno, RK Gniezno, ENEA Centrum. typowych druków wniosków i formularzy
1.5. przyjmowanie dokumentów składanych przez klientów, w tym skarg i wniosków wymagających rejestracji w rejestrze pocztowym,
1.6.przekazywanie przyjętych dokumentów wyznaczonym pracownikom RD Gniezno, RK Gniezno, ENEA Centrum
1.7. obsługa centrali telefonicznej
1.8. obsługa zgłoszeń technicznej obsługi odbiorców w rejestrze zgłoszeń.
1.9. utrzymywanie czystości na szlakach komunikacyjnych prowadzących do BOK.
1.10. realizacja drobnych prac na stanowisku pracy zleconych przez Kierownika BOK
2. obsługa korespondencji w tym:
2.1. przyjęcie korespondencji przychodzącej do ENEA Operator sp. z o.o. i ENEA Centrum sp. z o.o.,
2.2. rejestracja korespondencji w rejestrze pocztowym,
2.3. przekazanie przyjętej korespondencji do dekretacji,
2.4. przekazanie za potwierdzeniem korespondencji pracownikom zgodnie z dekretacją,
2.5. przyjmowanie powstałej w RD Gniezno, RK Gniezno, ENEA Centrum korespondencji, jej kopertowanie i adresowanie,
2.6 rejestrowanie wysyłanej korespondencji w rejestrze pocztowym oraz prowadzenie ewidencji ilościowa przejmowanej i wysyłanej korespondencji,
2.7. obsługa programów komputerowych używanych w RD Gniezno, RK Gniezno, ENEA Centrum S.A.w zakresie obsługi korespondencji,
2.8. monitorowanie stanów magazynowych kopert potrzebnych do wysyłki korespondencji oraz zgłaszanie z odpowiednim wyprzedzeniem zapotrzebowania na koperty.
V. Wymagania dotyczące pracownika punktu informacyjnego:
- dobra znajomość obsługi komputera (preferowana znajomość systemu ZBYT, pakietu Office),
- wykształcenie średnie lub wyższe,
- preferowane doświadczenie w obsłudze klienta - 3 lata,
- czytelny, staranny charakter pisma;
VI. Zamawiający :
1. udostępni pomieszczenia dla pracowników dozoru z dostępem do łączności telefonicznej oraz systemem telewizji dozorowej,
2. zapewni sprawność techniczną lokalnego systemu alarmowego, telewizji dozorowej, systemu łączności i innych urządzeń związanych z dozorem mienia,
3. zapewni właściwe oświetlenia zewnętrzne budynków oraz terenu ich otoczenia,
4. udostępni stanowisko obsługi recepcji wyposażone w środki łączności i sprzęt komputerowy,
VII. Wykonawca zobowiązany jest do :
1.zachowania w tajemnicy wszystkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa dozorowanego mienia zarówno w okresie obowiązywania umowy , jak i po jej rozwiązaniu,
2. świadczenia usługi przez osoby posiadające odpowiednie umiejętności i predyspozycje,
3. oznaczenie pracowników dozoru w sposób jednolity, umożliwiający ich identyfikację,
4. wyposażenia pracowników w środki łączności,
5. przeszkolenia pracowników w zakresie wykonywanej pracy, w tym obsługa systemu alarmowego, telewizji dozorowej oraz systemów komputerowych obsługi korespondencji,
6. prowadzenia Książki Dyżurów oraz Ewidencji Ruchu Pojazdów,
7. przedstawienia Zamawiającemu imiennej listy zatrudnionych pracowników oraz informowania o każdorazowych zmianach w zatrudnieniu,
8. zapoznania pracowników z regulaminem organizacyjnym budynków, przepisami bhp i ppoż,
VIII. Wizja lokalna
Zaleca się Wykonawcy przeprowadzenie wizji lokalnej w celu szczegółowego zapoznania się z przedmiotem zamówienia.
iX. Ochrona informacji
Zamawiający wymaga od Wykonawcy przeszkolenia pracowników wykonujących usługi dozoru oraz obsługi recepcji w RD i RK Gniezno w zakresie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych ( ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. z 202 r. Nr 101 poz. 926 z poźn. zmian. )

Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-01-07. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-12-20.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień: