Usługa hotelarska i restauracyjna związana z przeprowadzeniem szkolenia dla powołanych pełnomocników Koordynatora Krajowego ds. wdrożeń systemów informatycznych w sądownictwie, w Toruniu w dniach 9 – 11 października 2013 r

Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

1. Usługa hotelarska i restauracyjna związana z przeprowadzeniem szkolenia dla powołanych pełnomocników Koordynatora Krajowego ds. wdrożeń systemów informatycznych 11 Sądów Apelacyjnych i podległych sądów okręgowych. Usługa wykonana w Toruniu w dniach 9 – 11 października 2013 r.
2. Usługa dotyczy maksymalnej ilości 95 osób (osoby szkolone z wykładowcami).
3. Zamawiający przedstawia następujący terminarz szkolenia:
1) 9 października 2013 r., przyjazd i zakwaterowanie uczestników i wykładowców od godz. 9.00 do godz. 12.00,
2) opuszczenie pokoi dla wszystkich uczestników i wykładowców do godz. 16.00 ostatniego dnia szkolenia (pobytu) czyli 11 października 2013 r.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z podanej liczby osób określonej w ust. 2, max. do 20%.
5. Całość usługi świadczona w ramach jednego obiektu.
6. Wymagania minimalne
1) baza noclegowa
a. hotel musi znajdować się na terenie granic administracyjnych miasta Torunia,
b. obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania spotkania,
c. Wykonawca zapewnia wszystkie miejsca noclegowe (95 osób) w sposób zapewniający samodzielny pobyt w pokoju.
d. każdy z pokoi noclegowych z łazienką, TV, telefon i łącze internetowe, otwierane okna lub działająca klimatyzacja.
2) Baza szkoleniowa:
a. wszystkie sale konferencyjne z działająca klimatyzacją lub otwieranymi oknami,
b. wszystkie sale wyposażone w ekrany, rzutniki, stojaki pod rzutniki, stolik i krzesło dla wykładowcy,
c. 1 sala konferencyjna na co najmniej 90 osób, z miejscami siedzącymi przy stołach w dniu 9.10.2013 r. od godz. 12.00 do godz. 19.00,
d. 2 sale konferencyjne na co najmniej 30 osób, nie mniejsze niż 60 m2 każda, wyposażone w łącze internetowe, sale zamykane na klucz pozostający do dyspozycji organizatora w dniach:
- 10.10.2013 r. od godz. 8.00 do godz. 17.00,
- 11.10.2013 r. od godz. 8.00 do godz. 14.00,
- a także jedna z sal (małych) w dniu 9.10.2013 r. od godz. 15.00 do godz. 19.00
e. na wszystkich salach szkoleniowych stoły dla osób szkolonych muszą być ustawione w ,,literę U”,
f. podczas przerw kawowych dodatkowe czyste szkło donoszone na żądanie organizatora.
3) sala restauracyjna na potrzeby spożycia obiadu na co najmniej 95 osób,
4) zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania, na terenie hotelu, ośrodka, dla minimalnie 20 samochodów osobowych.
7. Zapewnienie wyżywienia i obsługa gastronomiczna dla uczestników spotkania – następująco, minimalne warunki:
1) śniadanie w formie bufetu, w sali restauracyjnej, o zawartości: 3 rodzaje pieczywa – biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący: np. jajecznica, kiełbaski, napoje: sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana,
2) przerwy kawowe, podawane na korytarzu przed salami – (skład: kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje ciastek),
3) obiad, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej (skład: dwie zupy do wyboru, drugie danie składające się z 3 rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna),
4) kolacja, (skład: dwie zupy do wyboru, 2 rodzaje mięsa + dodatki skrobiowe + dodatki warzywne, pieczywo różnorodne, wędlina różnorodna (min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), świeże warzywa (pomidory, ogórek zielony), masło, kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko.
8. Wykonawca zapewni obsługę techniczną spotkania w postaci przedstawiciela Wykonawcy lub osobę zatrudnioną w hotelu, która będzie sprawowała nadzór nad realizacją zamówienia zgodnego z umową.
9. Szczegółowy plan spotkania, uwzględniający godzinowy rozkład dni szkoleniowych wraz z listą uczestników dostarczy przedstawiciel Zamawiającego, co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby uczestników, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem spotkania.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2013-08-12. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-08-02.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Filmar Filipiak i Marchlewski Sp. j.

Kto?

• • Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Gdzie?

• • Makroregion północny › Kujawsko-pomorskie