Usługi polegające na przygotowaniu, organizacji i obsłudze 35. Międzynarodowej Konferencji Rzeczników Ochrony Danych i Prywatności

Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu, organizacji i obsłudze
35. Międzynarodowej Konferencji Rzeczników Ochrony Danych i Prywatności.
1 Przedmiot zamówienia obejmuje:
- usługi hotelarskie dla gości Zamawiającego – ok. 10-15 osób,
- usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji – ok. 500-600 osób,
- wynajem sal konferencyjnych na potrzeby konferencji – ok. 500-600 osób,
- usługi tłumacza (polski-angielski), (angielsko-francuski), (polsko-francuski) wraz z obsługą sprzętu niezbędnego do wykonywania tłumaczeń symultanicznych,
- organizację imprez towarzyszących,
- wykonanie materiałów konferencyjnych,
- usługi transportowe na terenie Warszawy, z dopuszczeniem wykonywania tych usług na terenie kraju - w przypadku zainteresowania przygotowanymi przez Wykonawcę propozycjami spędzenia czasu wolnego (wycieczkami) dla uczestników konferencji przy założeniu dokonywania pełnej odpłatności przez każdego z uczestników,
- administrowanie i obsługa dedykowanej na potrzeby konferencji strony internetowej - domeny o nazwie privacyconference2013.org oraz usługi migracji danych umieszczonych na serwerze Wykonawcy na serwer Zamawiającego, po zakończeniu konferencji.
Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu, organizacji i obsłudze
35. Międzynarodowej Konferencji Rzeczników Ochrony Danych i Prywatności.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
- usługi hotelarskie dla gości Zamawiającego – ok. 10-15 osób,
- usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji – ok. 500-600 osób,
- wynajem sal konferencyjnych na potrzeby konferencji – ok. 500-600 osób,
- usługi tłumacza (polski-angielski), (angielsko-francuski), (polsko-francuski) wraz z obsługą sprzętu niezbędnego do wykonywania tłumaczeń symultanicznych,
- organizację imprez towarzyszących,
- wykonanie materiałów konferencyjnych,
- usługi transportowe na terenie Warszawy, z dopuszczeniem wykonywania tych usług na terenie kraju - w przypadku zainteresowania przygotowanymi przez Wykonawcę propozycjami spędzenia czasu wolnego (wycieczkami) dla uczestników konferencji przy założeniu dokonywania pełnej odpłatności przez każdego z uczestników,
- administrowanie i obsługa dedykowanej na potrzeby konferencji strony internetowej - domeny o nazwie privacyconference2013.org oraz usługi migracji danych umieszczonych na serwerze Wykonawcy na serwer Zamawiającego, po zakończeniu konferencji.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2013-02-15. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-02-04.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• El Padre Sp. z o.o.

Kto?

• Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2013-02-04	Ogłoszenie o zamówieniu
2013-03-12	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2013-02-04)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu, organizacji i obsłudze 35. Międzynarodowej Konferencji Rzeczników Ochrony Danych i Prywatności1. Przedmiot zamówienia obejmuje:- usługi hotelarskie dla gości Zamawiającego – ok. 10-15 osób,- usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji – ok. 500-600 osób,- wynajem sal konferencyjnych na potrzeby konferencji – ok. 500-600 osób,- usługi tłumacza (polski-angielski), (angielsko-francuski), (polsko-francuski) wraz z obsługą sprzętu niezbędnego do wykonywania tłumaczeń symultanicznych,- organizację imprez towarzyszących,- wykonanie materiałów konferencyjnych,- usługi transportowe na terenie Warszawy, z dopuszczeniem wykonywania tych usług na terenie kraju - w przypadku zainteresowania przygotowanymi przez Wykonawcę propozycjami spędzenia czasu wolnego (wycieczkami) dla uczestników konferencji przy założeniu dokonywania pełnej odpłatności przez każdego z uczestników,- administrowanie i obsługa dedykowanej na potrzeby konferencji strony internetowej - domeny o nazwie privacyconference2013.org oraz usługi migracji danych umieszczonych na serwerze Wykonawcy na serwer Zamawiającego, po zakończeniu konferencji.2. Miejsce konferencji - hotel o, co najmniej, 4-gwiazdkowym standardzie położony w Warszawie, umożliwiający przeprowadzenie konferencji oraz kompleksową obsługę restauracyjną w trakcie jej trwania, spełniający wymogi Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2006.22.169 j.t.).3. Zamawiający informuje, że posiada:- wstępną rezerwację sal konferencyjnych w Hotelu Hilton w Warszawie,- rezerwację Arkad Kubickiego na potrzeby zorganizowania uroczystej kolacji dla wszystkich uczestników konferencji (500 – 600 osób) w dniu 25 września 2013 roku.4. Zamawiający dopuszcza zorganizowanie konferencji w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w standardzie, o którym mowa w pkt 3.2.2 SIWZ.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ.

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Ministerstwo lub inny organ państwowy lub federalny
Nazwa instytucji zamawiającej: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
Adres pocztowy: ul. Stawki 2
Kod pocztowy: 00-193
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.giodo.gov.pl 🌏
E-mail: kancelaria@giodo.gov.pl 📧
Telefon: +48 226251572 📞
Fax: +48 226251562 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2013-02-04 📅
Termin składania ofert: 2013-02-15 📅
Data publikacji: 2013-02-07 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2013/S 027-042057
Numer Dz.U.-S: 27

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu, organizacji i obsłudze

35. Międzynarodowej Konferencji Rzeczników Ochrony Danych i Prywatności.

1 Przedmiot zamówienia obejmuje:

- usługi hotelarskie dla gości Zamawiającego – ok. 10-15 osób,

- usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji – ok. 500-600 osób,

- wynajem sal konferencyjnych na potrzeby konferencji – ok. 500-600 osób,

- usługi tłumacza (polski-angielski), (angielsko-francuski), (polsko-francuski) wraz z obsługą sprzętu niezbędnego do wykonywania tłumaczeń symultanicznych,

- organizację imprez towarzyszących,

- wykonanie materiałów konferencyjnych,

- usługi transportowe na terenie Warszawy, z dopuszczeniem wykonywania tych usług na terenie kraju - w przypadku zainteresowania przygotowanymi przez Wykonawcę propozycjami spędzenia czasu wolnego (wycieczkami) dla uczestników konferencji przy założeniu dokonywania pełnej odpłatności przez każdego z uczestników,

- administrowanie i obsługa dedykowanej na potrzeby konferencji strony internetowej - domeny o nazwie privacyconference2013.org oraz usługi migracji danych umieszczonych na serwerze Wykonawcy na serwer Zamawiającego, po zakończeniu konferencji.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje:

Wielkość lub zakres:

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu, organizacji i obsłudze 35. Międzynarodowej Konferencji Rzeczników Ochrony Danych i Prywatności

1. Przedmiot zamówienia obejmuje:

- usługi hotelarskie dla gości Zamawiającego – ok. 10-15 osób,

- usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji – ok. 500-600 osób,

- wynajem sal konferencyjnych na potrzeby konferencji – ok. 500-600 osób,

- usługi tłumacza (polski-angielski), (angielsko-francuski), (polsko-francuski) wraz z obsługą sprzętu niezbędnego do wykonywania tłumaczeń symultanicznych,

- organizację imprez towarzyszących,

- wykonanie materiałów konferencyjnych,

2. Miejsce konferencji - hotel o, co najmniej, 4-gwiazdkowym standardzie położony w Warszawie, umożliwiający przeprowadzenie konferencji oraz kompleksową obsługę restauracyjną w trakcie jej trwania, spełniający wymogi Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2006.22.169 j.t.).

3. Zamawiający informuje, że posiada:

- wstępną rezerwację sal konferencyjnych w Hotelu Hilton w Warszawie,

- rezerwację Arkad Kubickiego na potrzeby zorganizowania uroczystej kolacji dla wszystkich uczestników konferencji (500 – 600 osób) w dniu 25 września 2013 roku.

4. Zamawiający dopuszcza zorganizowanie konferencji w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w standardzie, o którym mowa w pkt 3.2.2 SIWZ.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ.

Numer referencyjny: DOA-2210-1/13.
Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: PL-Polska.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

a) spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy dotyczące:

- posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

- posiadania wiedzy i doświadczenia,

- dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

- sytuacji ekonomicznej i finansowej,

b) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Ocena spełniania ww. warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia”, w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach wyszczególnionych w pkt 6 SIWZ. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż ww. warunki Wykonawca spełnił nie później niż na dzień składania ofert.

1.1 Celem potwierdzenia spełnienia ww. warunków oraz umożliwienia oceny, oferta musi zawierać następujące dokumenty lub poświadczone za zgodność z oryginałem (każda zapisana strona) ich kserokopie lub odpisy:

1.1.1 Oświadczenie o spełnianiu warunków określonych przepisami art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SIWZ.

1.1.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy.

1.1.3 Opłaconą polisę lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 800.000,00 zł (osiemset tysięcy złotych).

1.1.4 Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,

z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentów potwierdzających (np. w formie referencji), że co najmniej 2 usługi (lecz nie więcej niż

5 usług ujętych w wykazie) o wartości minimum 800.000,00 zł brutto każda, zostały wykonane lub są wykonywane należycie – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SIWZ.

1.2 Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zamiast ww. dokumentów, o których mowa w pkt 6.1.2 składa, w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, dokument lub dokumenty w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie.

1.2.1 Dokumenty ww. muszą być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

1.2.2 Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju pochodzenia, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 6.2 lit. a,b,c SIWZ zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

1.3 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia w tym przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie. Jeżeli oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie zostanie wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

W przypadku oceny spełniania warunków przetargowych przez podmioty występujące wspólnie warunki te będą zsumowane w celu łącznej oceny. Nie dopuszcza się uczestnictwa danego Wykonawcy w więcej niż jednym podmiocie występującym wspólnie.

Sytuacja gospodarcza i finansowa: jak w pkt. III.2.1)
Zdolności techniczne i zawodowe: jak w pkt. III.2.1)

Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2013-02-15 📅
Miejsce otwarcia: Warszawa.
Miejsce: Warszawa.
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. cena (24)
2. upust (6)
3. wiedza i doświadczenie (40)
4. Kreatywność i inicjatywa (30)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Departament Orgazniacyjno-Administracyjny
Agnieszka Łęgowska
Adres internetowy: www.giodo.gov.pl 🌏
Nazwa: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
Punkt kontaktowy: Departament Organizacyjno-Administracyjny
URL dla dodatkowych informacji: http://www.giodo.gov.pl 🌏
Adres pocztowy: ul. Koszykowa 53
Kod pocztowy: 00-659
URL dokumentów: www.giodo.gov.pl 🌏
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧

Odniesienie
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: DOA-2210-1/13.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres pocztowy: ul. Postępu 17A
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587801 📞
Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl 🌏
Informacje o terminach składania odwołań:

Wykonawcom oraz innym podmiotom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane

w Dziale VI ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 z późn. zm.)

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2013/S 027-042057 (2013-02-04)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2013-03-12)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 344 500,00 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2013-03-12 📅
Data publikacji: 2013-03-14 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2013/S 052-084779
Odnosi się do ogłoszenia: 2013/S 27-042057
Numer Dz.U.-S: 52
Informacje dodatkowe

Zamawiający nie ma w budżecie środków na organizację konferencji, stąd też niezbędne jest wyłonienie Wykonawcy, który na własne ryzyko gospodarcze zorganizuje (wg wytycznych Zamawiającego) i przeprowadzi konferencję (pozyskując też sponsorów). Wynagrodzeniem dla Wykonawcy będzie ewentualny zysk z opłat rejestracyjnych uczestników konferencji oraz wpływy od sponsorów. Zamawiający nie ponosi żadnego ryzyka związanego z przedsięwzięciem, ani nie wnosi wkładu własnego.

Obiekt
Zakres zamówienia
Wartość szacunkowa bez VAT: 268 000,00 💰
344 500,00 💰
Numer referencyjny: DOA-2210-1/13
Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: PL-Polska

Procedura
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena oferty (24)
2. Upust (6)
3. Wiedza i doświadczenie (40)
4. Kratywność i inicjatywa (30)

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2013-03-12 📅
Nazwa: El Padre Sp. z o.o.
Adres pocztowy: ul. Poleczki 38B
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-822
Kraj: Polska 🇵🇱
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 6

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Informacje o terminach składania odwołań:

w Dziale VI ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 z późn. zm.).

Źródło: OJS 2013/S 052-084779 (2013-03-12)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (8)