Wykonanie usługi hotelarskiej i restauracyjnej na potrzeby przeprowadzenia konferencji sędziów 5 Sądów Apelacyjnych (w Łodzi, Poznaniu, Rzeszowie, Szczecinie i Wrocławiu) w terminie 13 – 16 maja 2013 roku we Wrocławiu

Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie bazy noclegowo – szkoleniowej celem przeprowadzenia konferencji Sędziów Sądów Apelacyjnych w Łodzi, w Poznaniu, w Rzeszowie, w Szczecinie i we Wrocławiu, organizowanego przez Sąd Apelacyjny we Wrocławiu w dniach 13 - 16 maja 2013 r.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności zapewnienie:
1) bazy noclegowo – szkoleniowej (hotelu) z salą konferencyjną (do 175 osób) oraz trzema salami konferencyjnymi (jedna do 75 osób, druga do 60 osób, trzecia do 40 osób),
2) wyżywienia,
3) obsługi technicznej (będącej w dyspozycji hotelu),
zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej.
3. Wymagania minimalne dotyczące obiektu w którym ma być świadczona usługa:
1) spotkanie ma się odbywać w ramach jednego obiektu, miejscem spotkania ma być hotel lub obiekt hotelarski o minimalnym standardzie odpowiadającym hotelom trzygwiazdkowym (zgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie),
2) obiekt hotelarski lub Hotel ma być położony we Wrocławiu w promieniu 1 km w linii prostej od Rynku (Ratusz) we Wrocławiu,
3) obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania spotkania,
4. Czas trwania spotkania – 4 dni – należy rozumieć następująco: przyjazd i zakwaterowanie pierwszego dnia przed obiadem, trzy noclegi, wyjazd uczestników czwartego dnia po śniadaniu.
5. Zapewnienie sal konferencyjnych: jedna do 175 osób oraz 3 sale konferencyjne - jedna do 75 osób, druga do 60 osób, trzecia do 40 osób. Ilość osób przy założeniu, że osoby będą siedzieć przy stołach.
6. Sale konferencyjne z otwieranymi oknami i/lub klimatyzacją.
7. Bezpłatna szatnia, toalety w bezpośredniej bliskości sal konferencyjnych.
8. Sale konferencyjne wyposażone w tablice suchościeralne z kompletem pisaków, rzutnik i ekran dla prezentacji multimedialnych, zapewnienie możliwości podłączenia laptopów do gniazd zasilających dla minimalnie 15 osób, dot. każdej sali.
9. Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania (do 5 samochodów osobowych).
10. Obiekt musi zapewniać następujące rozlokowanie osób w pokojach noclegowych: osoby nocujące samodzielnie – co najmniej 35, pozostałe rozlokowanie osób – max. dwie osoby w pokoju (z osobnymi łóżkami).
11. Każdy z pokoi noclegowych z łazienką oraz wg standardu przypisanego dla hoteli co najmniej trzygwiazdkowych z otwieranymi oknami. W każdym pokoju telewizor, telefon oraz możliwość podłączenia do Internetu lub WiFi.
12. Zapewnienie wyżywienia i obsługa gastronomiczna dla uczestników spotkania – następująco, minimalne warunki:
1) śniadanie, w formie bufetu, w sali restauracyjnej, o zawartości: 3 rodzaje pieczywa – biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący: np. jajecznica, kiełbaski, napoje: sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana,
2) przerwy kawowe w salach konferencyjnych – (skład: kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje ciastek),
3) obiad, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej (skład: dwie zupy do wyboru, drugie danie składające się z 3 rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna),
4) kolacja, w formie bufetu (skład: dwie zupy do wyboru, 2 rodzaje mięsa + dodatki skrobiowe + dodatki warzywne, pieczywo różnorodne, wędlina różnorodna (min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), świeże warzywa (pomidory, ogórek zielony), masło, kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko.
13. Przewiduje się następujące ilości posiłków:
1) 3 śniadania,
2) 3 przerwy kawowe: jedna w pierwszym dniu, dwie w trzecim dniu
3) 3 obiady,
4) 3 kolacje.
14. Szczegółowy plan spotkania, uwzględniający godzinowy rozkład dni szkoleniowych wraz z listą uczestników dostarczy Zamawiający, co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem spotkania, bez konsekwencji finansowych.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2013-02-28. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-02-07.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • ORBIS S.A.

Kto?

• • Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Gdzie?

• • Dolnośląskie › Miasto Wrocław