Zapewnienie świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą na potrzeby 2 weekendowych spotkań grupy empowerment organizowanych przez Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie w ramach projektu AGNITIO – innowacyjny model monitoringu losów absolwentów realizowany przy współpracy z branżowymi medycznymi instytucjami samorządowymi
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą na potrzeby 2 weekendowych spotkań grupy empowerment organizowanych przez Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie w ramach projektu AGNITIO – innowacyjny model monitoringu losów absolwentów realizowany przy współpracy z branżowymi medycznymi instytucjami samorządowymi
Terminy: 17–19 maj 2013 roku
14–16 czerwiec 2013 roku
I. Lokalizacja.
1. Zamawiający wymaga, aby Hotel położony był w Szczecinie.
2. Zamawiający wymaga, aby wszystkie usługi, tj. zakwaterowanie, wyżywienie oraz sale konferencyjne wraz z niezbędną infrastrukturą zlokalizowane były w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia, w jednym budynku/kompleksie budynków.
3. Hotel posiada w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia (w jednym budynku) odpowiednią liczbę pokoi umożliwiającą zakwaterowanie uczestników przedmiotu zamówienia.
4. Hotel jest w stanie zrealizować przedmiot zamówienia w swojej siedzibie, zgodnie z adresem, przy czym miejsce realizacji zamówienia stanowi jeden zwarty budynek będący własnością Hotelu.
Wymagania wobec usług hotelowych.
1. Hotel posiada kategorię przynajmniej 3* (słownie: trzy gwiazdki).
2. Cena pokoju musi uwzględniać wszelkie dodatkowe opłaty (klimatyczne/uzdrowiskowe lub inne wymagane).
3. Pokoje, w których zakwaterowani będą uczestnicy mają ten sam standard określony w Dz.U. z 2006 r. nr 22 poz. 169, Załącznik nr 1.
4. Hotel jest pozbawiony barier architektonicznych w stosunku do osób niepełnosprawnych ruchowo.
5. Hotel zakwateruje uczestników zgodnie z wytycznymi, które zostaną przekazane przez Zamawiającego na min. 3 dni przed terminem spotkania.
6. Hotel posiada przy budynku Hotelu i udostępni nieodpłatnie parking dla uczestników przedmiotu zamówienia.
Sala konferencyjna
Udostępniona na okres 6 dni szkoleniowych (1 sala konferencyjna na ok. 15 osób łącznie 30 godzin)
w terminach:
17–19 maj 2013 roku
14–16 czerwiec 2013 roku
VI. Wymagania wobec sal konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą.
1. Hotel posiada w swojej siedzibie, w jednym budynku i udostępni Zamawiającemu 1 salę konferencyjną umożliwiającą realizację przedmiotu zamówienia.
2. W każdym z dni spotkań, Hotel odda do dyspozycji Zamawiającego jedną salę konferencyjną z przeznaczeniem dla ok. 15 uczestników spotkania.
3. Sala konferencyjna zostanie udostępniona Zamawiającemu, celem rozstawienia sprzętu i materiałów w każdym dniu, gdy odbywają się zajęcia na minimum 2 godziny przed rozpoczęciem zajęć.
4. Ustawienie każdej z sal konferencyjnych: „w podkowę” oraz stolik prezydialny dla wykładowcy.
5. Sala konferencyjna powinna spełniać następujące standardy:
a. jest salą konferencyjną, a nie salą przystosowaną do obrad np. stołówką, salą bankietową/taneczną/weselną,
b. jest salą klimatyzowaną,
c. ustawienie sali dla określonej liczby osób będzie komfortowe, zgodne z wytycznymi BHP,
d. sala konferencyjna jest wyposażona w sprzęt audiowizualny (rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia komputera za pośrednictwem złącza VGA/D-sub, mikrofony bezprzewodowe [min. 2], nagłośnienie itp., ekrany, flipcharty, laptop)
6. W cenę sal wliczone są:
a. obsługa techniczna,
b. oznakowanie sal,
c. mikrofony bezprzewodowe,
d. nagłośnienie sali,
e. projektor multimedialny,
f. laptop
g. flipcharty,
h. markery,
i. ekrany,
j. dostęp do internetu.
7. W razie awarii sprzętu, Hotel zobowiązuje się go wymienić na sprawny w ciągu 15 minut od chwili zgłoszenia awarii przez Zamawiającego.
Bufet kawowy
Bufet całodzienny dla 9 osób – 6 dni w terminach: 17–19.5.2013 r. oraz 14–16.6.2013 r.
— kawa, mleko, cukier (bez ograniczeń),
— herbata, cytryna, cukier (bez ograniczeń),
— woda mineralna gazowana/niegazowana - 50 % / 50 % (bez ograniczeń),
— ciasto porcjowane, ciasteczka kruche (bez ograniczeń),
Wyżywienie
— Śniadania: 4 dni dla 5 osób – 18–19 maj 2013 roku oraz 15–16 czerwiec 2013 roku
— Obiad: 2 dni dla 9 osób – 18.5.2013 roku oraz 15.6.2013 roku
— Kolacja: 4 dni dla 9 osób – 17–18 maj 2013 roku oraz 14–15.6.2013 roku
— Lunch: 2 dni dla 9 osób - 19.5.2013 roku oraz 16.6.2013 roku
1. Usługi restauracyjne obejmują posiłki oraz bufet kawowy, serwowane zgodnie z programem ramowym warsztatów grupy empowerment.
2. Hotel posiada odpowiednie zaplecze (kuchnię, restaurację), umożliwiające realizację przedmiotu zamówienia w zakresie wyżywienia.
3. Hotel posiada restaurację zapewniającą realizację przedmiotu zamówienia w zakresie wyżywienia - jednorazowo dla 9 osób (nie jest możliwa realizacja wyżywienia
w systemie „na zmiany”).
4. Świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia 25.8.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2006 r. nr 171 poz. 1225 z póz. zmianami).
5. Posiłki realizowane w zakresie realizacji wyżywienia muszą być przygotowywane w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia - catering nie jest możliwy.
6. Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia.
Zakwaterowanie
— 4 doby hotelowe dla 5 osób, w terminach:
—— 17–18.5.2013, 18–19.5.2013,
—— 14–15.6.2013, 15–16.6.2013.
Inne
— dostępność nieodpłatnych miejsc parkingowych w pobliżu miejsca spotkań,
— dostępność środków komunikacji miejskiej,
— w miarę możliwości wyciszona sala.
Proszę o podanie ceny jednostkowej brutto (na 1 osobę za dwa weekendowe spotkania) z rozbiciem na nocleg ze śniadaniem (pokoje jednoosobowe), wynajem sali, obiad, kolację i bufet kawowy.
Szczegółowe zasady wyboru oferty:
1. Kryterium wyboru będzie cena oferty.
2. Prosimy o podanie ceny jednostkowej brutto (na 1 osobę za dwa weekendowe spotkania) z rozbiciem na nocleg ze śniadaniem, wynajem sali, obiad, kolację, lunch i bufet kawowy.
3. Wykonawca zgadza się na udostępnienie dokumentacji związanej z zamówieniem uprawnionym instytucjom zewnętrznym w celu przeprowadzenia audytu projektu lub jego kontroli finansowej oraz zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z w/w zamówieniem do 31.12.2020 r.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości miejsc noclegowych i posiłków, wówczas wynagrodzenie za usługę ulegnie zmianie o kwoty wynikające z ofertowej kalkulacji cenowej podanej przez wykonawcę. Liczba uczestników przedmiotu zamówienia może ulec zmianie ( +/- o maksymalnie 20 %). Ostateczna liczba uczestników zostanie przedstawiona Wykonawcy na 3 dni przed rozpoczęciem każdego terminu spotkania.
5. Hotel gwarantuje niezmienność kosztu realizacji zamówienia od osoby oraz niezmienność kosztu sal.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2013-04-30.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2013-04-19.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2013-04-19
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|