35/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na organizacji i obsłudze cyklu szkoleń z zakresu tworzenia lokalnych strategii rozwoju (LSR), przygotowania strategii komunikacyjnej lokalnej grupy działania (LGD) i angażowania społeczności lokalnych w przygotowanie i realizację LSR

Wielkość lub zakres

Wykonawca zapewni:Organizację i obsługę szkoleń z zakresu tworzenia lokalnych strategii rozwoju (LSR), przygotowania strategii komunikacyjnej lokalnej grupy działania (LGD) i angażowania społeczności lokalnych w przygotowanie i realizację LSR. Celem szkoleń jest wsparcie LGD w przygotowaniu nowych, lepszych jakościowo LSR, opartych na podstawowych elementach oddolnego podejścia Leader, oraz rozwijanie ich zdolności komunikacyjnych i wiedzy nt. metod i technik aktywizacji.Do zadań wykonawcy w ramach projektu, poza opracowaniem programu szkoleń, rekrutacją uczestników, wynajęciem sal i zapewnieniem wykwalifikowanych trenerów, należeć będzie również zapewnienie noclegów (w przypadku szkoleń 2-dniowych), wyżywienia, przygotowanie materiałów szkoleniowych, odpowiednia promocja przedsięwzięcia oraz świadczenie indywidualnych usług doradczych dla uczestników szkoleń.W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Projektu.W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację projektu,b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny;c) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji Projektu.W ramach określonych wyżej zadań Biura Wykonawca zapewni w szczególności:1. Kompleksową organizację i realizację szkoleń, dla przedstawicieli lokalnych grup działania, obejmującą:a) Opracowanie programu szkoleń zgodnie z poniższymi wytycznymi:Program obejmie cykl szkoleniowy składający się z 5 szkoleń w następujących modułach tematycznych:1. Przygotowanie strategii i przeprowadzanie analizy SWOT (metoda analizy polegająca na wskazaniu przez uczestników mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń),2. Określanie celów LSR i wskaźników realizacji strategii,3. Metodologia wsparcia przygotowywania projektów (od pomysłu do realizacji),4. Ewaluacja LGD i LSR,5. Przygotowanie strategii komunikacyjnej LGD i metody angażowania społeczności lokalnych w przygotowanie i realizację LSR.Moduły 1 i 3 powinny być zrealizowane w formie szkoleń 1-dniowych (obejmujące co najmniej 8 godzin lekcyjnych zajęć), z kolei, moduły 2, 4 i 5, z uwagi na kompleksowość i złożoność poruszanych zagadnień powinny trwać 2 dni szkoleniowe (obejmujące co najmniej 16 godzin lekcyjnych zajęć).Programy modułów tematycznych powinny stanowić zamkniętą całość możliwą do zrealizowania z uczestnikami we wskazanym czasie. Szkolenia, w ramach każdego z modułów, prowadzone będą w formie stacjonarnej składającej się z wykładów oraz warsztatów praktycznych, zgodnie z ramowym programem:1. Wprowadzenie do tematyki szkolenia2. Wykład (prezentacja multimedialna) i warsztaty praktyczne (metoda case study)3. Podsumowanie szkolenia4. Weryfikacja wiedzy zdobytej przez uczestników.Wykonawca przygotuje konspekty zajęć obejmujące metodykę pracy, zakres wiedzy i umiejętności zdobytych przez uczestników w wyniku zastosowania proponowanych technik szkoleniowych i warsztatowych dla każdego z modułów tematycznych i przedstawi je w ofercie.Programy szkoleń zostaną oznaczone logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik nr 8 do SIWZ.Na zakończenie każdego szkolenia wykonawca zweryfikuje wiedzę zdobytą przez uczestników poprzez przeprowadzenie testu sprawdzającego bądź analizy case study. Wykonawca wystawi zaświadczenia ukończenia szkolenia dla wszystkich uczestników, którzy zaliczyli test sprawdzający/analizę case study.Szczegółowe programy modułów oraz wzory testów sprawdzających wraz z propozycją oceny Wykonawca prześle do akceptacji Zamawiającego w terminie 21 dni od daty podpisania umowy.Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników szkolenia ankietę oceniającą, której wzór został określony w załączniku nr 9 do SIWZ. Wykonawca oceni szkolenie na podstawie wypełnionych ankiet.Po zakończeniu każdego szkolenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport zawierający krótki opis przebiegu szkolenia oraz liczbę uczestników, a także informacje jakie LGD oni reprezentują.b) Opracowanie materiałów szkoleniowychWykonawca przygotuje materiały szkoleniowe dla poszczególnych modułów tematycznych, które oznaczy logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik nr 8 do SIWZ. Materiały szkoleniowe zostaną rozdane wszystkim uczestnikom podczas szkoleń.Wykonawca prześle projekt materiałów szkoleniowych do akceptacji Zamawiającego w terminie 21 dni przed przeprowadzeniem pierwszego cyklu szkoleń.c) Opracowanie harmonogramu szkoleńMiejsce realizacji szkoleń - 16 województw.Wykonawca przygotuje dla każdego z województw harmonogram cyklu szkoleń obejmujący wszystkie zaplanowane moduły tematyczne (16 cykli szkoleniowych po 5 modułów tematycznych każdy).Wykonawca przedstawi harmonogram zawierający terminy i miejsca realizacji szkoleń w terminie 30 dni od daty podpisania umowy.Przygotowany harmonogram szkoleń zostanie przesłany Zamawiającemu oraz Sekretariatom Regionalnym KSOW w Urzędach Marszałkowskich do zamieszczenia na stronie internetowej.d) Nabór uczestników szkoleńWykonawca upowszechni informacje o naborze na szkolenie wśród potencjalnych uczestników szkoleń docierając do bezpośrednich adresatów projektu tj. lokalnych grup działania za pomocą:- opracowanego, zawierającego wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 8 do SIWZ szablonu poczty elektronicznej, informującego o terminie, miejscu oraz sposobie naboru w związku z poszczególnymi szkoleniami, jak również o ich celu i charakterze. Informacje zostaną rozesłane drogą e-mailową do wszystkich 335 lokalnych grup działania, których lista zamieszczona jest na portalu KSOW: http://ksow.pl/baza-lgd.html,- przygotowania informacji o szkoleniach, naborze i świadczonej usłudze doradczej, zawierającej wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 8 do SIWZ, do zamieszczenia na portalu KSOW,- przekazania informacji o szkoleniach, naborze i świadczonej usłudze doradczej do Sekretariatów Regionalnych KSOW w Urzędach Marszałkowskich.Wykonawca przeprowadzi nabór uczestników w oparciu o przygotowany harmonogram szkoleń zgodnie z poniższymi wymaganiami:- grupa szkoleniowa powinna liczyć minimalnie 12 uczestników, a maksymalnie 20 uczestników;- w jednym szkoleniu udział może wziąć tylko jeden przedstawiciel z jednego LGD, dopuszcza się udział większej liczby przedstawicieli jednego LGD, jeżeli nie zgłoszą się kandydaci z innych LGD, a tym samym nie zostanie osiągnięta minimalna liczba uczestników grupy szkoleniowej;- pierwszeństwo w naborze przysługuje przedstawicielom LGD, które wzięły udział w badaniu w 2013 roku i wypełniły ankiety nt. potrzeb szkoleniowych. Zamawiający przekaże listę LGD, które brały udział w badaniu, w dniu podpisania umowy;Wykonawca dostosuje harmonogram, o którym mowa w pkt. III.1.c) SIWZ do wyników naboru. Na podstawie przeprowadzonego naboru dopuszcza się realizację więcej niż jednego szkolenia w danym województwie z każdego modułu tematycznego, zgodnie z poniższymi wymaganiami:- jeśli liczba chętnych przekroczy dostępny limit miejsc w grupie szkoleniowej, dopuszcza się zorganizowanie dodatkowego szkolenia z tego samego modułu tematycznego w danym województwie. Z kolei w przypadku niewielkiej liczby osób zainteresowanych udziałem w szkoleniu w danym województwie, wskazane jest zorganizowanie wspólnego szkolenia dla LGD z innych województw (liczba jego uczestników nie może jednak przekroczyć 20 osób);- powinno odbyć się minimalnie 70 szkoleń, a maksymalnie 80 szkoleń, tj. minimalnie 14 a maksymalnie 16 cykli szkoleniowych;- w szkoleniach weźmie udział minimalnie 840 osób, a maksymalne 1400 osób.Harmonogram dostosowany do wyników naboru wraz z uzasadnieniem Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego.e) Przeprowadzenie szkoleń zgodnie z zaakceptowanym programem i zapewnienie trenerów posiadających kwalifikacje do przeprowadzenia poszczególnych modułów tematycznych, obejmujące co najmniej:- wykształcenie wyższe - studia pierwszego stopnia,- doświadczenie w prowadzeniu, co najmniej 2 szkoleń, w okresie ostatnich 3 lat, obejmujących zagadnienia właściwego modułu tematycznego.f) Zapewnienie sal w zakresie niezbędnym do realizacji programu szkoleń w terminie i miejscach określonych w harmonogramie – zgodnie z poniższymi wymaganiami:- termin: każdorazowo w dniach realizacji każdego ze szkoleń zgodnie z harmonogramem,- miejsce: każdorazowo w miejscu realizacji poszczególnych szkoleń zgodnie z harmonogramem,- ilość miejsc: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych szkoleń,- wielkość i wyposażenie sal musi umożliwiać prowadzenie interaktywnych zajęć oraz projekcje multimedialne (minimalne wyposażenie: laptop, projektor multimedialny, ekran, flipchart wraz z flamastrami),Wykonawca zapewni oznakowanie sal szkoleniowych logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępnąna stronie www.minrol.gov.pl.g) Obsługę cateringową szkoleń – zgodnie z poniższymi wymaganiami:- termin: w każdym dniu realizacji szkoleń, zgodnie z ich programem i harmonogramem,- miejsce: każdorazowo w miejscu realizacji poszczególnych szkoleń zgodnie z harmonogramem,- ilość osób: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych szkoleń, max dla 560 uczestników szkolenia jednodniowego, max. dla 840 uczestników szkolenia dwudniowego,- zakres obsługi cateringowej: 2 serwisy kawowe (podczas szkolenia jednodniowego) lub3 serwisy kawowe (podczas szkolenia dwudniowego), (w tym: woda, kawa, herbata, ciastka), obiad w każdym dniu szkolenia (w tym: dwa dania gorące /do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie/ oraz napój zimny lub gorący), kolacja w pierwszym dniu szkolenia dwudniowego (w tym: jedno danie gorące, /do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie/ z dodatkami, przystawki zimne i napoje zimne i gorące).h) Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem dla wszystkich uczestników szkoleń dwudniowych – zgodnie z poniższymi wymaganiami:- termin: każdorazowo w nocy pomiędzy pierwszym a drugim dniem szkolenia,- miejsce: każdorazowo w miejscu realizacji poszczególnych szkoleń zgodnie z harmonogramem,- ilość osób: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych szkoleń, max. dla 840 osób.Nocleg zostanie zapewniony w pokojach jedno- i/lub dwuosobowych, w hoteluo standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju.Uwaga:Uczestnikom nie przysługuje zwrot kosztów dojazdu na szkolenie.2. Doradztwo dla LGD.Wykonawca zapewni, że prowadzący dane szkolenie będzie świadczył nieodpłatne i indywidualne usługi doradcze (w formie telefonicznej bądź mailowej) dla przedstawicieli LGD, którzy uczestniczyli w danym szkoleniu, w zakresie objętym szkoleniem, do końca marca 2015 r. Konsultacje będą dotyczyły dodatkowego wyjaśnienia kwestii poruszanych na szkoleniu oraz pracy na konkretnych przykładach zgłoszonych przez uczestników. W ramach indywidualnego doradztwa każdy uczestnik będzie mógł trzykrotnie zwrócić się z zapytaniem do osoby prowadzącej szkolenie i uzyskać poradę. Wykonawca zapewni świadczenie indywidualnych usług doradczych wszystkim uczestnikom.Każdy trener sporządzi raport z udzielonego uczestnikom szkoleń indywidualnego doradztwa w zakresie objętym szkoleniem, zawierający nazwę LGD, termin, treść pytań zgłoszonych przez uczestników (minimalnie 1 pytanie, a maksymalnie 3 pytania) i treść udzielonej odpowiedzi. Wykonawca sporządzi maksymalnie 1400 raportów zawierających od 1 do 3 pytań i odpowiedzi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania, w tym opracowania przedmiotowego materiału i jego opublikowania oraz dalszego upowszechniania.Uwaga:Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty opis sposobu realizacji zamówienia – konspekt zawierający metodologię szkoleń, metodykę pracy, zakres wiedzy przekazanej uczestnikom i zakres umiejętności zdobytych przez uczestników w wyniku realizacji poszczególnych modułów tematycznych, w szczególności uzasadnienie zastosowanych metod. Konspekt musi obejmować różnorodne metody szkolenia, w tym co najmniej wykład w formie prezentacji multimedialnej i warsztaty metodą case study, dostosowane do każdego z modułów.Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ.

Informacje dodatkowe

Uwaga:

Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty opis sposobu realizacji zamówienia – konspekt zawierający metodologię szkoleń, metodykę pracy, zakres wiedzy przekazanej uczestnikom i zakres umiejętności zdobytych przez uczestników w wyniku realizacji poszczególnych modułów tematycznych, w szczególności uzasadnienie zastosowanych metod. Konspekt musi obejmować różnorodne metody szkolenia, w tym co najmniej wykład w formie prezentacji multimedialnej i warsztaty metodą case study, dostosowane do każdego z modułów.