74/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji projektu pn. „Ponadregionalny Festiwal Zespołów Śpiewaczych i Kapel Ludowych w Kodniu” w terminie od 11.10.2014 do 12.10.2014

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji projektu pn. „Ponadregionalny Festiwal Zespołów Śpiewaczych i Kapel Ludowych w Kodniu” w terminie od 11.10.2014 r. do 12.10.2014 r., który odbędzie się w sali konferencyjnej w Zajeździe Kodeńskim (ul. Polna 44, 21-509 Kodeń).
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni:
1. Wyżywienie w formie stołu szwedzkiego:
a) w dniu 11.10.2014 r.:
— przygotowanie, podanie oraz obsługę obiadu dla maksymalnie 300 uczestników Festiwalu, który odbędzie się w sali konferencyjnej w Zajeździe Kodeńskim (ul. Polna 44, 21-509 Kodeń), od godz. 14:00, składającego się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napoju zimnego i gorącego oraz deseru,
— przygotowanie, podanie oraz obsługę kolacji dla maksymalnie 300 uczestników Festiwalu, który odbędzie się w sali konferencyjnej w Zajeździe Kodeńskim (ul. Polna 44, 21-509 Kodeń), od godz.19:00, w tym co najmniej przekąskę gorącą i przystawki zimne oraz napoje zimne i gorące,
b) w dniu 12.10.2014 r.:
— przygotowanie, podanie oraz obsługę obiadu dla maksymalnie 100 uczestników Festiwalu, który odbędzie się w sali konferencyjnej w Zajeździe Kodeńskim (ul. Polna 44, 21-509 Kodeń), od godz. 14:00, składającego się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napoju zimnego i gorącego oraz deseru.
Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do:
a. przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.). Dostarczone produkty żywnościowe powinny być świeże i przyrządzone w dniu dostawy – powinny spełniać normy jakości produktów spożywczych,
b. przygotowania, dowozu i podania posiłków w dniach 11-12 października 2014 r., w miejscu, w których będą serwowane poszczególne posiłki najpóźniej na 45 min. przed rozpoczęciem posiłku,
c. przygotowania potraw w ilości dostosowanej do liczby uczestników korzystających z wyżywienia w dniach 11-12 października 2014 r.,
d. estetycznego podawania posiłków oraz podawania posiłków gorących w odpowiedniej temperaturze,
e. zapewnienia zastawy ceramicznej lub porcelanowej z kompletem sztućców metalowych oraz serwetek papierowych do dyspozycji gości.
f. zapewnienia obrusów na stoły,
g. zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 150 min. po zakończeniu posiłków,
h. zapewnienia obsługi (co najmniej 4 osoby, które podadzą posiłki, będą uzupełniać produkty oraz będą sprzątać w trakcie i po wydaniu posiłków).
2. Zakwaterowanie wraz ze śniadaniem w terminie od 11.10.2014 r. do 12.10.2014 r. dla maksymalnie 100 uczestników w ośrodku wypoczynkowym/pensjonacie w granicach administracyjnych wsi Kodeń (powiat bialski, województwo lubelskie) lub w odległości maksymalnie 20 km od wsi Kodeń, w pokojach 2-, 3-, 4- osobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. Wykonawca zapewni śniadanie ok. godz.8:00, w tym co najmniej przekąskę gorącą i przystawki zimne oraz napoje zimne i gorące.
3. Co najmniej jedną osobę do prowadzenia Festiwalu w dniach 11-12.10.2014 r.
z wykształceniem minimum średnim i doświadczeniem w prowadzeniu co najmniej 2 imprez masowych w okresie ostatnich 5 lat.
4. Co najmniej dwóch jurorów oceniających zespoły z wykształceniem wyższym w zakresie sztuki muzycznej.
5. Co najmniej dwóch instruktorów, którzy poprowadzą warsztaty tańca, śpiewu, gry na instrumentach muzycznych: akordeon, instrumenty dęte i smyczkowe (skrzypce) oraz perkusyjne, w dniu 12.10.2014 r. w godz. od 9:00 do 15:00. Instruktorzy muszą posiadać wykształcenie wyższe w zakresie sztuki muzycznej oraz minimum dziesięcioletnie doświadczenie w prowadzeniu kapel lub zespołów śpiewaczych lub zespołów tańca ludowego.
W przypadku gdy instruktorzy przygotują na warsztaty prezentacje lub konspekty zajęć muszą być one opatrzone logotypami i sloganami, określonymi w załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl
6. Dyplomy i statuetki:
a) 20 dyplomów o wymiarach 230 x 180 mm (dopuszczalna tolerancja +/- 20%), wykonanych z drewna i grawerowanych wraz z etui. Wykonawca przygotuje 3 rodzaje dyplomów, przy czym:
— pierwszy rodzaj dyplomu będzie dla laureatów za zajęcie miejsc I-III (3 sztuki),
— drugi rodzaj dyplomu będzie dla zespołów wyróżnionych (7 sztuk),
— trzeci rodzaj dyplomu będzie dla pozostałych zespołów biorących udział w Festiwalu (10 sztuk).
b) 20 imiennych statuetek o wysokości max. 25 cm (dopuszczalna tolerancja +/- 20%), wykonanych ze szkła i grawerowanych laserem wraz z etui przyznanych za zaangażowanie w rozwój i promocję kultury i twórczości ludowej nadbużańskiego pogranicza.
Zamawiający przekaże Wykonawcy listę osób, które mają otrzymać statuetki niezwłocznie po podpisaniu umowy.
Wykonawca zapewni oznakowanie dyplomów i statuetek logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekty graficzne 3 rodzajów dyplomów oraz statuetki niezwłocznie po podpisaniu umowy. Zamawiający dokona akceptacji lub zgłosi uwagi do projektów dyplomów oraz statuetki w terminie maksymalnie 3 dni od dnia ich otrzymania. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania ewentualnych poprawek i uzupełnień projektów dyplomów oraz statuetki bez dodatkowego wynagrodzenia niezwłocznie po zgłoszeniu uwag przez Zamawiającego.
Wykonawca dostarczy dyplomy i statuetki do Zajazdu Kodeńskiego mieszczącego się przy
ul. Polna 44, 21-509 Kodeń, najpóźniej w dniu 11.10.2014 r. do godziny 8:00.
7. Promocję i reklamę związaną z Festiwalem:
W ramach promocji i reklamy Wykonawca przygotuje ogłoszenia w prasie, w tym:
a) ogłoszenie przed Festiwalem:
— co najmniej 1 ogłoszenie w tygodniku o tematyce ogólnej,
— zasięg tygodnika: lokalny obejmujący co najmniej powiat bialski lub powiaty ościenne,
— nakład tygodnika: minimum 3 800 egzemplarzy,
— objętość ogłoszenia: powierzchnia zadruku stanowić będzie wielokrotność jednego modułu
i obejmować będzie powierzchnię nie mniejszą niż 100 cm2 i nie większą niż 300 cm2. Uzgodniona wielkość zamówienia może ulec korekcie jedynie pod względem dostosowania do łamów czasopisma, poprzez format najbardziej zbliżony do wielkości zamówienia, zaokrąglając wymiary w górę,
— ogłoszenie będzie zawierało informację na temat terminu i miejsca odbywania się Festiwalu.
Tygodnik, w którym zostanie zamieszczone ogłoszenie musi się ukazać najpóźniej w dniu 10.10.2014 r.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt graficzny ogłoszenia wraz z informacją
o terminie, w którym ukaże się tygodnik z ogłoszeniem niezwłocznie po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania ogłoszenia we własnym zakresie.
b) ogłoszenie po Festiwalu:
— co najmniej 1 ogłoszenie w tygodniku o tematyce ogólnej,
— zasięg tygodnika: lokalny obejmujący co najmniej powiat bialski lub powiaty ościenne,
— nakład tygodnika: minimum 3 800 egzemplarzy,
— objętość ogłoszenia: powierzchnia zadruku stanowić będzie wielokrotność jednego modułu
i obejmować będzie powierzchnię nie mniejszą niż 200 cm2 i nie większą niż 500 cm2 oraz co najmniej 1 zdjęcie. Uzgodniona wielkość zamówienia może ulec korekcie jedynie pod względem dostosowania do łamów czasopisma, poprzez format najbardziej zbliżony do wielkości zamówienia, zaokrąglając wymiary w górę,
— ogłoszenie będzie zawierało informację podsumowującą Festiwal.
Tygodnik, w którym zostanie zamieszczone ogłoszenie musi się ukazać do dnia 31.10.2014 r.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt graficzny ogłoszenia wraz z informacją
o terminie, w którym ukaże się tygodnik z ogłoszeniem najpóźniej do dnia 20.10.2014 r. Zamawiający dokona akceptacji lub zgłosi uwagi do projektu ogłoszenia w terminie maksymalnie 3 dni od dnia ich otrzymania. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania ewentualnych poprawek i uzupełnień projektu ogłoszenia bez dodatkowego wynagrodzenia w terminie maksymalnie 2 dni po zgłoszeniu uwag przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania ogłoszenia we własnym zakresie.
Ogłoszenia muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.
Wykonawca w ofercie poda tytuł prasowy tygodnika, w którym zostaną zamieszczone ogłoszenia opisane w niniejszym punkcie.
Zamawiający przekaże Wykonawcy informację o liczbie osób, które skorzystają z wyżywienia i zakwaterowania najpóźniej do 9.10.2014.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 8 do SIWZ.

Termin składania ofert wynosił 2014-09-25. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-09-19.

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

• • Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów › Usługi w zakresie organizacji festiwali

• • Lubelskie