96/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na organizacji oraz przeprowadzeniu konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich w terminie 19.12.2014 do 21.12.2014 w Zakopanem

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja oraz przeprowadzenie konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich (AFROW) w terminie 19.–21.12.2014 w Zakopanem.
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji.
W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji;
a) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny;
b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura zamawiającemu i uczestnikom szkoleń.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni:
1. Nabór uczestników:
Wykonawca zapewni nabór uczestników w liczbie minimalnie 90, maksymalnie 100 osób, spośród osób pochodzących z obszarów wiejskich, reprezentujących:
— środowiska samorządowe,
— lokalne grupy działania,
— organizacje pozarządowe,
— studentów kierunków rolniczych,
— uczniów szkół rolniczych.
2. Zakwaterowanie:
Wykonawca zapewni 2 noclegi: w dniach z 19/20 oraz 20/21.12.2014, z wyżywieniem w postaci śniadań, dla wszystkich uczestników konferencji tj. minimalnie 90, maksymalnie 100 osób w jednym miejscu zakwaterowania, w pokojach z pełnym węzłem sanitarnym, telewizorem oraz z dostępem do Internetu, 1, 2 lub 3-osobowych, w obiekcie o standardzie co najmniej dwugwiazdkowym lub równoważnym, znajdującym się w odległości maksymalnie 5 km od Dworca PKS Zakopane.
3. Wyżywienie:
Wykonawca zapewni wyżywienie dla minimalnie 90, maksymalnie 100 uczestników konferencji, zgodnie z poniższym wymaganiami:
A. W dniu 19.12.2014:
Przerwa kawowa (ok. godz. 17:30)
Serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z: kawy, herbaty, dodatków: cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych.
Kolacja (ok. godz.19:30)
Serwowana w miejscu zakwaterowania, składająca się co najmniej z: przekąski gorącej i przystawek zimnych (w tym co najmniej sery i wędliny), pieczywa oraz napojów gorących i zimnych w ilości dostosowanej do liczby uczestników.
Na czas trwania kolacji Wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji.
B. W dniu 20.12.2014:
Przerwa kawowa (ok. godz. 11.30)
Serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z: kawy, herbaty, dodatków: cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych.
Obiad (ok. godz. 13:30)
Serwowany w miejscu zakwaterowania składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napój zimny i gorący oraz deser.
Na czas trwania obiadu Wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji.
Przerwa kawowa (ok. godz. 16:30)
Serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z: kawy, herbaty, dodatków: cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych.
Kolacja (ok. godz. 19:00):
Serwowana w miejscu zakwaterowania, składająca się co najmniej z: przekąski gorącej i przystawek zimnych (w tym co najmniej sery i wędliny), pieczywa oraz napojów gorących i zimnych w ilości dostosowanej do liczby uczestników.
Na czas trwania kolacji Wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji.
C. W dniu 21.12.2014:
Przerwa kawowa (ok. godz. 10:30)
Serwowana w formie szwedzkiego stołu, w miejscu realizacji konferencji składająca się z: kawy, herbaty, dodatków: cukier, mleko, cytryna, miks ciasteczek kruchych.
Obiad (ok. godz. 12:30)
Serwowany w miejscu zakwaterowania składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje dań mięsnych i danie wegetariańskie), napój zimny i gorący oraz deser.
Na czas trwania obiadu Wykonawca zapewni miejsca siedzące wszystkim uczestnikom konferencji.
4. Wykładowców i trenerów
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić co najmniej 2 wykładowców do przeprowadzenia konferencji, posiadających co najmniej:
— wykształcenie wyższe magisterskie oraz
— doświadczenie w przeprowadzeniu szkoleń lub konferencji o tematyce związanej ze zrównoważonym rozwojem obszarów wiejskich lub przedsiębiorczością na obszarach wiejskich (co najmniej 4 szkolenia lub konferencje, w okresie ostatnich 3 lat).
5. Salę konferencyjną:
— położoną w miejscu zakwaterowania lub w odległości nie większej niż 500 m od miejsca zakwaterowania,
— o pojemności oraz liczbie miejsc siedzących dostosowanej do liczby uczestników konferencji,
— wyposażoną w: rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, laptop, ekran, flipchart wraz z flamastrami,
— umożliwiającą zorganizowanie przerwy kawowej, w pomieszczeniu wyodrębnionym poza miejscem, w którym prowadzone będą konferencje.
Uwaga:
Wykonawca zagwarantuje widoczne oznakowanie sali konferencyjnej na czas konferencji logotypami i sloganami zgodnymi z Załącznikiem nr 8 do SIWZ.
6. Przeprowadzenie konferencji:
Wykonawca odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie konferencji zgodnie z programem konferencji przedstawionym w Załączniku nr 9 do SIWZ.
Uwaga:
Godziny wskazane w programie konferencji (Załącznik nr 9) mogą ulec zmianie wyłącznie z inicjatywy Zamawiającego.
7. Zapewnienie materiałów konferencyjnych: materiały w formie czarno-białych papierowych wydruków, zawierających treści prezentowane przez wykładowców podczas konferencji, maksymalnie 70 stron.
Wszelkie materiały konferencyjne, będące przedmiotem niniejszego zamówienia muszą zawierać stałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w Załączniku nr 8 do SIWZ.
Wykonawca rozdystrybuuje materiały konferencyjne wśród uczestników podczas konferencji.
Uwaga:
Wykonawca poda w ofercie nazwy i adresy obiektów, w których zapewni zakwaterowanie i salę konferencyjną.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ.

Termin składania ofert wynosił 2014-12-04. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-11-26.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Związek Młodzieży Wiejskiej

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

• • Różne usługi branżowe i podobne › Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

• • Nowosądecki