Kompleksowa obsługa logistyczna i marketingowa giełdy kooperacyjnej do Kazachstanu

Wielkość lub zakres

Szczegółowy opis przedmiotu zamówieniaKompleksowa obsługa logistyczna i marketingowa giełdy kooperacyjnej do Kazachstanu w dn. 1 - 5.09.2014 r. obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową, organizacji spotkań oraz udział w targach Kazbuild i Aqua-Therm Ałmaty, realizowana na potrzeby projektu Opolska Platforma Innowacji współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013.Liczba uczestników: 3 osoby.Realizacja programu1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 5-dniowej giełdy kooperacyjnej w Kazachstanie w dn. 1 - 5.09.2014 r. obejmująca usługę hotelową dla 3 osób, t.j. dla pracowników Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki, transportową cateringową, tłumaczeniową, organizacji spotkań matchmakingowych z przedstawicielami kazachstańskich firm – potencjalnych partnerów firm - członków Klubu2. Obowiązki Wykonawcy:2.1 zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w giełdzie kooperacyjnej bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu. Trasa podróży obejmuje następujące etapy:2.1.1 przejazd klimatyzowanym busem wynajętym wyłącznie w celu transportu spod siedziby Zamawiającego na lotnisko wylotu z Polski lub Niemiec w pierwszym dniu – dla 3 pracowników OCRG2.1.2 przelot do Kazachstanu (lotnisko Almaty) dla 3 osób z maksymalnie 1 przesiadką. Preferowane miejsce przesiadki – Istambuł lub Amsterdam. Preferowany maksymalny czas trwania lotu z przesiadką – do 13 godzin, lądowanie w Almaty według rozkładu lotów powinno się odbyć najpóźniej do godz. 5:00 2.09.2014 r. (według czasu lokalnego)2.1.3 transport uczestników giełdy pomiędzy miejscami noclegu (hotel), miejscami, w których odbywają się targi oraz spotkania a lotniskiem podczas trwania całego wyjazdu. Transport ten ma odbywać się klimatyzowanym busem. Wykonawca powinien zapewnić również dodatkowy klimatyzowany pojazd dla uczestników giełdy. Wykonawca zapewni możliwość jednoczesnego wykorzystywania obu pojazdów. Łączna liczba kilometrów przejechanych obydwoma pojazdami nie przekroczy 400 km. Wykorzystane do realizacji pojazdy powinny być wyprodukowane nie wcześniej niż w 2010 roku, posiadać aktualne badania stanu technicznego pojazdu, spełniać wymogi bezpieczeństwa i estetyki pojazdów, być oznakowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, posiadać aktualne ubezpieczenie OC oraz NNW w wysokości minimum 10000 zł.2.1.4 przelot do Polski/Niemiec – w zależności od lotniska przylotu z maksymalnie jedną przesiadką. Wylot powinien się odbyć dn. 5.09.2014.2.1.5 przejazd klimatyzowanym busem z lotniska do siedziby Zamawiającego w Opolu – dla 3 pracowników OCRG2.1.6 wszystkie koszty związane z wynajmem busa, przelotem, opłatami lotniskowymi, ubezpieczeniem, formalnościami wizowymi oraz noclegiem i wyżywieniem kierowcy/kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi podczas jazdy autokarem (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę itp.), ponosi Wykonawca.2.2 Dokonanie rezerwacji transportu lotniczego dla maksymalnie 10 dodatkowych osób i ich indywidualne opłacenie przez te osoby w terminie i cenie zaproponowanej dla punktu a. Transport lotniczy dodatkowych osób w miarę możliwości powinien odbywać się tym samym samolotem, co lot pracowników OCRG. Płatność za tę usługę zostanie dokonana indywidualnie przez osoby korzystające z niej niezależnie od wynagrodzenia za przedmiot niniejszego zamówienia. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminach i warunkach płatności za ww. świadczenia. Najpóźniej do 7 dni od podpisania umowy Zamawiający poinformuje o dokładnej liczbie osób korzystających z usługi oraz przekaże Wykonawcy kontakt do tych osób.2.3 zapewnienie noclegów:2.3.1 w hotelach o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub równoważnym (zgodnie ze standardem europejskim), w pokojach 1-osobowych z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym oraz bezpłatnym łączem internetowym w każdym pokoju dla uczestników giełdy.2.3.2 W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy giełdy muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu, w odległości do 4 km od miejsca odbywania się Targów Kazbuild (Almaty, Atakent).2.3.3 Hotel powinien posiadać zaplecze gastronomiczne oraz klimatyzowaną salę konferencyjną dla min. 50 osób wyposażoną w sprzęt multimedialny do prezentacji (laptop, projektor, ekran, nagłośnienie) z bezprzewodowym dostępem do internetu.2.3.4 Obsługa hotelu powinna komunikować się w języku rosyjskim oraz angielskim. Restauracja hotelowa powinna serwować dania kuchni europejskiej.2.4 Dokonanie rezerwacji noclegu w hotelu, w którym będą nocować pracownicy OCRG dla maksymalnie 15 dodatkowych osób. Płatność za tę usługę zostanie dokonana indywidualnie przez osoby korzystające z niej niezależnie od wynagrodzenia za przedmiot niniejszego zamówienia. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminach i warunkach płatności za ww. świadczenia. Najpóźniej do 7 dni od podpisania umowy Zamawiający poinformuje o dokładnej liczbie osób korzystających z usługi oraz przekaże Wykonawcy kontakt do tych osób.2.5 Zapewnienie ubezpieczenia:2.5.1 ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników (3 os.) na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 zł.2.5.2 Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2.000,00 zł,2.6 Pokrycie pełnych kosztów uzyskania wizy do Kazachstanu dla uczestników (3 os.) oraz organizacja wszystkich elementów procedury wizowej w tym przygotowanie i weryfikacja dokumentacji wizowej.2.7 zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników (3 os.) (trzy posiłki dziennie, do których zostaną podane ciepłe/zimne napoje: śniadanie, obiad, kolacja oraz przerw kawowych - 2 przerwy kawowe podczas każdego dnia wizyty: kawa, herbata, soki, woda, ciastka).2.8 zapewnienie opiekuna i tłumacza z języka rosyjskiego na język polski oraz z języka polskiego na język rosyjski podczas trwania całej wizyty studyjnej. Tłumacz musi posiadać co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń konsekutywnych o tematyce biznesowej. Tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 3 dni – do 10 godz. każdego dnia. Opiekun reprezentować będzie Wykonawcę i jest odpowiedzialny za dopilnowanie wszelkich spraw związanych z przebiegiem wyjazdu, pobytem w Kazachstanie, planowanymi spotkaniami, itp. Wszystkie koszty związane z udziałem opiekuna i tłumacza, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca.2.9 Transport oraz rozmieszczenie materiałów konferencyjnych:2.9.1 zapewnienie transportu z Polski do Kazachstanu materiałów konferencyjnych wskazanych przez Zamawiającego, z siedziby Zamawiającego na miejsca odbywania się spotkań w Ałmaty (w tym również stoisko podczas targów Kazbuild, na których będą one prezentowane)2.9.2 odpowiednie rozmieszczenie materiałów przed spotkaniem, w tym: roll-up'y promujące województwo opolskie oraz katalogi promocyjno-reklamowe promujące województwo opolskie oraz Klub 1502.9.3 Wykonawca dokona w tym zakresie wszelkich formalności prawnych i celnych dla skutecznej spedycji materiałów, jak również pokryje jej koszty. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia materiałów, w sposób, by nie uległy one zniszczeniu podczas transportu. Materiały zostaną przekazane Wykonawcy na 14 dni przed wyjazdem.2.9.4 Roll-up'y po zakończeniu giełdy kooperacyjnej Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć do siedziby Zamawiającego w terminie do 14 dni od zakończenia wyjazdu.2.10 zapewnienie możliwości prezentowania materiałów promujących województwo opolskie oraz Klub 150 na stoisku promującym polską gospodarkę podczas targów Kazbuild oraz Aqua-Therm (Polski Pawilon Narodowy lub stoisko WPHI)2.11 prezentacja materiałów reklamowych promujących województwo opolskie oraz członków Klubu 150 na organizowanych spotkaniach2.12 zorganizowanie wizyt dla uczestników misji oraz firm zainteresowanych z województwa opolskiego w centrum handlu materiałami budowlanymi, hurtowni meblowej, instytucji certyfikującej, instytucji finansowej dla uczestników giełdy. Nazwy powyższych instytucji zostaną przekazane Wykonawcy w dniu podpisania umowy.2.13 zorganizowanie spotkań z przedstawicielami WPHI Ałmaty, Asocjacji Przedsiębiorców Kazachstanu, z przedstawicielami urzędu podatkowego, celnego i kancelarii prawnej, z przedstawicielami firm polskich obecnych na rynku kazachstańskim dla uczestników giełdy oraz przedstawicieli firm z województwa opolskiego. Spotkania powinny odbywać się w miejscu reprezentacyjnym, z możliwością prezentacji multimedialnej. Wykonawca zapewni poczęstunek dla wszystkich uczestników spotkania (kawa, herbata, soki, woda, drobny poczęstunek, w tym: ciastka kruche, kanapki koktajlowe).2.14 organizacja spotkania promującego województwo opolskie oraz Klub 150. W tym celu do obowiązków Wykonawcy należy:2.14.1 wynajęcie sali konferencyjnej na min. 50 osób (preferowana sala w hotelu pobytu delegacji lub w odległości do 4 km od miejsca Targów Kazbuild) na min. 4 godziny w dn. 3.09.2014 r., Godziny wynajmu sali zostaną uzgodnione z Zamawiającym.2.14.2 przygotowanie i opłacenie cateringu dla min. 50 osób ( Poczęstunek lunchowy w formie szwedzkiego bufetu, składający się z następujących elementów: danie mięsne/bezmięsne na ciepło w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku – 1 rodzaj dania (150 g/ osobę) (Danie mięsne oraz bezmięsne na ciepło w proporcji 50/50); zestaw dodatków skrobiowych w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku (150 g/ osobę); zestawy dodatków warzywnych (2 x 150 g/ osobę), w tym jeden na ciepło w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku; przerwa kawowa dostępna przez cały czas trwania spotkania: kawa, herbata, soki, woda, drobny poczęstunek, w tym: ciastka kruche, kanapki koktajlowe, owoce, ciasto); Ponadto Wykonawca w ramach cateringu zapewni: zastawę stołową (ceramiczną bądź porcelanową) – filiżanki, talerzyki, talerze, bulionówki – odpowiednie do serwowanych potraw; naczynia szklane na soki i wodę mineralną, sztućce ze stali nierdzewnej, nakrycie stołu (obrusy, serwety, serwetki jednorazowe), obsługę kelnerską. Dania serwowane podczas lunchu będą daniami kuchni europejskiej z uwzględnieniem kultury i preferencji kulinarnych Kazachów.2.14.3 zapewnienie obsługi technicznej, w tym zapewnienie laptopa, rzutnika, ekranu, nagłośnienia (min. 3 mikrofony bezprzewodowe) oraz podłączenie i skonfigurowanie sprzętu umożliwiające przeprowadzenie prezentacji województwa2.14.4 zaproszenie uczestników, w tym przedstawicieli WPHI, Asocjacji Przedsiębiorców Kazachstanu, firm kazachstańskich uczestniczących w spotkaniach B2B z przedstawicielami firm z województwa opolskiego, innych uczestników po konsultacji z Zamawiającym2.14.5 zapewnienie co najmniej 40 uczestników, w tym min. 20 uczestników ze strony kazachstańskiej zgodnie z akceptowaną wcześniej listą potencjalnych gości wydarzenia2.15 zorganizowanie ok. 2 godzin czasu wolnego w centrum Ałmaty2.16 karty wstępu na targi KazBuild 2014 oraz Aqua-Therm Almaty dla uczestników giełdy (3 os.).2.17 zapewnienie możliwości zakupu kart wstępu dla maksymalnie 15 dodatkowych osób. Płatności za dodatkowe karty wstępu zostanie dokonana indywidualnie przez osoby korzystające z nich niezależnie od wynagrodzenia za przedmiot niniejszego zamówienia. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminach i warunkach płatności za ww. świadczenia. Najpóźniej do 7 dni od podpisania umowy Zamawiający poinformuje o dokładnej liczbie osób korzystających z usługi oraz przekaże Wykonawcy kontakt do tych osób.2.18 udział w spotkaniach matchmakingowych. Wykonawca przeprowadzi rekrutację przedsiębiorców kazachstańskich do spotkań biznesowych. Wykonawca zapewni co najmniej 3 firmy kazachstańskie na jednego przedsiębiorcę z województwa opolskiego (7-10 przedsiębiorstw). Zamawiający dostarczy profile przedsiębiorców opolskich niezwłocznie po podpisaniu umowy. wykonawca jest zobowiązany do bieżącego informowania o tym, jakie firmy są zainteresowane spotkaniem z polskimi przedsiębiorcami. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewyrażenia zgody na uczestnictwo danej firmy kazachstańskiej w spotkaniu matchmakingowym. Wykonawca przedstawi ostateczną listę partnerów kazachstańskich na 6 dni przed rozpoczęciem giełdy. wykonawca jest zobowiązany przy selekcji i wyborze firm kazachstańskich do uwzględnienia profilów, oferty oraz oczekiwań dotyczących współpracy firm polskich przekazanych mu bezpośrednio przez Zamawiającego. wykonawca, dokonując wyboru firm kazachstańskich, powinien przyjąć punkt widzenia zgodny z interesem firm polskich, tj przyznać pierwszeństwo udziału w spotkaniach tym firmom kazachstańskim, które są zainteresowane kupnem polskich produktów/usług.2.19 udział w spotkaniach branżowych podczas targów Kazbuild oraz Aqua-Therm Almaty2.20 zapewnienie oprawy fotograficznej podczas spotkań. Wykonawca prześle zdjęcia Zamawiającemu do 7 dni od zakończenia wyjazdu.Pobyt uczestników giełdy kooperacyjnej powinien przebiegać według zamieszczonego poniżej ramowego programu. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania zmian w programie. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji szczegółowy program giełdy.PROGRAM RAMOWY GIEŁDY W KAZACHSTANIEPoniedziałek 1.09.2014- wylot z PolskiWtorek 2.09.2014- przylot do Ałmaty- przejazd do hotelu- 11:00 – udział w oficjalnym otwarciu targów- zwiedzanie targów- spotkania z kontrahentami poza miejscem targówŚroda 3.09.2014- spotkanie z firmami polskimi obecnymi na rynku kazachstańskim- giełda kooperacyjna połączona z bankietem promującym województwo opolskie (z udziałem WPHI, Asocjacji Przedsiębiorców Kazachstanu, innych zaproszonych gości, przedstawicieli firm kazachstańskich – spotkania B2B)Czwartek 4.09.2014- spotkanie z przedstawicielami urzędu podatkowego, celnego i kancelarii prawnej- wizyta w centrum handlu materiałami budowlanymi / centrum meblowym- spotkanie z instytucją certyfikującą- zwiedzanie centrum AłmatyPiątek 5.09.2014- wylot do Polski3 Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:a) Zamawiający przekaże listę uczestników Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Zamawiający dopuszcza zmianę składu uczestników w ramach 3-osobowej delegacji w terminie do 14 dni przed wylotem (koszty związane ze zmianą składu uczestników w ww. terminie ponosi Wykonawca),b) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu.96 180

Informacje dodatkowe

Trybem udzielenia zamówienia jest przetarg nieograniczony, zgodnie z art. 10 ust. 1 w związku z art. 39 oraz w zawiązku z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), zwaną dalej „Pzp”.

Przedmiotem zamówienia są usługi o charakterze nieprioryteowym w związku, z czym Zamawiający nie stosuje przepisów ustawy Pzp dotyczących terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu

Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE

Przedmiot zamówienia realizowany będzie w ramach projektu pn. „Opolska Platforma Innowacji” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 Oś priorytetowa 1 Wzmocnienie atrakcyjności gospodarczej regionu Działanie 1.3 Innowacje, badania, rozwój technologiczny Poddziałanie 1.3.1. Wsparcie sektora B+R oraz innowacji na rzecz przedsiębiorstw

Informacje dodatkowe

Trybem udzielenia zamówienia jest przetarg nieograniczony, zgodnie z art. 10 ust. 1 w związku z art. 39 oraz w zawiązku z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z2013 r. poz. 907 ze zm.), zwaną dalej „Pzp”.

Przedmiotem zamówienia są usługi o charakterze nieprioryteowym w związku, z czym Zamawiający nie stosuje przepisów ustawy Pzp dotyczących terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.