Wielkość lub zakres
Szczegółowy opis przedmiotu zamówieniaNazwa zamówienia: Kompleksowa organizacja i obsługa misji przyjazdowej kazachstańskich przedsiębiorców do województwa opolskiegoNa potrzeby realizacji projektu systemowego Ministra Gospodarki pod nazwą „Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów COIE” finansowanego w ramach poddziałania 6.2.1. Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013, Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki kieruje zaproszenie do złożenia oferty na usługę związaną z organizacją przez Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów w Opolu organizację i obsługę gospodarczej misji przyjazdowej kazachstańskich przedsiębiorców do województwa opolskiego.I. Opis przedmiotu zamówienia1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa gospodarczej misji przyjazdowej przedsiębiorców z Kazachstanu do województwa opolskiego. Liczba uczestników misji gospodarczej ze strony kazachstańskiej to minimalnie 10, maksymalnie 12 osób: 8-10 kazachstańskich przedsiębiorców/kontrahentów oraz 1 reprezentant Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Astanie, z siedzibą w Ałmatach w Kazachstanie i 1 dziennikarz reprezentujący media kazachstańskie.2. Misja trwać będzie 4 dni robocze – przez które rozumie się dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, wraz z przylotem i wylotem, w tym 2 dni przewidziane na spotkania merytoryczne. Zamawiający dopuszcza przedłużenie trwania misji o 1 dzień roboczy, w przypadku niemożności skoordynowania logistyki przelotów wszystkich uczestników misji ze strony zagranicznej/kazachstańskiej. W takim przypadku Wykonawca zobligowany jest w dodatkowym dniu do pokrycia kosztów zakwaterowania, wyżywienia a także zapewnienia niezbędnego transportu po województwie opolskim dla kazachstańskich uczestników misji. Zamawiający dopuszcza możliwość przylotu uczestników misji w czasie weekendu poprzedzającego dni merytoryczne misji.3. Termin realizacji misji: miesiąc październik 2014 r.4. Językiem misji jest język rosyjskiII. Obowiązki Wykonawcy1. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować ramowy plan misji według wytycznych Zamawiającego:a) I dzień: przylot do Polski preferowany w godzinach przedpołudniowych i przejazd na teren woj. opolskiego organizowany i koordynowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym, transfer do hotelu w Opolu, zakwaterowanie w hotelu, kolacja integracyjna,b) II dzień: spotkanie kazachstańskich uczestników misji z przedstawicielami samorządu województwa opolskiego w godzinach przedpołudniowych; organizacja spotkań match-makingowych kazachstańskich uczestników misji z firmami z województwa opolskiego, uroczysta kolacja z przedstawicielami samorządu,c) III dzień: organizacja wizyt kazachstańskich uczestników misji w 2 - 4 przedsiębiorstwach/ zakładach produkcyjnych z terenu woj. opolskiego z ewentualną zamianą przez Zamawiającego wizyty w 1 z firm na wizytę w 1 instytucji otoczenia biznesu z terenu woj. opolskiego działającej w obszarze przepływu wiedzy i technologii pomiędzy jednostkami naukowymi a przedsiębiorstwami (instytucja typu: park naukowo-technologiczny, itp.),d) IV dzień: transfer z hotelu na lotnisko wylotu, wylot z Polski.Zamawiający nie dopuszcza skrócenia czasu trwania części merytorycznej misji. Zamawiający zastrzega, że podany ramowy plan misji stanowi wersję roboczą, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ramowego planu misji gospodarczej, na wypadek uwzględnienia zmian, które mają na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu programu misji. Zastrzega się, że wszelkie zmiany dotyczące planu pobytu misji zagranicznej w woj. opolskim Wykonawca musi uzgodnić z Zamawiającym. Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie do 15 dni kalendarzowych od daty zawarcia Umowy ramowy plan misji, zawierający założenia realizacji misji wraz z opisem realizowanych wydarzeń, ich proponowanym terminem i miejscem w województwie opolskim. Wykonawca winien realizować misję zgodnie z planem przekazanym przez Wykonawcę. W razie wątpliwości co do planu Wykonawca winien skonsultować się w tym zakresie z Zamawiającym i pozostaje związany uzyskanymi wyjaśnieniami ze strony Zamawiającego.2. Na czas trwania misji (od chwili wylotu z Kazachstanu do Polski do chwili wylotu z Polski do Kazachstanu) Wykonawca zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem misji i pobytem grupy z Kazachstanu. W tym celu Wykonawca zapewni opiekuna, który będzie czuwał nad prawidłowym wykonaniem usługi. Opiekun reprezentować będzie Wykonawcę i jest odpowiedzialny za dopilnowanie wszelkich spraw związanych z przebiegiem misji oraz pobytem zagranicznych uczestników w Polsce, planowanymi spotkaniami misji, sprawnym i terminowym przebiegiem realizacji zatwierdzonego planu misji i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które wynikną w trakcie jego realizacji. Wszystkie koszty związane z osobą opiekuna, jego wynagrodzeniem, ubezpieczeniem, kosztami transportu, noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca. Osoba pełniąca funkcję opiekuna musi znać język rosyjski w stopniu pozwalającym na swobodną komunikację z uczestnikami misji oraz być do dyspozycji i świadczyć usługę tłumaczenia konsekutywnego (następczego) na potrzeby grupy zagranicznej z Kazachstanu podczas trwania całej misji.Opiekun powinien posiadać stały kontakt z uczestnikami misji ze strony Kazachstanu oraz przedstawicielami COIE Opole/OCRG.3. Wykonawca oprócz opiekuna zapewni i opłaci jednego tłumacza j. rosyjskiego podczas trwania 2 dni merytorycznych misji przyjazdowej, maksymalnie 3 w przypadku gdy czas trwania misji przedłuży się o 1 dzień. Tłumacz będzie świadczył usługi tłumaczenia konsekutywnego z j. rosyjskiego na j. polski i z j. polskiego na j. rosyjski. Tłumacz musi posiadać co najmniej roczne, udokumentowane doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń konsekutywnych o tematyce biznesowej. Tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 2 (lub 3) dni merytoryczne trwania misji, w tym tłumacz będzie do dyspozycji przedsiębiorców, tytułem przeprowadzenia tłumaczeń konsekutywnych podczas spotkań match-makingowych przedsiębiorców opolskich z przedsiębiorcami z Kazachstanu do ich oficjalnego zakończenia w tym dniu oraz podczas spotkań w przedsiębiorstwach/instytucji otoczenia biznesu. Opieka tłumaczeniowa powinna być dostępna do 10 godz. dziennie przez 2 (lub 3) dni merytoryczne misji. Wszystkie koszty związane z osobą tłumacza, jego wynagrodzeniem, ubezpieczeniem, kosztami transportu, noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca.5. Wykonawca przeprowadzi rekrutację uczestników misji wśród przedsiębiorców opolskich oraz kazachstańskich. Zamawiający wskaże Wykonawcy wybrane branże, wśród których będzie on musiał pozyskać 10-20 opolskich przedsiębiorców (uczestników misji). Następnie Wykonawca pozyska 10 kazachstańskich przedsiębiorstw (uczestników misji), odpowiednio dobranych profilem do opolskich uczestników misji. Listę uczestników musi zaakceptować Zamawiający. Rekrutacja odbywać się będzie na zasadzie: jedno przedsiębiorstwo-jeden uczestnik misji.6. Obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi logistycznej misji, organizacji wiz i ubezpieczeń dla uczestników:a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych i ewentualnych opłat lotniskowych dla minimalnie 10 a maksymalnie 12 zagranicznych uczestników misji z Kazachstanu w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym (przelot samolotem rejsowym z Kazachstanu do Polski i z powrotem w klasie ekonomicznej). Wykonawca dostarczy bilety bezpośrednio wybranym uczestnikom misji przyjazdowej w sposób umożliwiający im skorzystanie z transportu lotniczego. Wykonawca zastrzega, że preferowany, maksymalny czas trwania lotu z Kazachstanu do Polski z maksymalnie 1 przesiadką nie będzie dłuższy niż 16 godzin. Po uzgodnieniu z Wykonawcą, w przypadku niemożności skoordynowania logistyki przelotów dla jednego samolotu Zamawiający dopuszcza zmianę warunku. Dla Wykonawcy zobowiązująca jest akceptacja zmiany warunku przez Zamawiającego,b) Wykonawca jest odpowiedzialny za przeprowadzenie wszystkich wymaganych procedur niezbędnych do prawidłowego wystawienia odpowiednich wiz dla wszystkich kazachstańskich uczestników misji oraz opłacenia wszystkich kosztów z tym związanych. Wszelkie dodatkowe koszty związane z procedurą wizową dla uczestników misji z Kazachstanu leżą po stronie Wykonawcy,c) Wykonawca jest zobowiązany aby wszyscy uczestnicy misji przyjazdowej z Kazachstanu w komplecie oraz w ustalonym wcześniej z Zamawiającym terminie dotarli do Polski. W przypadku rezygnacji uczestnika zagranicznego z udziału w misji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kompetentnej osoby jako jego zastępcy oraz poinformowania o takim przypadku Zamawiającego. Osoba skierowana na zastępstwo za rezygnującego uczestnika misji zagranicznej po stronie Kazachstanu zostanie ostatecznie uzgodniona w porozumieniu z Zamawiającym. Koszty związane ze zmianą rezerwacji biletów lotniczych lub ich zwrotem w związku z nieobecnością uczestnika ponosi Wykonawca,d) Wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia uczestników misji ze strony zagranicznej na czas przejazdu i pobytu w Polsce oraz zgodnie z wymaganiami wizowymi (dla obywateli Kazachstanu podróżne ubezpieczenie medyczne ważne na terytorium Schengen na kwotę min. 30 000 EUR) oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę nie mniejszą niż 10 tys. PLN oraz ubezpieczenie bagażu każdego z uczestników misji zagranicznej na kwotę nie mniejszą niż 3 tys. PLN. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia Zamawiającemu kopii polis/polisy ubezpieczeniowej potwierdzonej za zgodność z oryginałem najpóźniej w terminie 5 dni przed rozpoczęciem Misji.e) Wykonawca jest zobowiązany podczas trwania misji zapewnić transport wszystkim uczestnikom misji z Kazachstanu, opiekunowi oraz tłumaczom i przedstawicielom COIE Opole/OCRG podczas wykonywania planu trwania misji przyjazdowej w woj. opolskim, w zakresie wynikającym z tego planu. Wykonawca zapewnia uczestnikom kazachstańskim odbiór z lotniska, transport na trasie lotnisko przylotu do Polski – miejsce zakwaterowania w Opolu i z powrotem, odpowiednio w pierwszym i ostatnim dniu misji. Wszystkim uczestnikom misji (przedstawiciele kazachstańskich firm, WPHI, COIE, dziennikarz, opiekun i tłumacze) Wykonawca zobowiązuje się zapewnić transport na i z miejsc spotkań, wizyt u przedsiębiorców i/lub w instytucji IOB. Transport uczestników ma się odbywać komfortowym busem lub autokarem (z wyłączeniem transportu publicznego). Wykonawca zapewni 2 kierowców, którzy posiadają co najmniej 3–letnie doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju pojazdów oraz jako środek transportu: 2 pojazdy typu autokar/bus (liczba miejsc w pojedynczym pojeździe: nie mniej niż 9), które spełniają normę „EURO 4” i są fabrycznie wyposażone w sprawną klimatyzację. Pojazdy mają posiadać ważne badania techniczne i być dopuszczone do ruchu zgodnie z przepisami prawa polskiego.Pojazdy oraz kierowcy pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania misji – od momentu przylotu zagranicznych uczestników na lotnisko w Polsce, aż do momentu wylotu do Kazachstanu. Zakwaterowanie oraz wyżywienie zapewnia kierowcom Wykonawca.Opiekun reprezentujący Wykonawcę będzie posiadał stały kontakt z kierowcami pojazdów.W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża pasażerów na niebezpieczeństwo bądź niemożliwe jest dotarcie uczestników misji do miejsca na czas (wg ramowego planu misji), na Wykonawcy spoczywa obowiązek niezwłocznego zapewnienia innego pojazdu o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na koszt Wykonawcy. O zaistniałej sytuacji Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego. Wykonawca pokrywa koszty ubezpieczenia kierowców oraz wszelkich opłat parkingowych i mandatów oraz opłat za autostradę/ dostęp do dróg.10. Zapewnienie zakwaterowania dla uczestników misjiWykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zakwaterowania dla minimum 10- maksimum 12 osób (uczestnicy misji z Kazachstanu), tj. zarezerwuje i pokryje koszt 3 noclegów dla każdego z uczestników misji w pokojach jednoosobowych z węzłem sanitarnym (łazienką), ze śniadaniem, w hotelu o standardzie minimum 3 gwiazdkowym na terenie Opola, z zastrzeżeniem, że wszyscy uczestnicy misji przyjazdowej muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu. Hotel musi być usytuowany w odległości nie większej niż 2 km w linii prostej od Rynku w Opolu. Zamawiający nie dopuszcza zmiany miejsca zakwaterowania w trakcie trwania misji.Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia, w tym opłacenia 1 dodatkowego noclegu dla uczestników misji z Kazachstanu w sytuacji, kiedy Zamawiający dopuści przedłużenie trwania misji o 1 dzień roboczy, w przypadku niemożliwości skoordynowania przez Wykonawcę logistyki przelotów wszystkich uczestników misji ze strony grupy z Kazachstanu. Zamawiający zastrzega, że dodatkowy nocleg musi być zapewniony w hotelu, w którym uczestnicy misji byli zakwaterowani przez całą misję.Wykonawca poinformuje Zamawiającego najpóźniej do 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji o miejscu noclegu dla misji zagranicznej. Miejsce noclegu dla uczestników misji musi zostać zaakceptowane ostatecznie przez Zamawiającego.11. Zapewnienie wyżywieniaWykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie i pokrycie kosztu usług cateringowych dla wszystkich uczestników misji oraz gości spotkań z uczestnikami misji każdego dnia trwania misji. Forma i miejsce wszystkich posiłków zostaną ustalone z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że kolacje mają mieć miejsce w hotelu, w którym grupa z Kazachstanu zostanie zakwaterowana lub w restauracji znajdującej się w odległości nie większej niż 500 metrów liczonej w linii prostej od hotelu zakwaterowania uczestników misji.Preferowana forma cateringu dla uczestników misji:a) I dzień: - dla 12-14 uczestników:— obiad – w przypadku jeśli uczestnicy misji przyjadą do Opola i zostaną zakwaterowani w hotelu przed godziną 17,— kolacja integracyjna - w formie szwedzkiego bufetu, dla minimum 17 maksimum 20 osób, forma integracyjnego przywitania uczestników misji.b) II dzień:— serwis kawowy - dostępny przez cały czas trwania spotkań z przedstawicielami samorządu oraz spotkań match-makingowych - przygotowany na min. 40 osób,— obiad w formie szwedzkiego bufetu po zakończeniu spotkań match-makingowych - przygotowany na minimalnie 40 osób a maksymalnie 60 osób,— uroczysta kolacja, zasiadana - przygotowana dla 20-23 osób.c) III dzień:— serwis kawowy zapewniony dla uczestników misji podczas jednej z wizyt w opolskich firmach - przygotowany na 20 osób,— obiad - dla minimum 15 maksimum 17 osób (w tym przypadku Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany miejsca podania obiadu, zależnie od topografii i terminarza wizyt w firmach, do uzgodnienia Wykonawcy z Zamawiającym),— kolacja - dla minimum 12 maksimum 14 osób (8-10 przedstawicieli firm kazachstańskich, opiekun, tłumacz).d) IV dzień:— obiad- dla minimum 12 maksimum 14 osób (8-10 przedstawicieli firm kazachstańskich, opiekun, tłumacz). Obiad dla uczestników misji w przypadku jeśli transfer uczestników na lotnisko nie wymaga wyjazdu z Opola przed 12.Zamawiający zastrzega o możliwości zmiany formy cateringu misji gospodarczej, na wypadek zmian w programie pobytu misji w woj. opolskim.Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia i opłacenia dodatkowych posiłków (kolacja w IV dniu misji oraz obiad i kolacja w V dniu misji) dla uczestników misji z Kazachstanu w sytuacji, kiedy Zamawiający dopuści przedłużenie trwania misji o 1 dzień roboczy, w przypadku niemożliwości skoordynowania przez Wykonawcę logistyki przelotów wszystkich uczestników misji ze strony kazachstańskiej.Wykonawca zapewnia, że w ostatnim dniu misji, przy wymeldowywaniu się z hotelu wszyscy kazachstańscy uczestnicy otrzymają na drogę pakunki z suchym prowiantem. Dla każdego uczestnika misji: opakowane 2 gotowe kanapki/bułki (masło, żółty ser, sałata, pomidor, ogórek, itp.), jabłko, 2 wody mineralne – gazowana i niegazowana, w butelkach o pojemności 0,5 l każda), opakowanie z ciastkami. Nie dopuszcza się kanapek z wieprzowiną lub produktów z dodatkami na bazie mięsa wieprzowego (w tym także żelatyny wieprzowej).Serwis kawowy: w formie szwedzkiego bufetu: kawa i herbata (w pojemnikach umożliwiających utrzymanie wysokiej temperatury), cukier, mleko do kawy, cytryna, woda mineralna butelkowana (gazowana i niegazowana w proporcji 50/50– łącznie 0,33 l na osobę), soki owocowe 100 % w dzbankach 2 rodzaje: pomarańczowy i jabłkowy (łącznie 0.5 l na osobę), ciastka kruche 3 rodzaje (15 dkg/osobę), 2 rodzaje ciasta (szarlotka i sernik) – 1 kawałek ciasta pieczonego na osobę (80 g/kawałek). Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań. Zamawiający preferuje aby catering został przygotowany w pomieszczeniu /sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której mają odbywać się spotkania.Obiad: 2 dania główne - ciepłe do wyboru (mięsne i wegetariańskie, filet rybny: łosoś, sola, pstrąg) – w proporcji 50/50) – w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku – 1 rodzaj dania 150 g/osobę; zestaw dodatków skrobiowych w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku (150 g/osobę), zestaw dodatków warzywnych (2 x 150 g/osobę), w tym jeden na ciepło w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku. Przez okres trwania obiadu dostępne napoje: soki, woda mineralna (gazowana i niegazowana)Kolacja: 1 danie ciepłe, 3 rodzaje zimnych przekąsek – przystawek (250 g/osobę), pieczywo, 2 sałatki do wyboru: mięsno-warzywna oraz sałatka grecka, deser oraz napoje: kawa, herbata, woda, soki owocowe, cukier, cytryna, mleko do kawy.Wykonawca zapewnia obiady oraz kolacje w formie szwedzkiego bufetu. Uroczysta kolacja podczas pierwszego dnia misji oraz pierwszego dnia merytorycznego misji musi być zasiadana oraz dania muszą być serwowane z karty dań – menu (menu w składzie: 2 rodzaje przystawek – zimnych zakąsek do wyboru; 2 rodzaje zup do wyboru; 2 rodzaje dań ciepłych – mięsne i bezmięsne do wyboru; deser 2 rodzaje do wyboru, podczas trwania uroczystej kolacji dostępne dla gości napoje alkoholowe: wino białe i czerwone do wyboru, bezalkoholowe: kawa, herbata, soki, woda do wyboru, dostępne w miejscu restauracyjnym).Dokładne menu w przypadku każdego obiadu oraz kolacji Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego na min. 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem misji. Nie dopuszcza się w menu posiłków wieprzowych lub produktów z dodatkami na bazie mięsa wieprzowego (w tym także żelatyny wieprzowej).Usługa cateringowa podczas trwania misji powinna obejmować także serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska (min. 1 osoba), nakrycie stołów, zastawa) wraz z serwisem sprzątającym. W odniesieniu do zastawy stołowej używanej podczas świadczenia usług gastronomicznych. Wykonawca w ramach cateringu dla wszystkich posiłków zapewni:— zastawę stołową (ceramiczną lub porcelanową) – filiżanki, talerzyki, talerze, odpowiednie do serwowanych dań,— sztućce ze stali nierdzewnej,— naczynia szklane na soki i wodę mineralną,— wykwintne nakrycie stołu, tj. preferowane białe/kremowe obrusy; serwety; serwetki jednorazowe; wykwintna oprawa wizualna.12. Zapewnienie sali na potrzeby spotkań podczas dwóch dni merytorycznych misji przyjazdowej:a) Wykonawca zapewni i opłaci salę na potrzebę spotkania z przedstawicielami samorządu, prezentacji na temat potencjału regionu opolskiego oraz prezentacji uczestników ze strony Kazachstanu - drugiego dnia trwania misji (I dzień merytoryczny misji).Sala musi być wyposażona w co najmniej: sprawną klimatyzację, miejsca siedzące dla min. 25 osób. Ustawienie krzeseł na czas prezentacji: kinowe - frontem do ekranu. Sala w której odbywać się będzie spotkanie oraz prezentacja, powinna być wyposażona w zestaw multimedialny (projektor - rzutnik, ekran ścienny lub wolnostojący z podłączeniem do komputera, laptop, 2 mikrofony bezprzewodowe z nagłośnieniem) umożliwiający wyświetlanie prezentacji multimedialnych, dostęp do Internetu. Lokalizacja spotkania musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. Zamawiający preferuje zorganizowanie spotkania w tym samym obiekcie, w którym będą zakwaterowani uczestnicy misji, aczkolwiek nie jest to warunek konieczny. Zamawiający zastrzega, że sala organizacji spotkania może być jednocześnie później salą do spotkań match-makingowych uczestników misji.Ustawienie krzeseł na spotkanie match-makingowe: 10 stolików z 4 krzesłami każdy, ustawionymi w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić rozmowę. Na każdym stoliku musi znaleźć się tabliczka z nazwą firmy, którą reprezentuje uczestnik zagraniczny. Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w sesji powinno trwać ok. 20 min (+/- 5 min) w kombinacji każdy uczestnik z Polski z wybranymi uczestnikami zagranicznymi. Opracowanie agendy spotkania match-makingowego zostanie uzgodnione przez Wykonawcę z Zamawiającym. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu siatkę rozmów dwustronnych pomiędzy firmami do 7 dni przed terminem rozpoczęcia misji. Przestrzeganie czasu trwania pojedynczego spotkania w ramach sesji leży po stronie Wykonawcy.b) W pobliżu sali lub na sali wymienionej w pkt. 12 a). Wykonawca zapewni wydzielone miejsce na zorganizowanie poczęstunku – tj. serwis kawowy (dostępny tylko dla uczestników prezentacji i spotkań match-makingowych),c) Wykonawca zapewni stoisko do prowadzenia rejestracji uczestników i gości spotkań organizowanych w pierwszym dniu merytorycznym misji, tj. podczas spotkania z przedstawicielami samorządu oraz spotkań match-makingowych wraz z jego obsługą,d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić identyfikatory dla wszystkich uczestników. Identyfikator musi zawierać imię i nazwisko uczestnika, nazwę firmy/instytucji oraz logotypy wskazane przez Zamawiającego,e) W trzecim dniu trwania misji Wykonawca zapewni uczestnikom misji wizytę w 2-4 przedsiębiorstwach eksportujących lub zamierzających eksportować do Kazachstanu zlokalizowanych w województwie opolskim. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany wizyty w jednej z firm na wizytę w instytucji otoczenia biznesu działającej w obszarze przepływu wiedzy i technologii pomiędzy jednostkami naukowymi a przedsiębiorstwami. Plan wizyty będzie obejmował zwiedzanie przedsiębiorstwa oraz rozmowy z ich przedstawicielami. W terminie 10 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 8 propozycji polskich przedsiębiorstw i 4 instytucji otoczenia biznesu z województwa opolskiego, w których może zostać przeprowadzona wizyta podczas misji przyjazdowej. Plan wizyt w przedsiębiorstwach zostanie uzgodniony z Zamawiającym przez Wykonawcę.13. Na Wykonawcy ciąży obowiązek przygotowania dokumentacji fotograficznej misji w postaci co najmniej 40 zdjęć. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów harmonogramu misji oraz ukazywać właściwe umieszczenie logotypów potwierdzających finansowanie wydarzenia ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania 6.2.1 PO IG. Wykonawca dostarczy dokumentację fotograficzną w wersji elektronicznej do 3 dni kalendarzowych po zakończonym wydarzeniu, tj. wyjeździe misji zagranicznej z Polski.14. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek udokumentowania artykułu przygotowanego przez dziennikarza reprezentującego media Kazachstanu – uczestnika misji przyjazdowej do województwa opolskiego w postaci dostarczenia do siedziby Zamawiającego oryginału 1 egzemplarza regionalnego dziennika/gazety/magazynu/czasopisma kazachstańskiego o charakterze biznesowo-ekonomicznym nt. misji z Kazachstanu w województwie opolskim, dokumentującego odpowiednią promocję wydarzenia w prasie zagranicznej – kazachstańskiej. Dziennik/gazeta/magazyn/czasopismo kazachstańskie ma mieć charakter regionalny o nakładzie minimum 6 000 egzemplarzy/wydanie. Artykuł ma posiadać format minimum B5, być zamieszczony na jednej z pierwszych 15 stron w wersji kolor. Artykuł musi się pojawić w kazachstańskiej prasie przed wylotem uczestników misji z Kazachstanu do Polski15. Wykonawca jest zobowiązany do podawania informacji, że przedmiot zamówienia finansowany jest ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania 6.2.1 PO IG Wsparcie dla sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów oraz stosowania we wszystkich materiałach dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego.III. Informacje dodatkowe1. Wykonawca zobowiązany jest do pozostawania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia.2. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas dwóch dni merytorycznych misji listy obecności uczestników wszystkich spotkań, zawierającej co najmniej:a. Imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e-mail,b. Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście.Lista obecności zostanie przekazana Zamawiającemu w terminie do 3 dni od zakończenia misji (wyjazdu przedsiębiorców kazachstańskich z Polski).Wykonawca jest zobowiązany do podania na przygotowanej liście obecności informacji o współfinansowaniu wydarzenia ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach poddziałania 6.2.1 PO IG Wsparcie dla Sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów oraz umieszczenia logotypów dostarczonych przez Zamawiającego.3. Wszystkie elementy związane z organizacją misji będą podlegały akceptacji ze strony Zamawiającego,4. Wykonawca nie może pobierać gratyfikacji od uczestników w związku z ich udziałem w tym wydarzeniu gospodarczym,5. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu.Wstępny ramowy plan misji przyjazdowej (godziny oraz punkty programu mogą ulec zmianie):Dzień I:10:00 - przylot do Polski10:30 – 14:30 - przejazd na teren woj. opolskiego14:30 – 15:00 - zakwaterowanie w hotelu15:00 – 16:00 – obiad17:00 – 18.00 – czas wolny18:00 – 19:00 – kolacja integracyjnaDzień II:08:30 - 9:00 - rejestracja uczestników, serwis kawowy09:00 – 10:00 - spotkanie z samorządem województwa opolskiego(2 prezentacje multimedialne)10:00 – 14:00 - spotkania match-makingowe przedsiębiorców14:00 – 15:00 - obiad17:00 – 18:00 – czas wolny18:00 – 19:00 - uroczysta kolacja z przedstawicielami samorządu, daniaserwowane z karty dańDzień III:08:00 – 14:30 - wizyty uczestników misji w opolskich przedsiębiorstwach,wizyta w IOB w województwie opolskim14:30 – 15:30 – obiad16:30 – 18:00 – czas wolny18:00 – 19:00 - kolacjaDzień IV:10:00 – 14:00 - przejazd do miejsca wylotu14:00 – 15:00 - obiad15:00 - transfer na lotniskoWszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco z Zamawiającym. Ostateczny program wizyty wymaga będzie akceptacji Zamawiającego.70 000