Kompleksowa organizacja uczestnictwa przedsiębiorców z Polski Wschodniej w Międzynarodowych Targach Jachtowych Hanseboot 2014 w terminie 24.10.-3.11.2014 r. w Hamburgu (Niemcy)
1. Przedmiot zamówienia obejmuje:
„Kompleksową organizację uczestnictwa przedsiębiorców z Polski Wschodniej w Międzynarodowych Targach Jachtowych Hanseboot 2014 w terminie 24.10.-3.11.2014 r. w Hamburgu (Niemcy)” Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załączniki nr 1 do SIWZ;
Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Działanie I.4 Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja.
2. Zamówienie jest realizowane i finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.
3. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79956000-0 – Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
79930000-2 – Specjalne usługi projektowe
60170000-0 – Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
22100000-1 – Drukowane książki, broszury i ulotki
22462000-6 – Materiały reklamowe
39294100-0 – Artykuły informacyjne i promocyjne
55500000-5 – Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków
55400000-4 – Usługi podawania napojów
60161000-4 – Usługi w zakresie transportu paczek
60000000-8 – Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
79540000-1 – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
Szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia
1. Wykonawca odpowiedzialny jest za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez Zamawiającego.
2. Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. Wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zapozna się z warunkami technicznymi zabudowy stoisk dla Wystawców określanych przez Organizatora danych targów oraz zobowiąże się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z tymi warunkami.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia.
5. Wykonawca zobowiązuje się do wykupienia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 200.000,00 zł od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym odpowiednim organizatorom targów.
6. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniającego na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy Pzp w poniższym zakresie 53 000 PLN, co stanowi 10% szacowanej kwoty zamówienia netto wynoszącej 530 000 PLN.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Ostateczny termin zakończenia wykonania Zamówienia wynosi: do 5 listopada 2014 r., godz. 22:00 (data ostatecznego demontażu stoisk dla hali X), w tym:
1) Wykonanie projektów Stoisk – w terminie do 7 roboczych dni od daty podpisania umowy;
2) Spedycja eksponatów i wykonanie Stoisk - od 01.10.2014 r. do 24.10.2014 r. godz.18.00.
3) Utrzymanie i obsługa techniczna stoisk – w terminie 25.10.–2.11.2014 r.
4) Logistyka Wyjazdu – transport lokalny w terminie 24.10.-03.11.2014 r.
5) Demontaż stoisk – od 2.11.2014 r. od godz. 19:00 do 5.11.2014 r. do godz. 22.00.
Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
a) Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa organizacja uczestnictwa przedsiębiorców z Polski Wschodniej w Międzynarodowych Targach Jachtowych Hanseboot 2014 w terminie 24.10.-3.11.2014r. w Hamburgu (Niemcy).”
b) Zamawiający informuje, iż targi Hanseboot 2014 odbywają się w terminie 25 października–2 listopada 2014 r., a kompleksowa obsługa dotyczy terminu 24 październik-3 listopada 2014 r.
c) Zamawiający informuje, iż wynajął TRZY stoiska na targach Hanseboot 2014 o łącznej powierzchni 732 m2::
- jedno stoisko o powierzchni 165 m2 o numerze B6.C.128 (dla jachtów żaglowych);
- drugie stoisko o powierzchni 213 m2 o numerze B6.C.130 (dla jachtów żaglowych);
- trzecie stoisko o powierzchni 354 m2 o numerze B6.B.130 (dła łodzi motorowych).
d) Zamawiający informuje, iż wszystkie trzy stoiska zlokalizowane są w hali B6. Plan stoisk wewnątrz hali B6 stanowi Załącznik nr 1 SOPZ.
e) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykonał trzy stoiska począwszy od ich zaprojektowania, produkcję i dostawę elementów stoisk, ich montaż, demontaż oraz zapewnił obsługę logistyczną, techniczną i cateringowo-informacyjną stoisk podczas odbywania się targów Hanseboot 2014.
f) Wykonawca zapewni transport niezbędnych materiałów (materiały informacyjne, produkty obsługi cateringowo-informacyjnej stoisk wykorzystywanych w czasie trwania targów oraz innych wskazanych przez Zamawiającego) do Hamburga (Niemcy), tj.do miejsca odbywania się targów Hanseboot 2014, ich ubezpieczenie i zabezpieczenia na czas transportu, a także ubezpieczenie stoisk na czas odbywania się targów. Wykonawca, w razie potrzeby, dokona także spedycji materiałów promocyjnych i ewentualnie innych pozostałych materiałów po zakończeniu targów z powrotem do Polski.
g) Wykonawca dokona spedycji wszelkich wskazanych przez Zamawiającego eksponatów przygotowanych do ekspozycji na stoiskach, tj. jachtów, motorówek, łódek i innych jednostek pływających należących do współwystawców – firm z Polski Wschodniej. Transport każdego eksponatu odbędzie się ze wskazanego przez współwystawcę miejsca (uzgodnionego również z Zamawiającym) na teren odbywania się targów Hanseboot 2014 w czasie umożliwiającym ich bezpieczną spedycję i poprawne ustawienie łódek na stoiskach przed rozpoczęciem trwania targów. Wykonawca pokryje także koszty zabezpieczenia i pełnego ubezpieczenia łodzi na czas ich transportu oraz podczas trwania targów, a także uzyska ewentualne wymagane pozwolenia na transport eksponatów tzw. ponadgabarytowych, o ile zajdzie taka potrzeba i pokryje wszelkie koszty z tym związane (np. obsługa pilota do transportu specjalnego, etc.). Wykonawca dokona także spedycji eksponatów z powrotem na miejsce ich odbioru po zakończeniu targów, z wyłączeniem przypadku, w którym dana łódka zostanie po targach na terenie Niemiec (o czym zawiadomi Wykonawcę współwystawca w porozumieniu z Zamawiającym).
h) Wykonawca zapewni obsługę cateringowo-informacyjną w czasie trwania targów w terminie 25.10.-2.11.2014 r. (co najmniej 4 osoby/ hostessy), obsługę techniczną stoiska w czasie trwania targów w terminie 25.10.-2.11.2014 r. (2 osoby). Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób w tym koszty transportu, ubezpieczenia, diet, zakwaterowania oraz wejścia na teren targów.
i) Wykonawca zapewni obsługę cateringowo-informacyjną (podawanie ciepłych i zimnych napojów) w barkach w terminie 25.10.-2.11.2014 (9 dni) oraz zapewni ciągłą obsługę barków przez łącznie cztery osoby (hostessy) na wszystkie stoiska. Jeden barek ma się znajdować na stoisku nr B6.B.130., a drugi na stoisku B6.C.130 lub B6.C.128.
j) Wykonawca zapewni nowoczesny projekt graficzny, przygotowanie do druku oraz druk wspólnego katalogu współwystawców, a także transport wydrukowanych katalogów na stoiska.
k) Wykonawca wynajmie autokar, dla co najmniej 25 osób. Autokar powinien być do dyspozycji Zamawiającego w Hamburgu w dniach 24.10.-3.11.2014 r. na trasach wskazanych przez Zamawiającego (głównie na trasach: lotnisko-hotel-lotnisko oraz hotel-targi-hotel). Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca. Wykanawca dokona także wszelkich formalności u organizatora targów oraz pokryje także wszelkie koszty związane z codziennym wjazdem (i wyjazdem) autokaru na teren targów Hanseboot 2014.
l) Wykonawca dokona nadzoru nad odpowiednim i bezpiecznym ustawianiem eksponatów na stoiskach podczas montażu, zabezpieczenie eksponatów podczas demontażu stoisk oraz ewentualnego zapewnienia (w razie potrzeby) wszelkich wymaganych urządzeń (np. dźwigi, podnośniki) potrzebnych do ustawiania jachtów i łódek na stoiskach oraz podczas ich montażu oraz demontażu, a także należycie zabezpieczy i ubezpieczy eksponaty na ich dalszy transport po zakończeniu targów.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-08-04.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-07-15.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-07-15
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-10-03
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|