Kompleksowe zorganizowanie ogólnopolskiej konferencji branżowej wraz z wizytą w zdn

Ministerstwo Sprawiedliwości

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja, przeprowadzenie i obsługa logistyczna konferencji przedstawicieli różnych środowisk – przedsiębiorców, organizacji przedsiębiorców, przedsiębiorców społecznych, przedstawicieli samorządów lokalnych, organizacji pozarządowych i instytucji rządowych wraz z wizyta w placówce zdn.
2. Zakresem zamówienia objęta jest 1 konferencja dla nie więcej niż 120 osób i nie mniej niż 100 osób, Większość osób (60 %) powinna stanowić grupa przedstawicieli potencjalnych pracodawców dla nieletnich z zdn.
3. Czas trwania konferencji to 7 godzin ze wskazaniem na godziny 10:00 – 17:00.
4. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu do zaakceptowania szczegółowy program Konferencji, który zasadniczo ma składać się z części wstępnej, wizyty w wybranym przez Zamawiającego zdn, 2 paneli dyskusyjnych oraz podsumowania Konferencji.
5. Wykonawca zorganizuje, przeprowadzi i obsłuży konferencję przy założeniu zaakceptowania wszystkich dokumentów, materiałów przez Zamawiającego – w terminach określonych umową oraz załącznikami do umowy.
6. Wszelkie materiały publikowane przed, w trakcie jak i po konferencji muszą uzyskać akceptację Zamawiającego przed ich upublicznieniem.
7. Lokalizacja Konferencji będzie musiała uzyskać akceptację Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza lokalizację Konferencji w odległości do 30 km od wskazanych poniżej placówek, w których możliwe jest zorganizowanie wizyty uczestników Konferencji (wykonawca przedstawi lokalizacje dla każdej z 4 wytypowanych placówek zlokalizowanych we wskazanej odległości):
7.1. Zakład Poprawczy w Sadowicach,
7.2. Zakład Poprawczy i Schronisko dla Nieletnich w Zawierciu,
7.3. Zakład Poprawczy i Schronisko dla Nieletnich w Głogowie,
7.4. Zakład Poprawczy w Koszalinie.
Decyzja o miejscu zostanie podjęta na podstawie wytypowanych przez Wykonawcę propozycji lokalizacji konferencji (zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w pkt. II niniejszego dokumentu.) zgodnie z powyższym wykazem placówek w których możliwe jest zorganizowanie wizyt. Do każdego z 4 miejsc Wykonawca przedstawi analizę rynku pod względem możliwości zaproszenia maksymalnie dużej liczby przedstawicieli pracodawców różnych branż. Wykonawca powyższy wykaz przedstawi w ciągu 14 dni kalendarzowych od podpisania umowy, Zamawiający potwierdzi (zaakceptuje) wybór miejsca konferencji w ciągu 7 dni kalendarzowych.
Zamawiający wymaga od Wykonawcy obsługi logistycznej przed / na / i po konferencji koordynowanej przez przedstawiciela Wykonawcy, pełniącego rolę opiekuna konferencji, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia, w tym zapewnieniem sali konferencyjnej wraz z wymaganym wyposażeniem, cateringiem, transportem i innymi wymaganiami Zamawiającego określonymi w OPZ.
8. Wykonawca będzie odpowiedzialny za rekrutację uczestników konferencji oraz rejestrację uczestników na miejscu (lista obecności prowadzona w dniu konferencji, podpisana przez jej uczestników), przygotowanie i wydanie materiałów informacyjnych uczestnikom.
9. Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację, logistykę transportu uczestników konferencji z miejsca konferencji do miejsca wizyty oraz z miejsca wizyty do miejsca konferencji.
Wykonawca jest zobowiązany pokryć również wszelkie koszty związane z przygotowaniem i rozesłaniem zaproszeń na konferencję, zapewnieniem moderatorów konferencji oraz ekspertów/prelegentów, wynajęciem lokalu na czas konferencji zapewnieniem obiadu/lunch dla wszystkich uczestników konferencji i zaproszonych gości, przerw kawowych, obsługi oraz wszelkich kosztów na konieczne działania, które mają wpłynąć na jej efektywność i atrakcyjność – atrakcyjność rozumianą jako zachęcenie uczestników konferencji do zainteresowania się wsparciem młodzieży z zdn w odnalezieniu się w społeczeństwie poza ośrodkami.
Definicja Zamawiającego: Za eksperta/prelegenta Zamawiający uzna osobę posiadającą minimum 5 letnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej z szeroko pojętym obszarem tematycznym konferencji, między innymi z: rynkiem pracy, kształceniem zawodowym, specyfiką kształcenia nieletnich w placówkach zamkniętych, zakładami dla nieletnich, resocjalizacją, profilaktyką społeczną, badaniami społecznymi i rynkowymi dotyczącymi przedmiotowej dziedziny i inne)
10. Zamawiający wymaga, aby konferencja odbyła się w terminie od 15.10.2014 r. do 31.10.2014 r. w dzień roboczy. Wykonawca przedstawi propozycję terminu konferencji po zatwierdzeniu przez Zamawiającego miejsca konferencji w terminie nieprzekraczalnym 21 dni po zawarciu umowy.
11. Wykonawca odpowiada za zaproszenie oraz pokrycie honorariów ekspertów/prelegentów prowadzących przedmiotową konferencję. Najpóźniej 45 dni przed konferencją Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji nazwiska ekspertów/prelegentów – minimum 4 osoby. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, został zawarty w załącznikach do Wzoru Umowy stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-07-07. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-05-27.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Centrum Podróży AIR CLUB Stanisław Modliński

Kto?

• • Ministerstwo Sprawiedliwości

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
• • Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków › Usługi dostarczania posiłków
• • Usługi w zakresie transportu drogowego › Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
• • Usługi detektywistyczne i ochroniarskie › Usługi ochroniarskie
• • Usługi szkoleniowe › Usługi seminaryjne

Gdzie?

• • Polska