Organizacja 16 jednodniowych kongresów pt. „Innowacyjny Młody Rolnik”

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja 16 jednodniowych kongresów pt. „Innowacyjny Młody Rolnik”.
Wykonawca zapewni:
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją kongresów.
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację
16 jednodniowych kongresów „Innowacyjny Młody Rolnik”;
b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny,
c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura zamawiającemu i uczestnikom kongresów.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych.
Wykonawca zapewni co najmniej:
1. Nabór uczestników.
Wykonawca przeprowadzi nabór uczestników zgodnie z poniższymi wymaganiami:
— w każdym z 16 kongresów powinno uczestniczyć minimalnie 100 a maksymalnie
110 osób;
— uczestnikami każdego z 16 kongresów powinni być przedstawiciele: osób pochodzących z obszarów wiejskich, w tym przedstawiciele rolników (stanowiących każdorazowo
co najmniej 50 % grupy uczestników każdego z kongresu), środowisk samorządowych, lokalnych grup działania, organizacji pozarządowych działających na rzecz rozwoju obszarów wiejskich, studentów kierunków rolniczych oraz uczniów szkół rolniczych.
2. Harmonogram
Wykonawca opracuje harmonogram 16 jednodniowych kongresów ,,Innowacyjny Młody Rolnik”, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
— wstępny harmonogram będzie obejmował miejsca i terminy (datę i godzinę rozpoczęcia) każdego z 16 kongresów;
— ostateczny harmonogram powinien zostać dostosowany do wyników naboru;
— każdy z 16 kongresów powinien odbyć się w każdym z 16 województw, przy czym
na podstawie przeprowadzonych naborów Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji więcej niż jednego kongresu w jednym województwie jednak nie więcej niż dwa kongresy
(w przypadku niewielkiej liczby osób zainteresowanych udziałem w kongresie w danym województwie).
Przy czym kongresy powinny się odbyć w co najmniej 13 województwach.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu harmonogram w terminie 7 dni od daty podpisania umowy przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania do niego uwag w terminie 4 dni roboczych.
Zaakceptowany przez Zamawiającego harmonogram kongresów oraz informacje o kongresach zostaną przesłane Zamawiającemu do zamieszczenia na stronie internetowej.
W uzasadnionych przypadkach w uzgodnieniu z Zamawiającym, Wykonawca ma prawo do dokonania zmian w zaakceptowanym harmonogramie uwzględniając wyniki przeprowadzonego naboru.
3. Sale:
Wykonawca zapewni sale na 16 kongresów ,,Innowacyjny Młody Rolnik”, zgodnie
z poniższymi wymaganiami:
— sale powinny zostać dostosowane do ilości uczestników;
— Zamawiający zastrzega sobie całodzienne prawo dostępu do każdej z sal w terminach odbywania poszczególnych kongresów;
— każda powinna zostać wyposażona w:
— miejsca siedzące dla minimalnie 100 a maksymalnie 110 uczestników,
— prezydialny stół dla min.5 osób z dwoma bezprzewodowymi mikrofonami,
— rzutnik,
— laptopa z dostępem do internetu oraz obsługę techniczną;
— w ramach budynku w którym będzie mieściła się sala powinna być szatnia wraz z obsługą do dyspozycji uczestników, wyodrębnione miejsce do prowadzenia rejestracji uczestników oraz miejsce do zorganizowania usługi gastronomicznej/ cateringu;
Wykonawca zapewni oznakowanie sal w których odbędą się kongresy w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ zgodnie
z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl;
4. Wyżywienie.
Wykonawca zapewni wyżywienie dla minimalnie 100 a maksymalnie 110 uczestników każdego z 16 jednodniowych kongresów ,,Innowacyjny Młody Rolnik” zgodnie z poniższym wymaganiami:
— serwis kawowy w trakcie trwania każdego z 16 kongresów - serwowaną w miejscu każdego z kongresów w formie szwedzkiego stołu składająca się z: kawy, herbaty, dodatków: cukier, mleko, cytryna, mix ciasteczek kruchych;
— około 13:00 obiad serwowany w miejscu każdego z kongresów składająca się minimalnie z: jednego ciepłego dania mięsnego, dwóch rodzajów dodatków, sałatek i warzyw, napoi zimnych (woda gazowana i niegazowana), kawy oraz herbaty.
Liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających
z wyżywienia.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu:
— najpóźniej 14 dni od zakończenia projektu, sprawozdanie w wersji papierowej i elektronicznej na dowolnym nośniku danych, zawierające szczegółowy opis wykonania zobowiązań wynikających z umowy oraz co najmniej 25 zdjęć z każdego z kongresów, w tym co najmniej 10 zdjęć z widoczną wizualizacją logotypów i sloganów określonych w załączniku nr 7 do SIWZ.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 9 do SIWZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-11-18. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-11-05.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Związek Młodzieży Wiejskiej

Kto?

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków › Usługi kawiarniane
• • Różne usługi branżowe i podobne › Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Gdzie?

• • Polska