Organizacja 3-dniowego wyjazdu studyjnego wraz z posiedzeniem Rady Programowej Opolskiej Platformy Innowacji do Austrii obejmującego usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową oraz organizację spotkań, realizowaną na potrzeby projektu pn. „Opolska Platforma Innowacji” Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007–2013 Oś priorytetowa 1 Wzmocnienie atrakcyjności gospodarczej regionu Działanie 1.3 Innowacje, badania, rozwój technologiczny Poddziałanie 1.3.1. Wsparcie sektora B+R oraz innowacji na rzecz przedsiębiorstw
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Nazwa zamówienia: Organizacja 3-dniowego wyjazdu studyjnego wraz z posiedzeniem Rady Programowej Opolskiej Platformy Innowacji do Republiki Czeskiej/Ołomuniec i Austrii/Styria obejmującego usługę transportową, hotelową, cateringową, tłumaczeniową oraz organizację spotkań, realizowaną na potrzeby projektu pn. „Opolska Platforma Innowacji”. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007–2013 Oś priorytetowa 1 Wzmocnienie atrakcyjności gospodarczej regionu Działanie 1.3 Innowacje, badania, rozwój technologiczny Poddziałanie 1.3.1. Wsparcie sektora B+R oraz innowacji na rzecz przedsiębiorstw.
Liczba uczestników: min. 10 max. 15
Realizacja programu:
1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 3-dniowej zagranicznej wizyty studyjnej do Republiki Czeskiej i Austrii w terminie pomiędzy: 6 a 31 października 2014 r. dla maksymalnie 15 osób*, t.j. dla:
— Pracowników projektu Opolska Platforma Innowacji z ramienia lidera projektu – Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki w Opolu
— Członków Rady Programowej OPI,
*ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu, liczba uczestników wyjazdu będzie nie mniejsza niż 10 osób.
2. Sposób realizacji wizyty studyjnej:
a) Zamawiający wymaga zorganizowania 3-dniowej zagranicznej wizyty studyjnej
do Republiki Czeskiej/Ołomuniec oraz Austrii/Styria.
b) Spotkanie w Ołomuńcu zorganizowane ma zostać w pierwszym dniu wyjazdu, na tranzycie do Austrii. Maksymalny czas pobytu w Ołomuńcu – 3 godziny.
c) wizyta studyjna musi zostać zorganizowana zgodnie z wytycznymi (miejsca, projekty, które Zamawiający chce zobaczyć w Czechach i Austrii) podanymi w punkcie 3 niniejszej specyfikacji.
3. Zakres programu merytoryczno – organizacyjnego będzie związany z:
A) zapoznaniem uczestników wizyty z funkcjonującym na terenie Kraju Ołomunieckiego i Styrii modelem wsparcia MŚP w działaniach innowacyjnych przez instytucje otoczenia biznesu (parki technologiczne, centra transferu technologii, inkubatory przedsiębiorczości, wybrane innowacyjne firmy regionu, instytucje otoczenia biznesu).
Wykonawca zapewni na terenie Republiki Czeskiej i Austrii min. 2-godzinną prelekcję przedstawicieli ww. instytucji posiadających odpowiednią wiedzę, doświadczenie
i kwalifikacje w zakresie budowy efektywnego systemu innowacji oraz systemu wsparcia MŚP przez instytucje otoczenia biznesu oraz panel dyskusyjny dla uczestników spotkań w celu wymiany doświadczeń.
Wszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżąco
z Zamawiającym. Ostateczny program wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.
B) posiedzeniem Rady Programowej OPI (drugi dzień wyjazdu, po południu, w sali konferencyjnej hotelu).
4. Obowiązki Wykonawcy:
a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznej wizycie studyjnej bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu - bus wyposażony w odpowiedni rozstaw foteli, przystosowany do długich tras - trasa podróży obejmuje następujące etapy:
przejazd busem ze wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Opolu do Ołomuńca (Republika Czeska) i dalej do Austrii (Styria),
transport uczestników wizyty pomiędzy miejscem noclegu (hotel) i miejscami wizyty studyjnej podczas trwania całego wyjazdu.
przejazd klimatyzowanym busem z Austrii (Styria) do wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Opolu, wszystkie koszty związane z wynajmem autokaru, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi podczas jazdy autokarem/busem (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę itp.), ponosi Wykonawca.
Zapewnienie 2 kierowców na czas trwania całego wyjazdu.
b) Zapewnienie na terenie Austrii 2 noclegów w hotelu o standardzie co najmniej
4 gwiazdkowym lub równoważnym w pokojach 1 i 2-osobowych z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym oraz łączem internetowym w każdym pokoju, według podziału przygotowanego przez organizatora (OCRG), przy maksymalnej liczbie uczestników planowany podział to: 11 pokoi jednoosobowych i 2 pokoje dwuosobowe.
W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowani w tym samym hotelu w miejscowości Köflach lub w oddaleniu maksymalnie do 30 km. od Köflach. Miejsce noclegu (hotel) musi posiadać zaplecze gastronomiczne oraz odpowiednio przystosowaną salę konferencyjną.
c) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20 000 PLN Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2 000 PLN,
d) zapewnienie wyżywienia dla uczestników:
— obiad pierwszego dnia w Ołomuńcu,
— kolacja pierwszego dnia w hotelu w Austrii,
— śniadanie drugiego dnia w hotelu w Austrii,
— obiad drugiego dnia na trasie podczas wizyt programowych w Austrii,
— kolacja drugiego dnia w hotelu w Austrii,
— śniadanie trzeciego dnia w hotelu w Austrii,
— obiad trzeciego dnia w Austrii- na trasie po zakończeniu realizacji programu dnia,
— kolacja trzeciego dnia – na trasie powrotnej na terenie Czech
do posiłków podane mają być zimne/ciepłe napoje*.
Obiad drugiego i trzeciego dnia ma być zapewniony w pobliżu zwiedzanych miejsc w Styrii.
Zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania w cenie noclegu w wybranym przez Wykonawcę hotelu.
Obiad dla każdego uczestnika ma składać się z co najmniej następujących elementów: przystawki i dania głównego, deseru a także soku* i wody mineralnej*. Danie główne dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego musi składać się co najmniej z: mięsa/ryby min. 200g, dodatku skrobiowego min. 150g, sosu, surówek/sałatek min. 150g. Preferowane będą dania kuchni regionalnej. Jeżeli wśród uczestników wyjazdu studyjnego będą wegetarianie należy podać danie jarskie.
Kolacja dla każdego uczestnika wyjazdu studyjnego ma składać się z co najmniej następujących elementów: dwóch dań na ciepło do wyboru min. 400g (należy uwzględnić dania mięsne i jarskie), soku*, wody mineralnej* (gazowana i niegazowana), napojów gorących*.
W dniu przyjazdu kolacja ma mieć charakter integracyjny dla uczestników wizyty studyjnej. Należy ją podać przy złączonych stołach w wydzielonej sali, przeznaczonej wyłącznie dla uczestników wizyty.
* Wyjaśnienia:
napoje gorące: kawę, herbatę co najmniej 450 ml na osobę wraz z dodatkami,
dodatki – śmietanka lub mleko, cukier, świeża cytryna w plasterkach mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników,
woda – gazowana i niegazowana, sok co najmniej 500 ml na osobę,
ciasto – nie mniej niż 200 g/osobę
e) zapewnienie opiekuna i tłumacza z języka niemieckiego na język polski podczas trwania całej wizyty studyjnej. Tłumacz musi posiadać co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń ustnych w obrębie tematyki: funduszy unijnych, innowacji, nowych technologii, przedsiębiorczości itp. Zamawiający rozumie przez to, iż tłumaczem w ramach wizyty studyjnej może być zarówno pilot wycieczek z wpisanym językiem niemieckim, jak i osoba władająca dobrze językiem niemieckim bez udokumentowanego potwierdzenia tej umiejętności, pracownik naukowy, etc. Warunkiem niezbędnym jednak jest posiadanie doświadczenia zawodowego w zakresie tłumaczeń. Szczególnie istotne z punktu widzenia zleceniodawcy jest doświadczenie w zakresie tłumaczeń związanych z wyżej wymienionymi zagadnieniami. Tłumaczenia związane z ww. tematyką odbywać się będą przez 3 dni – do 8 godz. każdego dnia. Wszystkie koszty związane z udziałem opiekuna i tłumacza, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca.
f) Zapewnienie profesjonalnego tłumacza z języka czeskiego na czas trwania spotkania
w Ołomuńcu na czas maksymalnie 3 godzin. Tłumacz musi posiadać, co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w zakresie wykonywania tłumaczeń ustnych w obrębie tematyki: funduszy unijnych, innowacji, nowych technologii, przedsiębiorczości itp. Wszystkie koszty związane z udziałem tłumacza, jego ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca.
g) Zorganizowanie wizyt oraz zapewnienie spotkań i prelekcji przedstawicieli instytucji wymienionych w punkcie 3.
h) Zapewnienie sali konferencyjnej na terenie hotelu, na posiedzenie Rady Programowej Opolskiej Platformy Innowacji.
Sala konferencyjna ma:
— pomieścić minimum 15 osób
— posiadać dostęp do łącza internetowego
— być wyposażona w: sprzęt multimedialny (projektor, ekran), flipchart z kartkami i minimum czterema różnokolorowymi mazakami do pisania, oświetlenie oraz odpowiednią liczbę miejsc siedzących dla uczestników.
i) Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w końcowej cenie swojej kalkulacji dodatkową kwotę w wysokości 1.500 Euro na pokrycie kosztów wynajmu sal , honorariów prelegentów i miejscowego merytorycznego opiekuna grupy.
j) zorganizowanie ok. 2-godzinnej pieszej wycieczki z przewodnikiem posługującym się językiem polskim, obejmującą zwiedzanie atrakcji turystycznych Graz.
5. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:
a) Zamawiający i przekaże listę uczestników Wykonawcy na 5 dni roboczych przed datą wyjazdu,
b) na każdym etapie przebiegu wizyty studyjnej uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna,
c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych
z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu studyjnego.
d) Wyjazd studyjny planowany jest w dn. pomiędzy 6 a 31 października 2014r.
6. Przedmiot zamówienia obejmuje:
— transport klimatyzowanym busem ze wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Opolu do Ołomuńca/Rep. Czeska i Styrii/ Austria i z powrotem.
— 2 noclegi w Austrii w co najmniej 4 gwiazdkowym hotelu, w pokojach 1 i 2-osobowych,
— zapewnienie opiekuna grupy oraz tłumacza z języka niemieckiego z doświadczeniem zawodowym na czas pobytu w Austrii oraz z języka czeskiego z doświadczeniem zawodowym na czas pobytu w Ołomuńcu.
— zapewnienie wyżywienia w postaci 2 śniadań, 3 obiadów oraz 3 kolacji
— ubezpieczenie uczestników,
— zorganizowanie wizyt w instytucjach określonych w punkcie 3 niniejszego załącznika.
— transport uczestników klimatyzowanym busem pomiędzy miejscem noclegu (hotel)
i miejscami wizyty studyjnej podczas trwania całego wyjazdu.
— Zapewnienie sali konferencyjnej na posiedzenie Rady Programowej Opolskiej Platformy Innowacji na czas pobytu w hotelu w Austrii.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-08-18.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-08-05.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-08-05
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-10-01
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|